SWOT分析視角下實(shí)物檔案管理和利用探析

邵亞偉 張寅曦 姜璐

摘 要：蘇北人民醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱“醫(yī)院”）前身是美國(guó)浸禮會(huì)于1900年創(chuàng)辦的揚(yáng)州浸會(huì)醫(yī)院，至今有近120年的歷史，可以說是揚(yáng)州近現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的一面鏡子。正值中華人民共和國(guó)成立70周年、醫(yī)院建院120周年，醫(yī)院綜合檔案室成立口述史項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目”）小組，對(duì)退休領(lǐng)導(dǎo)、職工進(jìn)行專題訪談，力求搶救醫(yī)院珍貴的歷史。本文基于該項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目中實(shí)物檔案的管理和利用進(jìn)行SWOT分析，以期提高該項(xiàng)目的質(zhì)量，更好地?fù)尵柔t(yī)院歷史，宣傳醫(yī)院文化。

關(guān)鍵詞：蘇北人民醫(yī)院;口述史;實(shí)物檔案;SWOT分析

一、引言

近年來，隨著人們文化消費(fèi)水平的增長(zhǎng)，口述史作為記憶的載體，其在補(bǔ)充歷史文獻(xiàn)的不足、搶救社會(huì)記憶、傳承歷史文化中的價(jià)值和作用日益凸顯，對(duì)其進(jìn)行合理的開發(fā)應(yīng)用顯得越發(fā)重要。然而，囿于受訪者記憶混亂等原因，口述史料的真實(shí)性、權(quán)威性亟待考證。

實(shí)物檔案因特有的屬性，能結(jié)合相關(guān)展覽、史料，發(fā)揮其固有的紀(jì)念、宣傳、憑證等作用。因而在口述史訪談項(xiàng)目中，若能征集到相關(guān)實(shí)物檔案并進(jìn)行科學(xué)合理地管理和利用，則在能有效提高口述史料的真實(shí)性、權(quán)威性，重構(gòu)“立體”的歷史細(xì)節(jié)。

蘇北人民醫(yī)院口述史訪談項(xiàng)目以中華人民共和國(guó)成立70周年、建院120周年為背景，對(duì)退休的領(lǐng)導(dǎo)、職工進(jìn)行專題訪談，旨在從“親歷者”處獲取醫(yī)院發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，以便更好地傳播醫(yī)院文化，促進(jìn)醫(yī)院取得更好地發(fā)展。截至2019年9月1日，項(xiàng)目小組從12位受訪者處收集到工作證、藥方、證書、獎(jiǎng)杯、字畫等實(shí)物檔案60余件?；诖?，筆者對(duì)口述史訪談項(xiàng)目中實(shí)物檔案管理和利用展開文獻(xiàn)研究，并基于蘇北人民醫(yī)院口述史訪談項(xiàng)目對(duì)其進(jìn)行SWOT分析，以期促進(jìn)口述史訪談項(xiàng)目中實(shí)物檔案得到科學(xué)地管理和利用，打破“口說無憑”的困境，讓口述史有據(jù)可循。

二、文獻(xiàn)回顧

隨著口述史訪談項(xiàng)目的興起，實(shí)物檔案的形象性、生動(dòng)性、真實(shí)性已成為口述史價(jià)值和文化的傳播推手，起著不可或缺的作用[1]。筆者通過閱讀文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)外關(guān)于口述史訪談項(xiàng)目中實(shí)物檔案的管理和利用的研究多是圍繞實(shí)物檔案的收集原則、憑證價(jià)值以及保護(hù)技術(shù)展開。首先，關(guān)于收集，學(xué)界確立了主要的收集方法及范圍，實(shí)現(xiàn)了對(duì)實(shí)物檔案的系統(tǒng)及完整性保存。如郇志奎提出實(shí)物檔案的基本收集方法有捐贈(zèng)、收購(gòu)、代管和就近保護(hù)等形式[2]。其次，關(guān)于憑證價(jià)值研究，側(cè)重將實(shí)物檔案與口述史料結(jié)合，以作相互印證，確定口述史的真實(shí)性。例如，林林認(rèn)為可以通過實(shí)物資料來驗(yàn)證、補(bǔ)充或修正口述校史檔案的內(nèi)容，從而更充分地印證受訪人講述內(nèi)容的真實(shí)性[3]。最后，關(guān)于保護(hù)技術(shù)研究，注重將物理技術(shù)與數(shù)字化保護(hù)技術(shù)相結(jié)合，以提高實(shí)物檔案的完整性。楊明初提出可以借助物理維修技術(shù)、數(shù)字化生成技術(shù)和編輯技術(shù)等以防止實(shí)物檔案的自然老化與人為損壞[4]。綜上所述，當(dāng)前對(duì)于口述史訪談項(xiàng)目中實(shí)物檔案的相關(guān)研究多與社會(huì)實(shí)際工作相關(guān)聯(lián)，通過研究相關(guān)理論，以達(dá)到對(duì)社會(huì)實(shí)踐工作的指導(dǎo)。

