淺談網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新?

張根水

摘 要：隨著移動互聯(lián)、5G等為代表網(wǎng)絡(luò)信息化時代的來臨，各種信息技術(shù)涌入檔案管理領(lǐng)域，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時代的檔案管理需求，如何在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下實現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，已經(jīng)成為校內(nèi)管理部門面臨的首要問題。本文對新環(huán)境下高校檔案管理中存在的問題進行了討論，并提出了相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校;檔案管理;創(chuàng)新

網(wǎng)絡(luò)時代的到來對檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要高校相關(guān)工作人員在工作實踐中實現(xiàn)創(chuàng)新，同樣需要相應(yīng)的信息技術(shù)創(chuàng)新，以此來探索出一條新的發(fā)展路徑，全面提升檔案管理工作的效率。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校管理部門的檔案管理事務(wù)不斷增多，亟待構(gòu)建出新的管理體系實現(xiàn)檔案管理的信息化管理，并在此過程中加強改革創(chuàng)新，提升高校檔案管理水平。

1 高校檔案管理中存在的問題

1）兼職檔案人員專業(yè)水平有待提升。校內(nèi)檔案人員尤其是部門兼職檔案人員對于業(yè)務(wù)的操作不夠熟練，檔案管理制度的落實還有待進一步加強。有些高校編制人員調(diào)整較為頻繁，部門兼職檔案人員變動也較為頻繁，再加上沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，校內(nèi)檔案管理人員對于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作。而在對學(xué)生學(xué)籍、教師檔案等情況中沒有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響[1]。

2）部門檔案意識有待提升。有些高校檔案管理人員沒有嚴格遵守高校檔案管理辦法和學(xué)校檔案管理有關(guān)規(guī)定，檔案管理缺乏具體的實施細則，就算有相關(guān)規(guī)則，也多流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關(guān)檔案材料沒有及時收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著的就是學(xué)歷材料的不齊全完整，對學(xué)籍檔案的利用造成較大影響。在檔案的形成過程中，也存在如書寫材質(zhì)、格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標準不準確等問題，存在一定的客觀隨意性，直接影響檔案的形成質(zhì)量。

3）檔案集中綜合管理有待加強。首先是一些高校管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，到不到相關(guān)規(guī)定標準，管理手段和管理設(shè)備都還停留在一個較為落后的水平，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)。而隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，事務(wù)量不斷增大，一些高校在選擇檔案管理設(shè)備時還具有較大的隨意性，多數(shù)采用因地制宜的存儲原則[2]，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

4）信息化水平總體偏低。首先是檔案數(shù)字化水平偏低，館藏檔案的數(shù)字化水平仍有待加強，相關(guān)人員設(shè)備投入仍有待加強，不利于檔案的快速檢索和利用。其次是校內(nèi)數(shù)字化檔案信息資源的整合有待加強，隨著高校智慧校園建設(shè)的推進，各類應(yīng)用系統(tǒng)逐漸增多，但由于缺乏協(xié)同建設(shè)，系統(tǒng)間存在信息孤島，不利于數(shù)字化檔案信息資源的整合和利用。最后是檔案信息化安全體系有待加強。隨著數(shù)字化檔案信息的日益增多，對檔案信息資源的存儲與安全管理要求日益嚴格，檔案開放利用與保密安全矛盾日益突出。

2 網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1）加強高校檔案制度規(guī)范建設(shè)。要進一步健全和完善高校檔案管理各項規(guī)章制度，尤其是根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息化條件下檔案形成特點的變化不斷調(diào)整相關(guān)制度和規(guī)范，如電子文件管理制度、檔案分類制度、聲像檔案管理、檔案安全保密制度等，確保檔案工作開展有據(jù)可依，與時俱進。要進一步加強檔案宣傳，不斷提升檔案意識。檔案工作要積極主動，有所作為，必須做到有聲有色，提高工作能見度，尤其要加強檔案宣傳，提升師生的檔案意識和意識，便于工作的開展。要進一步加強檔案信息化軟硬件建設(shè)，加大計算機、網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)軟件、數(shù)字化設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備的投入力度，為網(wǎng)絡(luò)化條件下檔案工作開展奠定堅實基礎(chǔ)。

