科研機(jī)構(gòu)后勤管理存在的問題及對策研究

劉高遠(yuǎn)

（山東大學(xué) 科學(xué)技術(shù)研究院，山東 濟(jì)南）

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，高等院校和科研院所經(jīng)歷了蓬勃的發(fā)展，科研機(jī)構(gòu)的后勤管理工作也逐漸系統(tǒng)與科學(xué)化。后勤工作的順利進(jìn)行是保障科研機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行的重要條件，后勤工作人員為科研人員的研究和教學(xué)工作提供必要的服務(wù)與物質(zhì)基礎(chǔ)，對科研機(jī)構(gòu)整體的學(xué)術(shù)水平和研究效率具有重大影響。所以，本研究從后勤工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀進(jìn)行分析，針對科研機(jī)構(gòu)后勤管理存在的問題提出對策性建議，有效提升科研機(jī)構(gòu)后勤部門工作的效率和水平。

一 后勤工作的職能

任何單位中，主要業(yè)務(wù)的正常開展都需要一定的物質(zhì)和信息基礎(chǔ)，而后勤部門的工作則是為整個(gè)單位提供必需的物質(zhì)和信息，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。在科研機(jī)構(gòu)中，這種關(guān)系變得更加明顯，后勤工作開展的效率和水平有時(shí)會對科研成果產(chǎn)生巨大影響。與其他單位相比，后勤的大部分職能是相似的，但是由于工作內(nèi)容的不同，科研單位的后勤職能又有所差異，其職能主要分為以下幾種。

（一） 服務(wù)職能

在科研機(jī)構(gòu)或者高校當(dāng)中，后勤的主要職能依然是為單位的主要業(yè)務(wù)開展提供基礎(chǔ)性服務(wù)。溫馨整潔的工作環(huán)境是保證工作效率的基礎(chǔ)，所以后勤的首要工作就是負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生清理工作，保持干凈高效的科研教學(xué)工作環(huán)境[1]。其次，科研機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施如桌椅板凳，電腦電話、網(wǎng)絡(luò)線路等都是科研工作當(dāng)中的輔助工具，這些硬件的正常使用情況直接影響到科研工作的效率，所以后勤工作同樣承擔(dān)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檢修工作。此外，后勤工作人員的服務(wù)態(tài)度，也會直接影響到科研人員的工作心情和對單位的歸屬感。

（二） 安全職能

在科研機(jī)構(gòu)中，后勤部門同時(shí)肩負(fù)著保障科研單位安全的職責(zé)。與其他單位中后勤部門的安全職能相比，科研機(jī)構(gòu)后勤部門的安全職能主要分為三個(gè)方面：保證機(jī)構(gòu)內(nèi)部全體人員的生命安全、保證科研機(jī)構(gòu)財(cái)產(chǎn)安全和保障科研機(jī)構(gòu)科研隱私安全。保障機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員的生命安全有兩個(gè)方面，一個(gè)是科研機(jī)構(gòu)工作過程中防止非法人員對本機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行傷害，另一個(gè)就是對單位內(nèi)消防安全等設(shè)備進(jìn)行定期的安全檢查，保證基礎(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)行。科研機(jī)構(gòu)中往往會存在比較貴重的設(shè)備等，后勤部門應(yīng)密切關(guān)注外來人員，警惕單位財(cái)產(chǎn)的流失。與其他單位不同，科研工作的保密性對于工作人員的工作內(nèi)容來說是十分重要的，所以后勤部門還要與安全部門加強(qiáng)合作，配合部分保密性工作的開展[2]。

（三） 形象職能

一般來說，科研機(jī)構(gòu)的外在形象主要來自于科研團(tuán)隊(duì)的科研水平和科研成果，其次也來自于科研單位設(shè)備與硬件設(shè)施的先進(jìn)水平。與硬件設(shè)施相對應(yīng)的就是機(jī)構(gòu)的軟件，包括行政能力和管理水平。后勤部門對科研機(jī)構(gòu)形象的影響表現(xiàn)在后勤工作人員的素質(zhì)、對科研機(jī)構(gòu)環(huán)境的清掃、食堂環(huán)境及飯菜的質(zhì)量等等，這些不僅僅體現(xiàn)后勤服務(wù)職能的水平，更體現(xiàn)著科研機(jī)構(gòu)的外在形象，間接影響著科研機(jī)構(gòu)對人才和投資的吸引。

