大數(shù)據(jù)背景下高校檔案精益化管理研究

李啟坤 王巍

摘 要：在高等院校管理工作中，檔案管理不可或缺，有利于校園文化建設(shè)以及人才培養(yǎng)。然而目前高校在檔案管理方面仍有效率不高表現(xiàn)，管理手段過于滯后，所以，高等院校應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)施精益化管理，提高檔案管理效果?；诖?，本文探究了大數(shù)據(jù)下的高校檔案精益化管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案;精益化;管理

1 高校檔案精益化管理

精益化管理理念最早產(chǎn)生于美國汽車制造業(yè)，針對(duì)大規(guī)模生產(chǎn)模式呈現(xiàn)出良好的管理效果。當(dāng)具體應(yīng)用精益化管理理念時(shí)，能夠避免投入大量生產(chǎn)要素，基于市場(chǎng)需求，生產(chǎn)產(chǎn)品，從而提高企業(yè)所有經(jīng)營活動(dòng)的效率，進(jìn)一步減少投入、節(jié)約材料等，在更大程度上創(chuàng)造價(jià)值。在高等院校中，當(dāng)開展檔案管理工作時(shí)，全面應(yīng)用精益化管理方式，將其落到實(shí)處，進(jìn)而減少所投入的成本，不斷優(yōu)化與完善管理步驟與流程，以此增強(qiáng)管理效率，提高管理質(zhì)量，使管理環(huán)節(jié)更為簡潔，為更加高效地應(yīng)用檔案打下良好基礎(chǔ)。

2 高校檔案精益化管理的原則

1）自我負(fù)責(zé)。在高校檔案管理過程中，以人為主體，服務(wù)是出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，所以檔案管理者起到不容小覷的橋梁紐帶作用，所有工作人員均需正確認(rèn)知自身重要性，明確自己在高等院校檔案管理隊(duì)伍中占據(jù)至關(guān)重要的地位，是其必不可少的一部分，是團(tuán)隊(duì)形象的一個(gè)關(guān)鍵因素，每個(gè)人必須承擔(dān)起自身職責(zé)，將責(zé)任落到實(shí)處。以館長為例，需貫徹落實(shí)檔案工作法令法規(guī)及政策;加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè);負(fù)責(zé)檔案安全與保密工作等。

2）充分考慮利用者的需求。近年來，時(shí)代不斷進(jìn)步，在此背景下對(duì)于高等院校檔案信息，更多人提出自身需求，應(yīng)用檔案的人員規(guī)模日益擴(kuò)大，并且檔案信息類型不斷增多。所以，對(duì)于檔案工作人員而言，必須詳細(xì)、深入考慮應(yīng)用人員實(shí)際需求，全方位多角度提供個(gè)性化檔案服務(wù)，積極開展檔案工作，從而充分滿足利用者需求。

3）經(jīng)常改進(jìn)原則。當(dāng)前，知識(shí)時(shí)代已經(jīng)來臨，而傳統(tǒng)檔案管理方法以及制度等無法滿足時(shí)代發(fā)展多樣化需求，因此，檔案人員應(yīng)該在第一時(shí)間轉(zhuǎn)變自身服務(wù)理念，進(jìn)一步改進(jìn)與完善知識(shí)結(jié)構(gòu)等。所以，在實(shí)際開展檔案工作的過程中，一定要與相關(guān)問題密切結(jié)合進(jìn)行實(shí)踐探索，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法。

3 大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1）有助于提高數(shù)據(jù)利用率。當(dāng)前，人們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，每一領(lǐng)域與行業(yè)在實(shí)際運(yùn)行期間，均有無數(shù)數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生。在高校檔案管理過程中，當(dāng)應(yīng)用云計(jì)算與存儲(chǔ)技術(shù)時(shí)，以招生環(huán)節(jié)為起點(diǎn)，從各個(gè)方面搜尋與收集電子數(shù)據(jù)，并且通過合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)，完成相關(guān)檔案的輸入等操作，以無數(shù)數(shù)據(jù)信息為對(duì)象，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，合理劃分與管理，從而使各項(xiàng)數(shù)據(jù)得到更好應(yīng)用。

2）有助于保證數(shù)據(jù)信息真實(shí)性?，F(xiàn)如今，在高等院校運(yùn)行期間，為有效培養(yǎng)人才，日益加大教師招聘等的力度，所以在檔案管理過程中，往往存在大量新型數(shù)據(jù)，同時(shí)以數(shù)據(jù)信息為對(duì)象，在其真實(shí)性以及完整性方面的要求越來越高。在高等院校檔案管理期間，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以發(fā)揮其數(shù)據(jù)挖掘與運(yùn)算作用，以此劃分?jǐn)?shù)據(jù)類型，完成采集工作，并且能夠確保其精確性，此外還能夠聯(lián)系各類數(shù)據(jù)，然后在數(shù)據(jù)信息中得以展現(xiàn)。

3）有助于高效處理數(shù)據(jù)信息。根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)際情況來看，其鮮明特征為高速處理以及強(qiáng)大運(yùn)算功能，在進(jìn)行高校檔案管理時(shí)，可以高效應(yīng)用該技術(shù)，進(jìn)行創(chuàng)建多樣性突出的數(shù)據(jù)庫，以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，聯(lián)系不同數(shù)據(jù)庫，如此便可處理好海量數(shù)據(jù)信息，并且使檔案管理更具針對(duì)性。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案精益化管理策略

