房地產(chǎn)登記檔案集約化管理研究

摘 要：不動產(chǎn)登記是我國物權(quán)法確立的一項基本物權(quán)制度，它是指由權(quán)利人申請，并由國家專屬部門將不動產(chǎn)物權(quán)記錄在不動產(chǎn)登記簿的事實。房地產(chǎn)登記檔案作為不動產(chǎn)登記檔案中的重要組成部分，其管理效果直接關(guān)系到檔案的利用。文中，主要就對房地產(chǎn)登記檔案集約化管理進行探討。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)登記檔案;檔案管理;集約化管理

目前，不動產(chǎn)登記包括以下幾個方面，集體土地所有權(quán);房屋等建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán);森林、林木所有權(quán);耕地、林地、草地等土地承包經(jīng)營權(quán);建設(shè)用地使用權(quán);法律規(guī)定需要登記的其他不動產(chǎn)權(quán)利。其中與我們密切相關(guān)的房屋所有權(quán)登記，其工作職能由各地區(qū)房地產(chǎn)交易中心逐步歸屬不動產(chǎn)登記中心。房屋所有權(quán)登記是加強城市房屋權(quán)屬管理，維護房地產(chǎn)市場秩序，保障房屋權(quán)利人的合法權(quán)益的需要，房屋登記檔案具有專業(yè)性、動態(tài)性、真實性、完整性、價值性等五個屬性。開展房屋登記檔案集約化管理研究，以節(jié)儉、約束、高效為價值取向，促進政府職能部門達到降低成本、高效管理的效果。

1 房地產(chǎn)登記檔案集約化管理的意義

1.1 有利于緩解庫房緊張

庫房的庫存壓力來源于兩個部分：一是現(xiàn)有庫存存在大量的重復(fù)件;二是每年源源不斷新增入庫的房地產(chǎn)登記檔案。檔案的新增無法避免，因此對原有庫存的重復(fù)件以及新增檔案中的重復(fù)件進行篩選以及剔除就顯得尤為重要。對房地產(chǎn)登記檔案進行集約化管理，就是對檔案進行“瘦身”，解決目前檔案數(shù)量急速膨脹的問題，從而緩解各保管單位所普遍面臨的庫房緊張問題。通過集中機構(gòu)的人力、物力、財力、管理等生產(chǎn)要素，優(yōu)先統(tǒng)一配置到房地產(chǎn)登記檔案的管理工作上去，以及通過不斷加快房地產(chǎn)登記檔案管理工作的信息化、數(shù)字化進程等手段，可以更好地實現(xiàn)對房地產(chǎn)登記檔案重復(fù)件的篩選和剔除，達到緩解庫房緊張的目的。

1.2 有利于優(yōu)化庫藏結(jié)構(gòu)

庫藏數(shù)量問題與庫藏結(jié)構(gòu)問題相互關(guān)聯(lián)，一方面庫藏房地產(chǎn)登記檔案的數(shù)量已接近飽和，另一方面現(xiàn)有的庫藏檔案的結(jié)構(gòu)還存在著比較嚴重的問題?，F(xiàn)行的分散式房產(chǎn)登記檔案保管模式，使得檔案的移交成為問題，從而造成了現(xiàn)在庫藏結(jié)構(gòu)的不合理。對房地產(chǎn)登記檔案實行集約化管理之后將以“集團”模式對檔案進行管理，改變分散的檔案管理模式，這對優(yōu)化房地產(chǎn)登記檔案的庫藏結(jié)構(gòu)大有裨益。

1.3 有利于管理與利用

集約化管理模式與數(shù)字化，信息化緊密結(jié)合在一起，可在技術(shù)層面上實現(xiàn)對檔案的便利化管理?，F(xiàn)在，“數(shù)字地球”、“數(shù)字城市”以及相關(guān)的提法層出不窮，其共同點就是對信息技術(shù)的依賴。對房地產(chǎn)登記檔案的管理工作實行集約化管理之后，檔案的管理工作會更加自動化，信息化，從而能夠使檔案管理人員的工作更便捷，也使檔案利用者的利用更簡便。

集約化管理方式的運用是政府職能部門轉(zhuǎn)變思路、創(chuàng)新載體、實現(xiàn)檔案管理方式大改變的體現(xiàn)。集約化管理模式體現(xiàn)了房地產(chǎn)登記檔案的管理思路從注重微觀向關(guān)注宏觀的轉(zhuǎn)變，集約化管理要求從整體上把握和梳理房地產(chǎn)登記檔案的管理工作，從過去專注于檔案的“業(yè)務(wù)”向重視更宏觀的“管理體制”轉(zhuǎn)變。

集約化管理還將影響對房地產(chǎn)登記檔案的利用工作。過去的檔案利用部門將會逐步轉(zhuǎn)為“信息咨詢部”，從直接提供檔案原件轉(zhuǎn)變成向利用者提供檔案信息、檔案專業(yè)知識以及檔案檢索途徑。工作重點也將轉(zhuǎn)變成編制各種專題資料，有針對性地提供信息，并開展專題性資料服務(wù)，使“你查我供”這種被動的檔案提供方式改變?yōu)橐环N雙向式的交流。

