關于行政事業(yè)單位費用報銷管控的思考

摘要：黨的十八大以來，黨中央制定出臺了中央八項規(guī)定，結合行政事業(yè)單位費用報銷業(yè)務，費用報銷的管控顯得尤為重要。相對于企業(yè)財務來說，費用報銷是行政事業(yè)單位財務管控的重中之重，也是焦點和難點。鑒于此，本文試圖從揭示行政事業(yè)單位費用報銷管控存在的問題，產(chǎn)生問題的原因分析出發(fā)，在實踐探索的基礎上思考研究解決行政事業(yè)單位費用報銷管控的措施，主張借助信息化技術建立一套費用報銷系統(tǒng)，使得行政事業(yè)單位費用報銷更加規(guī)范化、準確化、精細化做出參考。本文主要分為四部分，即行政事業(yè)單位費用報銷管控存在的問題、原因分析、改進措施及提升建議。

關鍵詞：行政事業(yè)單位;費用報銷;管控

黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央堅定推進全面從嚴治黨，制定和落實中央八項規(guī)定。各地認真貫徹落實中央八項規(guī)定精神，各單位財務部門針對費用報銷管控也是細化規(guī)章制度。

相對企業(yè)財務來說，費用報銷是行政事業(yè)單位財務管控的重中之重，也是焦點和難點，具有業(yè)務多、規(guī)定嚴、科目多、內(nèi)容細的特點，現(xiàn)就日常費用報銷管控談談幾點思考。

一、行政事業(yè)單位費用報銷存在的問題

在行政事業(yè)單位的日常財務工作中，特別是中央出臺八項規(guī)定以來，針對“三公”經(jīng)費等公款消費行為成為管控的重點，費用報銷的嚴肅性、真實性、合規(guī)性提出了更高的要求，財務自身檢查、審計部門審計、紀檢部門回頭看，各類審計和檢查增多，往往在檢查和審計時，出現(xiàn)這樣那樣的問題，就到處找材料補說明。

（一）費用報銷單據(jù)（附件）不全。如公務接待費，文件要求五單合一，實際報銷中總是缺這少那。

（二）費用報銷發(fā)票不合規(guī)。如發(fā)票抬頭寫成報銷個人名字，甚至拿虛假發(fā)票、白條報銷。

（三）費用報銷超標準。如出差時違規(guī)乘坐火車一等座、飛機頭等艙等。

（四）費用報銷程序不規(guī)范。如報銷人出差前填寫沒有經(jīng)過科室領導、分管領導簽字審批。

（五）費用報銷超預算。沒有按年初預算項目報銷，超預算。

（六）虛假報銷費用。報銷發(fā)票金額虛高，與實際發(fā)生業(yè)務不符。

（七）費用報銷不及時，跨年度報銷。業(yè)務經(jīng)辦人員報銷不及時，跨年度報銷，占用下一年預算額度。

（八）費用報銷審批不按照流程，不按文件制度規(guī)定報銷。

（九）費用報銷單據(jù)填寫不規(guī)范，隨意涂改。

（十）費用報銷涉及重要事項、重大金額時，沒有經(jīng)班子會、黨委會集體決策，沒有會議紀要等。

以上發(fā)現(xiàn)的種種問題，既揭示了行政事業(yè)單位費用報銷業(yè)務問題多，同時也暴露了費用報銷管控方面的不足。

二、費用報銷問題產(chǎn)生的原因分析

（一）管控制度不健全、不完善

內(nèi)部管控制度不完善已經(jīng)是行政事業(yè)單位屢見不鮮的問題，許多行政事業(yè)單位不是沒有制度，就是制度太分散，缺乏一個完整的體系將費用報銷制度融合起來，整體發(fā)揮效用。其次，由于我國行政事業(yè)單位財務部分管理方式陳舊，導致單個的制度無法覆蓋所有業(yè)務流程，容易形成空白區(qū)或漏洞，嚴重影響費用報銷管控的監(jiān)督作用。

（二）制度執(zhí)行不到位

執(zhí)行是制度的靈魂，好的制度不執(zhí)行等于擺設。實施過程中，對費用報銷制度重要性的認識還不到位，把費用報銷管控看成僅是財務部門的事，甚至有些單位認為費用報銷管控成本高，造成手續(xù)繁瑣，不利于運行效率提高，因而對執(zhí)行缺乏積極性。還有些領導往往在遵守費用報銷管控制度方面并沒有起到帶頭作用，往往凌駕于制度之上，這就導致內(nèi)控制度的可信度和威懾力缺乏，得不到有效的遵守和執(zhí)行。

