農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的建立與研究

摘 要：近年來，區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)鏈……不斷出現(xiàn)在媒體報(bào)道、學(xué)術(shù)研究以及實(shí)務(wù)工作當(dāng)中，圍繞信息技術(shù)的話題也不斷豐富。具體到檔案管理領(lǐng)域，檔案管理人員關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫的研究較熱，不同學(xué)者分別著眼于不同的視角就檔案數(shù)據(jù)庫展開探討，為各個(gè)研究所建立檔案數(shù)據(jù)庫提供了新的借鑒。文章以農(nóng)業(yè)科技檔案為研究對象，進(jìn)一步借鑒相關(guān)理論探討農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的建立，旨在能夠有效提升農(nóng)業(yè)科研研究所的檔案服務(wù)能力和創(chuàng)新水平。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案;必要性;建立;網(wǎng)絡(luò);信息資源

農(nóng)業(yè)科技檔案是指在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、農(nóng)業(yè)基本建設(shè)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)以及其他農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)中形成的信息資源的集合體，其大體包括錄音帶、視頻、招聘、文字材料、圖表、圖紙等科技文件材料。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理逐漸被檔案管理人員所熟知，有效提升了研究所檔案管理的實(shí)效。數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化管理既是時(shí)代發(fā)展的必然，也是檔案管理工作創(chuàng)新的內(nèi)在要求。依托于農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行管理，能夠提高農(nóng)業(yè)科技檔案利用率，有效快捷地?cái)U(kuò)大農(nóng)業(yè)科技檔案的收集范圍。尤其是對于農(nóng)業(yè)科研研究所而言，一個(gè)操作便捷、信息齊備、設(shè)計(jì)合理的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)，無疑能夠提升科研效率，滿足科研工作人員的檔案需求，提升農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

1 農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建立的必要性

1.1 適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求

21世紀(jì)是知識(shí)、信息呈現(xiàn)“井噴式”增長的時(shí)代，是一個(gè)強(qiáng)調(diào)信息整合、信息服務(wù)和信息利用的時(shí)代[1]。當(dāng)下，農(nóng)業(yè)科研研究所的科研工作進(jìn)一步推進(jìn)，科研活動(dòng)中產(chǎn)生的各類信息資源不斷增多。如何對農(nóng)業(yè)科研信息資源進(jìn)行信息交工、資源重組、數(shù)據(jù)挖掘和知識(shí)采集，已經(jīng)成為農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員必須要思考并關(guān)注的問題。對農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中有利用價(jià)值的信息進(jìn)行收集、分析、評價(jià)、處理、存儲(chǔ)，按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行數(shù)字化處理，建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫，能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流。除此之外，建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫，搭建系統(tǒng)化的檔案管理體系和服務(wù)體系，能夠確保檔案管理質(zhì)量。

1.2 發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案價(jià)值的內(nèi)在要求

農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)是一種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，離不開對既往科研成果、科研數(shù)據(jù)以及其他信息資料的參考和借鑒。作為一種重要的信息憑證，農(nóng)業(yè)科技檔案能夠?yàn)榭蒲腥藛T提供信息參考、決策咨詢，幫助科研人員更好地開展下一步的科研活動(dòng)。建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對農(nóng)業(yè)科技檔案的統(tǒng)籌開發(fā)與利用，可以推動(dòng)科研活動(dòng)，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步[2]。一方面，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建立后，檔案管理人員可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)工具對檔案資源進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案“管理在于利用”的目標(biāo)。另一方面，建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫可以為檔案資源你共享奠定基礎(chǔ)，提升農(nóng)業(yè)科技成果的產(chǎn)業(yè)化率和轉(zhuǎn)化率?？偠灾?，農(nóng)業(yè)科技檔案作為一種重要的信息資源，在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中具有激勵(lì)探索、啟迪思維、幫助研究等作用。建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地?cái)U(kuò)大檔案資源的利用面，彰顯檔案資源的價(jià)值，降低研究所科研成本，走向自主創(chuàng)新。

2 農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)

建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫必須要明確農(nóng)業(yè)科技檔案的相關(guān)人員，將相關(guān)人員的信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，確保相關(guān)人員能夠在權(quán)限范圍內(nèi)使用和操作數(shù)據(jù)庫。總體而言，農(nóng)業(yè)科技檔案相關(guān)人員大體包括農(nóng)業(yè)科研人員、農(nóng)業(yè)科研管理人員、農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員等主體[3]。各個(gè)主體在農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)中所扮演的角色不同，其所能夠操作和使用數(shù)據(jù)庫的權(quán)限也會(huì)不同。首先，在設(shè)計(jì)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，必須要結(jié)合研究所檔案保密要求、檔案利用需求、檔案管理需求來確定不同人員的使用操作權(quán)限。其次，要明確農(nóng)業(yè)科技檔案的錄入流程。通常而言，可以由科研人員、科研管理人員將相關(guān)的信息資源自行錄入到數(shù)據(jù)庫，并同步移交相關(guān)的紙質(zhì)檔案材料。然之后由科技檔案管理人員對錄入信息的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性進(jìn)行檢驗(yàn)，審核相關(guān)的紙質(zhì)檔案。最后，研究所也可以采取實(shí)際情況細(xì)化相關(guān)的流程，確保農(nóng)業(yè)科研人員、農(nóng)業(yè)科研管理人員與農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員之間相關(guān)協(xié)作，保障科技檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)質(zhì)量。

