淺談如何構(gòu)建企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系助力企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)

譚永榮 白榕 劉潔 周春峰 于海萌

摘 要：隨著我國知識經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，企業(yè)檔案作為企業(yè)各項活動和生產(chǎn)經(jīng)營情況記錄，企業(yè)管理的第一手材料，企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中至關(guān)重要，是企業(yè)不可或缺的重要組成部分，在企業(yè)檔案管理工作中構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理體系至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：構(gòu)建;檔案;標(biāo)準(zhǔn)化;體系;助力;經(jīng)濟建設(shè)

1 構(gòu)建企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的重要性

檔案工作作為一項實踐性很強的工作，沒有一整套的標(biāo)準(zhǔn)體系為依托，勢必造成檔案著錄項目、記載格式、標(biāo)識符號和整理方法等不一致，致使檔案檢索利用工具不能通用，甚至還會出現(xiàn)反復(fù)錄入，多次整理等重復(fù)性、無效性工作。因此，隨著檔案信息資源流通共享進(jìn)程的加快，在開展館室、館際檔案信息資源交流等方面，迫切需要檔案利用工具具有通用性和規(guī)范性。構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的意義就在于：規(guī)范不同的檔案信息源間相互整合統(tǒng)一，規(guī)范檔案管理行為，指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的正確發(fā)展。

2 構(gòu)建企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系策略

2.1 引入質(zhì)量管理理念，建立文件化的檔案管理體系

從縱向按檔案管理工作程序即收集、分類、整理、鑒定、組卷、編制機讀目錄、掃描并掛接全文（數(shù)字檔案館）、裝訂、蓋章、入庫、查詢、利用、統(tǒng)計等進(jìn)行分析，制定分類、歸檔、整理、著錄、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

通過縱橫向制定標(biāo)準(zhǔn)，即可找到檔案管理的出發(fā)點和落腳點，有策劃、有實施、有檢查、有處置，實現(xiàn)了檔案工作閉環(huán)管理，又可約束和規(guī)范檔案工作人員的管理行為，為各項工作的順利開展奠定基礎(chǔ)，從管理體系上保證檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時，還有效地避免制度缺失、內(nèi)容的不完整，避免重復(fù)制度產(chǎn)生，保持其執(zhí)行的一致性。例如，在縱向的“分類”程序中，可根據(jù)PDCA循環(huán)，通過策劃、實施和檢查，就會發(fā)現(xiàn)企業(yè)的文書、產(chǎn)品、科研、設(shè)備、質(zhì)量、會計等檔案，如何分類，分類依據(jù)又是什么，因此可以判定缺失分類標(biāo)準(zhǔn)，即“檔案分類規(guī)定”，同時經(jīng)過處置，在編制該規(guī)定時就要明確文書、產(chǎn)品、科研、設(shè)備、質(zhì)量、會計等檔案每一類如何立卷與組卷。

2.2 優(yōu)化檔案工作程序，建立規(guī)范化檔案管理體系

優(yōu)化檔案工作程序，秉承簡化原理，是建立規(guī)范化檔案管理體系的重要內(nèi)容之一。它不僅可以幫助檔案人員了解實際工作活動，而且還可對標(biāo)準(zhǔn)化對象進(jìn)行篩選，剔除工作過程中多余的、低效能的、可替換的工作環(huán)節(jié)，精煉并確定出滿足檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理需要所必要的高效能環(huán)節(jié)，使工作程序更為經(jīng)濟、合理和簡便，提高工作效率，節(jié)約成本。外企之所以強大，正是在于他們完全靠標(biāo)準(zhǔn)、程序在管理。

在優(yōu)化檔案工作程序時，首先，運用先進(jìn)的管理工具。其次，將檔案標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的，以文字表述的程序用流程圖形式提煉出來，因為千言萬語不如一張圖。再次，以AOS0105-2015《作業(yè)級流程設(shè)計/優(yōu)化程序》中的“輸出物、流程責(zé)任主體、流程的輸入輸出”等內(nèi)容為指導(dǎo)，明確上一層級與下一層級的關(guān)系，明確某一過程的責(zé)任部門，明確輸入與輸出的內(nèi)容及格式的標(biāo)準(zhǔn)化要求，在每一工作節(jié)點上真正做到事事有人管，人人有專責(zé)，徹底扭轉(zhuǎn)部門與部門之間的推諉扯皮，效率低下的局面。