（三）財務管理工作薄弱，會計人員素質(zhì)不高

一直以來，行政事業(yè)單位會計基礎工作都較為薄弱。如費用報銷年度預算較為隨意，導致費用報銷預算超支現(xiàn)象較為常見;在收支支出管理工作中缺乏嚴謹性，擠占部分專項資金，時常發(fā)生資金挪用的問題。

有不少行政事業(yè)單位從事財務會計工作的人員并非專業(yè)出身，且交流不暢，業(yè)務水平和能力都比較薄弱，在實際工作中經(jīng)常犯低級錯誤，基礎工作不扎實。另外，加之專業(yè)會計人才緊張，單位職數(shù)也有限，有些單位一個人員兼職幾個崗位，做不到不相容職務相分離，相互約束和監(jiān)督缺失，最終影響費用報銷管控的整體效果。

（四）內(nèi)部檢查評估少，監(jiān)督不到位

有的行政事業(yè)單位沒有單獨設立內(nèi)部審計機構，而財務部門只注重事中監(jiān)督，忽略了事前規(guī)避和事后評價，這就形成了自管自，自己查自己;有些行政事業(yè)單位雖然設立了專門的審計、紀檢部門，但是人員專業(yè)素質(zhì)不高，看不到問題也查不出問題，形同虛設，這就形成監(jiān)督不到位，沒有起到應有的費用報銷監(jiān)督、控制作用。

（五）管控理念滯后，管控手段不先進

在市場經(jīng)濟的快速發(fā)展下，很多單位不關注費用報銷管控，甚至存在一種比較普遍的錯誤觀念，認為費用報銷管控就是財務部門的事情，和其他部門、其他人員沒有關系。

同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，很多企業(yè)財務已經(jīng)加大了費用報銷管控的投入，但是，行政事業(yè)單位還是沿用過去的老辦法、老思路，嚴重滯后內(nèi)部財務管控成果和效率的提升，從而影響了費用報銷管控信息化系統(tǒng)建設的步伐。

三、行政事業(yè)單位費用報銷的管控措施

通過以上的原因分析和實地調(diào)研，結合目前國內(nèi)的先經(jīng)經(jīng)驗和先進技術，覺得應該從如下幾個方面加強費用報銷的管控。

第一，加強制度建設，提升管控的依據(jù)性、有效性和系統(tǒng)性。

1.建立專門費用報銷的明細制度，例如專門的差旅費管理規(guī)定、招待費管理規(guī)定、公務用車管理規(guī)定等等，做到有針對專門的費用有細化的專門的制度管理，形成針對專門費用的一整套此類費用的報銷原則、職責、流程和獎懲內(nèi)容。完善內(nèi)控操作規(guī)范規(guī)程，建立日常管理機制，做到事前預防、事中控制、事后檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時排查解決，降低費用報銷違規(guī)違法風險。2.建立專門的預算管理制度，對費用報銷實行嚴格的預算控制。行政事業(yè)單位的經(jīng)濟收益主要是來自于財政資金，而行政事業(yè)單位的預算都是在國家或政府的批準后得出的，這就要求單位在防范與控制財務風險時，必須要建立完善的費用報銷預算制度，并根據(jù)實際情況對費用報銷預算進行及時的調(diào)整，實行財務費用報銷預算制度，對各環(huán)節(jié)的預算進行嚴格的控制，并建立預算評價與分析體系，利用科學嚴格的費用報銷預算制度更好的控制與防范風險。

第二，要建立費用報銷管控專門的獎懲考核體系。加強對制度的敬畏感和執(zhí)行力，并將執(zhí)行結果和考核評價、人事晉級和獎懲掛鉤。

1.行政事業(yè)單位在建立和設計費用報銷管控制度時，依據(jù)國家制度規(guī)定的前提下，還要根據(jù)環(huán)境變化情況等因素進行，制度中除了要規(guī)定財務部門的職責外，也要明確相關部門的職責，同時要規(guī)定關鍵崗位的工作職責，清晰劃分相關部門及人員的工作任務，職責明確。一方面，詳細明確制度的內(nèi)容，將不相容職務全部分離開;另一方面，通過以往積累的經(jīng)驗及自身發(fā)展特點，設置規(guī)范的費用報銷審批程序，清晰劃分各崗位職責，做好臺賬登記或者信息化系統(tǒng)登記業(yè)務往來信息，一旦發(fā)生問題可及時追溯。2.堅持“一崗雙責”和“一案雙查”。發(fā)現(xiàn)違規(guī)費用報銷，甚至嚴重違反中央八項規(guī)定的費用報銷，領導干部既要對所在崗位應當承擔的具體業(yè)務工作負責，又要對所在崗位應當承擔的黨風廉政建設責任制負責;在審計、檢查過程中，既查黨員領導干部的違紀問題，又查執(zhí)紀過程中是否存在違規(guī)違紀行為。