3 農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的信息入庫

3.1 原紙質(zhì)檔案電子化入庫

農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建立之前，許多既往的紙質(zhì)檔案資源同樣需要處理。為此，研究所要做好原紙質(zhì)檔案電子化入庫工作。首先，可以通過微縮相機(jī)、高速掃描儀等硬件設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理，將其轉(zhuǎn)為電子化格式。其次，要將紙質(zhì)檔案的目錄同步錄入到數(shù)據(jù)庫中，并在目錄下增設(shè)附件上傳、附件下載、原文查閱等功能，確?？蒲腥藛T能夠快速地利用相關(guān)的檔案資源。最后，原紙質(zhì)檔案電子化入庫過程中必須要滿足研究所數(shù)據(jù)庫建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保障數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量。

3.2 電子檔案多元化入庫

當(dāng)前，辦公自動(dòng)化、智能化、信息化已經(jīng)在科研機(jī)構(gòu)基本普及，許多信息資源以電子化的形式表現(xiàn)出來。因此，研究所要做好電子檔案的入庫工作，確保原始記錄、圖譜、照片、聲像、影像等信息資源和數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性。一方面，要結(jié)合研究所的具體需求采購相應(yīng)的格式轉(zhuǎn)化軟件、格式處理軟件、檔案管理軟件，確保電子檔案能夠規(guī)范錄入檔案數(shù)據(jù)庫。另一方面，部分實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)資料以不同格式的電子文件表現(xiàn)出來，不能直接進(jìn)行閱讀。為此，研究所要確保數(shù)據(jù)庫能夠自動(dòng)識(shí)別和利用相關(guān)格式的電子文件，便于科研人員或者其他人員在線閱讀和查詢相關(guān)的檔案。

3.3 農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫信息的鑒定

農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、仔細(xì)的工作，其質(zhì)量會(huì)影響到科研成果的準(zhǔn)確性、創(chuàng)新性和適用性。為此，在建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，要做好信息鑒定工作，確保信息資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，確保其能夠?yàn)榭蒲腥藛T或者相關(guān)人員提供有效參考與支撐。第一，對于紙質(zhì)農(nóng)業(yè)科技檔案所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫目錄，檔案管理人員只需要核對其與紙質(zhì)檔案的基本信息是否一致。第二，對于數(shù)據(jù)庫目錄下端所保存的電子類文件，檔案管理人員需要鑒別電子文件與紙質(zhì)文件是否一致，避免目錄與保存資料不一致等問題的發(fā)生。第三，研究所是以科研工作為主的單位，其對于檔案資料的真?zhèn)涡?、原始性要求?yán)格。為此，相關(guān)人員在上傳或者錄入相關(guān)電子信息資料和數(shù)據(jù)過程中必須要仔細(xì)核對并附上電子簽名，減少錄入工作紕漏。

4 農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的建立方法

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是近年來檔案學(xué)界關(guān)注的熱詞，其能夠提升信息資源的傳播速度和利用深度，深挖信息資源的價(jià)值。在這一背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作必然朝著數(shù)據(jù)化、智能化、共享化的方向發(fā)展。以農(nóng)業(yè)科技檔案為基礎(chǔ)，對各類農(nóng)業(yè)科技信息進(jìn)行知識(shí)重構(gòu)、信息重組，構(gòu)建系統(tǒng)化的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案資源有序化、知識(shí)化和服務(wù)化。在建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)局過程中，一是要發(fā)展建設(shè)特色數(shù)據(jù)資源庫;二是要建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案人才庫;三是要建成檔案知識(shí)庫;四是要做好農(nóng)業(yè)科技檔案服務(wù)工作;五是要進(jìn)行高效的數(shù)字化編研工作。只有如此，才能真正節(jié)省檔案需求主體的時(shí)間，提升服務(wù)效能，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)化的建設(shè)目標(biāo)。

