政法單位檔案管理優(yōu)化路徑分析

謝梅秀

摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)體制的完善，不僅提高了人民的生活水平，也提高了國(guó)家與社會(huì)對(duì)政法單位等行政單位的要求。在新時(shí)期的高標(biāo)準(zhǔn)、高要求下，政法單位不斷完善與創(chuàng)新自身的管理體系與工作流程，提高工作效率與工作質(zhì)量。在對(duì)政法單位管理體系全面創(chuàng)新的同時(shí)，也注意到了檔案管理工作的重要性。檔案管理工作由于一直不是職能發(fā)揮的關(guān)鍵部門，被政法單位管理層忽略，難以取得創(chuàng)新發(fā)展。但是現(xiàn)在政法單位意識(shí)到了檔案管理的重要性，大力推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，提高檔案管理工作的效果與質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作為政法單位的建設(shè)與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：政法單位，檔案管理，優(yōu)化路徑

1 政法單位檔案管理的意義

1）政法單位檔案管理概述。政法單位與一般的企事業(yè)單位不同，在社會(huì)中行使著特殊的政治職能，是國(guó)家執(zhí)行與管理政法工作的政府機(jī)構(gòu)，執(zhí)行者領(lǐng)導(dǎo)、管理、監(jiān)督政法工作的職能，同時(shí)也起到了服務(wù)社會(huì)的作用，不僅關(guān)系到國(guó)家政法的管理與執(zhí)行也關(guān)系到社會(huì)的安全與穩(wěn)定，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和人民都有著至關(guān)重要的作用。正是由于政法單位的特殊性，政法單位的檔案，相比于其他的企事業(yè)單位，更加私密與重要。政法單位的檔案不僅記錄了政法單位工作人員的基本情況與工作業(yè)績(jī)，也記錄了重大社會(huì)發(fā)展情況與各個(gè)重點(diǎn)部門、行業(yè)的監(jiān)管情況，同時(shí)也收錄了重要人口的監(jiān)管情況，尤其是某些重要的政治案件的協(xié)調(diào)督查工作記錄，更是絕密檔案，要加保護(hù)。

2）政法單位檔案管理的重要性。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，政法單位檔案管理的保密難度也隨之增大，檔案的安全性受到威脅，檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的漏洞與遭遇的挑戰(zhàn)次數(shù)與難度都有增加。政法單位必須對(duì)這杯現(xiàn)象引起高度警覺(jué)，積極完善自身的檔案管理工作，要從檔案管理體系、檔案管理人才與檔案管理信息化等多方面入手，確保檔案管理工作的絕對(duì)的安全性與高效性。因此，政法單位的檔案管理部門不僅要注重檔案管理的真實(shí)性，也要注重檔案管理的安全性，要比一般的機(jī)構(gòu)更加嚴(yán)密的看管檔案，確保檔案的安全。政法單位的檔案管理工作的完善與創(chuàng)新對(duì)政法單位的整體管理水平與工作推進(jìn)，甚至社會(huì)穩(wěn)定與安全都至關(guān)重要。政法單位必須要做好檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，更加充分的發(fā)揮出原本的檔案管理工作的政法單位建設(shè)與發(fā)展的作用。政法單位的檔案管理工作不僅要注重以往的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)還要融合最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，積極學(xué)習(xí)其他企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善檔案管理體系，在保證檔案管理安全性的前提下，全面優(yōu)化檔案管理工作，積極發(fā)揮檔案管理的作用。

2 政法單位檔案管理的不足之處

在通過(guò)上述分析，我們已經(jīng)知道檔案管理工作在政法單位的意義與重要性。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理工作遇到的阻礙也很多。接下來(lái)，我們將從幾個(gè)方面進(jìn)行分析，第一，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，一方面為政法單位管理工作提供了便利，另一方面則為檔案管理工作帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)，危害了檔案管理的安全性。尤其是政法單位這種保密程度較高的政府機(jī)構(gòu)，更是注重檔案管理的私密性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的普及與推廣，使得檔案管理工作的系統(tǒng)平臺(tái)漏洞顯現(xiàn)出來(lái)，檔案的私密性受到了威脅。第二，檔案管理工作機(jī)制不夠健全，政法單位領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，并且檔案管理工作沒(méi)有形成標(biāo)準(zhǔn)的制度體系，在工作中沒(méi)有可以依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)流程，降低了檔案管理工作的效率。檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制仍有待加強(qiáng)，由于政法單位對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致政法單位檔案管理監(jiān)督機(jī)制形同虛設(shè)，檔案的監(jiān)督管理工作落到實(shí)處，沒(méi)有發(fā)揮原有的職能，不利于檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展。第三，傳統(tǒng)的檔案管理工作過(guò)于繁瑣復(fù)雜，增加了檔案管理工作時(shí)間，降低了檔案管理工作效率，檔案管理工作的質(zhì)量難以提升。并且，由于政法單位的特殊性，檔案管理部門工作人員變動(dòng)不像一般的企事業(yè)單位那樣頻繁，檔案管理工作人員的流動(dòng)性不強(qiáng)，不利于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。這些都是政法單位在檔案管理工作過(guò)程中遇到的阻礙，影響了檔案管理工作的開(kāi)展與進(jìn)步，進(jìn)而影響了政法單位的可持續(xù)性發(fā)展。