2）嚴格落實部門立卷負責(zé)制。檔案形成部門立卷負責(zé)制是一項檔案基本制度，對高校來說顯得尤為重要。因為高校檔案門類多、數(shù)量大，涉及高校工作的方方面面，收集整理的任務(wù)相當(dāng)繁重，僅僅依靠檔案部門的工作人員遠遠不夠。因此須在高校全面推行部門立卷負責(zé)制，嚴格由形成部門負責(zé)所形成檔案材料的收集、整理和歸檔移交工作，檔案館專職檔案員做好監(jiān)督和指導(dǎo)，這樣一方面能夠暢通檔案收集整理的渠道，確保檔案齊全完整;更為重要是能夠把檔案人員從繁重的基礎(chǔ)工作中解脫出來，更多的精力應(yīng)用于監(jiān)督指導(dǎo)、檔案編研、管理利用等工作，尤其是積極開展工作創(chuàng)新，運用網(wǎng)絡(luò)信息化手段開張檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息資源管理工作，不斷提升檔案信息化水平。

3）加強校內(nèi)數(shù)字化檔案信息資源的整合。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的新形勢下，高校檔案形成的類型和形式日益多樣化、數(shù)字化，更多呈現(xiàn)無組織、非結(jié)構(gòu)化的狀態(tài)。高校檔案部門和檔案工作者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作觀念，創(chuàng)新方式方法，不斷延伸和拓展檔案收集整理的門類和內(nèi)容，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，加大數(shù)字化檔案信息資源的收集整合力度，不斷提升檔案信息資源的豐富性和時效性。如進一步加強OA系統(tǒng)檔案資源的融合，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫對接，做當(dāng)應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，實現(xiàn)時時在線歸檔;又如在智慧校園的背景下，加強與學(xué)校數(shù)據(jù)中心等重要信息平臺的對接，實現(xiàn)人事、學(xué)生、學(xué)籍等信息實時更新歸檔，不斷豐富數(shù)字化檔案信息資源內(nèi)容。

4）加強提升檔案人員信息化水平。首先要加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)。近年來，高校檔案專職人才隊伍建設(shè)日益加強，各級各類高校積極引進檔案專業(yè)人才，為檔案專業(yè)化水平奠定了堅實的基礎(chǔ)。但高校檔案部門在人才引進時，更多強調(diào)檔案專業(yè)的重要性，而忽視了對網(wǎng)絡(luò)、信息化人才的關(guān)注，存在重專業(yè)輕技術(shù)的情況，不利于檔案部門信息化水平的提升。因此高校應(yīng)進一步加強信息專業(yè)人員的引進和培養(yǎng)力度，進一步優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)。其次，檔案部門應(yīng)加強培訓(xùn)指導(dǎo)，積極選派人員參加上級組織的各級各類培訓(xùn)，同時多渠道組織開展檔案培訓(xùn)，尤其是加強與網(wǎng)絡(luò)部門的溝通協(xié)助，得到網(wǎng)絡(luò)信息化部門的支持，定期開展面向?qū)＜媛殭n案員的信息化相關(guān)培訓(xùn)，不斷提升專兼職檔案人員的信息化水平。此外，還可積極開展與校外專業(yè)檔案信息化公司的合作，運用社會力量開展檔案數(shù)字化相關(guān)培訓(xùn)工作。

5）提升檔案工作信息化水平。網(wǎng)絡(luò)時代最注重的就是信息技術(shù)現(xiàn)代化，隨著當(dāng)今社會的快速發(fā)展，利用計算機和信息網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先高校要繼續(xù)加強檔案數(shù)字化，提升館藏檔案數(shù)字化水平，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存，提升檔案利用效率。其次就是對管理檔案的信息管理系統(tǒng)進行完善，建立出一個巨大的綜合檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對傳統(tǒng)載體之外檔案信息資源的統(tǒng)一管理和開放利用。最后是要加強數(shù)字化檔案信息資源的編研力度，運用網(wǎng)絡(luò)編輯、統(tǒng)計等軟件進行應(yīng)用設(shè)計，提高檔案編研的成效[3]。

3 總結(jié)

總而言之，網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來給高校檔案管理工作帶來了極大的機遇，同時也帶來了較大的挑戰(zhàn)，需要高校進一步轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新思維，抓住機遇，乘勢而上，積極作為，從制度、管理、人員、技術(shù)和手段等方面加強改革和創(chuàng)新，不斷適應(yīng)和推動高校檔案工作邁上新臺階。

參考文獻

[1]仇艷華.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新途徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：121.

[2]陳曉鋒.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校學(xué)生管理工作創(chuàng)新[J].智庫時代，2020（04）：110-111.

[3]趙凱.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：178-179.