2 房地產(chǎn)登記檔案集約化管理的實現(xiàn)途徑

2.1 建立房地產(chǎn)登記檔案集約化管理制度

我國自2000年以來，房地產(chǎn)市場蓬勃發(fā)展，商品房交易登記量呈指數(shù)級上升。就房地產(chǎn)登記檔案而言，現(xiàn)在每天都會產(chǎn)生大量的房產(chǎn)信息數(shù)據(jù)和各種材質(zhì)的檔案資料，檔案的載體形式有紙質(zhì)的、影像的和電子的。據(jù)不完全統(tǒng)計，上海每年新產(chǎn)生房地產(chǎn)登記檔案就超過100多萬卷。隨著越來越多的檔案產(chǎn)生，舊檔案管理體制已無法滿足現(xiàn)實的需要。沒有與時俱進的、適合新情況的房地產(chǎn)專業(yè)檔案管理的體制建設(shè)，檔案管理部門只是按照檔案產(chǎn)生部門的業(yè)務(wù)要求和滯后的檔案管理制度被動地管理檔案，必定會給檔案的保管和利用造成極大不便。

（1）建立規(guī)范的房地產(chǎn)登記檔案管理辦法。2001年的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》對城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進行了定義，并對收集、整理、歸檔及歸檔后的管理和利用做出了規(guī)定。2012年的《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》對房地產(chǎn)登記過程中產(chǎn)生的檔案做了明確規(guī)定，稱其為房地產(chǎn)登記檔案，并對存檔范圍、紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理和利用進行了規(guī)范。

按照上述文件規(guī)定，我們需要建立規(guī)范的、符合實際情況的房地產(chǎn)登記檔案管理辦法。首先，專業(yè)檔案都應(yīng)有明確的名稱，不能出現(xiàn)同一種檔案在不同部門出臺的辦法中名稱不一致的現(xiàn)象。其次，應(yīng)明確房地產(chǎn)登記檔案的分類和歸檔范圍，確定哪些資料必須歸檔，還應(yīng)確定房地產(chǎn)登記檔案在收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范制度，明確電子檔案的管理標準。

（2）建立標準化的房地產(chǎn)登記檔案目錄。標準化的房地產(chǎn)登記檔案目錄是對房地產(chǎn)登記檔案的歸檔范圍所做的統(tǒng)一，是建立統(tǒng)一的房地產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫的前提，可為實現(xiàn)檔案資源的高度共享打下堅實的基礎(chǔ)。建立標準化的房地產(chǎn)檔案目錄，先要明確檔案的分類，編制符合房地產(chǎn)專業(yè)檔案目錄體系的檔號，包含全宗信息、分類年度和案卷編號，再確定每類檔案的歸檔范圍。

（3）建立標準化的房地產(chǎn)登記檔案管理流程。目前，房地產(chǎn)登記檔案管理是典型的事后管理，業(yè)務(wù)辦理結(jié)束后，紙質(zhì)檔案才能歸檔，然后再進行數(shù)字化處理。具體流程：①登記受理材料;②登記審核;③登記發(fā)證程序完成之后，再對房地產(chǎn)登記資料進行核對;④資料整理;⑤資料掃描;⑥資料裝訂;⑦資料歸檔。在實務(wù)操作上，申請人領(lǐng)取“房地產(chǎn)權(quán)證”或“房地產(chǎn)登記證明”，登記機構(gòu)收回已辦理領(lǐng)證簽收手續(xù)的“收件收據(jù)”，放入登記資料袋。上海房地產(chǎn)登記檔案管理采用“一號一卷”方式，以申請業(yè)務(wù)時得到的編號組成一卷，但往往是一個編號統(tǒng)管兩項業(yè)務(wù)內(nèi)容，因此，有可能一卷檔案包含兩項業(yè)務(wù)。

2.2 改革現(xiàn)有房地產(chǎn)登記檔案管理方式

房地產(chǎn)登記檔案一般采用屬地管理方式，因此產(chǎn)生各行政區(qū)各自為政的情況。根據(jù)對上海房地產(chǎn)登記檔案存放點的統(tǒng)計可以看出，由于各管理部門設(shè)置上的差異，房地產(chǎn)登記檔案的保管、整理部門與查閱、接待部門都不在同一地點辦公。給檔案管理造成諸多不便? 如資料調(diào)閱速度慢，且查閱后無法及時歸還，還有可能在一定程度上對房地產(chǎn)登記檔案造成損壞或?qū)е氯笔У取?/p>

（1）改變房地產(chǎn)登記檔案紙質(zhì)檔案的管理方式。以上海浦東新區(qū)為例，由于庫房緊張、房地產(chǎn)登記檔案存放點分散，矛盾最為突出，除了將交易中心所在的房地大廈B2及15樓用于存放房地產(chǎn)登記檔案外，其余檔案分別存放在浦東新區(qū)檔案局，東昌電信大樓辦公樓、原南匯區(qū)房地產(chǎn)交易中心、原南匯區(qū)建設(shè)局內(nèi)，查閱人調(diào)閱檔案普遍需要預(yù)約登記。

