事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策

柴曉晨

摘 要：在新時期，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式和工作模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的需求，也不利于促進事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。因此，為了可以實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，必須要重視每個管理環(huán)節(jié)，尤其是檔案管理，這樣才可以提高事業(yè)單位的整體管理水平。

關(guān)鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理工作

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，在給事業(yè)單位檔案管理工作帶來發(fā)展機遇的同時，也帶來了一定的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理單位在新時期階段應(yīng)該準(zhǔn)確把握機遇，同時積極面對挑戰(zhàn)，通過發(fā)現(xiàn)目前管理工作中存在的問題，進一步結(jié)合社會實際發(fā)展情況進行管理方式的創(chuàng)新，提高檔案服務(wù)水平，進而為檔案事業(yè)的長遠發(fā)展做出貢獻。

1 新時期事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理隊伍不具有先進性。檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，所以對檔案管理隊伍的專業(yè)水平有一定的要求。長期以來事業(yè)單位檔案管理人員專職的很少，大部分為兼職，也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，只是掌握了一些能應(yīng)付日常工作的最基本的技能和基礎(chǔ)知識。面對當(dāng)前自身素質(zhì)不佳、能力不高的現(xiàn)狀卻無動于衷，不能夠很好地接受和學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理手段，不能夠站在全局的高度觀察和處理問題，沒有認(rèn)識到檔案資源利用的重要性，更無法適應(yīng)新時代對檔案管理工作的需求。人員能力的強弱直接關(guān)系到一個單位的命運，在檔案管理工作中人的主觀能動性、積極性不高，檔案管理質(zhì)量的提升更無從談起。

2）管理工具和手段缺乏創(chuàng)新。隨著我國現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進一步發(fā)展，我國事業(yè)單位檔案管理工作在迎來發(fā)展機遇的同時，也在不斷面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。而且，各種大數(shù)據(jù)信息都不斷增加，導(dǎo)致檔案管理工作越來越復(fù)雜，管理難度也隨之提高。但是，在實際的事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，并未能有效的引進現(xiàn)代管理技術(shù)，僅僅依靠人工管理模式，長期如此，便與大數(shù)據(jù)時代嚴(yán)重脫節(jié)，面對大量的數(shù)據(jù)信息也難以進行有效的整理和管理，進一步導(dǎo)致管理工作陷入混亂的狀態(tài)，情況嚴(yán)重時甚至?xí)＜暗饺嗣窈蛧业睦妗?/p>

3）檔案開發(fā)程度低。檔案開發(fā)指的是對檔案信息資料的挖掘，并從海量的信息數(shù)據(jù)中獲得對企業(yè)發(fā)展有價值的內(nèi)容，將其記錄保存后用作企業(yè)發(fā)展運營的參考依據(jù)，以便保障決策科學(xué)，但是當(dāng)前的事業(yè)單位由于檔案管理工作的缺失，導(dǎo)致檔案的開發(fā)程度較低。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

1）創(chuàng)新檔案管理的指導(dǎo)思想。首先，應(yīng)該遵循實事求是的指導(dǎo)思想。在實際的檔案管理指導(dǎo)工作中，要求搜集真實的原始材料信息，只有確保材料信息的真實性，才能有效進行檔案資料的管理。其次，采用勤于思考的指導(dǎo)思想，要求檔案管理人員在實際工作中勤于思考，不再局限于以往的工作理念，而是思考如何進行檔案管理的創(chuàng)新，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，采用有效措施改進。同時鼓勵相關(guān)檔案管理人員，大膽進行檔案管理方法、思路與措施的創(chuàng)新，爭取可以突破檔案管理內(nèi)容、體制，創(chuàng)新性整合各種檔案管理內(nèi)容。最后，以高度敬業(yè)的思想開展指導(dǎo)工作，要求相關(guān)檔案管理人員樹立正確的敬業(yè)觀念意識，向相關(guān)的技術(shù)、設(shè)計與研究等人員請教，在各個部門的支持下有效完成相關(guān)的檔案管理創(chuàng)新活動，全面增強各方面的檔案管理創(chuàng)新效果。

2）創(chuàng)新相關(guān)的管理模式。目前，部分事業(yè)單位中雖然已經(jīng)設(shè)置了檔案管理機構(gòu)，但是缺乏獨立性，難以獨立進行檔案管理，導(dǎo)致事業(yè)單位在檔案管理期間很難有效開展相關(guān)工作。這就需要事業(yè)單位在具體工作中，針對管理的模式進行創(chuàng)新，保證檔案管理部門的獨立性，使其變成事業(yè)單位中的職能部門，可在日常工作中主動決策，促使檔案管理工作的變革和創(chuàng)新。在管理模式創(chuàng)新的過程中，還需遵循前瞻性的原則，全面進行檔案資源、人力、開發(fā)、環(huán)境的創(chuàng)新，確保檔案管理的高效性、安全性與穩(wěn)定性，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新目的，滿足當(dāng)前的創(chuàng)新實踐工作需求。