三、醫(yī)院項(xiàng)目中實(shí)物檔案管理和利用的SWOT分析

（一）優(yōu)勢(shì)分析（S）

1.資源優(yōu)勢(shì)

據(jù)《蘇北人民醫(yī)院大事記》記載，醫(yī)院歷史最早可追溯至1900年。清光緒年間，美國(guó)在華基督教浸信會(huì)西差會(huì)派醫(yī)師菲利普·塞弗特·伊文思到揚(yáng)州創(chuàng)辦揚(yáng)州浸會(huì)醫(yī)院。至20世紀(jì)40年代末，揚(yáng)州浸會(huì)醫(yī)院已經(jīng)成為華東地區(qū)一所具有一定規(guī)模和重要影響力的西醫(yī)綜合醫(yī)院。1946年，江蘇省政府在揚(yáng)州市打銅巷3號(hào)創(chuàng)立江蘇省立揚(yáng)州醫(yī)院。1948年底（民國(guó)37年），奉省政府調(diào)令撤至宜興和橋鎮(zhèn)。1949年（民國(guó)38年）4月，宜興解放，醫(yī)院移交至泰州，成立蘇北人民醫(yī)院。1950年，蘇北人民醫(yī)院隨蘇北行政公署移駐揚(yáng)州原江蘇省立揚(yáng)州醫(yī)院舊址。1951年7月，蘇北人民行政公署接管揚(yáng)州浸會(huì)醫(yī)院后，在揚(yáng)州浸會(huì)醫(yī)院舊址上接受蘇北人民醫(yī)院遷入合并，院名仍為蘇北人民醫(yī)院。由此可見，醫(yī)院已有近120周年歷史。在這120年的發(fā)展歷程中，醫(yī)院留存了大量的實(shí)物檔案。它們見證了醫(yī)院的發(fā)展與變遷，具有重要價(jià)值，亟需進(jìn)行妥善地收集與保管。

2.征收優(yōu)勢(shì)

實(shí)物檔案一般通過檔案所有者捐贈(zèng)、相關(guān)檔案部門收購(gòu)和代管等方式來收集。以醫(yī)院綜合檔案室在2018年舉辦的“檔案見證改革開放40年——蘇北最美檔案”征集活動(dòng)為例，檔案室共收集到了113件珍貴的“老物件”。這些實(shí)物檔案再現(xiàn)了改革開放40年來醫(yī)院發(fā)展的許多珍貴記憶，也豐富了醫(yī)院的檔案資料。在活動(dòng)中，廣大職工們逐漸了解到捐贈(zèng)實(shí)物檔案的意義，也愿意捐贈(zèng)出自己珍藏多年的老物件交給檔案室，或者通過與檔案室簽訂代管協(xié)議的方式，在所有權(quán)仍屬于自己的前提下將實(shí)物檔案交由檔案室保管。

3.硬件環(huán)境優(yōu)勢(shì)

根據(jù)實(shí)物檔案保管的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院院史館配備有各種先進(jìn)設(shè)備，確保溫濕度、光照等適合實(shí)物檔案的保管。例如對(duì)于一些可以公開的實(shí)物檔案，醫(yī)院院史館采用玻璃柜進(jìn)行展示的同時(shí)，還配備了空調(diào)、除濕機(jī)等溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，來保證實(shí)物檔案的長(zhǎng)期保存。院史館還設(shè)立開放日，在校學(xué)生和社會(huì)各界人士可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)來參觀。此外，醫(yī)院綜合檔案室還專門設(shè)有特藏室，用以存放較為珍貴的實(shí)物檔案。