2.3 規(guī)范文件材料歸檔范圍和保管期限，建立精細(xì)化檔案管理體系

只有規(guī)范文件材料歸檔范圍和保管期限，才能使有限的檔案經(jīng)費得到合理的分配和使用，提高檔案管理的效益;才能確保企業(yè)館藏檔案質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)檔案資源的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，記錄企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)的歷程。首先可通過座談、現(xiàn)場調(diào)研、研讀企業(yè)部門二級工作職責(zé)、工作制度、工作標(biāo)準(zhǔn)，及質(zhì)量程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書，運用廣泛收集和重點收集的思想，從中分析判斷企業(yè)中各部門具體會產(chǎn)生哪些文件材料，為其明確該部門需要歸檔的文件材料及保管期限，通常是有一項職責(zé)就有一項對應(yīng)的歸檔范圍。其次，遵循文件材料之間的有機聯(lián)系，形成規(guī)律和特點，編排文件材料歸檔范圍，反映檔案的生命周期。再次，將保管期限由三分法改為標(biāo)時制，即將原來的永久、長期、短期改為永久、30年、10年，明確檔案保存和銷毀依據(jù)，消除人為的主觀判斷和常講常新現(xiàn)象。最后，去除“重要的”、“一般的”表述，將其轉(zhuǎn)化成具體內(nèi)容進(jìn)行表述。例如，“信訪事件處理文件材料”，可將“重要的”表述成“有公司領(lǐng)導(dǎo)批示的信訪事件處理結(jié)果記錄、文件、材料等” 和“無公司領(lǐng)導(dǎo)批示、有處理結(jié)果的信訪事件記錄、文件、材料等”;將“一般的”表述成 “無處理結(jié)果的信訪事件記錄、文件、材料等”。使歸檔人員一目了然，便于操作。

2.4 以信息化為依托，固化檔案管理體系運行

首先，可根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中的工作程序和體系標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置、優(yōu)化并固化數(shù)字檔案館的檔案著錄、預(yù)歸檔管理、檔案整編、歸檔組卷、打印輸出、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案編研、系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)管理、日志管理等模塊。然后，再將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系中的文件材料歸檔范圍和保管期限、檔案資料管理用圖表格式、組卷規(guī)則等設(shè)置到數(shù)字檔案館中，通過數(shù)字檔案館固化輸入與輸出。

3 構(gòu)建企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系優(yōu)勢

3.1 規(guī)范管理，提升檔案質(zhì)量

實施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，做到館內(nèi)有制度，管理有賬冊，查閱有記錄，移交有手續(xù)，管理有專人，檔案工作真正地實現(xiàn)科學(xué)性、規(guī)范化管理，使得企業(yè)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，形成連續(xù)性、系統(tǒng)性。歸檔責(zé)任主體能及時地將處理完畢的文件材料移交檔案館歸檔。檔案工作人員可直截了當(dāng)?shù)膶φ罩贫?、歸檔范圍進(jìn)行審查，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對文件材料中的欠、缺、誤、漏等進(jìn)行登記拉條掛賬，并及時解決，確保了歸檔及時，歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提高效率，節(jié)約成本

實施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，通過轉(zhuǎn)變管理模式，推行以件管理，取消案卷后，一是不再需要購買電鉆、鉆頭、裝訂線、用于固定的夾子、檔案卷皮等檔案用具;二是由于用盒裝檔案，有效地利用柜子的存儲空間，節(jié)省了庫房。三是如需復(fù)印、掃描時，不用拆卷，減少了對其他檔案的損耗，延長了檔案使用壽命。四是使辦理完畢的文件直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，不僅提高了檔案的歸檔率和完整率，而且還將多人共同完成一類檔案，轉(zhuǎn)變成可一人完成一類檔案。五是大幅度簡化了整理中的手工操作，避免了檔案工作人員加班加點整理檔案，節(jié)省了企業(yè)對加班費的支出。六是使廣大檔案工作者能夠從繁雜瑣碎的傳統(tǒng)立卷工作中解放出來，從而有更多的時間和精力用在檔案的編研、開發(fā)和利用上來，更好地為企業(yè)各項工作服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為社會服務(wù)

3.3 充分發(fā)揮檔案價值，提升企業(yè)核心競爭力

實施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，規(guī)范了不同的檔案信息源間相互整合統(tǒng)一，規(guī)范了檔案利用工具，規(guī)范了檔案管理行為，不僅增強了企業(yè)技術(shù)和知識儲備，保護(hù)了企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障，而且為行業(yè)內(nèi)館室、館際檔案信息資源交流，實現(xiàn)知識共享，加快行業(yè)內(nèi)型號研制進(jìn)程奠定了基礎(chǔ)，提升了企業(yè)核心競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]GJB9001C-2017《質(zhì)量管理體系要求》[S].中央軍委裝備發(fā)展部，2017.05.18.

[2]GB1526-89《信息處理—數(shù)據(jù)流程圖、程序流程圖、系統(tǒng)流程圖、程序網(wǎng)絡(luò)圖和系統(tǒng)資源圖的文件編制符號及約定》[S].國家技術(shù)監(jiān)督局，1989.07.04.

[3]AOS0105-2015《作業(yè)級流程設(shè)計/優(yōu)化程序》，中國航空工業(yè)集團公司，2015.