電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理分析

包淑琴

摘 要：隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案出現(xiàn)了新的存儲(chǔ)形式——電子檔案。電子檔案和紙質(zhì)檔案作為兩種不同形式的載體，各有優(yōu)勢(shì)，是現(xiàn)代檔案存儲(chǔ)的重要組成部分。為了實(shí)現(xiàn)我國現(xiàn)代化發(fā)展，需要對(duì)這兩種形式的檔案資源進(jìn)行集成化的管理。建立集成化管理系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮出電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同作用，保存真實(shí)、全面的檔案信息。完整的檔案管理系統(tǒng)提供了多元化的信息資源，能夠滿足當(dāng)代用戶對(duì)于檔案信息的需求，為用戶提供一體化的信息檢索服務(wù)。本文根據(jù)檔案信息資源的實(shí)際情況，提出了對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理的一些建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;集成化管理;信息檢索

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使得檔案的生成方式和存儲(chǔ)載體出現(xiàn)了改變。現(xiàn)代社會(huì)的檔案存儲(chǔ)分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，電子檔案的生成正是應(yīng)用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面檢索，最大程度優(yōu)化信息查詢與校對(duì)，需要建立電子檔案和紙質(zhì)檔案的集成化管理。而建立混合文件形式的檔案管理系統(tǒng)離不開先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子技術(shù)的支持。

1.電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存性

紙質(zhì)檔案是最原始的檔案存儲(chǔ)形式，電子檔案是信息技術(shù)在檔案存儲(chǔ)中的應(yīng)用，它們只是兩種不同的檔案記錄方式，不存在誰替代誰的問題。作為兩種不同的檔案記錄載體，紙質(zhì)和電子各有優(yōu)缺點(diǎn)。

紙質(zhì)檔案記錄了特定時(shí)期的真實(shí)歷史，為人類保留著歷史發(fā)展的重要記錄和證據(jù)。它記載的信息兼具真實(shí)性和巨大的歷史價(jià)值。而電子檔案蘊(yùn)含了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，具有現(xiàn)代化理念，展示了更豐富信息，記錄形式多樣。就像電子書和紙質(zhì)書一樣，只是兩種不同的文字信息展示形式，會(huì)出現(xiàn)此消彼長(zhǎng)的現(xiàn)象，但哪個(gè)也不會(huì)被完全取代。

2.檔案管理的現(xiàn)狀

2.1檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

由于歷史原因，各類文件資料的歸檔細(xì)則不能兼容，檔案自動(dòng)化管理也還沒有統(tǒng)一的規(guī)范，很難完成檔案信息的校對(duì)和整理工作。越來越多的文件歸檔是以磁盤存儲(chǔ)的電子形式，目前的資料整理、分類方法以及管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能適應(yīng)檔案的管理了。

2.2檔案管理軟件缺乏兼容性

檔案部門使用的軟件大多由不同單位研發(fā)，不具備信息移植和共通性，又沒有一個(gè)能夠同時(shí)進(jìn)行資料檢索和檔案管理的軟件管理系統(tǒng)，不能便捷有效的完成檔案管理工作。無法利用計(jì)算機(jī)快捷的完成檔案信息的編輯整理，大大的制約了檔案信息的自動(dòng)化、電子化進(jìn)程。

3.檔案管理集成化

電子檔案從文件的建立、修改到最終的歸檔都運(yùn)作在計(jì)算機(jī)里面，檔案也就自然以機(jī)讀的形式存在著。廣大用戶檢索信息是主要是查看信息內(nèi)容，而由于電子檔案更多的是以機(jī)讀形式的磁盤來存儲(chǔ)的，這就給檢索帶來的很大的困難。為了給信息檢索者提供完善的信息搜索功能，檔案工作者必須通過一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)將不同機(jī)讀形式的信息正確、完整的提供出來。

對(duì)于檔案管理模式的創(chuàng)新是必然的，集成化管理正是未解決這一問題。對(duì)集成化的研究，也是為了對(duì)多種形式的檔案信息進(jìn)行充分利用，為用戶提供集成化的服務(wù)，讓用戶可以查詢到更豐富的檔案信息資源。

