基于業(yè)務(wù)規(guī)則的項(xiàng)目檔案收集要義

袁雯

[摘 要]工程項(xiàng)目檔案管理是工程管理的重要部分，管理內(nèi)容是項(xiàng)目中產(chǎn)生的文件和記錄，也是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要內(nèi)容。因此，項(xiàng)目管理的文檔管理人員，應(yīng)以宏觀的業(yè)務(wù)規(guī)則為指導(dǎo)，以工程檔案業(yè)務(wù)規(guī)則“六原則”為指導(dǎo)，梳理工程各個(gè)階段的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理工藝流程，理清工程項(xiàng)目產(chǎn)生的重點(diǎn)文件范圍，以其作為業(yè)務(wù)規(guī)則集，用來定義、約束與控制檔案管理工作，從而保證檔案“五性”，提高文檔人員專業(yè)素養(yǎng)，為項(xiàng)目提供精準(zhǔn)服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]業(yè)務(wù)規(guī)則;工程項(xiàng)目;檔案管理;檔案“五性”

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.086

[中圖分類號(hào)]G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）14-0-03

0? ? ?引 言

文檔管理是工程項(xiàng)目管理的重要部分，在項(xiàng)目管理的四大控制中具有舉足輕重的地位，文檔管理人員要做好項(xiàng)目文檔管理，不僅要懂得檔案管理，更要懂得文件產(chǎn)生、使用的原因和流程，也就是要懂得工程管理業(yè)務(wù)，只有懂得工程活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生什么文件、文件如何流動(dòng)、使用過程中會(huì)產(chǎn)生什么樣的記錄、這些文件在工程階段發(fā)揮什么作用等，才能按照工程技術(shù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的定義維持業(yè)務(wù)描述和定義業(yè)務(wù)行為，開展文檔管理與工程活動(dòng)，達(dá)到業(yè)務(wù)規(guī)則驅(qū)動(dòng)的文檔管理與實(shí)體工程的同步進(jìn)行，做到文檔一體化管理，發(fā)揮文檔管理為項(xiàng)目管理服務(wù)的作用。

1? ? ?業(yè)務(wù)規(guī)則及工程管理活動(dòng)技術(shù)與文檔管理業(yè)務(wù)規(guī)則的共生性

規(guī)則是由大眾共同制定、公認(rèn)或者由代表人統(tǒng)一制定并通過的，群體中的所有成員一起遵守的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的條例和章程。核心詞有兩個(gè)：共同制定、一起遵守。業(yè)務(wù)規(guī)則宏觀上是“支持決策、影響或控制組織業(yè)務(wù)行為的指示”，包括與業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、操作規(guī)范、管理章程、規(guī)章制度、管理章程和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，也包括從業(yè)人員的知識(shí)總結(jié)、專門技能等。微觀上是信息系統(tǒng)建設(shè)中的一組凝練語句，是應(yīng)用程序的一組邏輯。本文主要從宏觀上討論業(yè)務(wù)規(guī)則在工程項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用及價(jià)值。從規(guī)則和業(yè)務(wù)規(guī)則兩個(gè)詞的定義可以看出，任何活動(dòng)都可以對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，制定該活動(dòng)遵守的行為，并對產(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行管理，幫助企業(yè)決策者做出正確決策。在工程檔案管理中，業(yè)務(wù)規(guī)則包括工程管理業(yè)務(wù)活動(dòng)遵守的國家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，其中明確了工作開展必備的條件、工作流程順序、每個(gè)流程要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)等，具體而言，就是對項(xiàng)目全程梳理出來的條件設(shè)置一個(gè)條件集合，當(dāng)滿足這個(gè)條件集合時(shí)，觸發(fā)一個(gè)或者多個(gè)動(dòng)作。業(yè)務(wù)規(guī)則制定的過程、業(yè)務(wù)規(guī)則效果評價(jià)的結(jié)果、完善優(yōu)化調(diào)整的過程同樣是另一個(gè)業(yè)務(wù)規(guī)則集，是一個(gè)運(yùn)動(dòng)發(fā)展的生命周期。通過運(yùn)動(dòng)和發(fā)展的周期可以看出，業(yè)務(wù)規(guī)則是檔案管理業(yè)務(wù)與實(shí)體的深度融合，也是檔案管理人員落實(shí)檔案管理工作“四參加”和“四同步”的管理要求，是達(dá)到檔案“五性”要求的行之有效的舉措。