3 政法單位檔案管理優(yōu)化路徑

現(xiàn)階段，檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展存在著許多困難，為了進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，政法單位要針對(duì)以上檔案管理工作存在的困難之處進(jìn)行相應(yīng)的改善，通過(guò)培養(yǎng)檔案依法保密的職業(yè)習(xí)慣、建立健全檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制和規(guī)范檔案管理的工作流程全面提高檔案管理工作質(zhì)量，完善檔案管理體系，推動(dòng)檔案管理工作的優(yōu)化與發(fā)展，促使檔案管理工作在政法單位發(fā)揮應(yīng)有的職能，助力政法單位的發(fā)展與建設(shè)。

1）培養(yǎng)檔案依法保密的職業(yè)習(xí)慣。政法單位對(duì)檔案的保密性要求比其他的事業(yè)單位更加嚴(yán)格，政法單位的工作內(nèi)容特殊性對(duì)政法單位檔案管理工作提出了更加保密的要求。政法單位的檔案管理的保密性不僅與檔案管理措施的安全與否有關(guān)，也與檔案管理人員的自覺(jué)性有很大的關(guān)系。政法單位的檔案管理工作為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，結(jié)合先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，利用檔案管理信息平臺(tái)不斷更新檔案管理模式。但是如今互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境仍有待管，網(wǎng)絡(luò)發(fā)言自由化的同時(shí)也帶來(lái)了非實(shí)名制的風(fēng)險(xiǎn)。政法單位必須要向員工灌輸保密的思想，特別是培養(yǎng)檔案工作人員，更要注重檔案管理的保密性，養(yǎng)成自覺(jué)保密的職業(yè)習(xí)慣。檔案管理部門也要向員工常常宣傳《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，把檔案管理工作的重要性以及泄露私密檔案的后果事先對(duì)員工講清楚，堅(jiān)決抵制泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

2）建立健全檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制。政法單位為了優(yōu)化檔案管理工作必須要建立健全檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，只有建立科學(xué)、合理的檔案管理機(jī)制，才能保障政法單位檔案管理工作的安全性，進(jìn)而保障國(guó)家與社會(huì)的安全和穩(wěn)定。政法單位為了建立保密檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制應(yīng)從以下三方面著手：第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)層注重檔案管理工作，才能在整個(gè)單位形成一股重視檔案管理的風(fēng)氣，有助于提高檔案管理工作人員的積極性，也有利于推動(dòng)檔案管理工作機(jī)制的形成。第二，建立檔案管理制度體系。做到用制度管人、靠制度處事，堅(jiān)決克服保密檔案管理的主觀隨意性，努力防止因制度漏洞而造成的損失。第三，落實(shí)檔案管理責(zé)任監(jiān)督機(jī)制。通過(guò)層層監(jiān)督，保證檔案管理的工作質(zhì)量。通過(guò)上述三點(diǎn)措施，建立健全檔案管理機(jī)制，提高檔案管理水平。

3）規(guī)范檔案管理的工作流程。在優(yōu)化檔案管理過(guò)程中，必須要規(guī)范檔案管理的工作流程，形成一套標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程。為了規(guī)范檔案管理的工作流程，我們將從以下兩個(gè)角度進(jìn)行研究。第一，要重視檔案管理工作的規(guī)范化。檔案管理工作不僅要注重質(zhì)量，也要注重效率，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與政法單位成立時(shí)間的延長(zhǎng)，檔案管理工作的工作內(nèi)容逐漸增加，工作量的增加也帶來(lái)了工作時(shí)間的延長(zhǎng)。為了提高工作效率，減少不必要的時(shí)間成本，政法單位必須要規(guī)范化檔案管理工作。在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員要依據(jù)檔案著錄原則錄入檔案資料，規(guī)范檔案錄入工作流程。同時(shí)，也要結(jié)合政法單位實(shí)際發(fā)展情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行變通，總結(jié)出最適合現(xiàn)階段政法單位建設(shè)與發(fā)展的檔案管理工作規(guī)范化流程。第二，在規(guī)范檔案著錄工作的同時(shí)也要注重對(duì)檔案分類號(hào)的編排。隨著檔案資料的增加，編排檔案分類號(hào)的重要性也隨之體現(xiàn)。對(duì)檔案分類號(hào)進(jìn)行編排有利于更好的對(duì)檔案歸類整理，縮短查找檔案的時(shí)間，提高檔案搜索的準(zhǔn)確度。在實(shí)際工作中，政法單位檔案管理工作人員根據(jù)檔案分類法，對(duì)檔案資料進(jìn)行編排，不僅有利于規(guī)范檔案管理工作，也能顯著提高檔案管理工作的有效性。

參考文獻(xiàn)

[1]談敏.新時(shí)期做好單位事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].報(bào)刊薈萃：下，2018（7）：78-78.

[2]楚姜華.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].才智，2020（03）：207.

[3]許娜子.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與思考[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，40（02）：155-156.

[4]李希茜.關(guān)于新時(shí)期單位事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性思考[J].科技風(fēng)，2018（22）：238.

[5]牛龍嬌.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（03）：73.

[6]沈振紅.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].黑龍江科技信息，2017（13）：248.