國有企業(yè)辦公室文秘的能力素養(yǎng)要求與提升路徑

摘 要：辦公室是國有企業(yè)的重要部門，其承擔著內部協(xié)調、外部對接、公文發(fā)布等眾多職能，是整個企業(yè)穩(wěn)定運行的神經中樞。辦公室文秘，是承擔國有企業(yè)內外對接、上傳下達工作的重要崗位，其主要工作內容涉及公文寫作、宣傳報道、總結匯報、綜合管理等多個方面，故而其能力素養(yǎng)要求應包括學習研究能力、溝通協(xié)調能力、保密管理能力等幾個方面。因此，國有企業(yè)辦公室文秘應當加強理論學習，注重實踐運用;收集處理信息，合理運用工具;掌握公文規(guī)律，提高寫作質量，以不斷提升綜合素質，以期為企業(yè)的健康發(fā)展提供強有力的支撐。

關鍵詞：國有企業(yè);辦公室;文秘工作;能力要求

隨著我國經濟進入新常態(tài)，國有企業(yè)的發(fā)展也面臨著越來越多的市場挑戰(zhàn)，對于人才的素質和能力要求越來越高。辦公室是國有企業(yè)的重要部門，其承擔著內部協(xié)調、外部對接、公文發(fā)布等眾多職能，是整個企業(yè)穩(wěn)定運行的神經中樞。辦公室文秘，作為承擔辦公室職能的重要崗位，既要關注領導干部的工作安排，又要對內、對外開展良好的互動溝通，還要注重相關信息和資源的保密性，是一個對個人綜合素質與能力要求較高的工作崗位。在國有企業(yè)集團化和股份制改革的背景下，企業(yè)往往擁有較多的業(yè)務板塊，開展內外部溝通的工作也逐漸增多，亦對辦公室文秘的能力提出了新的要求。只有立足于辦公室文秘的工作內容，掌握其核心的能力和素養(yǎng)，不斷提升自身的專業(yè)水平和綜合素質，才能夠更好地服務于企業(yè)，以促進國有企業(yè)的高質量發(fā)展。

一、國有企業(yè)辦公室文秘的主要工作內容

（一）公文寫作與管理

公文是國有企業(yè)內部進行正式溝通的重要形式，辦公室文秘不僅要對上級公文依照程序下發(fā)，而且還要組織撰寫企業(yè)內部公文。其中要求最高的撰寫公文，在公文寫作過程中，辦公室文秘不僅要從企業(yè)的全局出發(fā)，全面地表達通知、文件的內容，還要兼顧政策、法規(guī)、上級文件的一致性。此外，辦公室文秘還要管理各類公文。根據公文的類別、項目、時間，對公文進行整理和歸檔，以保障所有公文可追溯、可檢索[1]。

（二）宣傳報道

宣傳工作是國有企業(yè)行政管理的重要內容，其目的在于準確地傳達上級政策，宣傳企業(yè)的文化和管理動作，凝聚全體員工的思想，提升企業(yè)的品牌影響力。辦公室文秘是宣傳報道的主要參與人員，其不僅要參與到宣傳內容的采寫、拍攝、編輯等工作，還需要對企業(yè)的相關宣傳平臺進行維護。尤其是隨著新媒體的發(fā)展，越來越多的國有企業(yè)開通了微信公眾號、官方微博等相關賬號，在新媒體宣傳中，辦公室文秘需要緊緊圍繞公司的相關政策和新聞進行內容編寫，通過一定的活動與互動開展新媒體運營，以提升企業(yè)整體的品牌傳播。

（三）總結匯報

辦公室文秘的工作與企業(yè)領導干部的工作安排密切相關，領導干部的定期綜合性總結匯報材料往往需要文秘進行起草和編寫?？偨Y匯報的材料一般涉及到企業(yè)整體的運行情況，因此，辦公室文秘需要立足于企業(yè)的發(fā)展實際，對企業(yè)整體各個板塊、各個部門的經營情況進行整體梳理和統(tǒng)籌，盡可能地展現(xiàn)企業(yè)的經營成果，并對下一步工作安排進行展望。如企業(yè)的年度經營匯報工作，往往是由辦公室作為統(tǒng)籌部門，人力資源部、財務部、戰(zhàn)略發(fā)展部等主要職能部門作為參與部門展開工作的。在這一過程中，辦公室文秘不僅要對整體工作進行安排，還需要深入了解各個部門的工作內容，開展跨部門的協(xié)同合作，以提升報告的質量。