（四） 教育職能

不同于其他單位，科研機(jī)構(gòu)的后勤工作還涉及到教育職能。后勤管理部門作為為科研院所從事科研與教學(xué)工作提供服務(wù)與支持的部門，在管理上，同樣遵循科研機(jī)構(gòu)培養(yǎng)人才的宗旨。在科研機(jī)構(gòu)中，后勤部門不僅為高校師生提供良好的學(xué)習(xí)工作環(huán)境，還潛移默化地對學(xué)生進(jìn)行著人格教育，這是科研機(jī)構(gòu)后勤部門與其他單位后勤部門區(qū)別最大的地方。

（五） 保障職能

實(shí)驗(yàn)器材、實(shí)驗(yàn)環(huán)境是科研工作必不可少的物質(zhì)保障，而后勤部門是這些物資條件的直接提供者，充分的物資保障是科研工作順利開展的前提。如果科研條件沒有得到充分的保障，則科研人員的思維和心情就會受到負(fù)面影響，不僅會影響到科研人員的靈感，還會降低項(xiàng)目的進(jìn)展速度[3]。因此，在科研機(jī)構(gòu)中，后勤部門提供物質(zhì)基礎(chǔ)的保障職能是必不可少的，會對整個(gè)科研項(xiàng)目進(jìn)展和成果的優(yōu)劣間接產(chǎn)生影響。此外，后勤部門工作人員的工作態(tài)度是科研機(jī)構(gòu)整體人文環(huán)境的重要組成部分。

二 后勤工作的特點(diǎn)

（一） 協(xié)調(diào)性

后勤工作是為科研工作者提供服務(wù)與方便的，要做好服務(wù)工作，就需要后勤工作人員耐心、熱情，與科研人員進(jìn)行良好地溝通，這樣才能更好地得到科研人員的理解與支持。在使用機(jī)構(gòu)內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，科研人員應(yīng)當(dāng)自覺遵守社會公德，愛護(hù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的設(shè)備，如做到節(jié)約用水用電、及時(shí)報(bào)修等。只有科研人員與后勤人員互相尊重勞動成果，才能共同推進(jìn)科研機(jī)構(gòu)的發(fā)展。

（二） 時(shí)效性

由于工作內(nèi)容，后勤工作經(jīng)常會遇到某些突發(fā)性的事件，比如管道破裂、燈泡損壞、電腦維修等等，這些工作具有不確定性，且對工作效率要求較高，一旦收到消息需要盡快進(jìn)行維修，以保障科研人員工作的正常進(jìn)行。所以后勤工作需要很強(qiáng)的時(shí)間觀念，工作必須科學(xué)、及時(shí)。

（三） 瑣碎性

在科研機(jī)構(gòu)內(nèi)部，后勤工作的覆蓋面較廣，可以說工作內(nèi)容全面而繁雜。同時(shí)，工作項(xiàng)目全面的另一面就是工作具有瑣碎性。從草坪綠化衛(wèi)生到設(shè)施的維護(hù)維修，從原料采購到垃圾的處理，從水電安全到車輛的使用，所有科研人員享受的便利背后，都是后勤人員需要做的工作。無數(shù)細(xì)枝末節(jié)匯總起來，就是研究機(jī)構(gòu)的管理水平形象，所以后勤的每一件小事都不能忽視。

三 后勤管理工作存在的主要問題

（一） 后勤人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

從研究機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來看，后勤工作人員普遍年齡較大，學(xué)歷較低，招聘的也往往不是專業(yè)技術(shù)人才，綜合業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)較低。這些后勤工作人員往往是工作在第一線的老員工，他們大多在工作崗位上工作了幾十年，鍛煉出一技之長，熟悉自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的工作任務(wù)，但是他們普遍文化水平有待提高，很難適應(yīng)現(xiàn)在科研機(jī)構(gòu)快速發(fā)展的模式。因此，在統(tǒng)計(jì)意義上，現(xiàn)在科研單位的后勤工作人員在管理水平、文化素質(zhì)等方面還是比較薄弱的。

（二） 后勤人員工資待遇有待提高

科研機(jī)構(gòu)的主要工作是進(jìn)行科研和教學(xué)任務(wù)，因此隨著國家和社會對科研工作的逐漸重視，科研單位對管理部門和科研部門工作人員的工資待遇進(jìn)行了調(diào)整，科研人員的薪酬占科研單位資金的比例越來越大。相比之下，科研機(jī)構(gòu)對后勤工作人員的關(guān)注則很低，忽視了后勤人員待遇的同步提升。后勤人員工資待遇長期滯后于科研機(jī)構(gòu)的發(fā)展水平，使得后勤部門的工作人員失去對工作的積極性和對工作單位的歸屬感，喪失工作熱情，工作質(zhì)量明顯下降。這種工作狀態(tài)長此以往下去，低水平的后勤服務(wù)工作必將會對科研單位的其他工作產(chǎn)生影響，如在承擔(dān)學(xué)術(shù)會議時(shí)降低科研機(jī)構(gòu)整體風(fēng)貌，不利于單位的競爭力發(fā)展[4]。

