水利工程檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施研究

何秋蘭

摘 要：本文在當(dāng)前社會(huì)背景下，從多方面角度對(duì)水利工程檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，并提出檔案管理的有效措施，希望能夠?yàn)槿蘸笙嚓P(guān)工作的開展提供借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;水利工程;不足之處;管理計(jì)劃

水利工程工作的開展形成水利工程檔案。水利工程檔案指的是從水利工程立項(xiàng)開始，直到設(shè)計(jì)、施工、工程驗(yàn)收等相關(guān)工作開展所形成的資料，其是載體形式各不相同卻具有保存價(jià)值的文件資料。水利工程檔案不光能夠?qū)㈨?xiàng)目建設(shè)情況進(jìn)行記錄，還能夠用于工程質(zhì)量鑒定、事故原因查明及事故責(zé)任追究等方面，能夠?qū)λこ痰慕ㄔO(shè)及工作的開展起到促進(jìn)的作用。

1 水利工程檔案管理的特點(diǎn)及作用

1.1 水利工程檔案管理的特點(diǎn)

1.1.1 集中管理

不論是檔案監(jiān)督機(jī)構(gòu)還是檔案質(zhì)量管理結(jié)構(gòu)，都應(yīng)創(chuàng)建獨(dú)立的檔案管理制度。這樣一來，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的集中管理，并且使檔案目錄等編制等工作順利開展。如此模式會(huì)降低檔案的破損率，并且使檔案使用壽命的延長(zhǎng)，有效避免意外或者無(wú)意的事故發(fā)生，能夠?yàn)闄n案的完全性提供保障，并為日后檔案的查找使用提供便捷。

1.1.2 安全性及完整新

水利工程的檔案管理工作應(yīng)確保其完整性，完整性指的是對(duì)檔案資料進(jìn)行完整收集，并且通過科學(xué)合理的方式對(duì)其進(jìn)行整理，使其能夠?qū)⑹┕み^程體現(xiàn)出來。檔案的安全性指的是通過嚴(yán)格的規(guī)格制度對(duì)其進(jìn)行管理，延長(zhǎng)其使用壽命，并且確保檔案在管理期間不受損壞。只有對(duì)檔案的完整性的安全性提供保障，才能夠方便日后查閱，這一特性也是檔案管理者及檔案使用者必須遵循的條件。檔案管理者應(yīng)對(duì)檔案的準(zhǔn)確及完整性進(jìn)行衡量，檢查其是否能夠滿足查閱的要求，并且以文件項(xiàng)目為依據(jù)對(duì)其進(jìn)行歸檔處理。

1.2 水利工程檔案管理的作用

水利工程檔案管理的直接作用是能夠?qū)⒐こ探ㄔO(shè)及管理的過程全面的真實(shí)的反映出來，能夠體現(xiàn)出水利單位的發(fā)展現(xiàn)狀及管理水平。不光能夠?qū)⑺こ踢\(yùn)行及管理情況全面的體現(xiàn)出來，并且能夠?qū)λこ藤|(zhì)量的鑒定、竣工之后的管理及項(xiàng)目的維護(hù)產(chǎn)生重要的價(jià)值。因此，對(duì)水利工程方案進(jìn)行集中管理是項(xiàng)目開展的基本要求，也是工程檔案管理的主要保障。水利工程項(xiàng)目從立項(xiàng)之初歷經(jīng)設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收，直到項(xiàng)目竣工之后的運(yùn)行維修養(yǎng)護(hù)改造，直到拆除，需要經(jīng)歷多個(gè)階段，跨越十分漫長(zhǎng)的時(shí)間。在此期間，會(huì)涉及不同種類的技術(shù)人員，并且形成多樣化檔案資料，不論是形成資料的環(huán)節(jié)，還是管理資料的環(huán)節(jié)，任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都會(huì)為工程帶來極大的隱患情況，嚴(yán)重時(shí)將會(huì)引發(fā)安全事故。與此同時(shí)，水利工程檔案作為項(xiàng)目正常運(yùn)行的基石，其科學(xué)合理的檔案資料對(duì)水利單位人員的工程數(shù)據(jù)情況項(xiàng)目維修、養(yǎng)護(hù)及改造情況有直接的影響。如果管理過程中出現(xiàn)問題，將會(huì)限制工程項(xiàng)目的正常運(yùn)行及工作效率的提升。這樣說來，加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的力度的重要性不言而喻。