2? ? ?檔案業(yè)務(wù)規(guī)則及制定原則

從業(yè)務(wù)應(yīng)用角度看，工程檔案業(yè)務(wù)規(guī)則是對檔案產(chǎn)生的過程、檔案自身、檔案管理流程等描述、約束和控制的法律規(guī)范、操作規(guī)范、規(guī)章制度、管理章程、檔案人員經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。檔案是最原始的記錄，從業(yè)務(wù)上講，不會(huì)產(chǎn)生不同記錄，因此要考慮原子性;檔案在管理邏輯流程中，一個(gè)條件不會(huì)產(chǎn)生不同結(jié)果，這就要求企業(yè)制定獨(dú)立的規(guī)則。制定規(guī)則的是人員對工程和檔案業(yè)務(wù)都了解的工程師，但在項(xiàng)目管理過程中考慮到壓降成本，業(yè)務(wù)規(guī)則由業(yè)務(wù)人員執(zhí)行，因此，制定的業(yè)務(wù)規(guī)則要簡單直接。隨著科技的發(fā)展，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也在持續(xù)不斷提高，可持續(xù)發(fā)展是業(yè)務(wù)發(fā)展的自然規(guī)律，基于標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)規(guī)則的動(dòng)態(tài)性是合理且需持續(xù)執(zhí)行的，因此，不論從業(yè)務(wù)規(guī)則的定義上，還是從業(yè)務(wù)規(guī)則制定中都要清晰地了解，業(yè)務(wù)規(guī)則至少包含條件和執(zhí)行兩個(gè)部分，條件是對業(yè)務(wù)結(jié)果的判定，執(zhí)行則是對業(yè)務(wù)結(jié)果的處理，制定業(yè)務(wù)規(guī)則必須遵守因果邏輯關(guān)系。原子性、獨(dú)立性、簡單性、動(dòng)態(tài)性和邏輯性是制定工程檔案管理制度必須遵守的“檔案業(yè)務(wù)規(guī)則六原則”。

3? ? ?專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是定義檔案業(yè)務(wù)規(guī)則的基礎(chǔ)

業(yè)務(wù)規(guī)則最初是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的本地化成果，有些是直接引用的，有些是結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)和制定規(guī)則者的經(jīng)驗(yàn)，在工程檔案管理活動(dòng)中，標(biāo)準(zhǔn)是工作的準(zhǔn)繩，是工程建設(shè)和管理的工作方法指導(dǎo)，是工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，只有按照相應(yīng)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)一步步開展工作，才能保證項(xiàng)目質(zhì)量;同樣，如何追溯或控制工程質(zhì)量，就需要對技術(shù)工作和管理工作通過文字進(jìn)行記錄，這些記錄是不是按照標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生、記錄內(nèi)容是否真實(shí)等，這些都是確保檔案真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和有效性的基礎(chǔ)，因此作為工程項(xiàng)目管理的文檔管理人員，應(yīng)熟悉檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)。既熟知技術(shù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，又熟知檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，可以制定科學(xué)的業(yè)務(wù)規(guī)則，再加上檔案管理人員良好的溝通技巧和較高的職業(yè)素養(yǎng)，就能做好工程項(xiàng)目檔案工作，為工程項(xiàng)目提供卓越服務(wù)，助推項(xiàng)目“九大控制”全面提升。

