檔案資源的精細化管理與開發(fā)利用

摘 要：檔案管理工作在每個單位工作中都占據(jù)著不可替代的作用，其主要工作內(nèi)容與責(zé)任就是記錄好每個重要信息，并且為現(xiàn)實工作提供重要情報。當前我國在開展檔案管理時，已經(jīng)將信息化手段加入其中，并且保證服務(wù)智能朝著社會化方向發(fā)展，檔案資源已經(jīng)成為信息資源中重要的組成部分。因此本文主要是從應(yīng)急管理局檔案資源開發(fā)利用現(xiàn)狀出發(fā)，探討如何對檔案資源進行有效的整理與利用，希望能夠保證檔案工作開展更加順利。

關(guān)鍵詞：檔案資源;開發(fā)利用;網(wǎng)絡(luò)化;有效對策

隨著社會高速發(fā)展，檔案的利用、歸屬、形式等都呈現(xiàn)出多樣化與多元化等特點。檔案形式主要從原有的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案與聲像檔案，與此同時，電子檔案因為其直觀的特點，便捷的方式，受到使用者的熱烈關(guān)注。 在新時代背景下，檔案工作呈現(xiàn)出電子化、社會化、網(wǎng)絡(luò)化、多樣化等多個特點，在檔案工作中已經(jīng)對其進行管理時重點已經(jīng)出現(xiàn)改變，逐漸轉(zhuǎn)變成如何才能使檔案資源得到最優(yōu)化，使其最大化為社會提供服務(wù)，我們必須對檔案資源進行充分的利用，使其更好地為社會各界提供服務(wù)。

1 我國檔案資源利用現(xiàn)狀

目前來看，需要對于檔案資源使用情況建立清晰的認知，主動找到其存在的各項問題，以此才能對檔案資源利用進行充分的開發(fā)與整合，最終達到事半功倍效果。通過調(diào)查研究可知我國，我局在檔案資源利用過程中存在一個最主要的問題，就是未能將現(xiàn)代化技術(shù)手段落實到位，許多仍然會采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案人員整體素質(zhì)較為低下，同時難以對于檔案進行充足的管理，未能體現(xiàn)其具備的經(jīng)濟價值。除此之外，對檔案編寫工作仍空白，同時未能引起相關(guān)人員與部門的高度重視。雖然檔案管理工作重點已經(jīng)出現(xiàn)轉(zhuǎn)移，但是在該平臺建設(shè)過程中仍處于落后的狀態(tài)，未能對檔案進行數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理，這些問題的出現(xiàn)，都會在一定程度上導(dǎo)致檔案資源開發(fā)與利用受到嚴重的制約，最終導(dǎo)致社會進步受到影響。信息時代到來以后，人們生活中所面臨的信息數(shù)量更加龐大，在對檔案進行管理過程中，也會涉及越來越多的檔案數(shù)量。如果采用傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息所提出的需求，同時也能突顯出不同弊端。在傳統(tǒng)管理模式下，作為檔案管理人員就會暴露出下述幾個問題：包括未能及時收集檔案資料、在整理與分類檔案過程中會花費大量的精力與時間，這就導(dǎo)致大案管理人員會出現(xiàn)分類不科學(xué)、操作不規(guī)范等情況。除此之外，管理人員因為工作繁重，長時間勞作對該工作喪失興趣，不斷降低在工作中的積極性與主動性，所以會間隔較長時間重新對檔案進行整理，這種情況的出現(xiàn)必然會對檔案的使用情況造成影響。因為傳統(tǒng)歸檔材料較為簡單，整理時會存在不規(guī)范情況，也未能建立統(tǒng)一的整理標準。

2 檔案資源精細化管理與開發(fā)利用有效措施

針對目前檔案管理中存在的一些基本問題，有關(guān)人士應(yīng)該對其形成重視，基于精細化理念，對檔案資源做好管理，加強開發(fā)，讓檔案發(fā)揮出更加積極的作用。

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念

對于每個行業(yè)來說，檔案管理都是極其重要的工作，通過加強檔案信息管理力度，可以保證每個行業(yè)在日后發(fā)展中更加順利。因為受到信息時代帶來的沖擊，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)處于落后狀態(tài)，因此就要求工作人員必須從思想角度出發(fā)，對管理模式進行轉(zhuǎn)變。信息時代背景下，信息傳遞速度加快，呈現(xiàn)出多樣化特點，所以傳統(tǒng)信息交流方式迎來更大的考驗與挑戰(zhàn)。在對檔案工作進行管理過程中，如果采用傳統(tǒng)信息流通方式，很難滿足檔案管理所提出的各項要求，所以需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案模式出現(xiàn)后，可以幫助管理人員提高工作效率，而在這一過程中，需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作意識，學(xué)會洞察市場外界變化情況，積極探尋全新理念，不斷創(chuàng)新工作內(nèi)容，并且在工作中也需要提高自身對現(xiàn)代檔案管理工作適應(yīng)情況，以此才能為日后更好開展檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)。

2.2 提高檔案人員工作技能

在對檔案管理工作進行創(chuàng)新過程中，要求管理人員應(yīng)當具備一定專業(yè)性，特別是在當前時代背景下，檔案管理人員應(yīng)當具備扎實的專業(yè)知識技能、專業(yè)知識理論，同時也需要具備勇于創(chuàng)新精神、扎實計算機技術(shù)，這樣才能更好完成檔案管理工作，同時也能為檔案管理工作日后的創(chuàng)新與發(fā)展起到推動作用。 作為檔案管理人員，需要及時更新工作理念與思想意識，主動學(xué)習(xí)最新的操作技能與管理知識，部門負責(zé)人必須重視檔案管理力度，定期組織人員進行業(yè)務(wù)員培訓(xùn)，提高工作人員業(yè)務(wù)水平。同時管理人員也需要主動與其他同事做好溝通與交流，只有這樣才能保證檔案管理工作得到更好的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.3 完善各項管理模式

在現(xiàn)代化背景下，檔案管理工作想要實現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新，就需要對檔案管理模式進行完善與研究。作為檔案管理人員，需要樹立全新的工作理念，不斷學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)手段，加強理論知識學(xué)習(xí)，提高個人技能，才能滿足新時代背景下對檔案管理工作所提出的各項要求。與此同時，因為檔案管理工作十分復(fù)雜，在工作過程中會涉及大量的信息資料，因此這就要求該人員需要具備良好的錄入能力、整理能力以及歸納能力，可以保證傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)向電子檔案時具備完整性、真實性，同時也需要做好相關(guān)的備份工作。除此之外，在管理時需要樹立安全意識，保證檔案管理安全性，避免出現(xiàn)信息被刪除或者被篡改的情況，加強電子檔案存儲工作，建立專門的網(wǎng)站，可以利用該網(wǎng)站發(fā)布全新的檔案信息，為人們提供查詢功能，也可以將檔案資源共享功能加入其中。

3 結(jié)束語

在對檔案進行管理過程中，我們必須需要將全新的方法加入其中，對檔案管理模式進行精細化的管理，包括構(gòu)建全新的檔案管理模式，完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)等，才能不斷提高檔案管理工作效率，提高工作質(zhì)量，最終可以實現(xiàn)現(xiàn)代化管理與信息化管理。

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作者簡介

張巍（1985-），女，滿族，本科，助理館員，從事檔案管理工作。