2 水利工程檔案管理時(shí)的不足之處

2.1 工作人員未樹立正確的檔案管理認(rèn)知

近年來，社會(huì)環(huán)境有所改善，政府職能出現(xiàn)轉(zhuǎn)變，水利工程的管理制度出現(xiàn)變化，行政審批制度過于簡(jiǎn)化，水利工程項(xiàng)目的法人主要負(fù)責(zé)投標(biāo)招標(biāo)。與此同時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)管制度、項(xiàng)目驗(yàn)收備案及質(zhì)量管理等制度都已完善。上述因素均對(duì)涉及工程檔案管理的形式、內(nèi)容、制度等多方面發(fā)生了變化，但是仍然沒有使當(dāng)前水利工程檔案管理方式落后的情況得以改善。部分水利單位的管理者及檔案管理工作人員未樹立正確的水利工程檔案管理認(rèn)知，沒有意識(shí)到檔案工作質(zhì)量的提升對(duì)項(xiàng)目開展的重要性，并且在日常工作過程中不具備完善的管理制度來對(duì)這項(xiàng)管理行為進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致水利工程檔案管理出現(xiàn)不及時(shí)或是延誤的情況發(fā)生，對(duì)檔案的完整性及時(shí)效性產(chǎn)生了非常消極的影響。

2.2 管理機(jī)構(gòu)不完全

水利工程檔案管理工作具有極強(qiáng)的專業(yè)性，建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)監(jiān)督、指導(dǎo)本單位工程管理相關(guān)部門及參建單位項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔工作，審查參建單位制定的針對(duì)該項(xiàng)目的文件管理和歸檔制度、規(guī)范。建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門、參建單位與建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定與要求相適應(yīng)的項(xiàng)目文件管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并進(jìn)行修訂完善。僅將水利工程檔案管理工作歸納至綜合檔案部門進(jìn)行管理，導(dǎo)致制度形同虛設(shè)，未形成完善的監(jiān)管機(jī)制，導(dǎo)致綜合檔案管理部門及建設(shè)部門各自推脫責(zé)任，各自為政，在日常工作過程中存在隨意性，并且因?yàn)榧夹g(shù)人員存在流動(dòng)性知識(shí)檔案丟失，或者是資料全面等情況發(fā)生。雖然制定與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，但是制度的落實(shí)過于形式化，這樣一來，會(huì)增加檔案管理、歸檔、整理的難度性，并為日后水利工程的維護(hù)與保養(yǎng)帶來了嚴(yán)重的影響。

2.3 保管場(chǎng)所不穩(wěn)定

部分水利單位檔案資料保管受辦公條件制約，所有檔案資料不能集中存放，特別是在建項(xiàng)目工程資料的臨時(shí)存放。將水利工程檔案資料歸置在業(yè)務(wù)科室、雜物間或者是庫(kù)房里，檔案管理場(chǎng)所及其不固定，導(dǎo)致安全措施不到位，極易出現(xiàn)檔案受損、受潮丟失的情況發(fā)生，對(duì)檔案的長(zhǎng)期管理有著不利的影響，無(wú)法為其安全性及完整性提供保障。

2.4 檔案收集方式單一、管理行為被動(dòng)

