大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息化管理研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校要想提高自身的影響力，實(shí)現(xiàn)長久發(fā)展，就要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，做好檔案的管理和創(chuàng)新工作，注重現(xiàn)代化手段的滲透與實(shí)施，并將檔案管理的信息化建設(shè)提上日程?；诖?，本文對大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息化管理進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校檔案;信息化管理

進(jìn)入21世紀(jì)后，人類的進(jìn)步和生產(chǎn)生活的創(chuàng)新得益于信息技術(shù)提供的無限力量，而信息技術(shù)也在人類的促進(jìn)下達(dá)到了發(fā)展的新高度，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。這些技術(shù)手段的出現(xiàn)，將引領(lǐng)人類進(jìn)入嶄新的時代，即大數(shù)據(jù)時代。檔案管理作為高校事業(yè)中不可或缺的一部分，其管理質(zhì)量和服務(wù)水平將直接影響高校未來的發(fā)展。但如果將信息化手段應(yīng)用在高校檔案管理中，不僅可以解決檔案管理中存在的問題，促進(jìn)管理效率與質(zhì)量的提升，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，更好地滿足學(xué)校及社會各界的多樣化需求。

1 相關(guān)概述

1.1 高校檔案管理

檔案管理就是人們常說的檔案工作，所指的是檔案館或檔案室直接對檔案實(shí)體及檔案信息進(jìn)行管理，同時根據(jù)企業(yè)、單位或個人的不同需求提供針對性的服務(wù)，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，其工作內(nèi)容包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案提供利用等[1]。而高校檔案管理是對全體師生的檔案進(jìn)行保管、儲存，并根據(jù)他們的實(shí)際所需提供一系列的服務(wù)，有著基礎(chǔ)性、服務(wù)性、保密性等特點(diǎn)，其工作內(nèi)容包括檔案整理、檔案編排、檔案儲存等。另外，高質(zhì)量、高效率的高校檔案管理工作對學(xué)校的發(fā)展還能夠起到推波助瀾的重要作用。

1.2 大數(shù)據(jù)時代

由于大數(shù)據(jù)涉及的領(lǐng)域較為廣泛，所以各領(lǐng)域?qū)ζ淅斫夂驼J(rèn)知存在一定的差異，研究機(jī)構(gòu)Gartner認(rèn)為，大數(shù)據(jù)需要依托新型處理模式才能夠發(fā)揮出強(qiáng)大的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力，并適應(yīng)海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn);麥肯錫全球研究所認(rèn)為[2]，大數(shù)據(jù)是一種規(guī)模大到在獲取、儲存、管理和分析方面大大超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)合集，且具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價值密度低等特征;而筆者認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是在科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的相互促進(jìn)下誕生的，其主要特征不在于龐大的信息儲存能力，而是對數(shù)據(jù)的加工、處理和傳輸，在大數(shù)據(jù)時代下，人類社會將會迎來發(fā)展的新篇章。

1.3 高校檔案信息化管理

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作多以紙質(zhì)版為主，通過對檔案盒、文件袋、紙質(zhì)檔案的綜合運(yùn)用來完成與之相關(guān)的各項(xiàng)工作。這種工作方式雖然能夠達(dá)到一定的管理效果，但十分容易出現(xiàn)檔案丟失、破損等問題，給學(xué)校和師生帶來不同程度的影響。而在大數(shù)據(jù)時代下，高?？梢栽谛畔⒒幕A(chǔ)上建立系統(tǒng)的檔案管理體系，并將其貫穿于檔案管理包含的各項(xiàng)工作中，這樣不僅可以提高工作效率和管理質(zhì)量，節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，而且可以防止檔案丟失、損壞等情況，使師生和學(xué)校的基本權(quán)益得到保障。

2 當(dāng)前高校檔案信息化管理存在的問題

其一，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺做支撐。在大數(shù)據(jù)時代迅猛發(fā)展的今天，雖然國家有關(guān)部門予以高校檔案管理信息化建設(shè)高度的重視，支持各高校以自身的實(shí)際情況為準(zhǔn)建立檔案數(shù)據(jù)庫，但卻沒有建立全國統(tǒng)一的高校檔案數(shù)據(jù)庫[3]。在這種情況下，盡管高校實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，可在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，因缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺做支撐，導(dǎo)致區(qū)域與區(qū)域之間的信息資源無法實(shí)現(xiàn)傳播和共享，難以將信息資源進(jìn)行充分的利用，也就無法達(dá)到檔案信息化管理既定的目標(biāo)。其二，檔案信息管理人員的素質(zhì)不高。想要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，就要有熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理理念和操作技術(shù)的人才。但縱觀我國各大高校，具備高素質(zhì)、高能力的現(xiàn)代化檔案管理人才屈指可數(shù)，從事檔案管理工作的多為退休教師或崗位借調(diào)人員，他們對檔案管理工作的認(rèn)知還停留在紙質(zhì)層面。盡管學(xué)校引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但因檔案管理人員的原因卻難以發(fā)揮作用，無法真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。其三，檔案信息資源的供求關(guān)系不對稱。通過調(diào)查了解到，我國多數(shù)高校在檔案管理上實(shí)行的是區(qū)域化管理，這種方式雖然能夠縮小管理范圍，保證管理質(zhì)量，但卻存在檔案信息查找困難、檔案管理制度不完善、檔案管理人員積極性不高等問題。在上述問題的制約下，高校檔案是很難實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨體制的管理的，檔案信息資源所具有的價值也因此降低。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

