探析檔案管理工作中的檔案收集現(xiàn)狀及其措施

劉潔

【摘 要】 檔案收集是開展檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是保證后續(xù)檔案管理工作得以順利進行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?；诖?，本文闡述了檔案收集的重要性，對檔案管理工作中的檔案收集現(xiàn)狀及其措施進行了探討分析，旨在保證檔案的完整準(zhǔn)確。

【關(guān)鍵詞】 檔案收集 重要性 檔案管理工作 現(xiàn)狀 措施

檔案對社會經(jīng)濟發(fā)展具有重要影響，其是活動的真實紀(jì)錄，具有重要參考價值。因此為了充分發(fā)揮檔案的功能作用，以下就檔案管理工作中的檔案收集現(xiàn)狀及其措施進行了探討分析。

1.檔案收集的重要性

檔案收集最終目標(biāo)是指導(dǎo)工作的正常開展，進一步查考歷史事件。檔案收集就是把各個部門有參考價值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發(fā)揮查考作用。

2.檔案管理工作中的檔案收集現(xiàn)狀分析

社會經(jīng)濟變化發(fā)展的同時，對檔案管理利用有了更高要求，檔案收集所呈現(xiàn)出來的現(xiàn)狀問題也日益突出，檔案資料收集不及時、不齊全、不合要求等現(xiàn)象比比皆是。當(dāng)前各類文件、資料的數(shù)量及種類日益增多，圖片及影像檔案資料的信息量不斷加大，檔案收集的領(lǐng)域跨度較大，致使檔案收集的任務(wù)極為繁重，而現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大量電子文檔的出現(xiàn)及應(yīng)用，形式多樣的保存格式及更新快速的軟件等運用，也增加了檔案收集的難度。而在實際工作開展中，檔案管理意識不強、檔案管理制度的不完善等影響，在一定程度上影響了檔案收集質(zhì)量。

3.檔案管理工作中的檔案收集措施

3.1增強檔案收集意識。檔案收集的枯燥性和乏味性也使得工作人員容易產(chǎn)生對工作本身的厭惡和質(zhì)疑，從而導(dǎo)致在進行檔案收集中難以形成較為積極的心態(tài)和意識，在這一點上就需要提高檔案管理收集階段工作人員的工作熱情。工作任務(wù)本身是具有一定的規(guī)范和原則，因此從工作內(nèi)容和性質(zhì)本身出發(fā)進行的調(diào)整往往難以形成較大規(guī)模和較為持久的影響。因此需要對檔案收集人員進行人為主觀意識的調(diào)整，需要檔案收集人員能夠在良好適應(yīng)檔案收集的基礎(chǔ)上進行積極性的調(diào)整，使得工作人員能夠在工作中發(fā)現(xiàn)一定的人生價值和人生樂趣。而要在枯燥的工作任務(wù)中發(fā)現(xiàn)樂趣便需要工作人員能夠明晰檔案收集在社會經(jīng)濟發(fā)展中的重要作用，需要管理者及時利用職工培訓(xùn)機會來促進職工對于自身工作的認(rèn)同，包括在培訓(xùn)時引入檔案收集的各種重要用途，并通過收集不同形式和內(nèi)容的檔案來證明檔案收集的重要性。另外還需要注意的是檔案收集講究針對性和準(zhǔn)確性，缺乏準(zhǔn)確和針對性的檔案收集則容易使得身處其中的工作人員缺乏目標(biāo)而難以持續(xù)保持工作熱情。

3.2健全檔案收集歸檔制度。完善的檔案收集歸檔制度可以為檔案資料收集工作提供重要保證，因而在新形勢下，企事業(yè)單位應(yīng)與時俱進，根據(jù)自身實際不斷改進原有檔案管理制度，科學(xué)地予以完善，制定切實可行的檔案收集時間、歸檔質(zhì)量要求、檔案定期移交制度和聯(lián)系催交制度、注意事項，確定檔案收集的范圍等，凡是能反映并記述單位生產(chǎn)經(jīng)營管理活動且具有保管價值的圖紙、圖表、文字資料、計算資料、照片、圖片、錄像、錄音等文件資料都應(yīng)列入收集歸檔范圍之中。在落實收集歸檔范圍及時間之后，檔案管理人員應(yīng)了解并掌握檔案資料信息，及時催交檔案資料，規(guī)避資料的漏交、少交或者不交現(xiàn)象，以確保檔案收集能合理有序地開展。檔案資料的歸檔也應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，保證文件材料在移交時完整和齊全，期限準(zhǔn)確，并確保材料所用的紙張、書寫格式、排列符合規(guī)范，檔案管理人員在收集并接收文檔后，按照檔案材料內(nèi)容合理進行登記、分類、編目，按標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一編號，裝訂完整，依次擺放，保證案卷的整齊美觀，便于查閱和利用。

3.3提高檔案收集效率?，F(xiàn)階段檔案形式和內(nèi)容比較復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化趨勢，檔案收集和整理工作也存在一定的難度，所以導(dǎo)致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案收集管理工作，督促各個部門進行溝通，加強交流，以此推動檔案收集和管理工作的順利開展。因為缺乏合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加上缺乏統(tǒng)一的管理模式，所以導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面。由于缺乏合理的管理機制約束檔案管理工作，導(dǎo)致檔案整合工作難以和標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務(wù)，通過多種途徑收集檔案信息，加強和各個部門的溝通和交流，及時上交需要歸檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性。

3.4合理運用先進技術(shù)。目前利用計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行檔案收集已經(jīng)成為檔案管理工作的常態(tài)，與檔案管理工作中強調(diào)前臺技術(shù)支持的搜尋和管理功能有所不同，檔案收集更加強調(diào)了技術(shù)支持系統(tǒng)的后臺服務(wù)，要求在檔案收集時，將不同形式的內(nèi)容利用不同方法歸納成文字檔案。當(dāng)然在某些特殊情況下以及缺乏編輯成為文字的情形下便可以僅僅保留原始數(shù)據(jù)狀態(tài)，但能夠形成文字版檔案的內(nèi)容則需要盡可能編輯成為文字。檔案收集中需要注意的技術(shù)還包括了利用不同平臺進行活動過程的收集，現(xiàn)如今很多事件的發(fā)生呈現(xiàn)著易逝的狀態(tài)，也就是說在缺乏系統(tǒng)整理過程的基礎(chǔ)上事件就可能戛然而止，而在這種情況下進行檔案收集則具有一定的困難，類似的檔案收集困難還有很多年代久遠的檔案收集，在部分情況下需要使用年代久遠的事件發(fā)生經(jīng)過和具體內(nèi)容，相對于現(xiàn)階段形成的及時的網(wǎng)絡(luò)編輯記錄，傳統(tǒng)檔案管理階段造成的檔案收集進程不足的彌補工作是較為困難，因此必須提升收集技術(shù)水平。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理過程中，為了發(fā)揮檔案的功能作用，從業(yè)人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案時間和類型整理好檔案。通過與檔案管理實際狀況相結(jié)合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，從而發(fā)揮檔案的功能作用。

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