部分水利單位無(wú)法以工程項(xiàng)目的特點(diǎn)為依據(jù)制定針對(duì)性檔案管理方式。首先，水利單位的負(fù)責(zé)人與檔案管理工作人員過于重視工程質(zhì)量的提升、工程進(jìn)度的快速及工程安全性等問題，對(duì)檔案管理工作的重視程度不足。通常情況下，在工程開展后期，突擊性對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行采集整理。其次，部分檔案管理工作人員不具備專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，僅能夠單一的從技術(shù)人員或者是機(jī)械管理人員手中接收檔案資料，且大多是有多少收多少。這樣一來，會(huì)致使工程原始資料缺乏完善性。最后，部分檔案管理工作人員日常工作過程中收集資料的方法過于單一，管理行為較為被動(dòng)，導(dǎo)致在檔案有所需求時(shí)不得不采用復(fù)印件來充數(shù)，致使工程檔案不完整或者是被遺漏。

2.5 檔案管理者不具備專業(yè)素養(yǎng)

部分水利單位未配備專業(yè)性工作人員負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，大多數(shù)是兼職的工作人員，因?yàn)榫τ邢蓿⑶椅唇?jīng)過專業(yè)性檔案管理工作的培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)、涉及的法律法規(guī)、單位的規(guī)章制度及操作流程等不熟悉。這樣一來，會(huì)對(duì)水利工程檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。當(dāng)前情況是新上崗的同事多、技術(shù)人員多、專業(yè)人員少、具備專業(yè)技術(shù)職稱或者是中高級(jí)檔案管理的人員少之又少，這些情況在屬于單位的發(fā)展過程中十分普遍，有的管理人員對(duì)水利工程建設(shè)流程十分不了解，有關(guān)管理人員對(duì)水利工程檔案的管理十分不熟悉，因相關(guān)人員專業(yè)水平存在較大差異，導(dǎo)致水利工程法管理過程中存在立卷、歸檔不規(guī)范的現(xiàn)象發(fā)生，對(duì)水利工程管理質(zhì)量的提升產(chǎn)生了制約性的影響。

2.6 缺少硬件設(shè)備

當(dāng)前，部分水利單位檔案管理手段過于守舊，仍然采用紙質(zhì)存檔、手工操作的方式對(duì)其進(jìn)行管理，沒有將計(jì)算機(jī)等相關(guān)技術(shù)應(yīng)用在其中，水利檔案管理過程中缺少電子版，無(wú)法做到電子、紙質(zhì)兩種檔案方式共存的目的，顯著降低檔案的使用效率及管理水平，對(duì)日后檔案的查閱及保管有著消極的影響，不能夠?qū)n案材料的作用充分發(fā)揮出來。

3 水利工程檔案管理策略

3.1 樹立正確的工作認(rèn)知、完善管理制度

水利工程檔案管理工作的開展直接影響到工程項(xiàng)目的正常運(yùn)行及經(jīng)濟(jì)水平的提升，是水利工程項(xiàng)目開展過程中的重點(diǎn)工作內(nèi)容。除此之外，水利工程檔案管理能夠?qū)⑺麊挝坏墓芾硭郊敖?jīng)濟(jì)現(xiàn)狀體現(xiàn)出來。為了規(guī)范水利工程檔案管理工作，使其變得標(biāo)準(zhǔn)，單位負(fù)責(zé)人及檔案管理工作人員應(yīng)樹立正確的工作認(rèn)知，轉(zhuǎn)變以往檔案管理理念，將檔案管理工作與工程總體格局進(jìn)行有效結(jié)合，并且將其融入在工程創(chuàng)建的過程中，采取制定水利工程檔案管理制度的方式，使檔案管理行為得以規(guī)劃，使工程管理部門的審計(jì)、質(zhì)檢、施工、督查等實(shí)施力度得以提升，并且完善針對(duì)性，使當(dāng)管理部門落實(shí)監(jiān)管制度。與此同時(shí)，內(nèi)部管理部門應(yīng)制定針對(duì)性獎(jiǎng)罰機(jī)制，將水利工程檔案管理的內(nèi)容細(xì)化，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并且將工作績(jī)效歸納到年度考核表中，做到獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，將責(zé)任制全面貫徹落實(shí)到項(xiàng)目整體中。

