企業(yè)行政管理在企業(yè)管理中的作用分析

鐘坤新

中圖分類號： F272 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）06-110-01

摘 要 隨著市場經(jīng)濟發(fā)展形勢的不斷變化，企業(yè)日常運行時需要處理的工作內(nèi)容也更加復(fù)雜，做好行政管理可優(yōu)化人員工作質(zhì)量，加快辦公效率。本文將結(jié)合行政管理的必要性，討論規(guī)范行政管理體制、培養(yǎng)行政管理人才、重視企業(yè)文化建設(shè)、引用信息管理技術(shù)等創(chuàng)新策略，為提高管理水平，促進自身發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞 行政管理 企業(yè)管理 內(nèi)部控制

企業(yè)行政管理工作可被稱為企業(yè)運行過程中的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，通常是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)層，由專門部門負責(zé)實施與操作，行政管理內(nèi)容覆蓋企業(yè)各個部門，包括技術(shù)、生產(chǎn)、財務(wù)、銷售、設(shè)計開發(fā)等多個方面。企業(yè)行政管理工作需要依靠制度原則對企業(yè)開展職能調(diào)度，常用管理手段為：指示、規(guī)定、獎懲等。

企業(yè)行政管理的重要性

企業(yè)的日常經(jīng)營和管理工作復(fù)雜多樣，其中辦公室行政管理工作是較為重要、基礎(chǔ)的企業(yè)行政工作，企業(yè)要重視對辦公室行政管理工作的改革和創(chuàng)新。為了提高企業(yè)行政工作的管理效率，要結(jié)合企業(yè)的實際經(jīng)營情況，通過科學(xué)、規(guī)范的管理手段來落實企業(yè)的行政工作，管理內(nèi)容如圖1所示：

企業(yè)的辦公行政管理工作既提高了員工的工作質(zhì)量和工作效率，也符合了行政工作的發(fā)展潮流，在節(jié)約人力、物力的同時，降低了企業(yè)行政管理成本，提高了企業(yè)的行政管理水平，從而進一步促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)管理中運用企業(yè)行政管理的作用

（一）規(guī)范行政管理體制

傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代市場經(jīng)濟發(fā)展要求，很多企業(yè)內(nèi)部在進行行政管理工作時，都表現(xiàn)出：管理形式混亂、職能分配不平均、管理質(zhì)量差、員工普遍不重視等問題。行政管理工作無法體現(xiàn)出自身真正的價值，無法幫助提高企業(yè)運營效率以及員工工作質(zhì)量。因此，管理人員應(yīng)當(dāng)規(guī)范行政管理體制，完善行政辦公人員的業(yè)務(wù)流程，將員工作風(fēng)、績效考勤、監(jiān)督評價等工作融入其中，優(yōu)化現(xiàn)有資源管理效果。按照企業(yè)的實際經(jīng)理情況，分析員工的工作能力和性格特點，有針對性地制定行政管理制度，提高辦公室行政精細化管理的工作效率和工作質(zhì)量。同時，員工要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進行工作，規(guī)范自己的言行舉止。

（二）培養(yǎng)行政管理人才

目前，企業(yè)行政管理工作缺失主要表現(xiàn)在人員行政管理意識較差，很多企業(yè)管理者將工作重心放在生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)中。缺少對內(nèi)部控制的重視，在職的行政管理人員也未能對自身工作崗位和工作內(nèi)容形成科學(xué)、合理的認(rèn)知，自身工作能力有待加強，甚至還有一些行政人員是由其他部門人員兼職，工作專業(yè)性不強，認(rèn)為行政崗位是“閑職”，在工作期間對自我要求不嚴(yán)格，晉升意識不強。還有一些企業(yè)的行政管理人員是由一些即將退休人員擔(dān)任。崗位選拔缺少合理性，導(dǎo)致行政工作質(zhì)量不佳。企業(yè)內(nèi)部也因此形成一種“行政管理工作無關(guān)緊要”的風(fēng)氣，導(dǎo)致企業(yè)運行效率降低，行政管理工作逐漸走向集權(quán)化與松散化。如果不加以改正，企業(yè)內(nèi)部控制水平不斷下降，無法滿足企業(yè)發(fā)展趨勢及市場需求。為提高企業(yè)在經(jīng)濟市場中的核心競爭力，加快內(nèi)部管理進度，提高內(nèi)部管理質(zhì)量。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)重視行政工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，優(yōu)化現(xiàn)有人才選拔制度，通過考核、評選、投票等方式選拔行政工作人員，保證選拔過程的科學(xué)性、合理性、嚴(yán)肅性，優(yōu)化上崗人員隊伍的平均素養(yǎng)。另外，對已經(jīng)在職的行政工作人員要開展定期培訓(xùn)活動，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)集合“理論知識”與“實踐操作”兩方面設(shè)計。當(dāng)每階段的培訓(xùn)工作完成后，企業(yè)管理者需要針對培訓(xùn)內(nèi)容對員工考核，根據(jù)考核評價結(jié)果進行獎懲，刺激員工積極性，激勵其更好的投身工作。通過科學(xué)的人才建設(shè)，可有效提高企業(yè)人力資源利用率，使各個崗位員工都能發(fā)揮出自身最大價值[1]。