（二）弱勢(shì)分析（W）

1.受訪者保管意識(shí)淡薄

由于實(shí)物檔案的現(xiàn)行價(jià)值并不大，受訪者往往將其隨意處置，導(dǎo)致大部分實(shí)物檔案在現(xiàn)實(shí)中未能得到妥善保管，甚至?xí)a(chǎn)生損壞、丟失等問題。而這些珍貴的老物件，往往都承載著一段記憶，凝聚著一份情感，應(yīng)當(dāng)?shù)玫娇茖W(xué)的管理和利用。例如在采訪某位中醫(yī)專家時(shí)，老人將自己的證書用塑料繩捆起來放在柜子上，長(zhǎng)年積灰，導(dǎo)致紙質(zhì)脆化，亟待修復(fù)。

2.缺乏合理的管理制度

在實(shí)物檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，綜合檔案室尚未制定出具體的管理制度。一是缺乏合理的分類制度。一方面在項(xiàng)目中收集到的實(shí)物檔案是按照來源（所屬者）來劃分的，但結(jié)合檔案室整體接收情況來看，這樣分類是很不合理的。另一方面，在該項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)于所有的實(shí)物檔案是按照它們的載體形式（獎(jiǎng)杯、證書、印章等）來劃分，還是按照它們的年代（實(shí)物檔案所屬的具體時(shí)間）來劃分，沒有制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理相對(duì)混亂。二是缺乏合理的編目制度。在口述史項(xiàng)目中，實(shí)物檔案的編目工作也應(yīng)參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做出合理的規(guī)定。例如廣東省中山市大涌醫(yī)院就曾要求實(shí)物檔案目錄應(yīng)包括歸檔編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、日期、數(shù)量、管理年限等[5]。三是缺乏合理的利用制度。對(duì)可供借用的實(shí)物檔案及相關(guān)記載材料，都應(yīng)制定嚴(yán)格的登記制度。檔案管理者需告知用戶辦理借閱（用）手續(xù)，履行相關(guān)規(guī)定，以防發(fā)生信息泄露及實(shí)物檔案損壞的情況。

3.開發(fā)利用手段單一

當(dāng)前實(shí)物檔案的利用多為在院史館進(jìn)行陳列、展覽，手段單一，范圍局限，效果欠佳。在此基礎(chǔ)上，可以通過實(shí)物拍攝，視頻講解等形成電子檔，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化展室。所謂數(shù)字化展室，就是指利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開辟出一個(gè)新媒體平臺(tái)或窗口（微信公眾號(hào)、網(wǎng)頁(yè)等），由相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)作，建立一個(gè)虛擬世界中的“實(shí)物展覽室”[6]。實(shí)物檔案的數(shù)字化無疑會(huì)使實(shí)物檔案的利用更加便捷，利用者可以足不出戶地查看所需實(shí)物檔案信息。另外，對(duì)于實(shí)物檔案的數(shù)字化管理制度，也仍需進(jìn)一步明確與規(guī)范，確保管理活動(dòng)的規(guī)劃化、科學(xué)化。

（三）機(jī)遇分析（O）

1.時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇

2019年是中華人民共和國(guó)成立70周年。為紀(jì)念祖國(guó)母親的七十華誕，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于隆重慶祝中華人民共和國(guó)成立70周年廣泛組織開展“我和我的祖國(guó)”群眾性主題宣傳教育活動(dòng)的通知》。該通知強(qiáng)調(diào)要以愛國(guó)主義為核心，在全國(guó)城鄉(xiāng)廣泛開展形式多樣、內(nèi)容豐富的群眾性主題宣傳教育活動(dòng)，充分宣傳展示新中國(guó)成立70年來特別是改革開放以來的光輝歷程、偉大成就和寶貴經(jīng)驗(yàn)。醫(yī)院有近120年的歷史，許多年歲已高的老醫(yī)生、老領(lǐng)導(dǎo)對(duì)中華人民共和國(guó)成立以來國(guó)家的發(fā)展頗有感觸，他們一方面通過口述的方式講述了醫(yī)院和祖國(guó)的故事，另一方面也通過捐贈(zèng)實(shí)物檔案呈現(xiàn)了生動(dòng)的歷史面貌，符合時(shí)代要求。

