數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用價(jià)值

湛晶

[摘 要] 信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)發(fā)展迅速，通過(guò)加強(qiáng)數(shù)字檔案管理建設(shè)，能夠促進(jìn)檔案管理水平的提升。對(duì)此，文章首先對(duì)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵進(jìn)行介紹，然后對(duì)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，并對(duì)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用策略以及創(chuàng)新要點(diǎn)進(jìn)行深入研究。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理；數(shù)字化技術(shù)；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在數(shù)字化時(shí)代，在檔案管理工作中，可融合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，創(chuàng)建檔案管理新模式和新機(jī)制。因此，在檔案管理工作中，必須加強(qiáng)對(duì)于數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的研究，有效提升數(shù)字化檔案管理工作價(jià)值。因此，對(duì)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行深入研究迫在眉睫。

一、檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵

在信息化建設(shè)中，對(duì)各類信息資源進(jìn)行科學(xué)合理的利用，并加強(qiáng)信息共享至關(guān)重要。在檔案資料管理中，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠有效提升檔案資源管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)各類檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，對(duì)于使用價(jià)值較高的檔案數(shù)據(jù)資料，可采用多媒體信息技術(shù)進(jìn)行電子化存取。在檔案資料數(shù)字化管理中，檔案管理系統(tǒng)可作為檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各類檔案資料進(jìn)行集合，存儲(chǔ)大量信息，使用者可根據(jù)實(shí)際需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)查找并獲取所需檔案信息，在對(duì)檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存和訪問(wèn)時(shí)，不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制。

檔案是十分重要的信息資源，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案資料管理中，為了更好地適應(yīng)信息化發(fā)展要求，必須高度重視對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的利用，充分發(fā)揮信息數(shù)字化功能，促進(jìn)檔案管理水平的提升[1]。

二、 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）經(jīng)濟(jì)效益高

在對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，采用機(jī)讀檔案模式，無(wú)需將傳統(tǒng)紙質(zhì)作為載體，不僅能夠有效節(jié)約檔案管理占地面積，同時(shí)還可節(jié)約檔案資料管理費(fèi)用，并且便于使用者及時(shí)查閱。

（二）辦公效率高

通過(guò)將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，能夠有效提升信息資料歸檔速度以及使用便捷性。比如，在對(duì)企業(yè)人事檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，管理對(duì)象為員工，流動(dòng)性較強(qiáng)，通過(guò)利用數(shù)字技術(shù)，可實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理，可提升數(shù)據(jù)查詢的便捷性，無(wú)須進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，即可詳細(xì)了解人事檔案實(shí)際情況。

（三）檔案利用率高

現(xiàn)如今，檔案資料類型越來(lái)越多，通過(guò)利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠有效提升檔案收集整理以及查詢的便捷性，使用者可根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)找出所需檔案，提升檔案資料查找和傳遞的高效性。

三、數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用

（一）引入網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)

通過(guò)將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，能夠有效提升檔案管理便捷性。對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)，可將其分為局域網(wǎng)和因特網(wǎng)兩種。局域網(wǎng)的作用是便于企業(yè)內(nèi)部溝通交流，有利于內(nèi)部工作人員實(shí)現(xiàn)資源共享，并且可對(duì)檔案資料進(jìn)行自動(dòng)化管理，提升檔案資料管理效率。因特網(wǎng)則針對(duì)所有能夠上網(wǎng)的用戶，因特網(wǎng)安全性和穩(wěn)定性較高，聯(lián)網(wǎng)用戶可根據(jù)實(shí)際需要查閱檔案資料，可在最大程度上利用檔案資源。因此，因特網(wǎng)的社會(huì)服務(wù)功能比較強(qiáng)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案管理中，可采用在線服務(wù)模式，使用者無(wú)須出門，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)即可查閱檔案資料，同時(shí)檔案管理人員也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行整理，并對(duì)檔案進(jìn)行匯編審核。需要注意的是，在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案資源管理時(shí)，必須高度重視安全防范問(wèn)題，要合理設(shè)置檔案數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)閱讀者進(jìn)行身份驗(yàn)證，避免其發(fā)生越權(quán)訪問(wèn)行為。

（二）縮微影像技術(shù)和數(shù)字影像技術(shù)的結(jié)合應(yīng)用

在各類檔案管理數(shù)據(jù)化技術(shù)中，縮微保存技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)明顯，保存時(shí)間長(zhǎng)，并且安全性較高?，F(xiàn)如今，縮微技術(shù)已逐漸被推廣應(yīng)用于檔案資料管理中，并且檔案管理部門對(duì)于縮微技術(shù)較為熟悉，可創(chuàng)建獨(dú)立系統(tǒng)。因此，在檔案管理數(shù)字化中，將縮微技術(shù)與數(shù)字影像技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，是檔案資料管理的重要發(fā)展方向。

（三）加強(qiáng)服務(wù)器建設(shè)

