制造企業(yè)采購成本管控探析

摘要：改革開放四十余年，我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，在給企業(yè)帶來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，企業(yè)間的市場競爭也日趨激烈，特別是當(dāng)前隨著我國經(jīng)濟(jì)由高速發(fā)展向高質(zhì)量發(fā)展的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型的持續(xù)推進(jìn)，企業(yè)的利潤空間進(jìn)一步被壓縮，這就要求企業(yè)必須把控好各環(huán)節(jié)，通過成本管控提升利潤空間。對制造企業(yè)來說，采購環(huán)節(jié)的成本管控又是關(guān)鍵，有效的采購成本管控能夠降低制造企業(yè)的支出成本，增強(qiáng)市場競爭力。本文在分析制造企業(yè)采購成本管控的重要性基礎(chǔ)上，深入探討了企業(yè)采購成本管控現(xiàn)狀和存在的問題，并針對性地提出了加強(qiáng)企業(yè)采購成本管控的對策措施。

關(guān)鍵詞：制造企業(yè);采購成本;成本管控

一、 引言

當(dāng)前，全球經(jīng)濟(jì)一體化的大環(huán)境，給企業(yè)帶來了發(fā)展空間，帶來了發(fā)展機(jī)遇，但是隨之而來的是激烈的市場競爭，企業(yè)沒有自身的競爭優(yōu)勢很難在市場中立足，這就要求必須挖掘自身潛能，加強(qiáng)管理，從而在市場上擁有自身的競爭優(yōu)勢。而加強(qiáng)采購控制管理顯得尤為重要，企業(yè)實(shí)施科學(xué)有效的采購成本管理，能夠把采購成本控制到最低點(diǎn)，就會(huì)為企業(yè)的效益做最大的貢獻(xiàn)，最終有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。

二、企業(yè)采購成本管控現(xiàn)狀和存在的問題

有效實(shí)施采購成本控制，以目標(biāo)成本優(yōu)化為導(dǎo)向，合理制定采購計(jì)劃，對采購活動(dòng)加強(qiáng)控制，有利于企業(yè)經(jīng)營管理的有序開展，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。但是，目前采購成本的管控還存在還多問題，具體主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）采購人員專業(yè)水平低，管理意識薄弱

一是，很多企業(yè)都不重視采購管理工作，認(rèn)為采購員就是聯(lián)系買東西那么簡單，不需要專業(yè)人員任職，導(dǎo)致采購員往往對所購原材料物資等的性能、形態(tài)、內(nèi)在品質(zhì)等各方面都不了解，也就無法判斷所購物資的性價(jià)比，這都會(huì)導(dǎo)致一些不必要的采購成本增加;二是，從企業(yè)內(nèi)部控制角度來講，采購員成本控制管理意識很弱，有時(shí)會(huì)受到個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使，出現(xiàn)采購過程中對所購物資的判斷標(biāo)準(zhǔn)有失偏頗，所購物資的質(zhì)量可能存在隱患，從而使采購成本增加，企業(yè)蒙受損失。

（二）采購成本管控制度不到位

很多企業(yè)采購成本管控執(zhí)行不到位，制度得不到有效實(shí)施，沒有形成目標(biāo)成本管控的理念，導(dǎo)致采購成本管控制度幾乎失效。比如采購部門隨意性很強(qiáng)，收到采購計(jì)劃后，隨意找一家熟悉的供應(yīng)商或者其他有聯(lián)系方式的供應(yīng)商，簽訂口頭合同就開始供貨，采購人員既沒有實(shí)地考察供應(yīng)商狀況，對物資的性能品質(zhì)等方面也沒有實(shí)際察看，沒有對供應(yīng)商的橫向比較，導(dǎo)致選擇不合適的供應(yīng)商或者選擇不合理的采購方式，都可能導(dǎo)致采購來的物資質(zhì)次價(jià)高。沒有實(shí)質(zhì)制度的約束，沒有完善的采購計(jì)劃，對市化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，往往造成庫存短缺或積壓，就會(huì)引起企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行困難，或者導(dǎo)致資源浪費(fèi)增加成本，采購員的績效考核沒有切實(shí)聯(lián)系個(gè)人收益，工作積極性差。采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購來的物資發(fā)生資金損失，這些都不利于采購成本控制的有效落實(shí)。

（三）采購成本管控缺少與各成本管控環(huán)節(jié)的溝通

對于企業(yè)采購部門來講，采購物資價(jià)格是很重要的控制因素。同時(shí)，由于企業(yè)一般都看重生產(chǎn)成本，不重視質(zhì)量成本的問題，求數(shù)量不問質(zhì)量的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這就造成了在采購過程中，采購人員往往會(huì)選擇價(jià)格低的。但是對整個(gè)企業(yè)來講，產(chǎn)品不只需考慮生產(chǎn)成本問題，還有質(zhì)量成本等其他環(huán)節(jié)的成本問題。采購物資品質(zhì)出現(xiàn)問題，生產(chǎn)中質(zhì)量監(jiān)督部門必然會(huì)因?yàn)橘|(zhì)量問題糾結(jié)不斷，影響生產(chǎn)進(jìn)度，或者庫存可能出現(xiàn)短缺或者積壓，這就需要采購部門計(jì)劃采購時(shí)，需考慮品質(zhì)采購、生產(chǎn)、質(zhì)量、庫存等綜合成本因素，否則，長期不受控制制度約束必然最終導(dǎo)致采購成本增加。