3）創(chuàng)新管理理念與內(nèi)容。事業(yè)單位在檔案管理創(chuàng)新工作中，應(yīng)該注重理念與內(nèi)容方面的創(chuàng)新。首先，應(yīng)該更新工作觀念，轉(zhuǎn)變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變成為主動服務(wù)，在檔案管理的工作中，不僅需要注重檔案資料的收藏，還需將其提供給生產(chǎn)部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保各方面工作的有效實施。在樹立創(chuàng)新理念的過程中，還需將社會化當(dāng)作是檔案管理的主要目標(biāo)，形成檔案管理的社會化工作理念，使得檔案資料可以向著知識化、科技化與信息化方向發(fā)展。其次，在事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新工作中，應(yīng)該轉(zhuǎn)變以往單調(diào)性的內(nèi)容，豐富其中的檔案部分。雖然事業(yè)單位的檔案管理機構(gòu)中已經(jīng)收藏了很多的文獻資源與歷史信息，但是，不能確保齊全性，檔案的內(nèi)容不足，很難滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。這就需要做好調(diào)整工作，充實檔案資料與內(nèi)容，確保相關(guān)館藏的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)該有目的、有計劃收集事業(yè)單位的檔案資源，不斷開展優(yōu)化工作、集成管理工作，保證相關(guān)檔案管理工作的系統(tǒng)化與有序化實施，準(zhǔn)確為事業(yè)單位的各個部門提供服務(wù)，進而達到事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新目的。

4）創(chuàng)新管理工作方法。在具體工作中必須要樹立正確的檔案管理創(chuàng)新觀念，針對管理機制、管理工作思路進行有效創(chuàng)新改革，形成創(chuàng)新性的工作模式與機制，打破傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作局限性，達到預(yù)期的工作目標(biāo)。事業(yè)單位在日常的檔案管理工作中，應(yīng)該按照市場經(jīng)濟環(huán)境對事業(yè)單位的要求，針對管理方式進行創(chuàng)新，拓寬相關(guān)的工作外延，深化具體的內(nèi)涵，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單一管理手段，將檔案管理、資料管理、情報管理、信息管理、統(tǒng)計管理等有機整合。事業(yè)單位應(yīng)該將檔案管理作為重點部分，有效進行檔案信息資料的搜集、整理，聯(lián)合進行編目處理、檢索處理與保管利用處理，規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理行為，提升整體的工作效果。為有效創(chuàng)新相關(guān)的檔案管理方式，事業(yè)單位應(yīng)該積極采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，創(chuàng)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行各類信息的聯(lián)合開發(fā)與共享，創(chuàng)建出檔案信息的聯(lián)合體，通過有效的措施完成相關(guān)檔案創(chuàng)新人物，達到預(yù)期的工作目的。需要注意的是，在創(chuàng)新管理方法的過程中，事業(yè)單位還需積極采用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、云計算技術(shù)等等，綜合搜集、整理與利用相關(guān)的檔案資料與信息，確保各方面檔案信息的利用率，滿足當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新需求。

5）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式。就目前來看，事業(yè)單位要想對檔案管理工作進行創(chuàng)新，同時也應(yīng)該關(guān)注其檔案管理的服務(wù)方式，管理人員也應(yīng)該積極使用信息技術(shù)來完成檔案管理工作，也可以使用在線服務(wù)系統(tǒng)向其他部門發(fā)送有關(guān)的檔案信息，這不僅對事業(yè)單位檔案管理工作進行了創(chuàng)新，同時也充分利用了在線服務(wù)功能，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。除此之外，檔案管理人員也可以利用在線服務(wù)系統(tǒng)對檔案信息進行整理和歸納，檢索和查找有關(guān)的檔案，分析資料以及文件等等。因此，新時期事業(yè)單位檔案管理需要對服務(wù)方式進行創(chuàng)新。

3 結(jié)語

新時期下事業(yè)單位在發(fā)展中必須要清楚明確檔案管理工作的要求，而且加強檔案管理工作的創(chuàng)新。只有創(chuàng)新檔案管理方法，提高現(xiàn)代化水平，加強事業(yè)單位對檔案管理的意識，建立和健全檔案管理工作體制，才可以對事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀進行更好地改善，實現(xiàn)事業(yè)單位所有資源的科學(xué)配置。

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