4? ? ?工程建設(shè)項(xiàng)目查驗(yàn)重點(diǎn)是高質(zhì)量管理檔案的核心

隨著中國制造的全球化，工程質(zhì)量日益重要。質(zhì)量的追溯需要通過記錄（檔案）實(shí)現(xiàn)，同樣，國家反腐工作的重要依據(jù)也是記錄和檔案，因此，如何做好工程項(xiàng)目的檔案管理成為檔案部門當(dāng)前急需解決的問題?；诖?，檔案部門應(yīng)按照工程進(jìn)度，結(jié)合技術(shù)專業(yè)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，逐一梳理檔案，重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)量、資金、履責(zé)等方面的檔案，制定項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)則，抓住高質(zhì)量管理檔案的核心，收集、整理一套完整、真實(shí)、系統(tǒng)、可用和規(guī)范的工程項(xiàng)目檔案。因?yàn)槠拗?，本文省去了對檔案數(shù)百個(gè)工程技術(shù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和超過150部檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)制度的逐條分析制定規(guī)則的過程，簡要從工程的3個(gè)階段和工程項(xiàng)目涉及的單位分別梳理出必須產(chǎn)生的檔案和需要重點(diǎn)關(guān)注的檔案的業(yè)務(wù)規(guī)則，并舉例闡明業(yè)務(wù)規(guī)則及其在項(xiàng)目管理中的實(shí)際作用。

4.1? ?項(xiàng)目審批階段業(yè)務(wù)規(guī)則

項(xiàng)目審批是項(xiàng)目是否合法的重要環(huán)節(jié)，該部分有兩個(gè)方面的內(nèi)容是必查項(xiàng)，即綜合卷和土地使用相關(guān)文件。綜合卷作為檔案部門收集檔案的依據(jù)，也是項(xiàng)目中期檢查、財(cái)務(wù)審計(jì)以及檔案驗(yàn)收利用的重要記錄。查驗(yàn)重點(diǎn)包括項(xiàng)目建議書，項(xiàng)目“三同時(shí)”文件，可研、初設(shè)、調(diào)整的批復(fù)，初步設(shè)計(jì)。按照《中華人民共和國土地管理法實(shí)施條例》第256號(hào)文，政府出讓土地一般采取兩種形式：掛牌出讓和政府劃撥。這兩種形式取得土地使用的主要憑證文件是相同的。

4.2? ?基本建設(shè)階段業(yè)務(wù)規(guī)則

工程資料依據(jù)工程建設(shè)的特征，工程資料形成劃分為3個(gè)階段。第一階段，工程準(zhǔn)備階段。從項(xiàng)目申請開始，到辦完開工手續(xù)為止。在工程準(zhǔn)備階段，建設(shè)單位辦理各項(xiàng)工程建設(shè)前期手續(xù)（報(bào)建工作），并進(jìn)行監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工招標(biāo)等工作，形成工程準(zhǔn)備階段文件。這個(gè)階段的檢查重點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：工程地質(zhì)勘察報(bào)告;各類計(jì)算書;工程總平面圖。第二階段，工程實(shí)施階段。從監(jiān)理單位、施工單位進(jìn)場開始，到完成竣工驗(yàn)收為止。在這個(gè)階段，監(jiān)理單位履行各項(xiàng)監(jiān)理職責(zé)，形成監(jiān)理資料;施工單位按合同施工，形成施工資料。第三階段，工程竣工階段。從工程竣工驗(yàn)收開始，到工程檔案移交為止。在這個(gè)階段，形成工程竣工文件和竣工圖。參驗(yàn)重點(diǎn)是工程質(zhì)量記錄，包括單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄，單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄劃分的分部與實(shí)際相符;各參與方的質(zhì)量評價(jià)記錄;實(shí)體工程驗(yàn)收記錄;竣工檔案移交記錄。

