文書檔案管理與對策研究

摘要：文書檔案能夠清晰明了的反映社會發(fā)展的歷程和事件發(fā)展的變革，可以直接或間接的體現(xiàn)出時代的某個特定階段的某個社會團體或組織，在一定時期內(nèi)發(fā)展的優(yōu)點和存在的問題，并能夠?qū)栴}的改進(jìn)方案和成果直接映射，可以說文書檔案管理在辦公室部門中發(fā)揮著非常重要的作用，占據(jù)著極為重要的地位[1]。文書檔案的收集與整合是服務(wù)性極強，技術(shù)要求極高的工作，其優(yōu)勢地位能夠得到各個單位和各個公司充分的肯定和高度的重視?；谖臅鴻n案管理在辦公室部門中發(fā)揮的重要性作用，本文主要闡述當(dāng)前文書檔管理工作發(fā)展的現(xiàn)實狀況及存在的問題，并根據(jù)文書檔案管理的實際發(fā)展?fàn)顩r整理出一套行之有效的應(yīng)用策略，希望通過本文的研究探索活動，能夠為辦公室提供文書檔案管理的理論參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理活動;發(fā)展?fàn)顩r;存在問題;應(yīng)對策略

在科技迅猛發(fā)展的21世紀(jì)，信息化等的科學(xué)技術(shù)蓬勃興起和繁榮發(fā)展[2]，人們逐漸對信息管理引起了相當(dāng)程度的重視，文書管理是信息管理工作的重要組成部分，其獨特性非常強?；谖臅芾碓谵k公室工作中重要性和必要性，本文首先對文書檔案管理中的發(fā)展實際狀況進(jìn)行了系統(tǒng)探討，并根據(jù)當(dāng)前辦公室部門文書檔案管理存在的問題，整理出了一套系統(tǒng)的、行之有效的應(yīng)對策略，希望通過本文的研究探索活動，能夠為優(yōu)化文書檔案管理的方法和豐富文書管理的內(nèi)容提供理論的借鑒參考。以下是對文書到管理存在的問題及應(yīng)用策略的系統(tǒng)概述和論斷。

一、文書檔管理工作的實際狀況

文書檔案管理工作具有繁瑣性和復(fù)雜性的特點，在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要對各級文件的等級和流轉(zhuǎn)記錄做清晰的標(biāo)記，其整體管控的過程相對復(fù)雜。我國傳統(tǒng)的文書檔案管理方式主要以紙質(zhì)版的模式進(jìn)行流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)版的流轉(zhuǎn)模式占用的空間位置更大，耗費的人力和整理時間更多，而現(xiàn)代隨著經(jīng)濟水平的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，文書檔案管理的方式也逐步得到了更新和變革，文書檔案管理的內(nèi)容也不斷豐富，載體形式也更加多姿多彩。筆者通過對文書檔案管理的工作深度探索發(fā)現(xiàn)，文書的管理工作耗費的人力和物力都相對較高，這主要是由文書管理工作的規(guī)范性和流程性所決定。辦公室工作人員在文書管理的過程中，也需要按照統(tǒng)一的管理模式和整理方法，需要工作人員在整理資料的過程中保持高度的一致性，細(xì)致且認(rèn)真。

二、文書檔案管理存在的問題

（一）重視程度嚴(yán)重不足

雖然隨著信息化時代趨勢的不斷發(fā)展，我國的企事業(yè)單位在文書檔案管理的工作中取得了優(yōu)異的成績，但不可否認(rèn)的是，很多的企事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視程度仍然不足，其不足主要表現(xiàn)在兩大方面，一是領(lǐng)導(dǎo)者不重視文書檔案的管控工作，沒有完全的認(rèn)識文書檔案管理的作用和意義，也沒有將文書檔案管理的工作放在至尊的地位。很多的領(lǐng)導(dǎo)階級片面的認(rèn)為文書檔案管理只是簡單的圖書整理，文書檔案管理工作的實際價值和深刻意義沒有被彰顯。二是內(nèi)部工作人員對檔案工作管理的意識不強，主動積極性沒有發(fā)揮，自覺能動性沒有彰顯。還有很多的管理人員沒有嚴(yán)格按照企事業(yè)制定的明確制度和準(zhǔn)則展開管理工作。