（三） 后勤人員服務(wù)意識有待提高

由于后勤工作內(nèi)容的原因，部分后勤工作人員和后勤管理者會認(rèn)為在科研單位中“低人一等”，因此對工作單位的歸屬感沒有其他部門工作人員強(qiáng)烈，所以對工作也采取被動接受的方式開展，領(lǐng)導(dǎo)讓做什么就做什么，沒有交代的工作就不做。比如在工作單位內(nèi)見到基礎(chǔ)設(shè)施的損壞，如果沒有人報(bào)修，則采取無視的態(tài)度。此外，上文提到后勤工作具有時(shí)效性，然而依然存在某些后勤人員接到報(bào)修電話后，能拖就拖，而不是及時(shí)檢修，這種消極的服務(wù)意識給科研機(jī)構(gòu)的其他部門帶來很多不便。

（四） 后勤人員精簡程度有待提高

我國大部分科研機(jī)構(gòu)都是非營利性單位，因此受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期“大而全”思想的影響很大，后勤部門招聘的人員設(shè)計(jì)方向廣泛。同時(shí)現(xiàn)在各科研單位依靠家屬關(guān)系入職的人員，部分由于學(xué)歷限制只能任職后勤部門，造成后勤部門人員過剩，工作效率整體低下。后勤人員規(guī)模過大會造成科研單位的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)加重，占用機(jī)構(gòu)內(nèi)部資金，減緩科研機(jī)構(gòu)的發(fā)展腳步；同時(shí)后勤人員過多，使得人均工資與福利提升較小，不利于后勤人員的工作積極性[5]。

四 后勤管理應(yīng)遵循的主要原則

（一） 堅(jiān)持以支持科學(xué)研究為本

科研機(jī)構(gòu)后勤部門管理工作的開展，必須緊緊圍繞科研項(xiàng)目進(jìn)行。科研機(jī)構(gòu)后勤部門的管理模式所涉及的制定工作目標(biāo)、配置管理人員、定位工作職能等方面，都是為了科研項(xiàng)目的順利進(jìn)行而制定的。同時(shí)，為科研人員提供健康的生活、工作條件也是后勤部門職責(zé)所在。

（二） 堅(jiān)持服務(wù)導(dǎo)向

科研機(jī)構(gòu)后勤管理模式從后勤管理目標(biāo)的確定，到后勤管理理念的形成，都需要服務(wù)導(dǎo)向貫穿后勤管理工作的始終，如此才可以保證科研機(jī)構(gòu)后勤管理目標(biāo)的達(dá)成，為科研人員搭建更加貼心、高效的服務(wù)平臺，使得后勤部門成為更加完善的服務(wù)整體。

（三） 堅(jiān)持高效精簡的管理機(jī)制

科研機(jī)構(gòu)后勤部門的工作主旨是為科研人員提供“一站式”的后勤標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，因此科研機(jī)構(gòu)的后勤組織結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取盡量扁平化的模式，最大限度地縮減管理層級，拓展管理幅度，使得信息傳遞更加順暢，工作進(jìn)展更加高效。

五 提高后勤管理水平的建議

（一） 提高對后勤部門的重視程度

科研機(jī)構(gòu)對高層次人才的引進(jìn)十分重視，因?yàn)榭茖W(xué)帶頭人可以帶領(lǐng)單位快速發(fā)展。相比之下，后勤部門的管理則比較薄弱，要想提升后勤部門的工作水平，首先就是加強(qiáng)科研機(jī)構(gòu)各層級對后勤部門的重視[6]。一要加強(qiáng)對后勤部門管理人員招聘、選拔和提高的重視，只有具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)的人，才能夠擔(dān)任后勤部門的整體管理工作，并有能力將后勤工作開展的井井有條。二是要將后勤部門管理人員的工資待遇與業(yè)績考核聯(lián)系起來，建立獎懲機(jī)制，只有將福利待遇與工作水平掛鉤，管理人員才有更大的積極性投入工作。三是單位內(nèi)各部門要給予后勤工作人員充分的尊重，尊重后勤人員的勞動成果，讓他們了解到其工作是科研工作順利開展的保證。四是要重視后勤部門內(nèi)部人員之間的團(tuán)結(jié)與凝聚力，重視后勤工作人員與其他部門工作人員的和諧關(guān)系，和諧的工作氛圍對各部門人員工作的積極性都是必不可少的[7]。