（四）企業(yè)大多沒有重視供應(yīng)商的系統(tǒng)管理

當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，競爭日趨激烈，尤其是越來越多的企業(yè)考慮到成本因素，都力爭實(shí)施“零庫存”戰(zhàn)略，那么供應(yīng)商在產(chǎn)品交付、質(zhì)量和產(chǎn)品設(shè)計(jì)等方面的協(xié)商默契度，都直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營能否順利進(jìn)行。因此與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的長期合作，是制造企業(yè)實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的必要條件之一。優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商所提供產(chǎn)品的性價(jià)比，決定了企業(yè)最終產(chǎn)品的市場競爭力和市場占有率，決定了企業(yè)目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。目前，很多制造企業(yè)對供應(yīng)商沒有實(shí)施有效的系統(tǒng)性管理，沒有穩(wěn)定的長期合作供應(yīng)商，就會(huì)增加諸多風(fēng)險(xiǎn)，比如供應(yīng)商的搖擺變換，會(huì)導(dǎo)致采購成本上升，送貨的時(shí)間不好控制，就會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等，導(dǎo)致企業(yè)不同程度信用損失、經(jīng)濟(jì)損失等，最終影響到企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（五）成本管控工作信息化程度較低

隨著科技的飛速發(fā)展，企業(yè)管理也要跟上信息化的腳步，納入信息技術(shù)平臺，因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)庫存停留在手工記賬，導(dǎo)致庫存信息不能讓相關(guān)人員掌握實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)。如不能及時(shí)掌握庫存信息就不能合理確定采購數(shù)量，影響采購計(jì)劃的確定，相反如果信息化，采購人員會(huì)隨時(shí)掌握庫存情況以確定合理的采購數(shù)量。對于供應(yīng)商的考察、采購物資的價(jià)格、性能、品質(zhì)等方面的問題也沒有很好地利用信息化的資源。另一方面，對于供應(yīng)商的交流溝通，對供應(yīng)商的資信評價(jià)等都沒法有效的使用信息資源。

三、加強(qiáng)企業(yè)采購成本管控的對策措施

采購工作可以說是制造企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的前提，而采購成本占產(chǎn)品成本的很大比重，所以企業(yè)必須重視采購成本管控。

（一）重視對采購部門人員培訓(xùn)，提高采購管理人員素質(zhì)

大多數(shù)企業(yè)都能認(rèn)識到市場的重要性，把優(yōu)勢資源分配到營銷領(lǐng)域比較多，忽視了采購部門的人力、物力、信息技術(shù)等方面的資源配置，而在當(dāng)今市場激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)要想取得競爭優(yōu)勢，必須實(shí)施有效的采購成本管控，這就要求采購人員必須通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方式具備最基本的專業(yè)知識，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，對所采購物資的性能、品質(zhì)、性價(jià)比等各方面要熟悉了解，以免在采購過程中出現(xiàn)因?yàn)閷λ徫镔Y的質(zhì)量性能等方面的知識缺乏，而在選擇供應(yīng)商或者選擇商品品類時(shí)，與實(shí)際需要的商品產(chǎn)生差異而造成換貨甚至退貨造成的成本損失或企業(yè)信用受損。

（二）采購成本管理制度化

采購成本管控涉及面很廣，要想做好采購成本管控必須有相應(yīng)的管理制度隨行。首先，企業(yè)要建立完善的采購成本管控制度，明確各采購范圍職責(zé)，比如不相容職務(wù)相分離原則，避免發(fā)生人為的采購成本增加。第二，實(shí)施激勵(lì)考核制度，提高相關(guān)人員的積極性;增強(qiáng)采購成本控制意識，真正意識到問題所在，明確做出各崗位的工作細(xì)則，以更好地確保采購成本管控制度的有效落實(shí)，解決制度形同虛設(shè)的問題。第三，將考核激勵(lì)結(jié)果與個(gè)人績效工資聯(lián)合考評，從制度層面，提高采購成本管控的作用。

（三）將采購成本管控納入整個(gè)企業(yè)內(nèi)控體系中

采購業(yè)務(wù)的控制是企業(yè)控制的一個(gè)環(huán)節(jié)，采購部門要主動(dòng)積極地與其相關(guān)部門多溝通，比如庫存管理，財(cái)務(wù)管理等。采購業(yè)務(wù)我們不能只想到降低采購的貨幣成本，還要看到在采購過程中容易被忽視的其他綜合成本。比如對缺貨成本、質(zhì)量成本、庫存積壓成本的管控這些方面，沒有實(shí)際的與相關(guān)部門的溝通，是很難做好的，都要通過企業(yè)內(nèi)部控制管理，利用經(jīng)濟(jì)訂貨批量對庫存進(jìn)行有效的管理，降低缺貨率;對運(yùn)輸費(fèi)、倉儲(chǔ)費(fèi)用的管控，可集中采購、統(tǒng)一配送等方式來降低采購中的輔助成本，總之，采購成本管控是一項(xiàng)涉及面很廣的工作，要考慮全面性，各部門之間互相協(xié)調(diào)起來，才能真正做到有效的采購成本管控。每一個(gè)采購流程結(jié)束，我們都要總結(jié)、分析經(jīng)驗(yàn)，慢慢把經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)上升到管理制度的層面，納入到管控體系中，更有利于采購成本管控制度的實(shí)施。

