關(guān)于高速公路檔案電子化淺析

陸光梅

摘 要：立足新時(shí)期，高速公路的勘探、設(shè)計(jì)、建設(shè)施工等信息量呈現(xiàn)海量增長(zhǎng)趨勢(shì)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式凸顯滯后性，尤其是面對(duì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高速公路檔案電子化勢(shì)不可擋，強(qiáng)化檔案管理效率與質(zhì)量的全面提升，發(fā)揮檔案價(jià)值，以期為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動(dòng)高速公路事業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定與健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高速公路;檔案;電子化

依托電子化檔案管理模式，檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提升，為檔案資料的開發(fā)與利用創(chuàng)造有利條件。在信息技術(shù)的支持下，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理以及歸檔，最大限度維護(hù)檔案的完整性與真實(shí)性，大大降低資源使用量，為檔案的查詢與利用創(chuàng)造便利，提升檔案信息共享程度。因此，要正視高速公路電子化的價(jià)值，對(duì)其發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行全面介紹，構(gòu)建更加科學(xué)高效的發(fā)展策略，推動(dòng)高速公路檔案管理向著數(shù)字化方向發(fā)展。

1 高速公路檔案電子化的必然性

1.1 適應(yīng)新時(shí)期高速公路檔案管理需求

面對(duì)高速公路的快速發(fā)展，高速公路行業(yè)構(gòu)建了融多區(qū)域與多線路于一體的立體化信息網(wǎng)絡(luò)，促使檔案資料的類型、規(guī)模以及載體等發(fā)生變化，信息的傳遞以及存儲(chǔ)也不再一成不變。在這種背景之下，高速公路檔案管理模式也突破紙質(zhì)檔案的束縛，電子化成為新方式。從根本上講，這是由新時(shí)期高速公路檔案管理工作的實(shí)際需求決定的。

1.2 滿足高速公路建設(shè)與監(jiān)管的要求

在高速公路發(fā)展進(jìn)程中，勘察與設(shè)計(jì)資料是重要組成，在高速公路建設(shè)中十分常見，極具規(guī)模性，需要進(jìn)行有效的保存，為工程建設(shè)提供更加可靠的資料，更好服務(wù)于高速公路工程建設(shè)需求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法適應(yīng)高速公路多線工程建設(shè)的需求，需要以電子化為新的管理模式，構(gòu)建更加完善的信息支撐體系，充分發(fā)揮資源價(jià)值，增強(qiáng)管理有效性。

2 高速公路檔案電子化的優(yōu)勢(shì)

2.1 檔案管理效率大幅提升

高速公路檔案實(shí)現(xiàn)電子化后，檔案信息的實(shí)效性增強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)性突出，滿足信息自動(dòng)更新，為檔案查閱提供便利。另外，依托信息化手段，檔案收集、整理等環(huán)節(jié)投入的時(shí)間大大縮短，工作效率顯著提升，這一優(yōu)勢(shì)明顯優(yōu)于紙質(zhì)檔案管理模式，節(jié)省人力、物力等資源的投入，更顯檔案管理方式轉(zhuǎn)變的必然性，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理目標(biāo)，檔案使用率隨之提升，檔案數(shù)據(jù)信息共享性獲得保障。

2.2 維護(hù)高速公路檔案的完整性與系統(tǒng)性

在紙質(zhì)檔案模式下，檔案的查閱與使用主要借助手工方式實(shí)現(xiàn)，檔案損壞與丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給檔案的及時(shí)與有效的使用造成阻礙。在實(shí)施電子化管理之后，支持信息的在線收集、查閱以及使用，維護(hù)資料的完整性與系統(tǒng)性，達(dá)到檔案資料及時(shí)使用的目的。也就是說，電子檔案管理使得檔案使用突破時(shí)空限制，依托電子檔案系統(tǒng)，就能夠進(jìn)行信息的處理與使用，更具便捷性與實(shí)效性。

2.3 高速公路檔案管理服務(wù)性更加突出

高速公路檔案電子化實(shí)施之后，其職能性也發(fā)生變化，檔案獲取更顯網(wǎng)絡(luò)化的特征。也就是說，借助網(wǎng)絡(luò)化管理模式，高速公路檔案管理部門的職能更顯服務(wù)型的特點(diǎn)，除了做好檔案的管理、保存以及整理等工作，還要尋求突破，以檔案開發(fā)與應(yīng)用為方向，強(qiáng)化檔案服務(wù)水平的提升，更顯高速公路管理單位內(nèi)部信息交流中心的功能。

3 高速公路檔案電子化發(fā)展策略

3.1 積極轉(zhuǎn)變管理思維，提升電子化檔案管理重視度

在科技的帶動(dòng)下，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，高速公路檔案管理也面臨新的調(diào)整，發(fā)展環(huán)境不再一成不變，需要構(gòu)筑全新的標(biāo)準(zhǔn)與要求?；诖?，要重視高速公路電子化建設(shè)進(jìn)程，對(duì)其給予高度重視，避免高速公路檔案管理與時(shí)代脫節(jié)，影響檔案資源的利用。立足新的發(fā)展形式，要重視結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，與信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行結(jié)合，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，增強(qiáng)檔案管理靈活性，構(gòu)建科學(xué)高效的電子化檔案管理方式。為了更加有效地引入新型管理手段，思想認(rèn)識(shí)是關(guān)鍵，要深刻體會(huì)電子化檔案管理的價(jià)值，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，保證與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)提升檔案管理效率與質(zhì)量，為高速公路建設(shè)事業(yè)提供更加全面與可靠信息支撐。