第三，要加強職業(yè)道德教育，提高財務會計、審計和紀檢人員的專業(yè)素質(zhì)。道德自律帶來社會尊重，職業(yè)道德，是正確行為的指南。培訓學習交流機制是提升綜合業(yè)務水平的重要途徑。

1.加強職業(yè)道德教育重在堅守職業(yè)道德。開展職業(yè)道德學習教育固然重要，但遵守職業(yè)道德更具有現(xiàn)實作用。認真學習掌握財會法規(guī)，主動履行崗位職責，誠實守信，增強責任意識，確保費用報銷的真實性、合規(guī)性。2.提高專業(yè)能力和綜合業(yè)務水平，建立培訓、輪崗、交流機制。制定日常培訓計劃、建立輪崗、學習交流平臺，崗位輪換是內(nèi)控制度的重要措施，定期進行學習交流，有利于提升綜合業(yè)務水平。

第四，更新管控理念，大膽創(chuàng)新，進行信息化建設，建立費用報銷信息系統(tǒng)。會計信息化對提高財務工作準確性，提高工作效率，規(guī)避風險，規(guī)范工作流程作用重大，也是財務工作的一項基本要求。

1.隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的更新?lián)Q代，大踏步提高，財務信息化建設已經(jīng)是大勢所趨，各個單位都非常重視信息化建設。費用報銷管控引入信息化技術，通過建立費用報銷系統(tǒng)，通過流程再造、統(tǒng)一標準，從而實現(xiàn)流程審批網(wǎng)絡化、財務查詢簡單化、財務管理信息化，大大提高財務辦公效率的同時，也規(guī)范了行政事業(yè)單位費用報銷業(yè)務。2.全面梳理費用報銷流程和審批權限，適度授權，從而更加準確的掌握內(nèi)部控制關鍵點，更好地控制風險;通過紙質(zhì)單據(jù)變換成電子單據(jù)，利用掃描儀器，根據(jù)規(guī)章制度設置自動提示功能，從而可以減少財務人員重復犯錯及反復審核的工作，以系統(tǒng)來規(guī)范行為;也可以讓財務人員從傳統(tǒng)的模式中解放出來，大大提高工作效率，提高了準確性，同時也減輕了工作量;從原來填紙質(zhì)報銷單，改為填電子報銷單，改變了原先依附財務人員的狀態(tài)，可以實時查詢業(yè)務經(jīng)費使用情況，提前統(tǒng)籌規(guī)劃，日常費用報銷所填列的信息在系統(tǒng)中也形成了一個財務數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)可以整合數(shù)據(jù)資源，加強分析工作，有利于業(yè)務改善;還可以增加預算控制功能，隨即查詢以往年度的費用報銷使用情況，保證預算編制的合理性、專業(yè)性和權威性。

四、結語

綜上所述，行政事業(yè)單位費用報銷管控是財務管理的組成部分，特別是結合十八大以來中央出臺八項規(guī)定，費用報銷管控在單位持續(xù)健康發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用。行政事業(yè)單位要想提高費用報銷的管控水平，就必須加強內(nèi)部控制建設力度，緊跟時代發(fā)展步伐，在建立健全制度、提高專業(yè)水平、轉變管控理念的同時，將信息化技術滲透到費用報銷管控領域中，結合單位的工作需要，建立費用報銷系統(tǒng)，將費用報銷管控和內(nèi)部控制制度要素等相結合，實現(xiàn)流程控制，形成適合行政事業(yè)單位的費用報銷管控系統(tǒng)，在高效、科學、合理的信息化技術推動下，使得行政事業(yè)單位費用報銷更加規(guī)范化、準確化、精細化，從而為我國行政事業(yè)單位的全面改革貢獻出應有的作用。

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作者簡介：方興會（1982—），女，安徽六安人，會計師，本科，主要從事行政事業(yè)單位財務管理工作研究。