在檔案管理數(shù)字化中，根據(jù)檔案信息創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)至關(guān)重要，能夠?yàn)闄n案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。在創(chuàng)建檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，創(chuàng)建多種操作系統(tǒng)以及硬件平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可實(shí)現(xiàn)多任務(wù)以及多用戶同時(shí)操作，可將客服機(jī)器與服務(wù)器進(jìn)行有效結(jié)合，進(jìn)而創(chuàng)建完整的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。通過(guò)應(yīng)用該系統(tǒng)連接數(shù)據(jù)庫(kù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)Web鏈接軟件，用戶可根據(jù)實(shí)際需要從Web上獲取所需信息，在應(yīng)用IP時(shí)，IP之間可互聯(lián)，進(jìn)而構(gòu)成區(qū)域網(wǎng)SAN。通過(guò)SAN中的交換機(jī)多路接入局域網(wǎng)LAN，進(jìn)而形成附網(wǎng)存儲(chǔ)NAS。另外，在經(jīng)過(guò)設(shè)備轉(zhuǎn)換為IP接口，并將其接入以IP協(xié)議為基礎(chǔ)的SAN上，即可對(duì)存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行擴(kuò)展，或者根據(jù)實(shí)際需要?jiǎng)?chuàng)建新型存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)[2]。

四、數(shù)字化檔案管理技術(shù)創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

為了有效提升檔案管理數(shù)字化水平，要求檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)，明確數(shù)字化檔案管理實(shí)際需要。對(duì)此，應(yīng)組織檔案管理工作人員加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)教育，使其能夠?qū)W習(xí)豐富的計(jì)算機(jī)知識(shí)，為檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。

（二）完善保障措施，提供安全保障

在確保設(shè)備存儲(chǔ)空間充足的基礎(chǔ)上，可增加防火墻、防拷貝、防病毒加密等措施，避免檔案資料泄漏。檔案管理人員必須提升安全防范意識(shí)，學(xué)習(xí)檔案資料安全防范技能，確保檔案數(shù)字化管理的安全性。在檔案數(shù)字化管理中，應(yīng)合理配置存儲(chǔ)設(shè)備，并且定期獲取移動(dòng)硬盤備份、異地備份等，確保能夠長(zhǎng)期保存電子檔案，避免由于設(shè)備故障而影響檔案資料的安全性。

（三）建立科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化操作系統(tǒng)

現(xiàn)如今，我國(guó)對(duì)于電子文件的整理鑒定均有明確要求，能夠?yàn)闄n案管理數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。另外，各級(jí)各部門也應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定完善的電子檔案管理規(guī)范，統(tǒng)一各類檔案文件的格式分類的，保證檔案資源數(shù)字化管理的可行性和可操作性。

（四）設(shè)立高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

創(chuàng)建索引性數(shù)據(jù)庫(kù)以及文檔性數(shù)據(jù)庫(kù)，索引數(shù)據(jù)庫(kù)的作用是將文檔范圍檢索以及目錄通過(guò)將文件檔案存放于文檔數(shù)據(jù)庫(kù)中，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理形式，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)即可進(jìn)行檔案資料下載和傳輸，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。在數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建中，必須嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)范保證數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性。

（五）做好檔案信息電子文檔的處理

1.確定電子檔案文檔的歸檔方式。在電子檔案歸檔中，必須嚴(yán)格依據(jù)數(shù)字化檔案管理實(shí)際需要，在歸檔過(guò)程中加強(qiáng)安全防范，避免發(fā)生電子文檔丟失的問(wèn)題。另外，對(duì)于歸檔重點(diǎn)環(huán)節(jié)，需采用防火墻技術(shù)，并及時(shí)備份，確保檔案資料的安全性。

2.拓展檔案信息電子文檔處理方法。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案資料管理中，也可采用無(wú)線設(shè)備、移動(dòng)設(shè)備等，提升數(shù)字處理效果，確保檔案資源處理質(zhì)量。

3.加強(qiáng)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)管理。通過(guò)將云計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)硬盤等應(yīng)用于數(shù)字化檔案管理中，能夠拓展檔案管理存儲(chǔ)空間，同時(shí)還可轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)模式。在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用中，可采用數(shù)字采集信息備份、檔案資料恢復(fù)的方式，提升電子存儲(chǔ)效果，避免受到傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式的影響。

4.保障數(shù)字化檔案資料的合理應(yīng)用。在檔案數(shù)字化管理中，合理應(yīng)用檔案資料至關(guān)重要。在檔案資料收集整理工作中，對(duì)于重要檔案，可形成通用電子文檔，擴(kuò)大電子檔案的影響范圍。另外，對(duì)于電子檔案資料，還應(yīng)做好加工處理，確保能夠滿足社會(huì)實(shí)際需要，充分發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值[3]。

5.做好檔案資料數(shù)字化工作。為了實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，可采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的電子標(biāo)簽技術(shù)，電子標(biāo)簽技術(shù)具有無(wú)線通信識(shí)別功能，并且可對(duì)附著物體信息進(jìn)行有效處理。電子標(biāo)簽技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)在于操作方式便捷，無(wú)須與物體實(shí)際接觸，并且適應(yīng)力較強(qiáng)，對(duì)于珍貴檔案資料，可采用電子標(biāo)簽技術(shù)確定檔案資料的位置、號(hào)碼、檔案名稱、歸檔日期等信息數(shù)據(jù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，筆者主要對(duì)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行了詳細(xì)探究?，F(xiàn)如今，檔案資料數(shù)量和類型不斷增多，管理難度較大。對(duì)此，可積極推廣應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)加強(qiáng)檔案資料管理，要高度重視數(shù)字化技術(shù)，引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將縮微影技術(shù)與數(shù)字影像技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，加強(qiáng)服務(wù)器建設(shè)，應(yīng)注意加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)，對(duì)檔案資料安全進(jìn)行嚴(yán)格管理，創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而提升檔案資料管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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