（四）綜合管理

除了公文寫作、宣傳報道和總結匯報之外，辦公室文秘還要承擔一定的綜合管理工作。其包含了公司公文系統(tǒng)維護、IT設備管理、會議安排、會議室管理、辦公采購管理等多個方面。綜合管理工作要求辦公室文秘能夠對具體的工作流程和細節(jié)進行把控，站在公司整體角度，從公司利益出發(fā)，做出合理化的安排[2]。在這一過程中，涉及到資源分配、行政審批等相關事項，需要協(xié)調多個方面的利益，在企業(yè)的相關管理規(guī)則之下，有序開展工作。

二、國有企業(yè)對辦公室文秘的能力素養(yǎng)要求

（一）學習研究素養(yǎng)

辦公室秘書主要職責是協(xié)助領導工作，因此其需要更廣的視野和更高的站位，要從全局出發(fā)，做好領導的幫手。在企業(yè)經營中，領導往往有眾多需要處理的公務，也有眾多需要進行內外部聯(lián)系的事項，辦公室秘書需要準確獲取領導的相關工作內容，協(xié)助其開展材料處理、公文撰寫、溝通聯(lián)系等工作。由于辦公室文秘所學專業(yè)往往是文學類、經管類專業(yè)，如果不進行深入的學習研究，難以把握企業(yè)管理的各個方面，對于企業(yè)的相關政策、文件也需要通過不斷學習，提升認知。因此，對于辦公室文秘而言，學習研究能力是一項重要的能力，辦公室文秘需要站在領導的角度思考問題，要能夠對企業(yè)的發(fā)展進行全局性把握，只有這樣，才能做好領導的助手和參謀，輔助領導進行決策。

（二）溝通協(xié)調能力

辦公室作為國有企業(yè)的中樞部門，承擔著信息內外部流通、上傳下達的重要任務。在我國國有企業(yè)不斷發(fā)展壯大的背景下，集團公司會存在總部領導機關、分公司領導機關、支公司領導機關等多級管控的組織架構，信息的互動與溝通對于企業(yè)工作的開展至關重要[3]。在這一過程中，辦公室文秘就需要注重發(fā)揮自身的信息優(yōu)勢，在溝通協(xié)調方面不斷提升自身的能力。在外部溝通方面，其需要掌握溝通規(guī)律，注重宣傳自身的業(yè)績和成果，樹立起良好的企業(yè)形象和品牌;在內部溝通中，應當做好上傳下達，對下級組織能夠準確傳達相關文件和政策精神，對上級組織能夠實時反映相關基層動態(tài)，保障企業(yè)內部上下齊心，共同發(fā)展。

（三）保密管理素養(yǎng)

辦公室是信息的集中區(qū)，辦公室文秘往往會掌握眾多企業(yè)內部的信息或者保密信息，這對于辦公室文秘的保密管理能力提出了較高的要求[4]。在工作中，辦公室文秘往往知道較多的企業(yè)內部管理信息，因此，其應關注企業(yè)的保密制度，不斷提升自身的職業(yè)道德，對于應當保密的內容，做到“守口如瓶”，堅決不說。對于一些涉及保密的文件、資料，應當嚴格按照相關保密制度，進行加密與存檔處理，杜絕各類泄密事故的發(fā)生。