3.1建立混合文件管理系統(tǒng)

混合文件管理系統(tǒng)就是能夠同時(shí)存儲(chǔ)多種格式的文件系統(tǒng)。要進(jìn)行集成化的管理就需要在混合文件管理系統(tǒng)中建立電子文件夾和非電子文件夾，分別存儲(chǔ)電子檔案和紙質(zhì)檔案。并且需要提前在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中對(duì)載體進(jìn)行詳細(xì)的標(biāo)注說明。對(duì)同一份內(nèi)容的不同存儲(chǔ)載體在混合系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)使用統(tǒng)一的檔案號(hào)和標(biāo)號(hào)，確保系統(tǒng)的正確識(shí)別和分類。

混合文件管理系統(tǒng)具有不同載體的檔案文件上傳、保存、修改、借閱和到期自動(dòng)銷毀等檔案管理的功能。系統(tǒng)應(yīng)該制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，保證內(nèi)部文件的共存、區(qū)分，使文件內(nèi)的各個(gè)元素保持緊密的聯(lián)系。

3.2網(wǎng)絡(luò)化歸檔

集成化管理需要建立管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化歸檔。網(wǎng)絡(luò)化歸檔中應(yīng)當(dāng)對(duì)相同內(nèi)容不同載體形式的文件使用相同的檔案編號(hào)，為了真正實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理，還應(yīng)該對(duì)不同載體形式的檔案使用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)。

電子檔案歸檔應(yīng)該通過計(jì)算機(jī)動(dòng)態(tài)生成專屬歸檔章，歸檔章包含檔案名稱、文件頁碼、歸檔時(shí)間、保管期限、歸檔單位、歸檔人員等信息，這些都由網(wǎng)絡(luò)化歸檔智能識(shí)別自動(dòng)填寫。紙質(zhì)文檔案歸檔時(shí)，工作人員則只需要在歸檔章中填入紙質(zhì)檔案的存放盒號(hào)。

網(wǎng)絡(luò)化歸檔大部分工作都可以自動(dòng)完成，只需要簡(jiǎn)單的人員操作和信息填寫就可以了，大大提高了檔案集成化管理效率。

另外，對(duì)歸檔好的檔案文件應(yīng)當(dāng)實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)從電子文件生成、保存、借閱到銷毀的全過程管理，實(shí)時(shí)掌控系統(tǒng)的使用和管理情況。

3.3創(chuàng)建檔案綜合服務(wù)平臺(tái)

檔案綜合服務(wù)平臺(tái)就是將檔案管理控制和用戶服務(wù)控制結(jié)合起來，它能夠滿足廣大用戶對(duì)于檔案信息資源的多樣化需求。利用檔案存儲(chǔ)載體的不同形式，信息檢索者只需花費(fèi)很短的時(shí)間就可以查閱到電子文件信息和紙質(zhì)文字資料。

檔案綜合服務(wù)平臺(tái)包含在線咨詢服務(wù)、遠(yuǎn)程技術(shù)支持、信息遠(yuǎn)程查詢等功能，在系統(tǒng)中創(chuàng)建用戶權(quán)限管理、用戶信息管理功能，當(dāng)用戶利用綜合服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行信息檢索時(shí)就可以根據(jù)用戶的信息確定用戶可檢閱的文件范圍，并精確劃定用戶檢閱信息的內(nèi)容區(qū)域，實(shí)現(xiàn)快速檢閱，提升用戶的檔案信息查閱體驗(yàn)。

結(jié)束語

電子檔案和紙質(zhì)檔案存在著一定的共性和個(gè)性。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足我國現(xiàn)階段對(duì)于各種類型檔案形式的管理需求。集成化的管理就是要逐漸實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的和諧共存，為其安全性和真實(shí)性提供了有效的保障。另外集成化管理對(duì)用戶查閱信息帶來了極大的便利，提高了整體的服務(wù)質(zhì)量。

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