明確科研機(jī)構(gòu)后勤管理工作的管理理念，首先，在工作運(yùn)行過程中施行精細(xì)化管理，充分結(jié)合科研機(jī)構(gòu)的文化背景，從基礎(chǔ)性后勤部門管理工作切入，從整體上分析科研機(jī)構(gòu)后勤管理工作的特點(diǎn)，并據(jù)此進(jìn)行分段式精細(xì)化后勤管理工作。遵循從上往下的順序推行管理模式，提升管理工作的自覺性。同時(shí)，引導(dǎo)和培養(yǎng)后勤管理人員形成服務(wù)廣大科研人員、提升精細(xì)化管理水平的意識。加大精細(xì)化管理的宣傳力度，使精細(xì)化管理理念深入后勤管理人員的心中，督促后勤工作人員認(rèn)真工作，積極服務(wù)。

（二） 加強(qiáng)后勤隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)后勤隊(duì)伍建設(shè)，要堅(jiān)持“以人為本”的指導(dǎo)思想，充分激發(fā)和調(diào)動工作人員的主動性、積極性與創(chuàng)造性，提高集體效能。隊(duì)伍建設(shè)致力于個(gè)人與集體的互相促進(jìn)，協(xié)同發(fā)展。加強(qiáng)后勤隊(duì)伍建設(shè)的原則就是注重個(gè)人的能力與責(zé)任，同時(shí)培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)的合作能力與集體意識，培養(yǎng)后勤職工愛崗敬業(yè)和主人公意識。加強(qiáng)后勤隊(duì)伍建設(shè)，一要建立人力資源管理長效機(jī)制，嚴(yán)格把控用人關(guān)，將單位內(nèi)有管理經(jīng)驗(yàn)的人調(diào)入后勤隊(duì)伍，或者根據(jù)崗位需求面向社會招聘人才，做到后勤工作有傳承。二要實(shí)現(xiàn)對后勤隊(duì)伍管理中有關(guān)懷，關(guān)懷中促管理，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化后勤隊(duì)伍，提高后勤隊(duì)伍工作效能的目的。同時(shí)，臨時(shí)工或者外聘兼職是后勤隊(duì)伍建設(shè)的有益補(bǔ)充，由于后勤工作的瑣碎性和實(shí)效性，要求后勤職工比較全面，但是某些工作任務(wù)量很小且具有偶發(fā)性，全職的工作人員會造成資源浪費(fèi)，所以聘用臨時(shí)工或者其他單位的兼職，可以在保障工作任務(wù)的同時(shí)，減少運(yùn)營成本。

飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會對后勤單位提出了更高的要求，科研單位中的后勤部門更是如此。如今的后勤單位不僅要求后勤工作人員擁有自己職責(zé)以內(nèi)的職業(yè)技能，還需要擁有創(chuàng)新意識和開拓勇氣。因此，科研機(jī)構(gòu)不僅要關(guān)注后勤單位的建設(shè)，還要關(guān)注后勤隊(duì)伍的潛力培養(yǎng)，讓他們不僅僅安于完成工作，還要有為單位創(chuàng)新開拓的勇氣和積極性。這樣，才能培養(yǎng)出一支能力強(qiáng)、思維新的新型后勤隊(duì)伍[8]。

（三） 提升后勤人員的綜合素質(zhì)

提升后勤部門工作人員的綜合素質(zhì)主要通過思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)兩個(gè)方面進(jìn)行。首先對于思想教育，要提前對工作人員進(jìn)行必要的了解，包括心理狀況、工作態(tài)度等，然后針對調(diào)查結(jié)果，有針對性地進(jìn)行思想教育，提升其工作態(tài)度與服務(wù)水平。思想教育還包括職業(yè)道德教育，由于科研機(jī)構(gòu)的特殊性，部分工作需要一定的保密性，同時(shí)部分科研設(shè)備十分貴重，因此后勤工作人員的認(rèn)真程度直接關(guān)系到科研機(jī)構(gòu)的利益。因此，科研機(jī)構(gòu)的后勤人員不僅僅是為科研人員提供服務(wù)，更是一種合作式關(guān)系，其工作是十分有價(jià)值的。此外，后勤人員應(yīng)當(dāng)具備優(yōu)質(zhì)的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)技能，所以定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也是必要的。