3.1 建立統(tǒng)一的高校檔案信息化管理體系

高校檔案管理信息化建設(shè)離不開國家有關(guān)部門的支持。針對當(dāng)前高校檔案信息化管理中出現(xiàn)的區(qū)域與區(qū)域之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享和傳播、信息資源難以實(shí)現(xiàn)充分利用等問題，國家應(yīng)綜合考慮各高校的發(fā)展所需和檔案管理工作現(xiàn)狀，建立統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，整合各高校的檔案信息資源[4]。這樣，既可以解決信息資源存在的共享問題，實(shí)現(xiàn)信息資源的快速儲存和高速傳播，還能夠改變高校現(xiàn)有的檔案區(qū)域化管理模式，加大政府部門對高校檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，進(jìn)而保障高校檔案信息化管理工作的順利開展與實(shí)施。

3.2 提高檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時代下，雖然檔案管理工作的性質(zhì)和方式發(fā)生了改變，但其執(zhí)行者和操作者始終是檔案管理人員。這就要求檔案管理人員不僅要熟知檔案管理的各項(xiàng)工作流程，還要增強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知，擁有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力。對于此，高校要重視檔案管理人員的選擇和培訓(xùn)，完善用人制度，采用切實(shí)可行的方法提高檔案管理人員對信息化建設(shè)的認(rèn)知，使其熟練掌握各項(xiàng)操作技術(shù)，只有這樣才能夠真正提高檔案管理工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

3.3 合理使用先進(jìn)的信息化管理手段

1）云計(jì)算技術(shù)。在眾多的技術(shù)手段中，云計(jì)算技術(shù)是處理大數(shù)據(jù)的首選，其原因在于云計(jì)算技術(shù)能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)端口進(jìn)行反應(yīng)，并對傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行分析，提煉出滿足人們需求的有價值的信息。此外，云計(jì)算技術(shù)還具有成本低、儲存能力和靈活性強(qiáng)等優(yōu)勢，若是將其應(yīng)用到高校檔案信息化管理中，將會獲得絕佳的管理效果。2）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。在大數(shù)據(jù)時代下，人們已經(jīng)不滿足數(shù)據(jù)的容量和傳播速度，對信息資源的獲取時間也提出了更高的要求，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，能夠縮短信息獲取時間，使人們的需求得到滿足[5]。若是將此技術(shù)應(yīng)用于高校檔案信息化管理中，既可以分析師生的各類信息，將其進(jìn)行統(tǒng)一劃分，又能夠?yàn)閹熒峁﹤€性化的服務(wù)，避免檔案信息資源在獲取時出現(xiàn)錯誤或失真等情況，有效提高了檔案信息資源的利用價值。

4 結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來為各行各業(yè)提供了諸多的發(fā)展機(jī)遇，高校要想搭上大數(shù)據(jù)的列車，實(shí)現(xiàn)自身的長久發(fā)展，就要做好檔案管理信息化建設(shè)工作，著力解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的缺陷和弊端。唯有此，才能夠真正提高檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平，確保檔案信息化管理工作有條不紊的進(jìn)行下去。

參考文獻(xiàn)

[1]龐碧霞.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息化管理的研究[J].中小企業(yè)管理與科技，2016，（15）：034-035.

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[3]馬長松.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息化管理的研究[J].知識經(jīng)濟(jì)，2019，491（07）：122-123.

[4]祖盼云.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理體系建設(shè)的思考[J].教育教學(xué)論壇，2019，415（21）：018-019.

[5]王瑞.大數(shù)據(jù)時代下高校檔案信息化建設(shè)研究[J].教育現(xiàn)代化（電子版），2016，（28）：121-123.

作者簡介

朱美橋（1989-），女，漢族，山東省威海市，南京中醫(yī)藥大學(xué)翰林學(xué)院，檔案管理。