小型IT企業(yè)的成本管理

摘要：我國大多數(shù)IT企業(yè)是小型IT企業(yè)，這類企業(yè)一般公司規(guī)模小，資金有限，沒有成型產(chǎn)品或產(chǎn)品市場占有率低，銷售收入不穩(wěn)定，公司以承接項(xiàng)目為主，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)大、項(xiàng)目成本經(jīng)常超出預(yù)算。這些問題促使小型IT企業(yè)必須開源節(jié)流，而加強(qiáng)成本管理、減少成本費(fèi)用是小型企業(yè)開源節(jié)流的重要手段。小型企業(yè)的成本管理中，項(xiàng)目的成本管理是重中之重。成本的預(yù)算（計(jì)劃）、核算、控制、考核是成本管理的重要工作內(nèi)容。本文從流程制度、項(xiàng)目成本、研發(fā)成本、采購成本、成本管理信息系統(tǒng)等多角度分析小型IT企業(yè)的成本管理現(xiàn)狀，找出成本管理中的關(guān)鍵問題，并針對這些問題，提出切實(shí)可行的解決方案。

關(guān)鍵詞：小型IT企業(yè);成本管理;項(xiàng)目成本

一、小型IT企業(yè)成本管理的重要意義

小型IT企業(yè)面臨的市場競爭壓力很大，而自身又有著規(guī)模小、人員少、資金有限、產(chǎn)品不成熟、項(xiàng)目管控能力弱、收入不穩(wěn)定等多種不利因素，企業(yè)承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的能力比較弱，企業(yè)生存危機(jī)比較大。改善成本管理是小型IT企業(yè)提高生存能力的重要手段。改善成本管理帶來的直接效益是能夠減少企業(yè)不必要的支出和浪費(fèi)，降低采購成本，提高資金的使用效率，減少項(xiàng)目成本，提高項(xiàng)目的盈利能力，企業(yè)生存能力也將得到增強(qiáng)。相反，成本管理如果不到位，在收入少且不穩(wěn)定的情況下，企業(yè)成本居高不下，必然會影響企業(yè)的利潤，可能導(dǎo)致企業(yè)虧損，也讓企業(yè)失去通過自身造血而成長發(fā)展的能力。改善成本管理的另一個(gè)重要意義是：成本管理關(guān)系到企業(yè)運(yùn)營的各個(gè)方面，為了改善成本管理，必須促進(jìn)企業(yè)全面改善和提高各方面的管理，包括優(yōu)化企業(yè)的流程制度，提高采購效率、降低采購成本，提高內(nèi)外部供應(yīng)鏈的效率，加強(qiáng)項(xiàng)目管理，實(shí)施對項(xiàng)目及相關(guān)人員的考核，提高員工績效。成本管理的改善也意味著企業(yè)管理各方面的提升。

二、小型IT企業(yè)成本管理中存在的問題

（一）企業(yè)缺乏有效的成本管理體系

有些小型IT企業(yè)也了解成本管理的重要性，但管理層對成本管理重視不夠，往往忽視成本風(fēng)險(xiǎn)，最主要的問題是企業(yè)沒有建成一套完善的成本管理體系：人員方面，缺少成本管理方面的專業(yè)人才，也沒有對員工進(jìn)行成本管理方面的教育;部門和崗位方面，一般較少設(shè)置成本管理的部門或?qū)ｉT崗位;流程制度方面，很少建立專門的成本管理制度，企業(yè)的管理制度中也缺乏與成本管理相關(guān)的內(nèi)容;對成本管理的各個(gè)環(huán)節(jié)沒有重視，成本預(yù)算、成本計(jì)劃、成本核算、成本控制、成本考核等重點(diǎn)環(huán)節(jié)沒有設(shè)置相關(guān)的流程和制度。

