殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理探尋

肖倩琦

摘 要：殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案是殘疾人康復(fù)、教育、醫(yī)療、就業(yè)等方面的綜合信息資源，作為我國民生檔案的重要組成部分，規(guī)范殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理流程，創(chuàng)新業(yè)務(wù)檔案管理工作方法，可以為殘聯(lián)實(shí)踐工作提供支持。本文嘗試重點(diǎn)分析殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的不足以及規(guī)范化管理措施，希望本研究觀點(diǎn)有實(shí)踐參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：殘聯(lián);業(yè)務(wù)檔案;檔案管理;規(guī)范化

殘聯(lián)作為我國重要的社會(huì)組織，重點(diǎn)組織任務(wù)就是關(guān)注殘疾人各項(xiàng)需求和實(shí)踐活動(dòng)，提供必要的幫助和扶持。隨著現(xiàn)代社會(huì)對(duì)殘疾人事業(yè)的關(guān)注，殘聯(lián)工作任務(wù)越來越繁重，且在工作理念上不斷發(fā)生轉(zhuǎn)變。殘聯(lián)工作中涉及很多檔案資料，包括殘疾人的基礎(chǔ)信息和活動(dòng)記錄等等，規(guī)范化管理業(yè)務(wù)檔案，其實(shí)利于優(yōu)化檔案分類和高效應(yīng)用，比較符合當(dāng)前殘聯(lián)工作的實(shí)際需求，對(duì)提升檔案利用率有積極意義。但是顯然規(guī)范化管理目標(biāo)在當(dāng)前的殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作中并沒有得到全面落實(shí)，作為實(shí)踐工作者需要逐步深化研究。

1 當(dāng)前殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理理念不明確

殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作中首先要確立規(guī)范化的管理理念，尤其是新時(shí)期背景下，業(yè)務(wù)檔案管理的意義更加重大，創(chuàng)新檔案管理理念是科學(xué)指導(dǎo)實(shí)踐工作的前提和基礎(chǔ)。但是目前階段我國殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的主要問題就是管理理念不明確，導(dǎo)致檔案管理工作目標(biāo)模糊[1]。

1.2 信息化水平不高

信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)融入我國社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中，提升檔案管理工作的信息水平是推進(jìn)管理工作規(guī)范發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ?。傳統(tǒng)的殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作中常見檔案丟失、信息更新速度慢和信息精準(zhǔn)性不足等問題，對(duì)殘聯(lián)業(yè)務(wù)擴(kuò)展產(chǎn)生不利影響。建立信息化檔案管理機(jī)制，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化和自動(dòng)化管理目標(biāo)，更利于推動(dòng)殘聯(lián)業(yè)務(wù)建設(shè)。

1.3 殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理體系和制度不健全

目前我國業(yè)務(wù)檔案管理有標(biāo)準(zhǔn)的體系和規(guī)范，單位在管理業(yè)務(wù)檔案過程中要將結(jié)合本單位業(yè)務(wù)運(yùn)行情況以及檔案資料管理需求，靈活變通管理模式。部分地區(qū)的殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作缺乏明確和嚴(yán)格的制度約束，導(dǎo)致管理工作秩序混亂，檔案資源利用率低下，對(duì)信息查詢與利用產(chǎn)生不利影響。

2 殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的措施分析

2.1 規(guī)范殘聯(lián)檔案管理的管理體系

建立規(guī)范化的業(yè)務(wù)檔案管理體系主要包括如下幾方面內(nèi)容：第一，規(guī)范基礎(chǔ)檔案管理工作體系，包括殘疾證辦理、殘疾人檔案建立以及基本情況記錄，都要規(guī)范明確的工作流程[2];第二，規(guī)范就業(yè)檔案管理體系，殘疾人的就業(yè)和培訓(xùn)問題實(shí)際關(guān)系著他們的生存與發(fā)展，就業(yè)檔案管理也尤為重要，是檔案管理工作的關(guān)鍵部分。這對(duì)管轄范圍內(nèi)的殘疾人求職信息和就業(yè)信息實(shí)行區(qū)分記錄，結(jié)合檔案記錄情況對(duì)殘疾人展開針對(duì)性的就業(yè)指導(dǎo)和幫扶，以“一人一檔”為管理原則，培訓(xùn)檔案要及時(shí)歸檔;第三，康復(fù)檔案管理，康復(fù)檔案記錄的是殘疾人生理殘疾情況以及康復(fù)資料，應(yīng)用康復(fù)檔案能夠?yàn)獒t(yī)院提供預(yù)防、診斷以及評(píng)估、治療參考，檔案管理人員要對(duì)這部分材料及時(shí)歸檔。

2.2 強(qiáng)化殘聯(lián)檔案管理人員培養(yǎng)

殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展直接依賴于檔案管理工作者的素質(zhì)能力，在培養(yǎng)崗位工作者方面需要從以下幾方面著手：第一，提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，引導(dǎo)檔案管理工作者樹立清正廉潔、樂于奉獻(xiàn)的優(yōu)良品質(zhì)，保持良好的工作作風(fēng);第二，專業(yè)能力培養(yǎng)方面，基于殘聯(lián)工作的性質(zhì)，對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理人員實(shí)施針對(duì)性培養(yǎng)，重點(diǎn)針對(duì)就業(yè)、康復(fù)兩大系統(tǒng)，檔案管理人員要有深入了解，以此作為基礎(chǔ)才能夠保證檔案管理人員在檔案資料收集和管理過程中的能力[3];第三，創(chuàng)新能力養(yǎng)成方面，由于社會(huì)對(duì)殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案資料的需求在逐漸發(fā)生變化，因此檔案管理人員在制定檔案管理任務(wù)的時(shí)候也要靈活調(diào)整工作方式，應(yīng)對(duì)新時(shí)期的新變化，提升自身對(duì)新形勢的適應(yīng)能力，尤其是信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，作為殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)該樹立創(chuàng)新意識(shí)，以全新的視角審視業(yè)務(wù)檔案管理工作，突破傳統(tǒng)工作模式束縛，全面提升檔案管理工作水平;第四，培養(yǎng)法紀(jì)觀念，依法管檔是基層檔案管理人員需要具備的基本素質(zhì)，樹立法紀(jì)觀念旨在保證殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作者不違規(guī)和違法操作。

2.3 殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的保護(hù)與利用

殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案保存和利用方面的規(guī)范管理也尤為重要，在檔案管理過程中需要關(guān)注對(duì)檔案資料的保護(hù)，同時(shí)提升利用率，這樣看來二者之前仿佛存在矛盾性，促進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展就要求我們能夠集中化解這一矛盾。在實(shí)踐工作中，作為檔案管理者，我們需要做到“十防”：一是防盜，以專門的儲(chǔ)存設(shè)備保護(hù)檔案;二是防破壞，也就是減少人為因素對(duì)檔案的破壞;三是防火，預(yù)防火災(zāi)發(fā)生，制定應(yīng)急措施;四是防水，檔案不能出現(xiàn)浸水問題;五是防塵，灰塵和煙塵要控制在合理范圍內(nèi);六是防潮，一般檔案室濕度控制在50%-60% 為宜，因?yàn)闈穸冗^大容易造成檔案紙磚化;七是防霉變，我國目前常用于紙張滅菌處理的物理方法有低溫冷凍法、微波輻射法、60Co—Y射線輻照法、遠(yuǎn)紅外線輻照法等[4];九是防蟲，使用殺蟲劑和樟腦球達(dá)到殺蟲作用;十是防光，隔離紫外線強(qiáng)光照射。

2.4 強(qiáng)化殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)

建設(shè)信息化檔案管理體系是促進(jìn)殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的最直接和最有效的方法。隨著信息技術(shù)發(fā)展，其在檔案管理工作中的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，電子檔案逐漸開始替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在信息收集、處理和保護(hù)等方面電子檔案均具有很大優(yōu)勢。首先，電子檔案收集。殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容主要集中在殘疾人資料方面，建設(shè)電子檔案可以提升檔案信息收集、歸類和保存工作效率，但是同時(shí)對(duì)管理工作者的信息素養(yǎng)也有較高要求[4]。實(shí)際工作中尤其要強(qiáng)調(diào)電子檔案資料的接收與保管環(huán)節(jié)的規(guī)范化發(fā)展;其次，促進(jìn)紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案電子化轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案依然存在紙質(zhì)資料，各部門之間和地區(qū)之間資源共享機(jī)制還不完善，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)變是殘聯(lián)業(yè)務(wù)發(fā)展的關(guān)鍵步驟之一。電子檔案管理過程中管理工作者應(yīng)該充分挖掘信息資源優(yōu)勢，強(qiáng)化對(duì)檔案資源利用價(jià)值的挖掘;再次，建設(shè)業(yè)務(wù)檔案信息庫。立足檔案目錄建設(shè)、子目錄建設(shè)、專題目錄建設(shè)等環(huán)節(jié)建設(shè)完善的信息資源庫[5]。

3 結(jié)束語

綜上，現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展，國家對(duì)殘疾人事業(yè)建設(shè)和發(fā)展越來越關(guān)注，旨在保障殘疾人權(quán)益，落實(shí)以人為本的理念。殘聯(lián)工作內(nèi)容復(fù)雜、組織責(zé)任重大，業(yè)務(wù)檔案管理作為殘聯(lián)管理工作中的重要部分，新時(shí)期崗位工作者也要樹立全新的管理理念，客觀認(rèn)識(shí)殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理的新需求和新變化。業(yè)務(wù)檔案管理工作是殘聯(lián)組織發(fā)展的重要支持，現(xiàn)階段我國殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范水平較低，管理理念落后，管理方法更新不足，需要針對(duì)性完善管理制度，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作體系，真正提升殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量。本研究嘗試分析殘聯(lián)業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的實(shí)際問題和規(guī)范化發(fā)展路徑，希望可以給崗位工作者提供有效的工作思路。

參考文獻(xiàn)

[1]陳元平.殘疾人檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].黑龍江檔案，2016，32（05）：265-266.

[2]張玉輝.探討加強(qiáng)新時(shí)期的殘疾人檔案管理[J].科技展望，2017，21（02）：15-16.

[3]孫玉芹.新時(shí)期殘聯(lián)信訪檔案管理淺析[J].山東檔案，2013，22（03）：121-122.

[4]孟水.基于殘疾人聯(lián)合會(huì)檔案管理制度的檔案管理水平提升對(duì)策分析[J].魅力中國，2014，21（18）：24-25.

[5]趙春華.新時(shí)期如何加強(qiáng)殘疾人檔案管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016，25（03）：69-70.