（四）重視與供應(yīng)商的長期合作

首先，供應(yīng)商的管理應(yīng)當(dāng)建立評估和準(zhǔn)入制度，企業(yè)采購必須在已歸檔供應(yīng)商中進(jìn)行，且供應(yīng)商檔案應(yīng)及時(shí)更新。特別是重要原材料的供應(yīng)商更要嚴(yán)格準(zhǔn)入制度;企業(yè)采購部門要對采購商品建立價(jià)格檔案，需要采購時(shí)先參照歷史購入價(jià)格，對特殊材料的購入，采購人員要加強(qiáng)市場調(diào)研，多比較，形成價(jià)格體系。供應(yīng)商管理是否有效，很大程度上決定了采購成本的高低。所以要健全供應(yīng)商檔案管控體系，加強(qiáng)采購成本管控。第二，要加強(qiáng)采購付款管理，收到采購物資，及時(shí)驗(yàn)收，嚴(yán)格審查采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性等，要對采購過程進(jìn)行全程管理，一旦發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免造成資金損失。對于預(yù)付款項(xiàng)要實(shí)時(shí)跟蹤核查，存在疑問的要及時(shí)采取應(yīng)對措施。第三，加強(qiáng)合同管理，采購合同應(yīng)該明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，審批人要進(jìn)行嚴(yán)格審核。經(jīng)過雙方多次協(xié)商一致簽訂合同前，要仔細(xì)閱讀合同條款，對所采購物資的性能等重要指標(biāo)要嚴(yán)格審核。加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，以免增加采購成本。在協(xié)商合同價(jià)格時(shí)也要考慮到品質(zhì)，市場化條件下，產(chǎn)品價(jià)格接近透明，企業(yè)產(chǎn)品要想在激烈的競爭中占有優(yōu)勢，最先想到的就是盡最大可能降低采購成本，才能保證企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，但是過度壓低采購價(jià)格，損害到供應(yīng)商的切身經(jīng)濟(jì)利益時(shí)，結(jié)果會(huì)很不理想。供應(yīng)商面對客戶過于刻薄的采購條件，為了保證自身的利潤，便會(huì)有以次充好的風(fēng)險(xiǎn)，從而嚴(yán)重影響企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量，給企業(yè)造成巨大損失，這也體現(xiàn)了我們采購部門充分市場調(diào)研的必要性。價(jià)格偏高或偏低都可能有險(xiǎn)，對供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理，把控好這些風(fēng)險(xiǎn)，才能真正做好采購成本管控。

（五）將采購成本管控信息化

在當(dāng)今信息化背景下，企業(yè)的發(fā)展不能沒有現(xiàn)代化電子設(shè)備和信息技術(shù)的應(yīng)用。而采購管理質(zhì)量和效率對企業(yè)成本有很重要的影響，應(yīng)用相關(guān)監(jiān)督監(jiān)控設(shè)備的信息技術(shù)，企業(yè)采購管理可以實(shí)現(xiàn)全覆蓋式管理，還可以建立貨物質(zhì)量監(jiān)督管理體系。采購物資入庫前的相關(guān)部門人員的驗(yàn)收，物資數(shù)量等都隨時(shí)錄入系統(tǒng)，一目了然，減少了由于信息溝通不及時(shí)造成的損失，從另一個(gè)角度看，通過使用信息化軟件，對一些數(shù)據(jù)的錄入，比傳統(tǒng)采購人員手寫的效率高，并且出錯(cuò)率大大降低，使企業(yè)的采購工作更加專業(yè)化。同時(shí)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，要求采購人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)要逐步提高，這樣有利于企業(yè)采購成本管控的提升，讓企業(yè)的管控體系在信息技術(shù)的帶動(dòng)下有效運(yùn)轉(zhuǎn)起來。更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。

四、結(jié)束語

綜上所述，在市場競爭激烈的大環(huán)境下，產(chǎn)品銷售價(jià)格透明，制造企業(yè)要想通過搶占市場份額獲得效益，必須先把采購成本管控工作做到位，有效地實(shí)施采購成本控制 。目前，制造企業(yè)采購成本管控還面臨著很多問題。通過完善相關(guān)管控制度、優(yōu)化采購成本控制環(huán)境、提高采購人員綜合素質(zhì)，提高制造企業(yè)采購成本控制力度和信息化，促使企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

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作者簡介：

朱美霞，淄博天炬耐火材料有限公司。