（三）重視企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化是企業(yè)在運行過程中累計下的獨有財富，每個企業(yè)自身的企業(yè)文化都具有獨特性。做好內(nèi)部文化建設(shè)有利于提高人員凝聚力，使企業(yè)精神得到更多的認(rèn)可與支持。企業(yè)文化也是行政管理工作的集中體現(xiàn)，例如，在企業(yè)社會宣傳活動、外部管理、企業(yè)價值觀建設(shè)等環(huán)節(jié)中，企業(yè)文化都起到了決定性作用。良好的企業(yè)文化不僅能激勵員工的積極性，同時還可以給企業(yè)帶來實際經(jīng)濟收益，增加每個員工的個人收益。提高員工對企業(yè)的自信息與認(rèn)同感，從內(nèi)部形成良好的風(fēng)氣。從外部來看，良好的企業(yè)文化對于企業(yè)在市場環(huán)境的發(fā)展也有促進作用，能夠讓更多人看到企業(yè)面貌，提高客戶對自身的依賴性，從而在市場中獲取更多客戶資源。因此需要在進行企業(yè)行政管理時，重視企業(yè)文化建設(shè)，加強理論與實踐的聯(lián)系，在實踐過程中，以文化建設(shè)為中心，以建立企業(yè)品牌為著力點，根據(jù)當(dāng)前市場環(huán)境與企業(yè)未來發(fā)展趨勢制定完成的企業(yè)文化制度，彰顯自身軟實力。

（四）引用信息管理技術(shù)

企業(yè)采用信息化技術(shù)實現(xiàn)行政管理工作已經(jīng)是必然趨勢，從上世紀(jì)80年代開始，全國范圍內(nèi)就已經(jīng)開始使用單機進行數(shù)據(jù)整理，工作內(nèi)容主要是打字和整理文件。90年代可以完成局域網(wǎng)信息共享操作，提高了企業(yè)內(nèi)部信息傳遞速度，各個部門之間的聯(lián)動效果變得更好。如今，大部分企業(yè)都開始使用廣域網(wǎng)，利用C/ S軟件或B/S軟件來混合建立管理結(jié)構(gòu)。隨著經(jīng)濟市場的發(fā)展，企業(yè)運營業(yè)務(wù)形式與業(yè)務(wù)種類也變得更加復(fù)雜，日常工作中需要處理的數(shù)據(jù)資料日漸增加，如果仍采用傳統(tǒng)的人工處理方式，數(shù)據(jù)的實時性與精準(zhǔn)性得不到保障。而計算機技術(shù)為企業(yè)的數(shù)據(jù)管理與文件傳輸提供了充分的支持，其應(yīng)用目的如圖2所示：

海量數(shù)據(jù)文件可以直接儲存在硬盤或云端中，方便工作人員隨時調(diào)用，提高了辦公速度，也節(jié)省了文件儲存成本。企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)多樣，以往信息指令都是由管理層下達，層層通知，而采用信息化管理手段后，企業(yè)的管理者與基層工作人員之間的交流變得更加密切，有利于各項工作的快速展開，員工可以及時得到工作要求，并提高工作效率，有利于優(yōu)化內(nèi)部行政管理結(jié)構(gòu)。例如，可以建設(shè)信息交流平臺，管理者在平臺上發(fā)出通知，實時傳達到每個員工，辦公流程更加精簡。另外，企業(yè)內(nèi)部有多個部門，不同部門日常負責(zé)的工作內(nèi)容也有所區(qū)別，但是每個部門之間仍有聯(lián)動性，在沒使用信息技術(shù)時，各個部門的交流比較少，存在信息壁壘，而使用信息管理平臺后，各個部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)通力合作，及時共享信息，提高辦公效率，加強相互之間的合作，為企業(yè)的發(fā)展提供積極作用[2]。

三、結(jié)語

綜上所述，為了順應(yīng)新時期背景下多變的經(jīng)濟市場環(huán)境，企業(yè)需要不斷提高自身核心競爭力，通過優(yōu)化內(nèi)部管理流程，提高整體工作效率，節(jié)省人力資源成本，讓每個員工都能充分發(fā)揮出自身最大價值，并使整個企業(yè)內(nèi)部養(yǎng)成科學(xué)的行政管理意識，自發(fā)投入其中，始終秉持創(chuàng)新精神與自主學(xué)習(xí)意識。

參考文獻：

[1]余湘，岳娟娟.新時期企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].知識經(jīng)濟，2020（7）：97-98.

[2]王婷.淺析加強行政管理改革在企業(yè)管理的重要作用和意義[J].知識經(jīng)濟，2020（4）：24+26.