新時期財務(wù)檔案信息化管理論述

摘 要：本文分析了新時期財務(wù)檔案信息化管理的特點、優(yōu)勢、內(nèi)容及現(xiàn)狀，并針對新時期財務(wù)檔案信息化管理的實際，提出了財務(wù)檔案信息化管理的對策建議，對提升財務(wù)檔案信息化管理水平，適應(yīng)新時代信息技術(shù)發(fā)展應(yīng)用等具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案;檔案信息化;檔案管理

概述

財務(wù)檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映，包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，財務(wù)檔案與信息技術(shù)應(yīng)用日趨緊密，以磁性介質(zhì)存儲的財務(wù)核算專業(yè)材料，容納了電子會計憑證、電子會計賬簿和電子報表等記載和體現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史材料，呈現(xiàn)出信息化管理形態(tài)。因此，新時期，要不斷提升財務(wù)檔案信息化管理水平，積極適應(yīng)信息時代技術(shù)發(fā)展新需要。

1 財務(wù)檔案信息化管理特點及優(yōu)勢

財務(wù)檔案信息化是以磁性介質(zhì)作為存儲形式的財務(wù)核算專業(yè)材料，包括電子會計憑證、電子會計賬簿、電子會計報表，以及其他電子會計核算材料。一方面，傳統(tǒng)的財務(wù)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧?wù)電子信息，實現(xiàn)以電子介質(zhì)為形態(tài)的財務(wù)檔案管理內(nèi)容，存儲于磁盤、光盤、移動介質(zhì)中，票據(jù)、憑證、賬簿及報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料為虛擬數(shù)據(jù)模式;另一方面，財務(wù)檔案信息化存儲，利于財務(wù)信息計算、分析、傳輸和利用，財務(wù)檔案管理效率和質(zhì)量顯著提升。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)財務(wù)檔案管理相比，財務(wù)檔案信息化管理模式具有顯著優(yōu)勢：首先，便于管理和保護財務(wù)檔案。財務(wù)檔案信息化作為一種新的管理形態(tài)，主要是將各種財務(wù)數(shù)據(jù)信息進行計算機化管理，易于修正、拷貝、重置，也便于財務(wù)信息的糾錯、攜帶和傳輸;其次，財務(wù)檔案信息化是利用計算機等信息技術(shù)實現(xiàn)財務(wù)信息的管理，便于財務(wù)信息的統(tǒng)計、分析和計算;再次，實現(xiàn)實時財務(wù)信息共享。信息技術(shù)與移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用相結(jié)合，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息資源共享和快速查詢、傳輸，有利于傳統(tǒng)形態(tài)檔案保護，以及財務(wù)信息的共享。

2 財務(wù)檔案信息化管理內(nèi)容及現(xiàn)狀

財務(wù)檔案信息化管理主要內(nèi)容或主要工作包括：一是財務(wù)數(shù)據(jù)信息整理。財務(wù)檔案信息的數(shù)字化是整個財務(wù)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形態(tài)向數(shù)字信息形態(tài)轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的自動存儲、查詢、處理和管理，在此基礎(chǔ)上建立專門的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。二是財務(wù)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。財務(wù)數(shù)據(jù)信息整理是財務(wù)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，而財務(wù)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)則是發(fā)揮財務(wù)檔案信息化管理的重要手段。建立健全財務(wù)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，一方面，要及時將財務(wù)行為產(chǎn)生的檔案信息錄入至檔案數(shù)據(jù)庫，確保財務(wù)檔案信息的完整、準(zhǔn)確;另一方面，要積極利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，暢通財務(wù)部門與檔案管理部門間的信息聯(lián)系，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息互聯(lián)互通。三是財務(wù)檔案系統(tǒng)建設(shè)。根據(jù)財務(wù)檔案管理的實際特點及現(xiàn)實需要，利用計算機技術(shù)、信息軟件技術(shù)，以及人工智能技術(shù)等，建立健全財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，搭建財務(wù)檔案信息化管理平臺。

目前，財務(wù)檔案信息化管理的問題主要表現(xiàn)在：一是財務(wù)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)缺乏。缺乏具體的財務(wù)檔案信息化管理頂層設(shè)計和領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門與財務(wù)部門、其他部門間缺乏有效溝通和銜接;二是財務(wù)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，財務(wù)檔案信息化管理對標(biāo)準(zhǔn)的要求更高。統(tǒng)一的財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)是做好財務(wù)檔案信息化管理的重要保障。如，財務(wù)檔案信息化應(yīng)滿足《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》等。三是財務(wù)檔案信息化管理人才缺乏。隨著會計電算化的普及和應(yīng)用，加快了財務(wù)檔案信息化管理應(yīng)用發(fā)展趨勢。檔案管理人員的信息化水平難以滿足新時期財務(wù)檔案信息化管理的需要，信息技術(shù)、財務(wù)知識缺乏，影響了財務(wù)檔案信息化建設(shè)進程。

3 財務(wù)檔案信息化管理對策及建議

針對財務(wù)檔案信息化管理的內(nèi)容、特點及現(xiàn)狀，應(yīng)從夯實基礎(chǔ)、注重應(yīng)用和素質(zhì)提升等方面不斷提升財務(wù)檔案信息化管理水平。

一方面，要夯實財務(wù)檔案信息化基礎(chǔ)。根據(jù)財務(wù)檔案信息化管理實際需要，積極采購相關(guān)的檔案管理軟件和硬件。如，購買正版的財務(wù)檔案管理軟件，與財務(wù)管理軟件實現(xiàn)互聯(lián)互通，相互兼容，滿足財務(wù)檔案實時收集、歸檔需要。加大計算機等信息技術(shù)應(yīng)用設(shè)備的采購，為財務(wù)檔案信息化管理提供平臺和技術(shù)支持。此外，要確保財務(wù)檔案信息安全，建立健全財務(wù)檔案文件簽入、簽出制、安全日志制等，定期升級財務(wù)軟件系統(tǒng)，確保軟件性能兼容、穩(wěn)定。完善財務(wù)檔案信息化內(nèi)容。做好電算化會計檔案信息收集，注重財務(wù)檔案信息的實時錄入、整理、歸檔，不斷豐富財務(wù)檔案管理內(nèi)容。另一方面，要提升財務(wù)檔案信息化能力。根據(jù)財務(wù)檔案信息化管理的實際需要，加強財務(wù)檔案信息化管理業(yè)務(wù)素能提升，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、崗位練兵等形式，加強財務(wù)檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素能，尤其是計算機信息技術(shù)、財務(wù)知識的學(xué)習(xí)，建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理隊伍，為做好財務(wù)檔案信息化管理提供可靠人才支持和保障。

參考文獻

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作者簡介：賀迎暉（1979-），女，本科，漢族，湖南寧鄉(xiāng)人，主要從事房地產(chǎn)工程、財務(wù)檔案管理研究。