（二）研發(fā)成本的分?jǐn)偛缓侠?/p>

小型IT企業(yè)的產(chǎn)品或技術(shù)研發(fā)成本雖然不高，但相對收入有較大的占比。一般該研發(fā)產(chǎn)品或技術(shù)預(yù)計(jì)在后續(xù)期間或其他項(xiàng)目上還會得到應(yīng)用，此時(shí)如將研發(fā)成本只歸集到某個(gè)項(xiàng)目或某個(gè)會計(jì)期間，將會導(dǎo)致該項(xiàng)目或該會計(jì)期間的成本偏大。大多數(shù)小型IT企業(yè)在研發(fā)成本分?jǐn)偵隙即嬖谥缓侠淼那闆r，對研發(fā)成本是屬于費(fèi)用性支出還是資本性支出的會計(jì)處理也比較模糊。

（三）項(xiàng)目成本的控制不夠

項(xiàng)目是一般小型IT企業(yè)運(yùn)營中常見的工作形式，但I(xiàn)T項(xiàng)目特別是軟硬件集成項(xiàng)目是非常難把控的，而項(xiàng)目成本就是其中較難的一塊。項(xiàng)目啟動前，項(xiàng)目經(jīng)理可能制定有項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，但常常忽略成本計(jì)劃，沒有詳細(xì)的成本預(yù)算。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，沒有嚴(yán)格控制項(xiàng)目成本，常常出現(xiàn)項(xiàng)目變更、項(xiàng)目延期、項(xiàng)目采購成本增加等異常情況，隨之項(xiàng)目成本超過預(yù)計(jì)，最終導(dǎo)致項(xiàng)目利潤減少甚至虧本。項(xiàng)目階段完工后，常常忽視對成本的核算，也缺乏相應(yīng)的成本考核，或雖有結(jié)算，但成本分析不準(zhǔn)確，成本的實(shí)際構(gòu)成及異常原因也難以清晰列出。

（四）缺乏高效的成本核算工具

成本的預(yù)算、核算、考核是一個(gè)比較復(fù)雜的過程，成本計(jì)算邏輯復(fù)雜，涉及面廣，數(shù)據(jù)量大。一般小型IT企業(yè)人手不夠，又缺乏成本管理等信息化系統(tǒng)，僅憑手工計(jì)算，工作量大且容易出錯(cuò)，也不夠及時(shí)，往往要到下個(gè)月初才能算出上個(gè)月的成本;核算出來的成本往往誤差較大，不能反映真實(shí)成本情況，而錯(cuò)誤的成本信息會導(dǎo)致管理層做出錯(cuò)誤的決策。

三、促進(jìn)小型IT企業(yè)成本管理的對策建議

（一）建立完善的成本管理體系

一套完善的成本管理體系將會是改善和提高成本管理的保障，企業(yè)要從各個(gè)方面建設(shè)成本管理體系。首先，企業(yè)要從組織架構(gòu)和崗位設(shè)立上重視成本管理;建議企業(yè)在財(cái)務(wù)部門設(shè)立類似于成本管理會計(jì)這樣的專職或兼職崗位，負(fù)責(zé)成本的管理;在其他部門也要配置與成本管理會計(jì)協(xié)同的接口人，尤其是人力資源、IT、項(xiàng)目管理等與成本管理密切相關(guān)的部門。其次，企業(yè)要建立成本管理的各項(xiàng)流程制度，包括成本預(yù)算流程、成本核算流程、成本考核流程等。項(xiàng)目較多的小型IT企業(yè)，還要重視并建立項(xiàng)目成本管理體系。在建立項(xiàng)目管理制度的同時(shí)，要完善與項(xiàng)目成本相關(guān)各環(huán)節(jié)的流程制度，包括項(xiàng)目成本估算、項(xiàng)目成本預(yù)算、項(xiàng)目成本計(jì)劃、項(xiàng)目階段成本核算、項(xiàng)目成本績效考核等。最后，企業(yè)各職能部門要建立與成本管理相關(guān)的部門專項(xiàng)制度和流程，部門專項(xiàng)成本管理體系是企業(yè)成本管理體系的一部分，是其具體細(xì)化和完善補(bǔ)充。以與采購成本密切相關(guān)的采購部門為例，企業(yè)要建立采購部門的專項(xiàng)成本管理體系：建立供應(yīng)鏈制度，與供應(yīng)商、物流商、倉儲商形成高效合作的外部供應(yīng)鏈，降低供應(yīng)鏈成本;建立供應(yīng)商管理制度，包括供應(yīng)商的選擇、發(fā)展和考核剔除，降低采購成本;建立倉儲物流制度，優(yōu)化倉儲和物流系統(tǒng)，降低倉儲和物流成本。