3.2 完善管理機(jī)構(gòu)、設(shè)置獨(dú)立部門

水利工程檔案在管理過程中應(yīng)形成專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、共同配合的機(jī)制。此外，水利單位應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，并且配備專業(yè)性管理工作人員，為檔案管理工作的開展創(chuàng)造有利條件，并為其營(yíng)造良好的工作環(huán)境，使其有精力、有時(shí)間協(xié)調(diào)配合業(yè)務(wù)部門，并且將檔案管理工作與水利工程建設(shè)過程相融合，為日后工程的養(yǎng)護(hù)與維修夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度、為檔案安全性提供保障

水利單位應(yīng)落實(shí)檔案管理安全有效的措施，并且設(shè)立獨(dú)立的檔案管理地點(diǎn)，落實(shí)防盜、防火、防磁、防腐蝕、防塵、防光、防潮、防蟲、防污染、防失泄密、防電子病毒等管理要求。除此之外，應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的創(chuàng)建力度，為檔案的完全性和安全性提供保障。

3.4 豐富檔案收集方式、改變管理模式

水利單位應(yīng)以水利工程特點(diǎn)為依據(jù)擴(kuò)展檔案收集資料，將以往被動(dòng)收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，通過多樣靈活的方式來滿足當(dāng)前水利工程檔案管理提出的全新需求。針對(duì)建筑周期較長(zhǎng)且規(guī)模較大的水利工程，在對(duì)檔案進(jìn)行收集管理過程中，管理者應(yīng)時(shí)刻與施工資料員及施工部門溝通交流，及時(shí)掌握工程項(xiàng)目的進(jìn)度，并且對(duì)檔案資料進(jìn)行分階段催收，杜絕原始檔案遺失的情況發(fā)生，從而為水利工程檔案的連續(xù)性及完整性提供保障。針對(duì)建筑周期較短期規(guī)模較小的工程，在收集檔案時(shí)，應(yīng)通過追蹤收集法來對(duì)施工進(jìn)度進(jìn)行全面了解，并掌握施工信息對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)資料管理員進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)檔案資料進(jìn)行針對(duì)性收集，從而為檔案的完整性提供保障。

3.5 培訓(xùn)檔案管理人員、提升其專業(yè)水平

水利工程檔案管理具有繁瑣性、復(fù)雜性及細(xì)致性的特性，并且對(duì)服務(wù)質(zhì)量科學(xué)依據(jù)及技術(shù)具有極高的要求。這樣一來，就要求負(fù)責(zé)水利工程檔案管理的工作人員具備極高的專業(yè)素養(yǎng)，并且水利單位應(yīng)定期對(duì)管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)水平得以提升，這也是確保水利工程檔案管理工作質(zhì)量的主要方法。水利工程檔案管理工作人員不光應(yīng)掌握相關(guān)知識(shí)，熟練操作信息化管理方式，并且熟悉水利項(xiàng)目的工作流程和工作特點(diǎn)。檔案管理工作人員只有樹立科學(xué)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，具備現(xiàn)代化管理素質(zhì)，才能夠擔(dān)任水利工程的管理的重大責(zé)任。

3.6 優(yōu)化管理方式、提升工作效率

在對(duì)水利工程檔案進(jìn)行管理過程中，應(yīng)充分發(fā)揮其具有的價(jià)值，只有做到這一點(diǎn)，才能稱得上是高質(zhì)量的完成工作。想要對(duì)水利工程檔案材料進(jìn)行充分利用，檔案管理工作人員就應(yīng)摒棄傳統(tǒng)單一、落后、守舊的管理方式，采用現(xiàn)代化技術(shù)不斷豐富檔案管理工作內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)通過信息方式提升檔案檢索及閱讀的能力，在工作過程中實(shí)現(xiàn)資源共享。這樣一來，才能夠是水利工程檔案管理工作效率得以提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)水利工程檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。因此，水利工程檔案管理者要轉(zhuǎn)變觀念，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)，著眼未來的宗旨，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)水利工程檔案工作的健康發(fā)展。

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