2.團(tuán)隊(duì)合作的保障

蘇北人民醫(yī)院口述史訪談項(xiàng)目是醫(yī)院綜合檔案室與揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院合作研究、開發(fā)的項(xiàng)目。在揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)張江珊副教授和徐品堅(jiān)副教授的指導(dǎo)下，由檔案室工作人員與檔案學(xué)專業(yè)本科生共同推進(jìn)項(xiàng)目，使得訪談項(xiàng)目中實(shí)物檔案管理和利用更加科學(xué)和規(guī)范。

3.技術(shù)進(jìn)步的支持

可以結(jié)合高新技術(shù)來創(chuàng)新實(shí)物檔案管理和利用的方式。例如3D打印技術(shù)，它是一種快速成型技術(shù)，可以通過各種粘合材料，逐層打印來構(gòu)造物體。隨著3D打印等先進(jìn)技術(shù)的成熟，復(fù)原一些損壞嚴(yán)重的實(shí)物檔案已經(jīng)不再是遙不可及的夢(mèng)想。例如“3D打印技術(shù)在實(shí)物檔案搶救和檔案展覽工作中的應(yīng)用研究”項(xiàng)目就曾制定了《實(shí)物檔案的三維信息在檔案搶救、展覽工作中的應(yīng)用方法與要求》等規(guī)定，在實(shí)物檔案的管理、修復(fù)、展覽等方面具有重要的實(shí)踐和指導(dǎo)價(jià)值[7]。

4.社會(huì)媒體的關(guān)注

自項(xiàng)目實(shí)施以來，《健康報(bào)》《中國(guó)檔案報(bào)》《揚(yáng)州晚報(bào)》《揚(yáng)州日?qǐng)?bào)》等傳統(tǒng)媒體先后進(jìn)行了報(bào)道。不僅如此，國(guó)家檔案局網(wǎng)站，國(guó)際檔案理事會(huì)ICA公眾號(hào)，蘇北人民醫(yī)院公眾號(hào)，揚(yáng)州云診堂等新媒體平臺(tái)也進(jìn)行了相關(guān)的報(bào)道。目前，該項(xiàng)目的社會(huì)反響較好，使得越來越多的人了解實(shí)物檔案，并愿意捐贈(zèng)自己的老物件，拓展了實(shí)物檔案的征集渠道，有利于口述史訪談項(xiàng)目的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展和社會(huì)影響力的提升。

（四）挑戰(zhàn)分析（T）

目前，該項(xiàng)目的社會(huì)影響力仍局限在揚(yáng)州地區(qū)，甚至是醫(yī)院內(nèi)部。而口述史作為記憶的載體，應(yīng)該是面向社會(huì)大眾的。因此，如何提高社會(huì)各界捐贈(zèng)實(shí)物檔案的意愿仍是亟待考慮的問題。不僅如此，在新媒體技術(shù)、AR、人工智能等高科技迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的口述史開發(fā)應(yīng)用手段顯然已不能跟上時(shí)代的步伐。因此，只有對(duì)口述史訪談項(xiàng)目中征集到的實(shí)物檔案進(jìn)行合理的管理和利用并導(dǎo)入創(chuàng)新性思維，才能讓口述史在新時(shí)代背景下熠熠閃光，實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。

四、組合戰(zhàn)略分析

（一）S-O策略

第一，要把握好醫(yī)院得天獨(dú)厚的歷史優(yōu)勢(shì)和院史館豐富館藏的有利條件，拓寬收集渠道，如可以開展有獎(jiǎng)?wù)骷瘜?shí)物檔案等活動(dòng)，進(jìn)一步開展實(shí)物檔案的全面收集工作。與此同時(shí)，要積極利用已有館藏資源開展宣傳教育活動(dòng)，讓人們意識(shí)到實(shí)物檔案的重要性并積極主動(dòng)地參與口述史訪談項(xiàng)目和實(shí)物檔案的捐贈(zèng)，做好預(yù)約登記和捐贈(zèng)登記。第二，擴(kuò)充項(xiàng)目小組成員，引進(jìn)其他專業(yè)，如漢語(yǔ)言文學(xué)、社會(huì)學(xué)、新聞學(xué)等專業(yè)人才，對(duì)項(xiàng)目的各項(xiàng)具體環(huán)節(jié)進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)，加強(qiáng)視頻拍攝、文稿轉(zhuǎn)錄等工作的專業(yè)性，并進(jìn)一步規(guī)范實(shí)物檔案的管理和利用工作。第三，積極探索相關(guān)領(lǐng)域的最新科學(xué)技術(shù)，如利用3D打印等技術(shù)讓受到損害的實(shí)物檔案“復(fù)活”。第四，利用新媒體等渠道進(jìn)行宣傳報(bào)道，擴(kuò)大活動(dòng)影響力。例如根據(jù)當(dāng)代人們精神文化需求的特性，可以在抖音、微博、公眾號(hào)等社交媒體平臺(tái)上推出“改革開放初期的蘇北人民醫(yī)院”“蘇北人民醫(yī)院歷任院長(zhǎng)風(fēng)采”等系列文章、紀(jì)錄片，從“點(diǎn)”入手，一步步地向用戶展現(xiàn)醫(yī)院的文化精髓。