三、國有企業(yè)辦公室文秘素養(yǎng)的提升路徑

（一）加強理論學習，注重實踐運用

為了進一步做好領導的好幫手、好參謀，更好地服務于企業(yè)發(fā)展，辦公室文秘應當加強理論學習，從政治理論、專業(yè)理論、調研素養(yǎng)等方面著手，全面提升自身的知識水平和服務能力。在政治理論上，應當牢牢抓住黨和國家的政策方針，對企業(yè)內部的相關學習材料和案例進行深入學習，明確企業(yè)的總體發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展愿景，在公文寫作和匯報總結中，注重通過黨和國家的政策理論工具指導實踐，以更高的政治站位服務企業(yè)發(fā)展。在專業(yè)理論上，應當進一步增加企業(yè)主營業(yè)務方面的相關知識儲備，對企業(yè)的具體業(yè)務過程和專業(yè)領域深入了解，在內外部溝通與公文寫作中積累相關的知識和經驗，從而實現(xiàn)“站在領導的角度”對企業(yè)的經營與發(fā)展提出自身的建議，輔助領導決策[5]。除了理論學習之外，還需要注重實踐與調研能力提升，因為只有通過深入基層的調查研究，才能發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題，不斷改善管理制度，才能真正實現(xiàn)企業(yè)的高質量發(fā)展。

（二）收集處理信息，合理運用工具

當今社會是一個信息化的社會，越來越多的信息通過各種途徑傳播，信息化的技術和工具層出不窮。辦公室秘書作為統(tǒng)籌全局的管理人員，應當不斷增強自身收集信息、處理信息、運用信息化工具的能力，充分借用現(xiàn)代化新興技術的力量，提升企業(yè)的管理水平。在收集信息方面，應當對國家的政策方針、行業(yè)的前沿動態(tài)、標桿企業(yè)的管理動作、企業(yè)內部的管理實踐等進行有意識的學習和整理，站在管理者的角度收集信息，保持對政策與市場的敏銳度，從而為企業(yè)的相關管理決策提供參考。在信息處理方面，辦公室文秘應當具備高質量的信息處理能力，對報紙、雜志、網絡媒體等多元化的信息“去偽存真”，提取其中的關鍵信息進行解讀，根據企業(yè)內部管理情況，輸出相關的研究報告、政策解讀、發(fā)展建議等相關成果。在信息化工具的使用上，辦公室文秘應當在學好用好office辦公軟件、專業(yè)辦公軟件的基礎上，不斷加強對數據化、可視化數據的學習和使用，例如通過檢索工具提高內容檢索的精準度，通過數據庫工具開展內部檔案的電子化管理，通過移動辦公工具提高流程審批效率等[6]。

（三）掌握公文規(guī)律，提高寫作質量

公文寫作與報告撰寫是辦公室文秘的基本職責，也是對個人綜合能力要求較高的工作內容。在公文寫作能力的提升上，應當通過不斷學習相關知識，掌握公文寫作的規(guī)律，在行文風格上，不斷提高寫作的準確性、凝練性。一方面，應當不斷提升自身的寫作能力和表達技巧，通過適當的文字和語言，表達相關的觀點、通知和意見，準確傳達相關內容;另一方面，應當杜絕“假大空”的公文，追求凝練簡潔的公文語言，通過接地氣的表達方式，全面客觀地進行分析與論證，使相關公文內容實事求是、有針對性[7]。除此之外，公文寫作與表達的重要目的在于分析問題和解決問題，因此，應當在寫作過程中，注重客觀分析與論證，提出有利于企業(yè)發(fā)展的新思路、新理念、新動作，在黨和國家政策的引領下，為企業(yè)高質量發(fā)展帶來新活力。

參考文獻

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[3] 陳育芳.淺析高校辦公室秘書工作的角色定位及素質培養(yǎng)[J].太原城市職業(yè)技術學院學報，2012（10）：14-15.

[4] 費勇軍.淺談提升國有企業(yè)辦公室文秘職業(yè)綜合素養(yǎng)的途徑[J].山西經濟管理干部學院學報，2020（1）：7-10.

[5] 吳俊.提升企業(yè)辦公室秘書綜合素質，助力企業(yè)發(fā)展的研討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2019（5）：119-120.

[6] 高馳.提高辦公室文秘工作質量芻議[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2019（8）：117-118.

[7] 周燕萍.探討辦公室文秘工作效率的提高策略[J].智庫時代，2019（25）：269-270.

作者簡介：盛銘（1987- ），女，土家族，湖南常人，中級經濟師，碩士，研究方向：教育人力資源管理、辦公室業(yè)務。