高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制思考

包蘭英

摘 要：高校固定資產(chǎn)管理工作不僅需要合規(guī)更要有效，要不斷避免資產(chǎn)的流失，還要大大提高資產(chǎn)的有效使用性。本文以X大學(xué)固定資產(chǎn)審計為例，從內(nèi)部控制的角度剖析當(dāng)前高校固定資產(chǎn)管理工作，提出一系列的相關(guān)建議和意見，為全面提升高校資產(chǎn)管理工作質(zhì)量提供助力。

關(guān)鍵詞：高校;固定資產(chǎn)管理;內(nèi)部控制

一、引言

我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制主要從2012年開始實施，為了更加系統(tǒng)和科學(xué)的開展高校內(nèi)部控制工作，教育部2016年出臺了《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制指南（試行）》文件，對于高校內(nèi)部控制建設(shè)做出指導(dǎo)性意見。

X大學(xué)結(jié)合本校實際，出臺了內(nèi)部控制制度，但部分X大學(xué)管理人員對內(nèi)部控制的重要作用缺乏足夠的認(rèn)識，簡單將內(nèi)部控制看作是內(nèi)部財務(wù)控制工作，忽略了內(nèi)部控制的另一個重要組成部分――內(nèi)部管理控制，而內(nèi)部管理控制涉及的領(lǐng)域非常廣泛，幾乎除了內(nèi)部財務(wù)控制以外的都可以納入內(nèi)部管理控制，涉及采購管理、資產(chǎn)管理、工程項目管理、合同管理、附屬企業(yè)管理等各項業(yè)務(wù)在內(nèi)的管理控制。固定資產(chǎn)作為高校的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，通過高校固定資產(chǎn)審計，在固定資產(chǎn)管理工作暴露出一些問題，從高校內(nèi)部控制角度出發(fā)，要不斷完善固定資產(chǎn)的管理，從而不斷提升資產(chǎn)的價值，為高?？蒲泻徒虒W(xué)工作提供幫助。

二、X大學(xué)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

1.X大學(xué)固定資產(chǎn)采購流程

各二級學(xué)院和行政部門根據(jù)需要填寫采購申請表報國有資產(chǎn)管理處，國有資產(chǎn)管理處匯總采購申請，對重要或者資金重大的采購申請要召集有關(guān)部門和技術(shù)專家進(jìn)行論證，并由學(xué)校相關(guān)會議討論研究決定，以文件形式下達(dá)至國有資產(chǎn)管理處，國有資產(chǎn)管理處統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)備等固定資產(chǎn)的采購;根據(jù)相應(yīng)采購規(guī)模分別采取政府集中采購、部門集中采購或者學(xué)校分散采購;確定供貨單位后，由各申請單位負(fù)責(zé)與供貨商簽訂供貨合同;貨物交付驗收時，由各申請單位組織驗收，特殊儀器設(shè)備聘請專家進(jìn)行驗收，不符合要求的不予接收貨物。

2.X大學(xué)固定資產(chǎn)的日常管理

X大學(xué)的國有資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)全校所有固定資產(chǎn)的購置、驗收、維修、報廢，其中教學(xué)實驗設(shè)備由實驗設(shè)備中心主要負(fù)責(zé)管理。各行政部門和二級學(xué)院是固定資產(chǎn)管理二級單位有專職或者兼職資產(chǎn)管理員，負(fù)責(zé)本單位日常固定資產(chǎn)管理，與上級資產(chǎn)管理部門定期核對，建立本單位資產(chǎn)臺賬，報增、報損、報廢、維修等。資產(chǎn)使用人或部門是對所使用的資產(chǎn)進(jìn)行保管、維護(hù)，保證設(shè)施、設(shè)備正常使用。

