醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理工作的探討

馮曉美

摘 要：臨床教學(xué)檔案是臨床教學(xué)活動中形成的重要教學(xué)資料，做好臨床教學(xué)檔案收集和管理工作對于提高醫(yī)院的臨床教學(xué)管理水平及促進(jìn)教學(xué)改革具有不可忽視的作用。

關(guān)鍵詞：臨床教學(xué);教學(xué)檔案;收集;管理

臨床教學(xué)檔案是在臨床教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成并積累的具有保存價值的教學(xué)文件材料。承擔(dān)著高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)任務(wù)的教學(xué)醫(yī)院，臨床教學(xué)檔案是直接反映醫(yī)院教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)過程的痕跡，是臨床教學(xué)管理和教學(xué)活動過程的真實記錄。臨床教學(xué)檔案是教學(xué)研究和教學(xué)醫(yī)院評估的重要依據(jù)，在醫(yī)-教工作中發(fā)揮著重大的作用。

1 臨床教學(xué)檔案的內(nèi)容及其重要意義

1.1 臨床教學(xué)檔案的主要內(nèi)容

臨床教學(xué)檔案是醫(yī)院教學(xué)管理職能部門與各教研室組織管理和開展教學(xué)活動過程中形成具有保存價值的各種文字、圖片、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。醫(yī)院的臨床教學(xué)檔案包括有上級教育部門和醫(yī)學(xué)院校下發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作類的文件、各種教學(xué)規(guī)章制度文件、教學(xué)通知、實習(xí)大綱、教學(xué)計劃總結(jié)、輪轉(zhuǎn)表、授課計劃、授課課件、師資名冊、教學(xué)活動記錄、各類教學(xué)質(zhì)量評價等資料，它們都是臨床教學(xué)的產(chǎn)物，完整而有序的收集、保管并充分利用這些檔案，對完善醫(yī)院的教學(xué)管理體系、提高臨床教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。

1.2 臨床教學(xué)檔案管理的意義

臨床教學(xué)檔案是衡量一個教研室教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。教學(xué)檔案是臨床教學(xué)活動和臨床教學(xué)管理工作的具體體現(xiàn)，因此臨床教學(xué)檔案真實記錄了臨床教學(xué)活動、教學(xué)改革、教研成果和教學(xué)管理工作中的教訓(xùn)。完整、準(zhǔn)確的教學(xué)檔案為教學(xué)管理部門總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗提供重要的參考依據(jù)。如我院制定的《教學(xué)質(zhì)量管理考評表》，其中包括制度建立與管理、教學(xué)活動開展情況、教研活動與質(zhì)控、教學(xué)質(zhì)量評價、工作響應(yīng)與落實等五大方面內(nèi)容，對教研室每季度的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行一次評價和總結(jié)，并每季度對這些檔案進(jìn)行整理分析、匯總，能及時找出教學(xué)工作中的不足和問題，使各教研室能及時地修改和完善教學(xué)計劃，教學(xué)內(nèi)容和方法，有效地提高了教學(xué)效率和主觀能動性，從而推動教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理，促進(jìn)教學(xué)管理水平的提升。

1.3 為教學(xué)管理與評估提供依據(jù)

臨床教學(xué)檔案是教學(xué)研究和高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)醫(yī)院評估的重要依據(jù)。教學(xué)檔案的管理直接反映了醫(yī)院的臨床教學(xué)水平和教學(xué)管理能力。在教學(xué)評估角度看，規(guī)范收集、管理教學(xué)檔案，保證檔案的完整性、真實性尤為重要。

2 臨床教學(xué)檔案的收集、整理和保管

2.1 臨床教學(xué)檔案的收集方法

收集工作是檔案管理工作的起點，也是檔案管理工作最重要的環(huán)節(jié)，臨床教學(xué)檔案都來自教學(xué)活動，種類繁雜，內(nèi)容豐富，來源多樣，為保證收集的完整性，可以針對臨床教學(xué)工作繁瑣、零碎、分散的特點。采取定期收集和隨時收集相結(jié)合的辦法對臨床教學(xué)檔案進(jìn)行收集。1）定期收集。根據(jù)檔案材料形成、產(chǎn)生的時間和規(guī)律，有目的、有計劃地安排收集整理。對于日常分散形成的教學(xué)檔案，應(yīng)于每月或者每季度進(jìn)行1次集中收集，每次按照規(guī)定的歸檔及時進(jìn)行收集。2）隨時收集。因教學(xué)工作比較繁瑣、零碎，使得教學(xué)文件材料基本都散落在教學(xué)管理人員、帶教老師或?qū)W生手中，以防一些產(chǎn)生于日常教學(xué)之中的第一手檔案資料被丟失。檔案人員必須注意跟蹤掌握情況，隨機收集，保質(zhì)保量地完成文件歸檔。

