淺談如何做好縣級人大檔案的開發(fā)和利用

李世征

摘 要：縣級人大檔案管理工作的最終目的就是合理的開發(fā)人大工作開展過程中產(chǎn)生的檔案信息資源，有效的服務(wù)于機(jī)關(guān)和社會，合理地開發(fā)、利用人大檔案信息資源，能創(chuàng)造一定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。只有有效的為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各級人大代表及社會提供優(yōu)質(zhì)的人大檔案信息資源服務(wù)，才能體現(xiàn)縣級人大檔案的價值。那么如何做好縣級人大檔案信息的開發(fā)與利用工作，是縣級人大檔案管理工作當(dāng)前的重要任務(wù)。圍繞如何做好縣級人大檔案信息的開發(fā)與利用工作這個課題，本人從以下幾個方面談?wù)勛约簬c(diǎn)粗淺的看法。

關(guān)鍵詞：縣級人大;檔案;開發(fā)利用

一、縣級人大檔案信息資源的開發(fā)與利用的意義

縣級人大檔案信息資源的開發(fā)與利用是縣級人大檔案管理工作中的一項(xiàng)重要的工作任務(wù)，是縣級人大檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案信息資源是隱含在檔案實(shí)體中數(shù)量龐大、價值巨大的資源，其價值不可估量。但是檔案信息自身是不能產(chǎn)生任何作用的，只有通過科學(xué)的開發(fā)、利用才能顯示其價值，開發(fā)檔案信息資源，最終的目的在于向利用者提供使用。所以我們在平時的生活、工作、學(xué)習(xí)中，應(yīng)培訓(xùn)自己有意識的去管理、開發(fā)、利用人大檔案信息資源，去實(shí)現(xiàn)縣級人大檔案信息資源共享。胡錦濤同志曾說：檔案是人類活動的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，借助檔案我們能更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。而做好檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，可以使檔案這種寶貴的有限資源發(fā)揮其最大作用，提高各類檔案資源利用率，同時可以保護(hù)檔案實(shí)體，盡可能的延長檔案實(shí)體的保存時限。因此，縣級人大檔案信息的開發(fā)和利用對于提升縣級人大檔案管理工作的管理水平有著十分重要的意義。

二、縣級人大檔案信息開發(fā)利用存在的問題

（一）開發(fā)檔案信息意識淡薄。一是檔案工作人員能力有限，由于檔案工作人員本身責(zé)任心、業(yè)務(wù)水平等方面的原因，對檔案信息開發(fā)投入精力不夠，導(dǎo)致工作中往往只注重檔案實(shí)體本身的保管利用，而對檔案信息資源的開發(fā)工作則顯得力不從心或不愿意干。另一方面，檔案信息意識不強(qiáng)，往往提起檔案，大家就覺得很神秘，很重要，不是一般人可以觸及的，這給檔案信息資源的利用造成了阻礙，使一些有價值的檔案信息資源白白浪費(fèi)，無人問津，而縣級人大的檔案管理人員，也是存在安于現(xiàn)狀問題，不能主動服務(wù)于機(jī)關(guān)及各級人大代表。

（二）縣級人大檔案收集信息資源不夠齊全。縣級人大檔案收集工作是一個縣級人大基礎(chǔ)性工作，而這卻又是縣級人大檔案管理建設(shè)工作中的一個最薄弱的環(huán)節(jié)。主要體現(xiàn)在檔案資料收集不及時，不完整。例如：縣級人大的代表履職檔案，履職檔案不僅僅是建議、辦結(jié)文件，而是應(yīng)該在建議調(diào)研開始之前，所有的包括建議前期的所有調(diào)研材料，建議文件，建議辦理記錄，辦理結(jié)果文件等等。可事實(shí)上很多縣級人大檔案管理部門在建議辦結(jié)后，才著手進(jìn)行收集、整理的，而收集的材料也不是完整的，不是缺領(lǐng)導(dǎo)簽字的原件，就是沒有調(diào)研材料，或者辦理過程的記錄不完整等等。這都給以后的代表履職評比，改造留下了極大的缺失。也使以后開發(fā)履職檔案資源缺乏必要的材料。因此，檔案資料收集如果的不完整，就會給檔案信息開發(fā)工作帶來很大阻礙。

（三）開發(fā)信息資源的技術(shù)手段停滯不前。隨著縣級人大檔案數(shù)字化、信息化工作的推進(jìn)，數(shù)字資源逐漸成為信息傳播的主要形式?？稍诂F(xiàn)實(shí)工作中，縣級人大檔案信息還是基本上以紙質(zhì)形態(tài)存在。雖然縣級人大也設(shè)有文件數(shù)據(jù)庫的查詢，但由于軟件更新太快，而現(xiàn)實(shí)檔案信息錄入等存在一定的問題，而且沒有專項(xiàng)人才和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，導(dǎo)致檔案信息的加工、存儲以及開發(fā)、利用還處于滯后狀態(tài)。

三、加強(qiáng)縣級人大檔案信息資源的開發(fā)利用的對策

近年來，從國家到地方，各級檔案管理部門都十分重視檔案信息資源的開發(fā)利用工作，出臺了相應(yīng)的工作要求和技術(shù)規(guī)范。縣級人大檔案管理工作也不能例外。因此，我們要從以下幾個方面做好縣級人大檔案信息資源的開發(fā)利用。

（一）樹立創(chuàng)新意識。縣級人大檔案管理者要主動積極的利用檔案信息為機(jī)關(guān)和各級人大代表提供服務(wù)。要在提供服務(wù)的理念上、方法上有創(chuàng)新，要突破傳統(tǒng)的坐在辦公室，等人上門，被動的服務(wù)方式，縣級人大檔案工作要圍繞縣級人大機(jī)關(guān)的中心工作，挖掘，整合檔案信息，開展縣級人大檔案的開發(fā)和利用。

（二）加強(qiáng)縣級人大檔案電子信息工作?？h級人大的檔案電子信息化已經(jīng)普遍開展，電子文件和紙質(zhì)文件同時進(jìn)入檔案管理部門，檔案管理者首先要提高自己的業(yè)務(wù)能力，要熟悉檔案信息軟件，熟練計(jì)算機(jī)的操作，及時更新檔案信息，方便利用者查詢，提高檔案信息資料的利用率。

（三）加強(qiáng)縣級人大檔案信息的編輯工作。通過縣級人大檔案管理者的采集、分析、整理、加工制成《大事記》、《專題資料匯編》、《各種報表匯集》等，可以使機(jī)關(guān)工作人員直接了解機(jī)關(guān)發(fā)生的延革和大事記，也方便機(jī)關(guān)工作人員及各級人大代表查找信息，提高檔案信息利用的價值。

（四）制作形式各樣的檢索工具。按照簡化整理、深化檢查的要求，檢索工具的制作是非常重要的，而形式簡單，內(nèi)容豐富的檢索工具，可以大大縮短查找檔案的時間，提高檔案的檢準(zhǔn)率和檢全率。一般縣級人大的檔案檢索工具有：案卷目錄、文件級目錄、各種專題卡片、文件匯編等等。

總之，縣級人大檔案管理工作者就一定要認(rèn)識到縣級人大檔案信息資源建設(shè)的重要性，切實(shí)做好縣級人大檔案信息資料的收集，整理開發(fā)利用工作。只有更新理念，變被動為主動的服務(wù)態(tài)度，從根本上提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)技能，腳踏實(shí)地做好縣級人大檔案信息的開發(fā)與利用工作。只有硬件、軟件都到位才能正真讓利用者享受到縣級人大檔案信息資源帶來的價值。

參考文獻(xiàn)

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