（2）應(yīng)統(tǒng)一房地產(chǎn)登記檔案紙質(zhì)檔案的管理部門。目前房地產(chǎn)登記檔案大部分由不動產(chǎn)登記中心保管，有些過渡階段由交易中心保管，也有的由檔案部門單獨保管，或者職能部門與檔案部門共同保管。因此，應(yīng)明確管理職責，不能出現(xiàn)多頭管理的情況。房地產(chǎn)登記檔案的產(chǎn)生部門和保管部門應(yīng)適時分離，由檔案管理部門承擔房地產(chǎn)檔案的保管和利用職能，房地產(chǎn)登記機構(gòu)對專業(yè)檔案管理具有指導(dǎo)和監(jiān)督職能。

（3）應(yīng)整合資源，實現(xiàn)房地產(chǎn)登記檔案的分片管理?，F(xiàn)行檔案管理體制要求每一立檔單位都建立獨立的檔案室，配備檔案人員，開展本單位的檔案工作。整合現(xiàn)有的人員，庫房資源，重新規(guī)劃，采取房地產(chǎn)登記檔案由檔案管理部門分片管理的方式，以全市房地產(chǎn)登記職能部門的檔案管理機構(gòu)為中心，按照地域和庫房設(shè)施情況，設(shè)置幾處房地產(chǎn)登記檔案的分中心。這樣既統(tǒng)一又分散的管理方式，不僅統(tǒng)一了全市的檔案管理，也相對分散了紙質(zhì)檔案的存放地，有利于紙質(zhì)檔案的安全有效管理。

（4）建立房地產(chǎn)登記檔案電子檔案的管理規(guī)范。上海自2005年開始，市房地產(chǎn)交易中心統(tǒng)一組織了全市存量房地產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化工作，對歷史遺留的檔案進行了集中式的掃描加工。自 2008 年起，由各區(qū)房地產(chǎn)交易中心組織開展增量檔案的掃描工作。目前，每年的增量房地產(chǎn)登記檔案，及時完成數(shù)字化工作。

3 房地產(chǎn)登記檔案管理的構(gòu)想

3.1 介紹國際上的先進做法——建立文件中心

美國聯(lián)邦政府檔案管理模式值得研究和借鑒。盡管美國作為聯(lián)邦制國家，全國實行分散式的檔案管理體制，即聯(lián)邦檔案機構(gòu)無權(quán)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督地方檔案工作，也無權(quán)干涉私人企業(yè)和社會團體的檔案事務(wù)。但在聯(lián)邦政府系統(tǒng)內(nèi)，檔案是高度集中統(tǒng)一管理的。即聯(lián)邦政府檔案行政領(lǐng)導(dǎo)中心——國家檔案與文件署，通過自己內(nèi)部各個職能部門，即國家檔案館、聯(lián)邦文件中心。聯(lián)邦登記處?？偨y(tǒng)圖書館等.接收和集中保管所有聯(lián)邦政府機關(guān)的文件和檔案，甚至在大多數(shù)國家都設(shè)有永久性機關(guān)檔案館的國防部和外交部的檔案也不例外。這種集約化管理模式的好處主要有：一是確保聯(lián)邦政府檔案資源的完整和安全;二是減少大量的重復(fù)投入和不必要的浪費;三是全面實現(xiàn)文件檔案信息資源的共享利用。特別值得一提的是美國聯(lián)邦文件中心，該中心隸屬于聯(lián)邦檔案文件署，它的作用主要是把聯(lián)邦政府各單位形成的且未達到進館年限的文件檔案集中起來，實行統(tǒng)一管理。國際檔案理事會對幾十個成員國進行調(diào)查后，評價文件中心是保存半現(xiàn)行文件（指未公開文件）的最經(jīng)濟、最令人滿意的現(xiàn)代新型文件管理機構(gòu)。

3.2 借鑒國際先進做法——建設(shè)房地產(chǎn)專業(yè)檔案館

房地產(chǎn)登記檔案是典型的半現(xiàn)行文件，參照國際上的先進做法，應(yīng)通過建立房地產(chǎn)專業(yè)檔案館（即所謂的文件中心），改革紙質(zhì)檔案的管理模式，建立紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理規(guī)范，變分散管理為集中管理充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，突破行業(yè)、部門、單位行政隸屬關(guān)系的限制，實現(xiàn)房地產(chǎn)登記檔案集約化管理。由于房地產(chǎn)專業(yè)檔案館將突出對半現(xiàn)行文件實行社會化、集約化和專業(yè)化管理的特點，因此，專業(yè)檔案館的建立既可以減輕各文件形成單位的負擔，又可以減輕檔案主管部門的工作量，既能夠承擔起半現(xiàn)行文件的科學管理，方便形成單位的查找利用，又符合“高精簡”節(jié)約的原則，成效顯著。

參考文獻

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