在后勤管理工作中，要不斷督促后勤工作人員建立認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，提升科研機(jī)構(gòu)后勤管理隊(duì)伍的凝聚力和團(tuán)結(jié)協(xié)作意識。同時(shí)，后勤管理人員也要不斷提升自身的執(zhí)行力，研究工作任務(wù)的分配與開展情況，綜合考量工作人員的壓力承受能力，根據(jù)工作質(zhì)量與進(jìn)展隨時(shí)調(diào)整工作安排，從而不斷提升科研機(jī)構(gòu)后勤管理工作的效率與質(zhì)量。

（四） 完善規(guī)章制度

后勤管理工作是一種事務(wù)性比較強(qiáng)的工作，具有不斷重復(fù)的特點(diǎn)，所以工作人員經(jīng)常會產(chǎn)生一種將工作“完成”而非“完美”的心態(tài)，這會使得工作人員無法平心靜氣地完成工作，從而處理問題無法考慮全面。同時(shí)由于后勤工作的瑣碎性特征，防止工作中出現(xiàn)紕漏，所以制定和完善規(guī)章制度顯得尤為重要。后勤管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，制訂原料設(shè)備采購、倉庫出入登記、水電安全使用、輪班輪休等各項(xiàng)規(guī)章制度，明確崗位職責(zé)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，控制工作環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制，確保后勤資金規(guī)范使用，確保后勤工作規(guī)范化。同時(shí)，隨著改革的不斷深入，后勤的規(guī)章制度也不能一成不變，而要隨著工作需要不斷完善發(fā)展。如將單位公車承包給駕駛員，包括工資、維修、用油等，可以大大提高駕駛員的服務(wù)熱情，同時(shí)又可以壓低用車成本，達(dá)到單位與職工收入雙贏的目的。

除了完善管理的規(guī)章制度，也要完善后勤內(nèi)部的激勵機(jī)制。為后勤工作的開展提供便利的工作環(huán)境和條件，加強(qiáng)科研機(jī)構(gòu)和后勤部門內(nèi)部的交流與溝通，確保在日常的后勤工作中，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的量化，提升后勤管理人員的執(zhí)行力。同時(shí)，在推進(jìn)后勤精細(xì)化管理的過程中，要結(jié)合科研機(jī)構(gòu)具體情況，建立科學(xué)的內(nèi)部激勵機(jī)制，切實(shí)實(shí)現(xiàn)獎懲分明。對工作成績突出或者做出特別貢獻(xiàn)的工作人員，應(yīng)當(dāng)通過一定的物質(zhì)獎勵、精神鼓勵和職位晉升進(jìn)行嘉獎，以激發(fā)后勤部門工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性。

（五） 創(chuàng)新后勤管理平臺

隨著物聯(lián)網(wǎng)和5G技術(shù)的逐漸普及，后勤管理也應(yīng)創(chuàng)新思路，推動科研機(jī)構(gòu)后勤管理信息化。以往后勤與物業(yè)等工作人員與科研人員和學(xué)生的信息交流主要在線下進(jìn)行，效率低下，也無法將消息第一時(shí)間通知到每個(gè)人?；ヂ?lián)網(wǎng)具備實(shí)時(shí)便捷的特點(diǎn)，在信息的發(fā)送、收集和反饋方面具有很大的優(yōu)勢。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)代下，后勤工作也應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，充分利用新媒體技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立后勤管理平臺，例如后勤管理部門創(chuàng)建專門的微信公眾號進(jìn)行服務(wù)信息的及時(shí)推送、設(shè)施檢修的報(bào)送和相關(guān)需求的調(diào)查、失物招領(lǐng)與意見反饋等工作。隨著后勤管理信息化水平不斷提升，可以建立后勤管理的數(shù)據(jù)庫，后續(xù)工作利用后勤工作不斷積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，為后勤各項(xiàng)工作進(jìn)行分析與預(yù)測，并為工作方法的改進(jìn)提供依據(jù)，進(jìn)而提升后勤工作的效率與認(rèn)可度。

六 結(jié)語

綜上所述，科研機(jī)構(gòu)的后勤工作與機(jī)構(gòu)的科研水平和整體風(fēng)貌息息相關(guān)，隨著科研院所學(xué)術(shù)水平的發(fā)展，科研機(jī)構(gòu)后勤管理發(fā)展速度也在不斷加快。同時(shí)，科研機(jī)構(gòu)當(dāng)中后勤職能的充分發(fā)揮，也為科研環(huán)境的優(yōu)化提供必不可少的保障，從而吸引更多高層次人才的加入，以促進(jìn)科研機(jī)構(gòu)的持續(xù)發(fā)展。因此科研機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對后勤工作的重視，提升后勤人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)后勤隊(duì)伍建設(shè)，完善后勤工作的規(guī)章制度，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和新媒體技術(shù)，提升后勤工作整體水平。