高校小額零星采購的信息化平臺(tái)探究

李淼邱雙 孫寧 賈沛

摘 要：為落實(shí)“放管服”改革，各高校制定了自主采購限額，在此限額以下的貨物采購可以由教職工自主完成。這類采購具有金額小、業(yè)務(wù)量大的特點(diǎn)，這種采購方式的推行無疑會(huì)增加相關(guān)部門的業(yè)務(wù)量，同時(shí)增加監(jiān)管的難度。在信息化已成為我國高等教育的發(fā)展趨勢(shì)下，分析高校小額零星采購業(yè)務(wù)流程，分析小額零星采購需要對(duì)接的部門，并初步搭建小額零星采購系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：高校;零星采購;信息化建設(shè);采購系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：F253 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? ?文章編號(hào)：1673-291X（2020）20-0139-02

近年來高校對(duì)于信息化的重視度逐步提升，但是通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)高校的小額零星采購的信息化系統(tǒng)普及程度并不高。因此，建立一套高效便捷、符合高校特點(diǎn)的采購系統(tǒng)，通過信息化平臺(tái)建設(shè)減輕零星采購有關(guān)部門業(yè)務(wù)量，同時(shí)通過大數(shù)據(jù)加強(qiáng)采購過程監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)小額零星采購全流程信息化，可以極大提升教職工采購體驗(yàn)。

一、高校小額零星采購執(zhí)行主體分析

目前各高校的小額零星采購業(yè)務(wù)基本相同，只是根據(jù)學(xué)校的管理方式的不同會(huì)有些許差異。采購依照?qǐng)?zhí)行主體的不同可分為采購人自行采購、二級(jí)單位采購及學(xué)校采購管理部門采購。

（一）采購人自行采購

由采購人依據(jù)需求分析采購貨品的相關(guān)指標(biāo)，核實(shí)采購預(yù)算，并由此開展采購活動(dòng)的前期調(diào)研。在獲取充足的調(diào)研信息后，采購人可在相關(guān)歸口職能部門的監(jiān)管下進(jìn)行備案登記，并自主開展采購活動(dòng)。由采購人整理技術(shù)參數(shù)并組織相關(guān)的論證會(huì)議，確定采購供應(yīng)商及采購貨品。

（二）二級(jí)單位采購

由采購人依據(jù)采購需求并核實(shí)采購預(yù)算展開前期調(diào)研工作。在獲取充分的調(diào)研信息后擬定采購需求，并將采購需求提交至二級(jí)單位。由二級(jí)單位組織采購程序，確定采購供應(yīng)商及采購貨品。

（三）學(xué)校采購管理部門采購

一般由采購人擬定采購需求，由采購人或采購人所處二級(jí)部門將采購需求提交至學(xué)校采購管理部門。由學(xué)校采購管理部門組織采購程序，確定采購供應(yīng)商及采購貨品。

以上幾種采購管理方式，其執(zhí)行進(jìn)度受多種因素制約，導(dǎo)致其執(zhí)行效率低下。且采購程序完成后一般還需進(jìn)行合同簽訂、國資建檔以及財(cái)務(wù)報(bào)銷等程序，其流程費(fèi)時(shí)費(fèi)力。因此，建立一套小額零星采購系統(tǒng)極有必要。

二、小額零星采購系統(tǒng)搭建基礎(chǔ)

小額零星采購系統(tǒng)要求能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)算信息的采集和管理，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)凍結(jié)與解凍，對(duì)采購業(yè)務(wù)完成后的國資入賬及財(cái)務(wù)報(bào)銷能夠?qū)崿F(xiàn)信息的接收與推送，實(shí)現(xiàn)從采購申請(qǐng)到支付結(jié)算全流程線上的采購管理系統(tǒng)。

（一）小額零星采購系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)

小額零星采購一般會(huì)涉及財(cái)務(wù)管理部門，屬于國有資產(chǎn)的還須在國有資產(chǎn)管理部門登記建檔。若財(cái)務(wù)管理部門及國有資產(chǎn)管理部門建成相關(guān)的管理系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)采購過程全信息化，提升采購效率，須打破各系統(tǒng)間的信息壁壘，將小額零星采購系統(tǒng)與相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接[1]。

1.財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

一般高校的財(cái)務(wù)管理部門都已建成財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，小額零星采購系統(tǒng)應(yīng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接以實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的核算、凍結(jié)、解凍及報(bào)銷等流程[2]。

2.國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)

國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)一般是高校對(duì)國有資產(chǎn)管理的系統(tǒng)，在采購流程進(jìn)行完驗(yàn)收后，一般應(yīng)將儀器設(shè)備在國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記入庫，登記入庫的儀器設(shè)備才可進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。與資產(chǎn)系統(tǒng)的對(duì)接可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息的接收與推送，減少資產(chǎn)信息的重復(fù)錄入。

（二）小額零星采購系統(tǒng)模塊

小額零星采購系統(tǒng)應(yīng)包括供應(yīng)商庫管理、采購審批管理、信息推送管理等多項(xiàng)模塊協(xié)同工作，才能實(shí)現(xiàn)小額零星采購過程的信息化。