2.2 做好臨床教學(xué)檔案的歸檔和保管

臨床教學(xué)檔案與其他門類檔案相比，歸檔時間具有特殊性。教學(xué)檔案的歸檔時間是按周期形成的。比如日常教學(xué)活動中產(chǎn)生的材料，應(yīng)于每個月或每個季度進(jìn)行1次集中整理歸檔;培養(yǎng)一屆學(xué)生的過程是一個教學(xué)活動周期，一個周期就會形成一套教學(xué)材料，不同專業(yè)其完成的實習(xí)時間不同，因此在每個教學(xué)周期將在日常教學(xué)工作和教學(xué)活動中形成的、有保存價值的教學(xué)資料收集齊全，并根據(jù)歸檔要求進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，立卷并進(jìn)行歸檔。臨床教學(xué)檔案與醫(yī)院其它檔案一樣進(jìn)行科學(xué)管理，妥善保管、有序存放、方便查閱。做好防火、防潮、防水、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等工作。

3 臨床教學(xué)檔案管理辦法

3.1 加強教學(xué)檔案的管理意識

要增強領(lǐng)導(dǎo)對臨床教學(xué)檔案認(rèn)識，打破傳統(tǒng)認(rèn)識。醫(yī)院檔案雖然包括有很多種類，但臨床教學(xué)檔案也是其中重要的組成部分。首先要加強檔案人員的歸檔意識，特別注意日常的收集和整理。也要增強臨床帶教老師的檔案意識，并且在日常教學(xué)中注重收集和整理，及時的完成教學(xué)檔案的移交，讓教學(xué)管理部門能及時歸檔和完善檔案的完整性。教學(xué)檔案管理人員在收集整理和保管教學(xué)檔案時必須具有對檔案有保密意識，加強教學(xué)檔案的保密性。

3.2 建立健全教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度

建立健全教學(xué)檔案管理制度是必要保障，檔案資料的收集、管理工作與其它工作一樣，應(yīng)有完善的管理制度，把歸檔工作納入教學(xué)計劃、教學(xué)管理和各級管理人員崗位職責(zé)中，明確崗位責(zé)任和職責(zé)范圍，做到權(quán)責(zé)明確。定期檢查教學(xué)檔案管理工作，主動接受上級部門的指導(dǎo)，使教學(xué)檔案管理制度化、正規(guī)化。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理是一項專業(yè)性很強的學(xué)科，臨床教學(xué)檔案管理工作更是一項業(yè)務(wù)量較大、系統(tǒng)性較強的工作，是醫(yī)院發(fā)展中不可缺的一項重要工作，因此管理人員的專業(yè)素質(zhì)顯得尤為重要。要使教學(xué)檔案工作更好地適應(yīng)教學(xué)管理的需要，負(fù)責(zé)檔案的兼職人員應(yīng)努力提高自身的檔案專業(yè)素養(yǎng)和提高自身的思想水平，不斷加強學(xué)習(xí)檔案的專業(yè)知識和管理技能，為臨床教學(xué)檔案管理服務(wù)。

3.4 加強教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔

檔案收集是一項逐步積累的過程，也是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。我院作為醫(yī)學(xué)高等院校教學(xué)醫(yī)院，一直承擔(dān)著醫(yī)學(xué)院校畢業(yè)生的臨床實習(xí)任務(wù)，勢必會產(chǎn)生大量的教學(xué)檔案，日常的收集和整理教學(xué)資料是至關(guān)重要，例如在教學(xué)活動中，這個過程會形成許多資料，如文字登記、課件、圖片、評價表等，那么教學(xué)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)教學(xué)檔案管理要求，應(yīng)及時對教學(xué)活動的材料進(jìn)行收集、整理、分類和歸檔，以便于今后的查閱和利用。因此，整理教學(xué)檔案是一項繁雜、細(xì)致的工作，在教學(xué)檔案的管理過程中務(wù)必嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行整理。

3.5 提高臨床教學(xué)檔案利用效果

臨床教學(xué)檔案的收集目的在于利用，加強教學(xué)檔案的利用，充分發(fā)揮著教學(xué)檔案的作用，為教學(xué)管理服務(wù)。因此，在教學(xué)過程中，要注意利用發(fā)揮教學(xué)檔案作用，為教學(xué)管理人員進(jìn)行總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗，改革教學(xué)內(nèi)容和方法，提高教學(xué)管理水平提供重要參考依據(jù)，有著不斷增長的利用需求。檔案管理人員也要主動參與檔案信息資源的開發(fā)和利用。進(jìn)行深入調(diào)查研究，及時了解和掌握臨床教學(xué)活動情況，主動為深化臨床教學(xué)工作提供信息。

4 結(jié)語

臨床教學(xué)檔案的是臨床教學(xué)工作中的歷史記錄，是教學(xué)研究和教學(xué)醫(yī)院評估的重要依據(jù)，規(guī)范的教學(xué)檔案管理是教學(xué)醫(yī)院提升教學(xué)管理職能的表現(xiàn)，及時高效的收集和管理教學(xué)檔案，增強教學(xué)檔案意識，提高教學(xué)檔案管理水平。使之為臨床教學(xué)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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