4.3? ?竣工圖業(yè)務(wù)規(guī)則

竣工圖是建設(shè)工程竣工檔案的重要部分，是工程建設(shè)完成后主要的憑證性材料，是建筑物真實(shí)的寫照，是工程竣工驗(yàn)收的必備條件，是工程維修、管理、改造、擴(kuò)建的依據(jù)。項(xiàng)目的每個(gè)專業(yè)都要繪制竣工圖?？⒐D應(yīng)依據(jù)施工圖、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄等繪制;對于結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圖面變更超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖;竣工圖編制單位應(yīng)按照國家建筑制圖規(guī)范要求繪制竣工圖。所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋、簽署“竣工圖章”?！翱⒐D章”應(yīng)具有明顯的“竣工圖”字樣，包括編制單位名稱、制圖人、審核人和編制日期等基本內(nèi)容。編制單位、制圖人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理工程師、總監(jiān)要在竣工圖章上一一簽字，不得代簽。凡由設(shè)計(jì)院編制的竣工圖，其設(shè)計(jì)圖簽中必須明確竣工階段，并由繪制人和技術(shù)負(fù)責(zé)人在設(shè)計(jì)圖中簽字?？⒐D章應(yīng)加蓋在圖簽附近的空白處?？⒐D章應(yīng)使用不褪色紅色或藍(lán)色印泥。竣工圖查驗(yàn)包括4個(gè)要點(diǎn)：通過施工圖總目錄和竣工圖目錄進(jìn)行對比，檢查完整性;通過現(xiàn)場與實(shí)體對照法檢查真實(shí)性;對照更改單，核查竣工圖是否更改;竣工圖更改部位，必須找到相應(yīng)的更改單來驗(yàn)證有效性;竣工圖監(jiān)理工程師、總監(jiān)簽字合規(guī)性也是重點(diǎn)。

4.4? ?監(jiān)理檔案業(yè)務(wù)規(guī)則

監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理活動(dòng)過程中形成的全部資料，包括監(jiān)理規(guī)劃文件、施工方案或施工方案審查意見書、分包按單位資質(zhì)審查意見書、材料審查記錄、進(jìn)度控制類記錄、質(zhì)量控制類記錄、造價(jià)控制類記錄、監(jiān)理通知及回復(fù)類文件、監(jiān)理日志和監(jiān)理工作總結(jié)等。監(jiān)理檔案的查驗(yàn)要點(diǎn)包括監(jiān)理單位資質(zhì)和人員資質(zhì)兩方面。建立單位資質(zhì)方面，包括監(jiān)理工程師資質(zhì)，施工單位報(bào)審、報(bào)驗(yàn)文件簽署是否合規(guī)合法。人員資質(zhì)方面，包括綜合技術(shù)，工程開工、暫停、停工、復(fù)工審批文件，簽字批準(zhǔn)要與職責(zé)要求匹配。

4.5? ?設(shè)備儀器檔案業(yè)務(wù)規(guī)則

一個(gè)工程項(xiàng)目離不開設(shè)備，有些工程項(xiàng)目需要根據(jù)功能需求，定制一些特殊功能的設(shè)備（及非標(biāo)設(shè)備）。

4.5.1? ?標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備儀器業(yè)務(wù)規(guī)則

標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備儀器檔案，一般包括5個(gè)階段的文件：計(jì)劃選購階段、開箱驗(yàn)收階段、安裝調(diào)試階段、運(yùn)行及維護(hù)階段和維修改造階段。每個(gè)階段按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工序流程，都會(huì)產(chǎn)生文件和記錄。在項(xiàng)目驗(yàn)收過程中，需要重視以下內(nèi)容：招標(biāo)文件;設(shè)備的裝箱單和開箱驗(yàn)收記錄;設(shè)備出廠精度和進(jìn)廠精度檢測記錄;設(shè)備出廠幾何精度檢測記錄與進(jìn)廠幾何精度檢測記錄比對記錄，設(shè)備試件加工精度檢測記錄;檢測儀器的出廠檢測和進(jìn)廠檢測證明文件;檢測儀器的出廠檢測文件，委托第三方有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)的檢測報(bào)告;設(shè)備儀器終驗(yàn)收報(bào)告;設(shè)備儀器終驗(yàn)收報(bào)告的支持性文件，設(shè)備的調(diào)整、測試記錄等文件是否歸檔;驗(yàn)收報(bào)告供需雙方簽署齊全。