3.X大學(xué)固定資產(chǎn)處置

使用人或部門提出申請，提供相關(guān)購置資料等，各二級學(xué)院或行政部門的專職或者兼職資產(chǎn)管理員統(tǒng)一匯總后報至國有資產(chǎn)管理處，國有資產(chǎn)管理處對待處置資產(chǎn)進(jìn)行評估、論證，提出處置意見，報主管校領(lǐng)導(dǎo)審批，對出售和報廢方式處置的資產(chǎn)，采取協(xié)商和公開拍賣等形式收取殘值并上交財務(wù)處，同時核減固定資產(chǎn)。

三、X大學(xué)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制方面存在以下問題

1.高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制理念不到位

學(xué)校實行了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的資產(chǎn)管理制度，但因?qū)潭ㄙY產(chǎn)內(nèi)部控制的重要性缺乏認(rèn)識，僅僅做到了制度上墻，部分人員重視，而各二級學(xué)院、行政部門、實驗室資產(chǎn)管理員沒有意識到固定資產(chǎn)管理對保護(hù)國有資產(chǎn)安全、提高固定資產(chǎn)利用率、提升學(xué)校綜合實力方面的意義。

2.控制活動已開展，缺乏相應(yīng)的執(zhí)行力

學(xué)校對固定資產(chǎn)的采購、驗收、處置等各個環(huán)節(jié)均有相關(guān)流程和審批制度。但通過內(nèi)部審計部門的審計發(fā)現(xiàn)，學(xué)校固定資產(chǎn)特別是實驗設(shè)備的驗收環(huán)節(jié)流于形式，教學(xué)實驗設(shè)備等的驗收往往只核對設(shè)備型號、外觀等，不能夠?qū)ζ湫阅苓M(jìn)行試用，導(dǎo)致有部分實驗設(shè)備驗收交付使用單位后，不能滿足使用單位的教學(xué)性能需求。

3.固定資產(chǎn)信息化程度不高

通過前期內(nèi)審部門對二級學(xué)院的審計發(fā)現(xiàn)，學(xué)校固定資產(chǎn)管理部門有其資產(chǎn)管理系統(tǒng)，但不能夠做到與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)、和各二級資產(chǎn)使用單位系統(tǒng)的無縫對接，加之財務(wù)部門、資產(chǎn)管理和使用部門未能做到定期核對相關(guān)賬簿、記錄、文件和實物，導(dǎo)致財務(wù)部門的入賬資產(chǎn)總是小于資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)總賬小于資產(chǎn)使用部門實際收到的資產(chǎn)，甚至出現(xiàn)固定資產(chǎn)使用半年之久還未入賬的情況。

各二級學(xué)院存在大量固定資產(chǎn)閑置，但有些學(xué)院的固定資產(chǎn)卻存在嚴(yán)重不足，閑置的固定資產(chǎn)不能夠在各個部門之間調(diào)配，造成資源的嚴(yán)重浪費。另外，二級學(xué)院有大量的已達(dá)到使用年限待報廢的固定資產(chǎn)，由于種種原因，不能及時上報學(xué)校資產(chǎn)管理部門進(jìn)行報廢固定資產(chǎn)處置。這些都不利于管理者摸清學(xué)?！凹业住?，進(jìn)而做出科學(xué)合理的決策。

4.固定資產(chǎn)采購合同簽訂不規(guī)范

第一，根據(jù)對各二級學(xué)院和行政部門的審計發(fā)現(xiàn)，X大學(xué)對于合同沒有歸口管理部門，一般都是誰采購誰簽合同，但在內(nèi)部審計過程中未見相關(guān)學(xué)校授權(quán)，致使合同的簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)了未經(jīng)授權(quán)而簽署的合同，可能會給學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險。

第二，合同模板大多是對方提供，學(xué)校各采購部門在此基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的修改，合同內(nèi)容未經(jīng)專業(yè)法律人員審查，可能存在合同不當(dāng)內(nèi)容和條款、重大疏漏，導(dǎo)致合同存在一定風(fēng)險隱患。