1）實(shí)現(xiàn)高校檔案資源高度共享。在高等院校中，通過高度共享資源，能夠使資源得到充分應(yīng)用，提高其利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的最大化，所以在高校中為進(jìn)行檔案精益化管理，必須將此作為一種根本途徑。為此，對(duì)高等院校提出一定要求，當(dāng)實(shí)際管理檔案時(shí)，需要站在宏觀角度，建立健全檔案管理中心，在此基礎(chǔ)上從各個(gè)方面統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，在此期間能夠全面整合各種高校資源，主要包括檔案管理資源、檔案數(shù)字資源以及檔案基礎(chǔ)資源等。

其一，整合檔案基礎(chǔ)資源。在不同院系中，均存在大量基礎(chǔ)資源，以此為對(duì)象進(jìn)行綜合整理，然后細(xì)致分類，通?？梢苑譃榻虒W(xué)類以及學(xué)生類等，要開展精益化管理工作，在此期間同樣需要利用一系列對(duì)策防止重復(fù)建設(shè)，針對(duì)閑置資產(chǎn)，加強(qiáng)處理。其二，整合檔案數(shù)字資源。在高等院校范圍中，當(dāng)檔案管理信息中心處于運(yùn)行狀態(tài)時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)等，從各個(gè)角度探析以及處理高校檔案數(shù)據(jù)，而部分檔案信息具有較強(qiáng)分散性，需要按照相關(guān)流程和順序進(jìn)行整合，為檔案數(shù)據(jù)中心資源庫提供重要保障，使其由檔案元數(shù)據(jù)庫以及原始數(shù)據(jù)庫等構(gòu)成。與此同時(shí)，在館藏檔案的整合過程中，以各類檔案為對(duì)象，進(jìn)行OCR識(shí)別等數(shù)字化加工，使其成為數(shù)字信息，完善檔案查詢，提高檔案信息檢索效率等。

2）實(shí)現(xiàn)高校檔案信息自動(dòng)采集服務(wù)。（1）信息自動(dòng)抓取。根據(jù)高等院校實(shí)際情況來看，在其運(yùn)行期間，各個(gè)方面均發(fā)生巨大變化，教學(xué)管理等均朝著數(shù)字化與自動(dòng)化的角度發(fā)展，海量網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源應(yīng)運(yùn)而生，但同時(shí)也帶來極大信息冗余問題，針對(duì)此種狀況，必須逐漸增強(qiáng)信息采集等能力，如此才可以極快速度搜集具有更高價(jià)值的信息。在高等院校檔案管理工作開展過程中，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠以網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)信息監(jiān)控與數(shù)據(jù)抓取技術(shù)為對(duì)象，提高其應(yīng)用率，可以針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行自動(dòng)抓取與歸檔等，有益于進(jìn)行精益化管理。（2）實(shí)時(shí)推送服務(wù)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，在開展高等院校檔案管理工作時(shí)，需要提高對(duì)檔案應(yīng)用動(dòng)態(tài)的關(guān)注度，加大實(shí)時(shí)把控強(qiáng)度，高效應(yīng)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析技術(shù)，以關(guān)注度較高的用戶為對(duì)象，提高對(duì)及時(shí)推送信息服務(wù)的重視程度，與此同時(shí)在第一時(shí)間通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布一系列信息，從而對(duì)高等院校檔案管理與服務(wù)發(fā)揮更大積極影響，為其個(gè)性化以及精準(zhǔn)化服務(wù)打下良好基礎(chǔ)。

3）加大同有關(guān)部門的合作力度。在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，當(dāng)高等院校開展檔案管理工作時(shí)，為進(jìn)行精益化管理，一定要合理、高效應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，與此同時(shí)豐富服務(wù)職能，凸顯其多樣化特征，處理好諸多檔案數(shù)據(jù)信息。為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，首先必須加強(qiáng)不同部門之間的協(xié)同合作，為其奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

其一，在數(shù)據(jù)服務(wù)商之間，建立良好合作關(guān)系。在人才、數(shù)據(jù)與技術(shù)方面，發(fā)揮其作用與優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步在高等院校范圍中，健全其數(shù)字資源庫。其二，以檔案形成者為對(duì)象，與之構(gòu)建良好合作關(guān)系。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，產(chǎn)生越來越大的作用，在此基礎(chǔ)上開展高等院校檔案管理工作，在此期間必須提高對(duì)信息資源的重視程度，確保其真實(shí)性以及完善性，要增強(qiáng)信息搜集效率，首先必須與檔案形成者構(gòu)建良好溝通關(guān)系。為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，需要不斷強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要作用，進(jìn)一步普及相關(guān)知識(shí)。同時(shí)，良好的溝通聯(lián)系也會(huì)使得檔案管理工作者從中獲取到更加新鮮及時(shí)的信息，便于為利用者提供更加貼合實(shí)際的服務(wù)。除此之外，還需要加強(qiáng)與檔案應(yīng)用者之間的合作。

5 結(jié)束語

總而言之，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，在高等院校運(yùn)行期間，既需要提高對(duì)檔案管理重要作用的認(rèn)知深度，也需要加強(qiáng)精益化管理，高效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，科學(xué)、合理應(yīng)用各種方法與途徑，主要包括檔案資源高度共享以及信息自動(dòng)采集與歸檔等，從而增強(qiáng)檔案管理效果，充分發(fā)揮人才培養(yǎng)職能，廣泛應(yīng)用檔案資源。

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作者簡介

李啟坤（1971-），女，漢族，遼寧新民人，農(nóng)業(yè)推廣碩士，館員，沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)，研究方向：高校檔案研究。

王?。?978-），女，漢族，黑龍江人，農(nóng)業(yè)推廣碩士，館員，沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)，研究方向：高校檔案研究。