4.5.2? ?非標(biāo)設(shè)備儀器業(yè)務(wù)規(guī)則

非標(biāo)設(shè)備儀器因其性能的特殊性，因此在文件產(chǎn)生與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備之間存在不同，非標(biāo)設(shè)備儀器文件的產(chǎn)生包括5個(gè)階段：方案論證及設(shè)計(jì)階段、制造加工階段、安裝調(diào)試及鑒定驗(yàn)收階段、運(yùn)行及維護(hù)修理階段、改造階段。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和后續(xù)使用的重點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：設(shè)備研制的技術(shù)要求;設(shè)計(jì)方案及評審;設(shè)備設(shè)計(jì)計(jì)算、檢定大綱、校準(zhǔn)規(guī)程、調(diào)試大綱、驗(yàn)收報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、設(shè)備使用說明書;非標(biāo)設(shè)備的標(biāo)定文件;非標(biāo)設(shè)備已經(jīng)按照檢定大綱、校準(zhǔn)規(guī)程進(jìn)行了標(biāo)定;非標(biāo)設(shè)備軟件開發(fā)文件;非標(biāo)設(shè)備終驗(yàn)收報(bào)告設(shè)備的調(diào)整、測試、試驗(yàn)記錄已經(jīng)歸檔。

4.5.3? ?計(jì)算機(jī)管理軟硬件業(yè)務(wù)規(guī)則

計(jì)算機(jī)軟件和硬件要和設(shè)備文件一樣產(chǎn)生記錄項(xiàng)目過程的所有文件，但因其是特殊設(shè)備，因此特殊文件必須歸檔。按照產(chǎn)生過程，可以劃分為4個(gè)主要階段：計(jì)劃、選購階段;開箱驗(yàn)收階段;安裝調(diào)試階段和升級(jí)換版階段。計(jì)算機(jī)軟硬件的檔案驗(yàn)收時(shí)要重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：代理商的資質(zhì);授權(quán)書、軟件許可協(xié)議、原產(chǎn)地證明;軟件的檢測報(bào)告;軟件的終驗(yàn)收報(bào)告。

4.5.4? ?特種設(shè)備檔案業(yè)務(wù)規(guī)則

特種設(shè)備一般包括以下設(shè)備：鍋爐、壓力容器、起重設(shè)備、電梯等。按照《特種設(shè)備安全監(jiān)督管理?xiàng)l例》進(jìn)行梳理制定業(yè)務(wù)規(guī)則，此類設(shè)備收集和查驗(yàn)重點(diǎn)是：特種設(shè)備的資質(zhì)文件;特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件;出廠檢測報(bào)告;地方特種設(shè)備檢測機(jī)構(gòu)的檢測報(bào)告;特種設(shè)備終驗(yàn)收報(bào)告。

5? ? ?結(jié) 語

檔案是保存下來的記錄，是歷史的真實(shí)記憶，是傳承文明的載體，是現(xiàn)實(shí)工作的必然依托，是唯一原生的信息，不論是人文社會(huì)還是科技時(shí)代，從本質(zhì)上說都是在這些原生信息的基礎(chǔ)上發(fā)展和延伸的，因此，滿足檔案“五性”要求的重要價(jià)值顯而易見。業(yè)務(wù)規(guī)則不僅提高了工作人員的業(yè)務(wù)能力，更重要的是將文檔管理活動(dòng)融入工程管理的每個(gè)工序，確保檔案的“五性”標(biāo)準(zhǔn)。

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