（二）落后的文書檔管理方式

在信息化快速發(fā)展的21世紀(jì)，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍逐步拓展和擴大，給文書的管控工作提供了很大的發(fā)展機遇。但在實際的文書檔案整理工作中，很多的企事業(yè)采取的管理方式仍然較為落后，還依賴傳統(tǒng)的人工管理方式。當(dāng)然，在這其中也會受到資金的影響和人才綜合素質(zhì)水平的影響，正是因為知識的欠缺和能力的缺乏，致使很多的到管理人員缺乏主動管理的意識[3]，不能對現(xiàn)代信息設(shè)備熟練運用，管理工作的效率大大降低。

三、優(yōu)化文書檔案管理工作的應(yīng)用策略

（一）加強重視

在這一過程中，單位管理者要引起對文書檔管理工作的足夠重視，轉(zhuǎn)變管理思維，強化文書檔案管理的宣傳活動和宣傳工作，幫助檔案管理工作人員樹立正確的管理理念。在這一過程中可以通過精神激勵和物質(zhì)獎勵方式二者結(jié)合，提高工作人員管理文書檔案的積極性，還可以實行懲罰制度，敦促管理工作人員主動自覺的投入文書檔案的管理工作。此外，以員工的角度出發(fā)，工作人員要積極配合檔案管理部門的工作，不斷增強自身的管理意識，熟練掌握機器設(shè)備的應(yīng)用，從而最大程度的提升管理的效率和質(zhì)量，優(yōu)化文書管理體系。

（二）培育專業(yè)性人才，強化人才隊伍建設(shè)

信息技術(shù)的應(yīng)用范圍已經(jīng)逐漸深入到人們的生產(chǎn)、生活等的各個方面，這就對現(xiàn)有檔案管理人員的基本素質(zhì)提出了高要求，針對技術(shù)的變革，相關(guān)企事業(yè)單位必須結(jié)合本單位的發(fā)展實際，培育具有專業(yè)性和技能性的高素質(zhì)人才隊伍，強化文書檔案管理的意識，加大人才培養(yǎng)的規(guī)模和力度，引進(jìn)高素質(zhì)管理人才。同時，在人才的招聘過程中，要設(shè)置相應(yīng)的門檻制度，考核應(yīng)聘人員的專業(yè)管理知識和能力，選出當(dāng)管理崗位所需要的人才，此外，企事業(yè)單位可以通過開展培訓(xùn)活動的方式，加大文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)和提高檔案管理人員的檔案管理意識，提高管理人員的檔案管理知識儲備能力，從而為檔案管理的方法提供多種路徑，豐富其內(nèi)容，變革其方法，推動檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）更新檔案管理方式

在這一過程中，企事業(yè)單位要推動文書檔案管理的流轉(zhuǎn)方式向現(xiàn)代文書檔案管理的信息化方向發(fā)展。制定明確的檔案管理制度，規(guī)范和約束檔案管理人員的主體工作行為，不斷增強檔案管理人員的管理意識，發(fā)揮主觀能動性，同時，相關(guān)事業(yè)單位還要加大文書檔案管理的資金投入，從而為檔案管理人員信息化管理的過程提供技術(shù)支撐，提高工作人員的工作效率，營造良好的管理環(huán)境。

結(jié)束語：

綜上所述，文書檔管理工作對我國事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程有巨大的推動作用，不斷提升文書檔案管理的水平，增強當(dāng)管理人員的主體管理意識，是有效提升水平的關(guān)鍵之舉，當(dāng)前，我國的企事業(yè)單位文書檔案管理的工作尚還有很大的一段路要走，在此過程中，只有根據(jù)當(dāng)前文書檔案管理工作的發(fā)展實際，制定與實際發(fā)展的應(yīng)對策略，變革傳統(tǒng)的管理方式和檔案管理模式，才能真正的推動文書檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]段藹鴻. 文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J]. 魅力中國， 2019， （32）：308-309.

[3]菏澤市人力資源和社會保障局， 劉冬華. 文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018， （15）：72.

作者簡介：李薇（1992-）女，漢族，黑龍江人，本科，助理館員，單位：黑龍江省梧桐河農(nóng)場辦公室，研究方向：文書檔案。