（二）W-O戰(zhàn)略

第一，在每次訪談開始前，應(yīng)當(dāng)就訪談內(nèi)容和訪談目的與受訪者進(jìn)行溝通交流，并懇求受訪者盡量能提供相關(guān)的實(shí)物檔案來佐證所述內(nèi)容，讓受訪者從心理上主動(dòng)接受，增強(qiáng)其文化歸屬感和認(rèn)同感。第二，參觀實(shí)物檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的單位，學(xué)習(xí)有關(guān)實(shí)物檔案管理和利用的方法及先進(jìn)技術(shù)，爭(zhēng)取形成《醫(yī)院實(shí)物檔案管理辦法》《醫(yī)院實(shí)物檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)范性文件，建立適用于口述史項(xiàng)目中實(shí)物檔案的收集、分類、編目、利用等工作的制度體系。第三，積極利用微信公眾號(hào)、網(wǎng)頁(yè)等新媒體平臺(tái)或窗口，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化展室，把院史館搬到屏幕上來，讓用戶足不出戶就能參觀。

（三）S-T戰(zhàn)略

第一，抓住中華人民共和國(guó)成立70周年和建院120周年等時(shí)代契機(jī)，開發(fā)符合社會(huì)主義核心價(jià)值觀等時(shí)代主題的相關(guān)成果，突出醫(yī)院的進(jìn)步，歷史的變遷，時(shí)代的發(fā)展。例如可以延請(qǐng)檔案編研專家編纂《蘇北人民醫(yī)院名醫(yī)訪談錄》《硝煙中的蘇北人民醫(yī)院》等成果，獻(xiàn)禮祖國(guó)母親。第二，堅(jiān)持并完善院史館開放活動(dòng)，設(shè)立院史館開放日，定期向社會(huì)公眾開放，打造有醫(yī)院特色的實(shí)物檔案展覽。如可以在醫(yī)師節(jié)、護(hù)士節(jié)、國(guó)慶節(jié)等節(jié)日組織醫(yī)院職工參觀院史館，加強(qiáng)職工的文化歸屬感，從前輩身上汲取精神食糧，更好地傳承醫(yī)院文化。

（四）W-T戰(zhàn)略

在項(xiàng)目結(jié)束后，繼續(xù)與受訪者保持密切的溝通，積極開展回訪工作，以人文關(guān)懷打動(dòng)受訪者。例如，可以將視頻刻錄成光盤贈(zèng)送給受訪者，邀請(qǐng)受訪者為醫(yī)院職工開展主題講座，做好醫(yī)院文化的傳承工作。此外，要時(shí)刻關(guān)注與口述史、實(shí)物檔案相關(guān)的最新動(dòng)態(tài)，以口述史傳承社會(huì)記憶，用實(shí)物檔案展現(xiàn)歷史細(xì)節(jié)。

五、結(jié)語(yǔ)

精誠(chéng)所至，金石為開。實(shí)物檔案具有較強(qiáng)的直觀性，這也使得它的憑證作用不容置疑。因此，在口述史訪談項(xiàng)目中若能對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行合理地管理和利用，例如可以建立實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用實(shí)物檔案進(jìn)行宣傳教育，為撰寫大事記、年鑒、院史等編研材料提供依據(jù)和憑證等[8]，便能最大程度發(fā)揮其特性，和口述實(shí)錄、聲像檔案等形成內(nèi)在的邏輯聯(lián)系，從而提高口述史料的權(quán)威性、真實(shí)性，讓項(xiàng)目成效更上一層樓。（本文通訊作者：蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室主任 王前）

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