4.1 利用農(nóng)業(yè)科技檔案發(fā)展建設(shè)特色數(shù)據(jù)資源庫

當(dāng)下，農(nóng)業(yè)科技檔案中最為重要的一類信息資源主要是實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)。從某種程度上來說，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)甚至決定后期農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的效率和質(zhì)量。為了更好地提升研究所解析、處置、運(yùn)用實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的能力，牢牢掌握信息主動(dòng)權(quán)，發(fā)揮科技檔案的情報(bào)價(jià)值、憑證價(jià)值和參考價(jià)值。必須要建立特色數(shù)據(jù)資源庫。一是要注重對科技信息資源進(jìn)行集成管理。研究所要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，設(shè)置相關(guān)的數(shù)據(jù)篩選代碼和數(shù)據(jù)篩選模型，在海量的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)中中篩選出具有特色價(jià)值的信息資源，并對其進(jìn)行歸檔，組成特色數(shù)據(jù)資源庫。二是要分門別類，打造不同的特色數(shù)據(jù)專題。研究所可以根據(jù)“一課題一模塊”的原則來打造特色數(shù)據(jù)庫專題，確保專題的系統(tǒng)性和連貫性。通過利用云計(jì)算技術(shù)、自然語言搜索技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，研究所可以建立相關(guān)的信息資源自動(dòng)采集模型、分類模型和管理模型，實(shí)現(xiàn)對某一課題專項(xiàng)數(shù)據(jù)的專項(xiàng)歸類，便于后期數(shù)據(jù)的使用。

4.2 建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案人才庫

農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)離不開人才資源。為此，要依托于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的需求建立人才庫。一是要明確檔案人才的引進(jìn)目標(biāo)，及時(shí)引進(jìn)具有數(shù)據(jù)庫建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)、操作經(jīng)驗(yàn)的人才，為數(shù)據(jù)庫的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。二是要對現(xiàn)有的農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員進(jìn)行綜合分析，明確人才培養(yǎng)需求，制定復(fù)合型人才培養(yǎng)方案。研究所要重點(diǎn)圍繞“數(shù)據(jù)庫建立”“大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用”“區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用”“數(shù)字安全管理”以及其他專題開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員應(yīng)用各類數(shù)字信息技術(shù)的意識(shí)和能力

4.3 利用農(nóng)業(yè)科技檔案建成檔案知識(shí)庫

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的目標(biāo)絕不僅僅是為了提升信息資源整合能力，也是為了將“死檔案”變成“活資訊”，將數(shù)據(jù)庫變成“思想庫”“智庫”“ 知識(shí)庫”。從內(nèi)部看，研究所要進(jìn)一步打通OA辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)壁壘，確保相關(guān)信息資源的互聯(lián)共通、實(shí)時(shí)共享，提升研究所整體的工作效率。從外部來看，研究所要依托云共享終端與數(shù)據(jù)庫本身，打造農(nóng)業(yè)科技檔案共享平臺(tái)。各個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位或者相關(guān)業(yè)務(wù)單位要站在大數(shù)據(jù)資源的戰(zhàn)略高度，充分認(rèn)識(shí)科研檔案的證據(jù)價(jià)值和信息價(jià)值，在符合保密規(guī)定的前提下關(guān)聯(lián)相關(guān)的云儲(chǔ)存平臺(tái)。

4.4 做好數(shù)據(jù)庫服務(wù)工作

研究所要進(jìn)一步做好數(shù)據(jù)庫服務(wù)工作，提升檔案需求主體的使用便捷度，滿足不同的使用需求[4]。一方面，立足于研究所保密規(guī)定，明確不同部門不同人員的查閱權(quán)限，便于相關(guān)人員通過自身的內(nèi)網(wǎng)賬號(hào)對檔案進(jìn)行查閱。同時(shí)，要留存相關(guān)的查閱記錄、下載記錄和訪問記錄，便于檔案安全管理。另一方面，可以依托微信公眾號(hào)搭建服務(wù)平臺(tái)，關(guān)聯(lián)微信公眾號(hào)與數(shù)據(jù)庫，滿足移動(dòng)智能終端的檔案查閱

需求。

4.5 進(jìn)行高效的數(shù)字化編研工作

農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫作為一個(gè)信息資源的儲(chǔ)存庫，能夠?yàn)檗r(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字編研工作提供有利條件。為此，檔案管理人員要善于對不同的數(shù)據(jù)細(xì)膩學(xué)進(jìn)行編研，進(jìn)一步為單位領(lǐng)導(dǎo)和科研人員提供信息參考。例如，研究所可以探索編寫各年度《農(nóng)業(yè)科研論文匯編》、《農(nóng)業(yè)科研獲獎(jiǎng)成果匯編》，對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行再次加工，將其轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的信息體。

5 結(jié)束語

綜上所述，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的建立能夠進(jìn)一步發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的價(jià)值，滿足農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的需求。過去一段時(shí)間內(nèi)，部分研究所存在“重科研工作，輕檔案管理”的現(xiàn)象，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研數(shù)據(jù)庫建立過程緩慢。為此，必須要轉(zhuǎn)變觀念，樹立創(chuàng)新思維，推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫的建立，在農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員與科研人員之間搭建一座信息溝通橋梁。

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作者簡介

胡忠全（1970-），男，本科，畢業(yè)于福建農(nóng)林大學(xué)，中級(jí)館員，研究方向：檔案應(yīng)用。