電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理

莊冰冰

摘 要：在檔案管理的過程中，我們可以理解傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和現(xiàn)代的電子檔案管理有各自的作用和意義。因此，在檔案管理的發(fā)展階段，應(yīng)制定科學(xué)合理的方案，以促進城建紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理與發(fā)展，進而大大提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：并行管理;保密安全;管理模式

一、紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性

在21世紀(jì)，電子檔案館和紙質(zhì)檔案館各有優(yōu)勢，兩者都非常重要。造紙技術(shù)發(fā)明后，紙質(zhì)檔案一直是人們廣泛使用的重要信息載體。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案具有載體的依賴性。檔案的出現(xiàn)屬于社會現(xiàn)象。它通過固定的物質(zhì)形態(tài)存在，形成檔案信息和載體，成為一種非常重要的信息資源。紙質(zhì)檔案客觀地記錄了過去的歷史情況，并具有令人信服的憑證功能，這是電子檔案無法比擬的。長期以來，檔案領(lǐng)域一直使用紙質(zhì)檔案，電子檔案的使用較少。究其原因，電子檔案雖然具有信息量大、檢索速度快等優(yōu)點，但也存在無法克服的缺陷，對檔案的穩(wěn)定性和可靠性影響較大。因此，有必要及時處理這一問題。

與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案在信息處理方面的優(yōu)勢較小，但其原始特征優(yōu)于電子檔案。在我們能夠控制電子記錄的證據(jù)性和可持續(xù)性之前，我們?nèi)匀恍枰褂眉堎|(zhì)文件進行管理。根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點，結(jié)合城建檔案管理的現(xiàn)狀，實行紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理是社會發(fā)展的必然趨勢。

二、檔案并存管理應(yīng)當(dāng)注意的事項

（一）檔案整理及數(shù)字化外包注意事項

檔案整理與數(shù)字化是一項長期而持久的工作。單位要對這項工作的人員、財務(wù)、物資等做出合理的統(tǒng)籌安排。在努力完成當(dāng)年檔案整理和數(shù)字化工作的同時，要用2—3年的時間，分階段、分批對歷史檔案進行整理和數(shù)字化。會議結(jié)束后，將檔案管理重大項目的大事記在網(wǎng)站上公布，新聞、工作按公開程度同時發(fā)布，對檔案進行分類、公開、保管。如有必要，可邀請專業(yè)公司開展這項工作。

（二）檔案數(shù)字化必須注意保密安全

“十條禁令”。即檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)必須是一個封閉的獨立網(wǎng)絡(luò)，不允許與其他網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián);數(shù)字化處理所需的計算機由本單位提供，USB接口和光驅(qū)應(yīng)封閉;數(shù)字化作業(yè)場所不得私自使用移動硬盤、U盤、CD等存儲介質(zhì);手機集中存放，不得帶入檔案數(shù)字化作業(yè)現(xiàn)場;檔案不得隨身攜帶離開數(shù)字化作業(yè)現(xiàn)場;非工作人員不得進入數(shù)字化作業(yè)現(xiàn)場。檔案館的大事記、照片、文件等，以時間軸的形式在網(wǎng)站上公布，科技資料以支付方式公開，審計、現(xiàn)場維護、會議細(xì)節(jié)等實行封閉保存。

（三）建立健全相應(yīng)的制度

建立嚴(yán)格規(guī)范的文件內(nèi)容“傳遞”制度。及時復(fù)制，甚至不時更改文本格式。嚴(yán)格界定管理人員的職責(zé)和權(quán)限。一方面，建立健全管理人員資格考試制度。檔案管理人員必須具有良好的思想素質(zhì)、正確的工作態(tài)度、積極的職業(yè)精神和較強的工作能力。對考核不合格的管理人員進行轉(zhuǎn)崗或再培訓(xùn);對考核合格的，加強培訓(xùn)，進一步提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，減少管理操作失誤。另一方面，建立健全權(quán)限管理制度。檔案管理人員要做好這一環(huán)節(jié)，做好與相鄰環(huán)節(jié)的銜接。通過一定的技術(shù)手段來監(jiān)督管理人員正確行使職權(quán)，防止越權(quán)，從而維護電子文件的真實性。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理舉措