3.2 構(gòu)建完善的檔案管理制度，增強(qiáng)高速公路檔案管理的規(guī)范性與高效性

在高速公路檔案電子化管理應(yīng)用中，完善與優(yōu)化的檔案管理制度是根本，是推廣新型檔案管理手段的依據(jù)。只有保證管理機(jī)制的科學(xué)性，才能維護(hù)檔案管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性與有序性，為檔案的完整性與安全性提供保障。電子化管理的實(shí)施需要貫徹責(zé)任機(jī)制，保證檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都責(zé)任到人，促使收集、管理、歸檔以及利用都按部就班地進(jìn)行，做到責(zé)任清晰、落實(shí)到位。

3.3 發(fā)揮多載體功能，確保檔案保存的安全性與完整性

在高速公路電子檔案管理中，保存是關(guān)鍵，需要落實(shí)備份制度，實(shí)施轉(zhuǎn)機(jī)與備份機(jī)制，追求多載體保存，依托分布式雙機(jī)備份方式，避免檔案資源出現(xiàn)遺失，防止載體受到破壞，保證檔案的完整性。另外，在電子化管理中，合理使用紙質(zhì)與電子現(xiàn)結(jié)合的方式，對(duì)檔案資料進(jìn)行針對(duì)性標(biāo)注，確保二者的一致性。這就使得保存中常見的檔案丟失、破壞等問題得到解決，有力維護(hù)了高速公路電子檔案的安全性，為利用創(chuàng)造有利條件。

3.4 選擇極具適應(yīng)性與科學(xué)性的電子檔案信息管理系統(tǒng)

對(duì)于高速公路行業(yè)，不同企業(yè)的檔案電子化管理模式也存在差異。因此，要結(jié)合實(shí)際情況，積極構(gòu)建與選擇相匹配的電子化管理系統(tǒng)。具體講，要結(jié)合實(shí)際需求，綜合考慮投入標(biāo)準(zhǔn)，選擇操作靈活、性價(jià)比較高的檔案管理系統(tǒng)，使用先進(jìn)的管理軟件，為數(shù)據(jù)庫(kù)的建立服務(wù)，以有效減少人員配置，在降低成本的同時(shí)，有效提升工作效率;另外，完善的收錄檢查系統(tǒng)不可或缺，保證人員操作的規(guī)范化，確保收集資料的真實(shí)性、完整性與安全性;為了實(shí)現(xiàn)對(duì)高速公路多種類型文件的合理分類，要保證歸納與存儲(chǔ)的有序性與科學(xué)性，發(fā)揮電子管理系統(tǒng)的功能，由專業(yè)的信息操作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限進(jìn)行分發(fā)，結(jié)合部門需求，保證權(quán)限的差異性與適當(dāng)性，維護(hù)檔案本身的安全性。依托科學(xué)有效的管理系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案資料查閱與使用提供巨大便利，突破時(shí)空束縛，增強(qiáng)資源共享性，必將更好服務(wù)于高速公路事業(yè)對(duì)檔案資源的應(yīng)用。

3.5 重視專業(yè)培訓(xùn)與教育，構(gòu)建高水平的管理隊(duì)伍

在高速公路檔案電子化發(fā)展中，管理人員是重要執(zhí)行者，需要從思想意識(shí)到行為上都能夠適應(yīng)新的發(fā)展需求。因此，信息化建設(shè)背景之下，高速公路檔案管理機(jī)構(gòu)要加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)與教育，促使其能夠積極轉(zhuǎn)變管理思維，正視電子化管理的價(jià)值，對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，掌握全新的管理技術(shù)，學(xué)習(xí)新型設(shè)備，掌握使用方法。與此同時(shí)，信息素養(yǎng)的培養(yǎng)也至關(guān)重要，學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠?qū)⑵鋬?yōu)勢(shì)與高速公路檔案管理實(shí)踐相結(jié)合，切實(shí)提升檔案管理人員整體能力與素質(zhì)。

4 結(jié)束語

綜上，在高速公路事業(yè)快速發(fā)展時(shí)期，高速公路檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，以信息技術(shù)為先導(dǎo)，積極引入電子化檔案管理方式。面對(duì)電子化的系統(tǒng)性與復(fù)雜性，要在全員范圍內(nèi)正確認(rèn)識(shí)電子化的優(yōu)勢(shì)與作用，探討其發(fā)展必然性，正視存在的不足，制定科學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，依靠完善的制度以及高素質(zhì)的人才，提升高速公路檔案電子化的規(guī)范性與科學(xué)性，維護(hù)信息安全，更好服務(wù)于信息應(yīng)用，為高速公路事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供強(qiáng)大的保障。

參考文獻(xiàn)

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