（二）形成合理的研發(fā)成本費(fèi)用的分?jǐn)偡绞?/p>

小型IT企業(yè)為了某個(gè)項(xiàng)目或產(chǎn)品，常常需要進(jìn)行研發(fā)，在研發(fā)過程中會產(chǎn)生各項(xiàng)支出，包括研發(fā)人員的薪酬、試驗(yàn)材料成本、設(shè)備設(shè)施的折舊等，研發(fā)成本費(fèi)用占比較大。但產(chǎn)品研發(fā)或項(xiàng)目建設(shè)都存在失敗的概率，能帶來的經(jīng)濟(jì)效益也不確定，因此投入研發(fā)成本費(fèi)用有著比較大的風(fēng)險(xiǎn)。另外，受益于研發(fā)成果的不一定是當(dāng)前的會計(jì)期間或項(xiàng)目，研發(fā)的產(chǎn)品或成果也可能在后續(xù)的某個(gè)會計(jì)期間、某個(gè)項(xiàng)目上使用或產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，還可能會給后續(xù)期間或其他項(xiàng)目帶來經(jīng)濟(jì)收益?；谝陨蟽牲c(diǎn)，在研發(fā)成本費(fèi)用的分?jǐn)偵?，需要考慮分?jǐn)偟暮侠硇?，跨會?jì)期間或跨項(xiàng)目的成本費(fèi)用，應(yīng)關(guān)聯(lián)項(xiàng)目階段的預(yù)算和驗(yàn)收報(bào)告，關(guān)聯(lián)會計(jì)期間，以合理分?jǐn)偢鲿?jì)期間、各項(xiàng)目的的研發(fā)費(fèi)用，平衡各個(gè)會計(jì)期間或項(xiàng)目的成本。小型IT企業(yè)的研發(fā)成本費(fèi)用還有其特殊性，一般具有資本性支出的性質(zhì)。有些IT企業(yè)被評定為高新企業(yè)后，會計(jì)科目中需要設(shè)定研發(fā)相關(guān)的會計(jì)科目，而這類科目可以視為資產(chǎn)性科目。所以在分?jǐn)偝杀举M(fèi)用時(shí)，一部分作為費(fèi)用性支出，納入本會計(jì)期間，一部分為無形資產(chǎn)的資本性支出，可以分?jǐn)偟讲煌臅?jì)期間。

（三）加強(qiáng)對項(xiàng)目成本的管控

項(xiàng)目管理有六大要素：目的（客戶滿意度）、范圍、組織、質(zhì)量、時(shí)間、成本。成本是項(xiàng)目管理的核心要素，和其它要素相互制約，相互影響。加強(qiáng)對項(xiàng)目成本管控的前提要完善項(xiàng)目管理制度，管理好每個(gè)要素。加強(qiáng)對項(xiàng)目的成本管理，重點(diǎn)是在這幾個(gè)方面：項(xiàng)目成本預(yù)算（項(xiàng)目成本計(jì)劃）、項(xiàng)目成本核算、項(xiàng)目成本考核。項(xiàng)目成本預(yù)算（項(xiàng)目成本計(jì)劃）需要項(xiàng)目經(jīng)理結(jié)合進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行制定;成本預(yù)算必須考慮到項(xiàng)目的各個(gè)階段、各類成本;成本預(yù)算是成本執(zhí)行的基準(zhǔn)，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，成本預(yù)算是對項(xiàng)目成本的執(zhí)行監(jiān)控，控制成本的不當(dāng)變更，記錄成本發(fā)生的偏差，控制成本偏差范圍。成本核算能用來考核項(xiàng)目成本預(yù)算的執(zhí)行情況。在項(xiàng)目的某個(gè)階段結(jié)束或完工時(shí)，需要進(jìn)行項(xiàng)目的成本核算;通過系統(tǒng)軟件或電子表格等工具，進(jìn)行實(shí)際成本核算，并將核算出來的實(shí)際的項(xiàng)目成本與預(yù)算成本進(jìn)行比較，記錄偏差數(shù)據(jù)并進(jìn)行評估分析，得出偏差原因并提供給項(xiàng)目經(jīng)理等決策層，用來制定并采取相應(yīng)措施。進(jìn)行項(xiàng)目成本考核，要建立一套科學(xué)的項(xiàng)目成本控制考核體系，要有合理的模型，系統(tǒng)的指標(biāo)，科學(xué)的核算方法;項(xiàng)目成本考核還要將成本控制考核和個(gè)人KPI考核等緊密聯(lián)系，通過高效的成本系統(tǒng)工具核算項(xiàng)目組整體及個(gè)人成員的成本績效，用來考核項(xiàng)目組績效和個(gè)體成員的成本KPI，并建立二者之間的關(guān)聯(lián)。