（一）改善基礎(chǔ)檔案管理體制，創(chuàng)建紙質(zhì)檔案與電子檔案通道

目前，傳統(tǒng)的文件管理機制被頻繁使用，導(dǎo)致了文件管理的失敗。為了有效地改善這種狀況，我們應(yīng)該從檔案管理制度上進行合理的調(diào)整。在實際的檔案管理機制中，需要完善基礎(chǔ)統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)和信息存儲標(biāo)準(zhǔn)、計算機數(shù)據(jù)庫管理等。由于現(xiàn)代社會的發(fā)展，電子文件的管理存在諸多不足，因此在實際使用中，需要在相應(yīng)的制度中體現(xiàn)電子記錄的清晰性和真實性。此外，還應(yīng)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的通道，并以文本形式存儲在光盤上。然后借助軟件和數(shù)據(jù)庫索引，將電子文件和紙質(zhì)文件進行集成，達到檔案自動管理和檢索的目的。對于紙質(zhì)庫存檔案，有必要將利用率高的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以利于用戶。

（二）創(chuàng)建新的檔案管理模式，同步歸檔紙質(zhì)和電子檔案同一內(nèi)容

在信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展的大背景下，檔案管理要與時俱進，對檔案管理進行有效的創(chuàng)新和吸收，積極制定新的電子檔案管理制度。同時，以紙張為基本載體，檔案管理模式可以不斷積累和拓展。當(dāng)相關(guān)人員優(yōu)化管理模式時，大部分管理步驟都可以通過合理使用計算機來進行。例如，整理電子文件只需要使用計算機來有效地歸檔，這樣，就不需要傳送文件載體了。在實際管理內(nèi)容方面，電子檔案還需要形成一個比較完善的法律，并在各個方面開展文件的合并工作，以提高電子檔案的質(zhì)量。其次，由于電子檔案自身的缺陷，相應(yīng)的法律效力不明確。雖然有些地方制定了電子檔案制度，但由于工作實際，同一內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案需要同時歸檔。這樣既可以實現(xiàn)檔案的真實性和完整性，又可以解決用戶共享網(wǎng)絡(luò)資源的問題，質(zhì)量檔案與電子檔案相輔相成。

（三）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，把紙質(zhì)檔案編制成電子檔案

目前，檔案管理崗安排的工作人員仍為原檔案管理人員，這部分檔案管理工作者已經(jīng)完全適應(yīng)了紙質(zhì)檔案管理模式。為了改變這種現(xiàn)象，檔案管理部門需要組織檔案管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)活動，掌握檔案管理的新知識、新技能，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，樹立新的檔案管理意識，把現(xiàn)代電子檔案管理作為檔案管理的核心內(nèi)容。同時，相關(guān)檔案管理人員在業(yè)余時間應(yīng)學(xué)習(xí)電子設(shè)備相關(guān)知識和技能，提高工作能力。因此，檔案管理人員應(yīng)不斷培養(yǎng)自身的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)檔案管理的新時代。然后，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，根據(jù)存儲和使用的需要，構(gòu)成相應(yīng)的電子檔案，即將紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理成電子檔案。數(shù)字化過程一般包括：（1）單位接收外部文件后，進行數(shù)字化管理。（2）對已歸檔的紙質(zhì)檔案實行數(shù)字化管理，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并行。

四、結(jié)束語

在當(dāng)今社會不斷發(fā)展的背景下，檔案管理模式發(fā)生了翻天覆地的變化，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足人們對檔案管理的需要。因此，有必要對紙質(zhì)檔案和電子檔案實行并行管理，發(fā)揮檔案管理的作用。

參考文獻

[1]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].中國人民大學(xué)出版社，2019.

[2]劉瑞欣.城建檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及對策探討[J].城建檔案，2017（12）：49-51.

[3]姚鳴蕾.探索城建檔案“三位一體”管理——以太倉市建設(shè)檔案館為例[J].檔案與建設(shè)，2018（06）：77-78.