1.供應(yīng)商庫

小額零星采購系統(tǒng)中的貨品應(yīng)為貨架產(chǎn)品，可入圍一批供應(yīng)商，由供應(yīng)商將相關(guān)的貨品上傳系統(tǒng)。模塊應(yīng)實(shí)現(xiàn)貨物信息的上傳、上架、下架、展示等基本功能。此模塊同時(shí)應(yīng)具有結(jié)算申請(qǐng)、發(fā)票傳遞等功能。

2.采購模塊

高校采購一般都采用相應(yīng)經(jīng)費(fèi)卡支付，不同經(jīng)費(fèi)卡有相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人。模塊可允許采購人在商品池中檢索相關(guān)商品，將相關(guān)商品下單，在下單的同時(shí)填寫經(jīng)費(fèi)卡以及相關(guān)信息。提交審核后應(yīng)對(duì)相應(yīng)經(jīng)費(fèi)卡的余額進(jìn)行校驗(yàn)，并依據(jù)經(jīng)費(fèi)以及審核部門等審核流程進(jìn)行線上審核。經(jīng)審核的采購申請(qǐng)?jiān)诠?yīng)商端提示，由供應(yīng)商做發(fā)貨等物流配送處理。同時(shí)可由采購人對(duì)供應(yīng)商的配送、貨品質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)估，信息匯總至供應(yīng)商庫模塊。

3.統(tǒng)計(jì)模塊

統(tǒng)計(jì)模塊包括對(duì)采購經(jīng)費(fèi)人統(tǒng)計(jì)、供應(yīng)商銷售統(tǒng)計(jì)、品目品牌統(tǒng)計(jì)、成交品目統(tǒng)計(jì)、成交品牌統(tǒng)計(jì)、供應(yīng)商評(píng)價(jià)統(tǒng)計(jì)、節(jié)能產(chǎn)品成交統(tǒng)計(jì)，通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)小額零星采購進(jìn)行分析，提升小額零星采購服務(wù)質(zhì)量。

4.監(jiān)察模塊

小額零星采購的過程中，一般高校有相關(guān)的部門進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)察模塊可以實(shí)時(shí)檢查貨物采購的環(huán)節(jié)，并調(diào)取各個(gè)環(huán)節(jié)的資料。

三、小額零星采購系統(tǒng)流程

小額零星采購系統(tǒng)在實(shí)際操作中應(yīng)依據(jù)實(shí)際采購貨品簡(jiǎn)化報(bào)銷流程，提升采購、入賬以及報(bào)銷效率。依據(jù)采購貨品的特征，可以將采購流程區(qū)分為需要入固定資產(chǎn)的貨品以及不需入固定資產(chǎn)的貨品。

（一）不需入固定資產(chǎn)的貨物

不需入固定資產(chǎn)的采購流程一般是采購人在系統(tǒng)中下單，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中審核，審核后凍結(jié)相關(guān)經(jīng)費(fèi);由電商發(fā)貨，采購人在系統(tǒng)中確認(rèn)收貨。在賬期時(shí)由供應(yīng)商提起結(jié)算申請(qǐng)，并將發(fā)票傳遞，由財(cái)務(wù)系統(tǒng)接收后財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算，解凍經(jīng)費(fèi)并報(bào)銷，并將結(jié)果反饋至采購系統(tǒng)。

（二）需要入固定資產(chǎn)的貨物

需要入固定資產(chǎn)的采購流程一般是采購人在系統(tǒng)中下單，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中審核，審核后凍結(jié)相關(guān)經(jīng)費(fèi);由電商發(fā)貨，采購人在系統(tǒng)中確認(rèn)收貨。收貨后相關(guān)信息推送至資產(chǎn)管理系統(tǒng)。待資產(chǎn)管理系統(tǒng)登記入賬后反饋信息，在賬期時(shí)由供應(yīng)商提起結(jié)算申請(qǐng)，并將發(fā)票傳遞，由財(cái)務(wù)系統(tǒng)接收后財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算，解凍經(jīng)費(fèi)并報(bào)銷，并將結(jié)果反饋至采購系統(tǒng)。

小額零星采購管理系統(tǒng)對(duì)高校采購的信息化建設(shè)具有重要的參考價(jià)值，系統(tǒng)的使用可以節(jié)省教職工的時(shí)間，極大提升教職工的采購體驗(yàn)，進(jìn)一步提高采購效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] ?何磬，吳冠儀.高校小額零星采購合同全過程管理[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2018，35（2）：268-272.

[2] ?寧萍，姜源.計(jì)算機(jī)軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2009，（10）：73-74.

Abstract：In order to carry out the reform of “releasing management service”，each university has formulated the quota of independent purchase，and the purchase of goods below this limit can be completed by the teaching staff independently.This kind of procurement has the characteristics of small amount and large volume of business，the implementation of this procurement method will undoubtedly increase the volume of business of relevant departments，and increase the difficulty of supervision at the same time.Under the informationization has become the development trend of higher education in our country，this paper analyzes the business process of small and sporadic procurement in colleges and universities，analyzes the departments that need to connect small and sporadic procurement，and initially sets up a small and sporadic procurement system.

Key words：universities;sporadic procurement;information construction;procurement system