新形勢下如何做好檔案管理工作

王洪

摘 要：在現(xiàn)代化事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是管理工作中的關鍵，檔案具有憑證價值屬性，是資料的終端，在了解歷史、查考現(xiàn)實、總結過去和謀劃未來中發(fā)揮著重要作用。在全面深化改革的大背景下，檔案工作的重要性日益顯現(xiàn)出來，并對新形勢下檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，管理部門需要認識到新形勢下管理工作的重要性，充分發(fā)揮出檔案的作用，以滿足社會經濟的發(fā)展需求，文章主要對新形勢下檔案管理工作的優(yōu)化進行了分析。

關鍵詞：新形勢下;檔案管理工作;優(yōu)化

1 引言

隨著社會經濟的快速發(fā)展，網絡信息技術已融入各個行業(yè)的發(fā)展中，辦公自動化是新時期辦公管理的必要趨勢。在新時期的檔案管理工作中，管理人員需要將信息技術滲透到實際工作中，實現(xiàn)檔案管理信息化建設，有效地提升了工作效率，為檔案使用提供了優(yōu)質的檔案管理服務。基于此，文章闡述了新形勢下檔案管理工作的重要性，分析了檔案管理工作中存在的問題，總結了相應的優(yōu)化措施，以提升檔案管理工作的整體質量。

2 新形勢下檔案管理工作的重要性

1）適應新時期的檔案管理要求。在互聯(lián)網時代，很多信息技術已融入事業(yè)單位的發(fā)展中，內部信息、資源越來越豐富，檔案類型更具多樣化，檔案信息越來越多，傳統(tǒng)的紙質文件檔案存儲方式無法滿足新時期的發(fā)展需求，管理部門需要充分利用信息技術，引進電子檔案管理模式，創(chuàng)新并優(yōu)化現(xiàn)有的電子檔案存儲控制[1]。

2）實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。在事業(yè)單位檔案管理工作中，管理部門需要實行電子化管理模式，實現(xiàn)各項信息資源的充分利用，以及信息的智能共享，為建設數(shù)字檔案館提供支持。

3）提高檔案管理的質量。在新時期的快速發(fā)展中，社會各界越來越注重檔案信息服務，為了滿足不同人群對檔案信息需求，管理部門需要創(chuàng)新并優(yōu)化檔案服務內容，提高檔案管理服務質量，及時地更新傳統(tǒng)的檔案管理手段，為各項工作的有效開展提供保障。

3 新形勢下檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理人員的綜合素質有待提高。目前，我國事業(yè)單位檔案管理人員也需要不斷提升自身的綜合素質，以適應新時期的發(fā)展。通常情況下，管理人員單純地認為檔案管理工作比較輕松，思想意識不夠深入，未針對員工、新進員工開展知識系統(tǒng)培訓活動，導致檔案管理工作的開展只停留在表面，存在嚴重的滯后問題，無法有效地提升檔案管理水平。

2）檔案自動化工作有待規(guī)范。現(xiàn)階段，事業(yè)單位領導和工作人員對事業(yè)單位檔案管理工作認識不夠深入，未制定規(guī)范的條例和規(guī)程開展檔案管理工作。很多管理人員認為事業(yè)單位工作重點不是檔案管理工作，而是針對日常工作安排進行記錄。并且，事業(yè)單位領導缺乏對檔案管理工作的重視，缺乏對其監(jiān)督和管理，嚴重制約著事業(yè)單位的服務質量。

3）檔案材料有待完善。不動產檔案的主要特點是時間跨度大、周期長，很多歷史信息記錄普遍存在房屋面積錯誤、用途錯誤等登記問題，以及房屋主人身份信息、門牌信息不完善等問題，導致不動產檔案材料不完整，降低了不動產數(shù)據(jù)的準確性，阻礙了我國不動產管理工作的規(guī)范進行[2]。除此之外，由于缺乏相關的技術支持，不動產檔案數(shù)據(jù)庫整合能力還有待提高，且不動產檔案分散在不同部門，在數(shù)據(jù)對接過程中會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完善的問題，如房地產的狀態(tài)記錄混亂，不利于政府檔案工作的管理。