（四）建立高效的成本管理的信息化系統(tǒng)

成本管理系統(tǒng)是ERP（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）等管理軟件工具系統(tǒng)的核心組成部分，也是最難實(shí)施執(zhí)行的部分。市場上通用的成本管理系統(tǒng)軟件應(yīng)用在工業(yè)企業(yè)較多，包括有物料主文檔、工作中心等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，具有BOM數(shù)據(jù)（物料清單），成本核算方法，成本計(jì)算、成本調(diào)整、成本分析、成本查詢報(bào)表等功能模塊。成本管理系統(tǒng)一般是根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)成本或?qū)嶋H成本，從供應(yīng)鏈系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)抓取與成本相關(guān)的數(shù)據(jù)，計(jì)算某種產(chǎn)品或項(xiàng)目的成本，產(chǎn)品成本的計(jì)算方法一般有分步法、分批法、品種法等。成本管理系統(tǒng)的使用將大大提高企業(yè)的成本核算效率，提高成本計(jì)算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，為成本考核和控制提供正確的數(shù)據(jù)來源。目前市場上主流軟件的成本管理系統(tǒng)偏重于成本計(jì)算，弱項(xiàng)是進(jìn)行成本預(yù)算和成本控制，對項(xiàng)目成本的管理也不是強(qiáng)項(xiàng)。小型IT企業(yè)區(qū)別于工業(yè)企業(yè)，建立一個(gè)完善并符合小型IT企業(yè)個(gè)性的成本管理系統(tǒng)，必須根據(jù)小型IT企業(yè)的實(shí)際情況，分析企業(yè)成本方面的需求，找出關(guān)鍵需求，形成適合的可執(zhí)行的解決方案。企業(yè)可以借鑒市場上的成本管理系統(tǒng)并進(jìn)行改進(jìn)，融入項(xiàng)目管理、成本預(yù)算、成本決策、成本風(fēng)險(xiǎn)、成本控制、成本考核等多種要素;全面管理企業(yè)的各項(xiàng)成本，包括人力成本、研發(fā)成本、生產(chǎn)成本、采購成本、物流成本、質(zhì)量成本、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等;使成本管理系統(tǒng)全面化、自動化、智能化，成為一個(gè)能更好地為企業(yè)成本管理服務(wù)的高效的系統(tǒng)化工具。

四、結(jié)語

成本管理是小型IT企業(yè)的管理難點(diǎn)，是小企業(yè)生存和發(fā)展過程中必須完成的課題。小型IT企業(yè)必須根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況，結(jié)合企業(yè)的長期發(fā)展需要，加強(qiáng)全體員工全面成本管理的意識，從組織架構(gòu)、流程制度、項(xiàng)目管理、系統(tǒng)軟件、人員培訓(xùn)、績效考核等多方面入手，建設(shè)、改進(jìn)和完善一套高效的成本管理體系，培養(yǎng)企業(yè)的成本競爭力，促進(jìn)企業(yè)良性健康發(fā)展。

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作者簡介：

藍(lán)新桃，珠海橫琴現(xiàn)聯(lián)盛科技發(fā)展有限公司。