淺談檔案管理中信息技術(shù)的使用

摘 要：檔案管理在管理工作中占據(jù)重要地位，因此，了解在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的必要性，以及信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，有助于加強(qiáng)檔案管理信息化，促進(jìn)檔案管理水平和質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息技術(shù);具體應(yīng)用

在管理系統(tǒng)中，檔案管理是必不可少的一個管理環(huán)節(jié)，有效的檔案管理可以增加決策的科學(xué)性與時效性;但是經(jīng)濟(jì)和科技的飛速發(fā)展，導(dǎo)致需要進(jìn)行管理的檔案信息數(shù)量越來越多，檔案內(nèi)容也越來越復(fù)雜，檔案管理工作越來越艱難;因此檔案管理需要改革創(chuàng)新，要結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)改變檔案管理流程，從而提高檔案管理效率，確保檔案完整保存。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高了檔案管理的自動化和信息化程度，不僅僅增加檔案管理的效率，還有效降低檔案管理中的成本，有利于促進(jìn)檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

1 在檔案管理中使用信息技術(shù)的必要性

1.1 信息技術(shù)讓檔案管理更加高效便捷

傳統(tǒng)的檔案管理方式在應(yīng)對現(xiàn)如今海量的檔案信息時，會面臨工作繁瑣復(fù)雜的局面，影響檔案管理工作的效率，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)可有效改善檔案工作的工作現(xiàn)狀，讓檔案管理更加高效和便捷。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，管理人員需要依靠人工進(jìn)行記錄、分類以及整理，不僅僅有工作量巨大，人力物力消耗嚴(yán)重的問題，還會經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容遺失或者檔案信息不全面的問題，影響檔案管理工作的質(zhì)量;信息技術(shù)可以通過自動化手段對檔案進(jìn)行分類整理，并且對有內(nèi)容不完整或者遺失的檔案進(jìn)行提示，減少檔案管理工作人員的工作量，提高工作效率，讓檔案管理工作更加高效便捷。

1.2 信息技術(shù)讓檔案管理更加專業(yè)系統(tǒng)

信息技術(shù)可以讓檔案管理更加專業(yè)化和系統(tǒng)化，傳統(tǒng)檔案管理模式在管理海量檔案信息時，容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理的專業(yè)性和系統(tǒng)性，信息化技術(shù)可以對檔案進(jìn)行科學(xué)有序的分類和整理，讓檔案系統(tǒng)更加專業(yè)和和系統(tǒng)。傳統(tǒng)檔案管理更多以紙質(zhì)形態(tài)進(jìn)行保存，導(dǎo)致部分影音資料不能及時歸類和收藏，影響檔案管理以及保存過程中的完整性;信息技術(shù)可以有效解決上述問題，通過將檔案紙質(zhì)部分轉(zhuǎn)化成電子信息的方法，紙質(zhì)檔案和影音資料可以形成一個整體，有利于檔案的完整保存和管理，可以促進(jìn)檔案管理朝著更加專業(yè)和系統(tǒng)的方向發(fā)展。

1.3 信息技術(shù)讓檔案更加易于查閱共享

將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以讓檔案更加易于查閱和共享，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢和調(diào)取的時間，提高檔案使用效率。通過檔案查閱軟件，可以清晰查看檔案的編目，并且對基礎(chǔ)信息有所了解;當(dāng)需要調(diào)取檔案進(jìn)行詳細(xì)查閱時，在網(wǎng)絡(luò)上便可完成申請和檔案信息傳遞，不僅僅減少檔案借閱申請、查詢、傳遞和歸檔的環(huán)節(jié)和時間，還減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借出后容易遺失的問題，同時信息化的檔案可以給檔案編輯提供更大的便利，方便管理人員對檔案進(jìn)行及時更新。

2 信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

2.1 信息技術(shù)在檔案搜集中的應(yīng)用

在實現(xiàn)檔案信息化管理過程中，將信息技術(shù)引入到檔案管理系統(tǒng)中，有效提升了檔案搜集速度。檔案管理中心可以通過使用掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成圖片，對快速推動檔案管理信息化有重大幫助，而且越來越成熟的文字識別系統(tǒng)，還可以將圖片上面的文字進(jìn)行識別，便于對檔案進(jìn)行修改和更正;信息技術(shù)還擁有很強(qiáng)大的信息存儲能力，能夠大幅度節(jié)約檔案存儲的空間，并且延長檔案保存時間。

2.2 信息技術(shù)在檔案分類整理中的應(yīng)用

現(xiàn)階段的檔案信息量越來越大，檔案種類越累越多，老舊的檔案管理模式需要消耗大量成本才能完成檔案管理工作，而且還容易出現(xiàn)信息不完整的問題，信息技術(shù)的出現(xiàn)，幫助檔案管理工作者簡化了工作內(nèi)容。將信息技術(shù)和檔案管理有機(jī)結(jié)合，可以讓檔案管理工作者只需要在相關(guān)設(shè)備上進(jìn)行操作，就可以通過信息技術(shù)快速且準(zhǔn)確的對檔案進(jìn)行分類整理，并且還可以根據(jù)時間、部門、內(nèi)容等諸多不同的條件進(jìn)行分類整理，工作效率和工作質(zhì)量大幅度提高。

2.3 信息技術(shù)在檔案查閱過程中的應(yīng)用

信息技術(shù)給檔案查閱方式帶來極大的轉(zhuǎn)變，讓檔案查閱更加方便和清晰。已經(jīng)完成檔案信息化的檔案管理單位都會提供檔案網(wǎng)絡(luò)查閱服務(wù)，有需要的人可以通過查閱軟件對該檔案館的檔案進(jìn)行查詢，不僅僅可以定點查詢，還可以通過關(guān)鍵詞查詢，而且檔案系統(tǒng)中各種分類信息明確清晰，縮減了查閱者的查閱時間，從最大程度節(jié)約了檔案管理工作者和檔案查閱者的精力。

2.4 信息技術(shù)在檔案編輯調(diào)取中的應(yīng)用

在傳統(tǒng)的檔案編輯過程中，需要先查找到相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，然后對檔案進(jìn)行修改，修改完成后還需要重新歸檔，如此才能完成檔案的修改和編輯工作;依托于現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，可以對檔案實行方便快捷的修改。管理人員可以通過檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫對需要修改的檔案進(jìn)行檢索，然后通過計算機(jī)等設(shè)備完成檔案修改，檔案會在修改完成后自動保存并且歸檔。信息技術(shù)除了可以提供強(qiáng)大的檢索功能外，還可以實現(xiàn)檔案的快速調(diào)取;當(dāng)查閱者在找到自己需要的檔案后，只要能提供相應(yīng)的權(quán)限證明，就能直接獲取檔案的電子版本，不僅僅實現(xiàn)了檔案的借閱，還能避免原檔案借出后的遺失問題，有利于檔案的完整保存。

3 結(jié)語

實現(xiàn)檔案管理信息化是經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的必然趨勢，將信息技術(shù)和檔案管理相互結(jié)合，有助于提升檔案管理效率，增加檔案管理專業(yè)性和系統(tǒng)性，同時讓檔案查閱更加便利。本文通過闡述信息技術(shù)在檔案搜集、分類整理、查閱以及編輯調(diào)等方面的具體應(yīng)用，淺析信息技術(shù)在促進(jìn)檔案高效管理及完整保存方面的重要意義。

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作者簡介：秦軍艷（1977-），女，漢，河南省焦作市修武縣人，本科，館員，修武縣檔案史志館，研究方向：檔案管理。