第三，合同簽訂相對滯后，審計過程中發(fā)現(xiàn)，個別二級學(xué)院的固定資產(chǎn)已驗收投入使用，但未見采購合同，逆程序操作隱藏一定的法律風(fēng)險。

第四，合同的執(zhí)行過程和執(zhí)行結(jié)果沒有有效的監(jiān)督，存在執(zhí)行合同過程中隨意簽訂補(bǔ)充協(xié)議的現(xiàn)象，學(xué)校實際利益得不到有效的維護(hù)。

四、高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的幾點建議

1.強(qiáng)化內(nèi)部控制意識，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

高校管理者要高度重視學(xué)校內(nèi)部控制特別是固定資產(chǎn)內(nèi)部控制建設(shè)，應(yīng)采取多種形式、通過多種渠道、最大范圍的宣傳固定資產(chǎn)內(nèi)部控制建設(shè)，重視國家政策法規(guī)、業(yè)務(wù)管理規(guī)定等的學(xué)習(xí)，在各個部門各個環(huán)節(jié)對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的重要性形成有效的認(rèn)識，做到固定資產(chǎn)內(nèi)部控制建設(shè)以中層干部為主導(dǎo)，全體教職工參與。進(jìn)一步梳理和完善固定資產(chǎn)采購制度、驗收制度、日常管理制度、清查和處置制度及其實施細(xì)則。

國有資產(chǎn)管理處作為高校固定資產(chǎn)管理部門，行使監(jiān)督、指導(dǎo)和管理職責(zé)，要做好固定資產(chǎn)內(nèi)部控制，就要優(yōu)化其職責(zé)，提升其地位。進(jìn)一步明確各部門各環(huán)節(jié)的職責(zé)，合理分工。財務(wù)處、國有資產(chǎn)管理處和各使用部門應(yīng)當(dāng)定期核對相關(guān)賬簿、記錄、文件和實物，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告和處理。

2.以高校智慧校園建設(shè)為契機(jī)，完善固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)

完善資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建固定資產(chǎn)管理信息共享平臺，建立健全固定資產(chǎn)賬簿登記制度和資產(chǎn)卡片管理制度，做好資產(chǎn)的統(tǒng)計、報告、分析工作，確保資產(chǎn)賬賬、賬實、賬卡相符，固定資產(chǎn)管理信息平臺應(yīng)與學(xué)校財務(wù)處、資產(chǎn)使用單位全面互聯(lián)互通，從而實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的動態(tài)管理，在學(xué)校層面對全校固定資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)配，以提高固定資產(chǎn)的利用率，減少由于閑置而造成的資源浪費。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理

進(jìn)一步梳理科學(xué)的固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程，明確各業(yè)務(wù)流程中所涉及的部門和單位以及他們的相關(guān)責(zé)任，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)銜接順暢，不相容崗位分離。流程的運(yùn)轉(zhuǎn)離不開人，固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程的有效運(yùn)轉(zhuǎn)對人員有更高的要求，不僅要有過硬的專業(yè)知識，還要有相應(yīng)的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制理論基礎(chǔ)和一定的風(fēng)險意識，

4.增強(qiáng)風(fēng)險意識，加大監(jiān)督檢查力度

高校應(yīng)重視風(fēng)險防控，建立健全風(fēng)險評估機(jī)制。各高校都有自己獨立的內(nèi)部審計部門，應(yīng)對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制從預(yù)算、可行性論證、采購、合同簽訂、驗收、日常維護(hù)、處置等各風(fēng)險環(huán)節(jié)，采取多種形式的監(jiān)督檢查，對高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制進(jìn)行評估，把固定資產(chǎn)內(nèi)部控制建設(shè)和執(zhí)行情況作為年終績效考核的重要指標(biāo)，對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中出現(xiàn)重大失誤，造成損失的，應(yīng)嚴(yán)格追責(zé)問責(zé)，同時，要做好業(yè)務(wù)流程、辦理進(jìn)度等的信息公開，接受群眾的監(jiān)督。

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（責(zé)任編輯：王文龍）