4 新形勢下檔案管理工作的優(yōu)化措施

1）提高管理人員的綜合素質。檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案管理質量，單位需要加強對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的技術水平、創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，提高檔案管理工作質量。同時，檔案管理工作的業(yè)務性比較強，檔案管理人員需要學習更多專業(yè)的檔案管理制度，掌握互聯(lián)網技術的操作方法，以促進集約化和信息化管理模式的發(fā)展。例如，在不動產登記中心檔案管理工作中，相關管理部門需要針對不動產登記窗口后臺劃出專門的檔案整理區(qū)域，并選派政治素質強、具有檔案工作經驗的人員負責檔案管理工作，通過檔案制作培訓，使工作人員能準確分類、打孔、認真編寫分類號和頁碼，打印目錄、整齊裝訂，做到及時歸檔。

2）完善檔案管理業(yè)務標準。為了提高不動產檔案管理工作的整體質量和效率，檔案管理部門需要不斷完善檔案管理業(yè)務標準，在處理龐大的不動產檔案資料的過程中，需要做好各項檔案的收集和整理工作，明確不同類型的不動產檔案管理細則，詳細劃分檔案歸檔范圍、保管期限，為檔案收集、整理工作的有序進行提供支持。同時，檔案管理部門需要結合檔案管理實際情況，構建科學合理的業(yè)務標準，確保所有不動產檔案資料都能夠詳盡、完善。管理人員要注意在整理檔案的過程中，要對所有檔案的標準格式進行統(tǒng)一，確保不動產登記檔案管理工作能夠高質量開展。

3）將信息技術與檔案管理工作相融合?，F(xiàn)階段，檔案管理部門需要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，實行信息化管理方法，及時地創(chuàng)新并完善傳統(tǒng)的檔案管理模式，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理的弊端，還需要深入開發(fā)現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中的應用，提升檔案管理、檔案利用的整體價值，建立健全檔案管理評估體系。另外，不動產檔案數(shù)量基數(shù)龐大，并且與日俱增，為做好不動產檔案數(shù)字化整理工作，不動產登記中心可以與檔案信息咨詢服務公司合作，穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化整理工作。

4）建立健全檔案管理制度。在不動產檔案管理過程中，相關部門需要建立完善的檔案管理制度，為工作人員查詢相關資料提供便利。檔案管理部門派專人現(xiàn)場督導檔案移交工作，明確紙質檔案資料完整移交給不動產登記中心，嚴格按照檔案整理、移交、保管、借閱、利用的管理要求，加強不動產電子和紙質登記資料的管理，強化檔案管理的教育學習，增強檔案管理人員的責任意識，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。除此之外，在不動產檔案管理過程中，管理部門還需要實行數(shù)字化管理方式，強化等級檔案的安全性，并利用電子文檔規(guī)范登記檔案。并且，通過電子文檔將登記檔案進行備份，將電子檔案數(shù)據(jù)庫的網絡風險降到最低，以此為基礎開展保密策略，保障不動產登記檔案的安全性，在建設電子文檔時，更要對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行反復檢查，確保系統(tǒng)的規(guī)范性，提升不動產登記檔案管理的工作效率。

5）完善信息化管理系統(tǒng)。不動產登記檔案管理工作內容繁雜，如果依舊采用紙質檔案，將為管理工作帶來很多難度，為了提升檔案管理效率，相關部門必須要將信息化技術融入不動產登記檔案管理中，利用計算機信息技術建立信息化管理系統(tǒng)，為不動產產權信息登記配置專門獨立的數(shù)據(jù)庫，合理地儲存、管理不動產權信息，避免出現(xiàn)信息遺失、信息失真問題[3]。除此之外，相關部門開發(fā)出了國家級宗地統(tǒng)一代碼電子文件管理示范信息系統(tǒng)，為不動產登記檔案管理工作提供了技術保障。

5 結束語

綜上所述，在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，檔案管理工作為事業(yè)單位各項工作的順利實施提供了支持，為了適應新時期的社會發(fā)展，管理部門需要明確新形勢下檔案管理工作的各項要求，保證檔案管理工作規(guī)范性、標準性，提升檔案管理工作的整體質量和水平。

參考文獻

[1]韓健飛.探索新經濟形勢下檔案管理工作的新思考[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（04）：39-40.

[2]吳藝輝.不動產登記檔案管理的特點與作用分析[J].智富時代，2018（6X）：122-122.

[3]楊旭.論新形勢下檔案管理的信息化建設與實踐[J].通訊世界，2016（21）：212-213.