人性化管理模式在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

齊林松

摘 要：在事業(yè)單位中檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，其主要對事業(yè)單位的發(fā)展予以了詳細記錄，充分體現(xiàn)了事業(yè)單位不同時期各項工作開展情況。伴隨著社會的不斷進步與發(fā)展，以及事業(yè)單位工作領(lǐng)域的不斷拓寬，進一步對檔案管理工作提出了更高的要求，而將人性化管理應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理中，不但可以提高檔案的管理水平，而且還能推動檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;人性化管理

事業(yè)單位檔案即和事業(yè)單位發(fā)展有關(guān)的文字和媒體形式的資料，如設(shè)備檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等全部具有價值的資料整理歸檔，對檔案進行科學(xué)規(guī)范管理，反映了一個事業(yè)單位的管理水平和業(yè)績。但是縱觀當(dāng)前，事業(yè)單位在檔案管理中還暴露出諸多問題，因此需要管理者積極探尋新的管理理念和管理方法，而人性化管理遵循以人為本，將其應(yīng)用在檔案管理中具有諸多優(yōu)勢。

1 將人性化管理模式應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理中的意義

人性化管理最早被應(yīng)用在企業(yè)中，主要指的是企業(yè)在管理過程中注重人性要素，將人的潛力挖掘出來作為自己的任務(wù)的一項管理模式，其包含了尊重人、物質(zhì)激勵、精神激勵等等。隨著人性化管理的發(fā)展，逐漸被應(yīng)用在各個領(lǐng)域中。在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用人性化管理模式，主要有以下幾個意義：第一，實現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理方式的創(chuàng)新。將檔案管理模式由傳統(tǒng)的“物本管理”轉(zhuǎn)變成“人本管理”，高度注重工作人員的需求，讓他們在檔案管理中占據(jù)主體地位，結(jié)合其需求開展檔案管理，達到人性化管理的目的。在檔案管理過程中注重內(nèi)心的需求，有利于激發(fā)其工作積極性，在提升檔案管理效率的同時還能幫助工作人員肯定自我價值，實現(xiàn)自我目標(biāo)。第二，有助于提升事業(yè)單位檔案管理的水平。在檔案管理中采用人性化管理模式，要求為工作人員提供培訓(xùn)或者再學(xué)習(xí)的機會，定期或者不定期組織他們參與培訓(xùn)活動，有助于提升其整體素質(zhì)。另外，應(yīng)用績效考評制定選拔出優(yōu)秀的人才，給予他們外出學(xué)習(xí)和交流的機會，通過這樣的形式進一步提升了專業(yè)水平，有助于提高檔案管理的水平。第三，有利于優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度。就傳統(tǒng)檔案管理制定的相關(guān)制度來看，存在著僵硬、死板等問題，雖然可以發(fā)揮約束員工的目的，但是忽略了員工需求，容易引起員工的不滿。而實施人性化管理模式，注重對員工的柔性管理，考慮到員工內(nèi)心的需求，有利于提高員工工作的積極性，提高檔案管理的水平[1]。

2 人性化管理模式在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略

2.1 樹立人性化管理理念

要想將人性化管理模式應(yīng)用在檔案管理中，首先需要從思想上高度樹立人性化管理理念，基于該理念構(gòu)建檔案管理體系，如此才能讓事業(yè)單位中的職工圍繞相同的目標(biāo)和相同的價值創(chuàng)新性工作，在努力實現(xiàn)自我價值與團體戰(zhàn)略目標(biāo)這一前提下，自覺提升個人的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從而讓事業(yè)單位檔案管理工作更加高效，將檔案的作用更好地發(fā)揮出來。為此，事業(yè)單位應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理工作體制予以重構(gòu)，要結(jié)合人性化管理理念為職工創(chuàng)造更好地工作條件，多為檔案管理工作者提供交流和接受專業(yè)培訓(xùn)的機會，從而不斷提升其檔案管理水平。其次，檔案管理工作還要積極轉(zhuǎn)變自身的工作理念，實現(xiàn)檔案管理朝“人”的方向積極轉(zhuǎn)變，將服務(wù)作為準(zhǔn)則，將人們對檔案的實際需求作為檔案管理的重點，以更好地滿足人們對檔案的需求。

2.2 完善人性化管理制度

事業(yè)單位需立足于制度規(guī)定，并結(jié)合事業(yè)單位具體狀況，建立適合本事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理方式，特別是檔案收集、形成等環(huán)節(jié)，制定人性化的管理制度，將傳統(tǒng)檔案管理工作的硬性規(guī)定轉(zhuǎn)變成柔性管理。其次，檔案工作人員還需樹立正確的服務(wù)意識，充分認識檔案在事業(yè)單位發(fā)展中所具備的重要作用[1]。同時，在開展實際工作時，應(yīng)始終和時代發(fā)展保持同步，積極對自身結(jié)構(gòu)進行更新，確保檔案管理工作能夠落到實處。簡而言之，事業(yè)單位應(yīng)保證檔案可以將事業(yè)單位發(fā)展全過程真實、全面反映出來。新形勢下，事業(yè)單位始終處于發(fā)展?fàn)顟B(tài)，需實現(xiàn)對檔案的動態(tài)管理，提高檔案資料所具備的服務(wù)價值，讓事業(yè)單位發(fā)展有據(jù)可循[2]。

2.3 提供人性化的檔案信息服務(wù)

縱觀事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式，在服務(wù)環(huán)節(jié)上大多處于被動的狀態(tài)，而服務(wù)的內(nèi)容主要是滿足不同用戶提出的各種需求。因為用戶與檔案管理工作者之間溝通不到位或者用戶不明確自身的需求，導(dǎo)致很多用戶的檔案信息服務(wù)未得到滿足。針對這一情況，事業(yè)檔案要為用戶提供人性化的檔案信息服務(wù)，要針對不同用戶分析對檔案信息需求，然后為其提供針對性服務(wù)，以便自己在面對用戶的服務(wù)請求時能夠迅速做出準(zhǔn)確的判斷，并提供針對性的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，通過這樣的方式不但可以讓事業(yè)單位檔案工作者感受到工作的價值和意義，而且還能帶給用戶滿意的服務(wù)，賦予了檔案管理工作人性化特征。

2.4 營造人性化的管理環(huán)境

事業(yè)單位檔案管理水平的高低還在很大程度上與檔案管理環(huán)境有關(guān)，良好的環(huán)境能夠讓管理工作者身心愉悅，并隨之提高了檔案管理的效率。為此，事業(yè)單位應(yīng)該注重營造人性化的管理環(huán)境，具體而言可以從以下兩個方面著手：第一，優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，所謂內(nèi)部環(huán)境主要指的是精神層面與心理層面，因此要在這也方面融入更多的人性化內(nèi)容，賦予事業(yè)單位檔案管理個性化特征。例如：在事業(yè)單位內(nèi)部營造整體良好的工作氛圍，讓檔案管理工作中在這和諧、愉悅的氛圍下工作，身心均處于最佳狀態(tài)，從而將其主觀能動性充分發(fā)揮出來，更好地做好檔案管理工作。第二，優(yōu)化外部環(huán)境，換而言之要改善檔案管理工作的環(huán)境，不僅要積極人性化的工作氛圍，還需要購置一些人性化的設(shè)置，以便為檔案管理工作人員帶來諸多便利，常見的如：對檔案室進行合理布局，優(yōu)化檔案室的環(huán)境，張貼醒目的標(biāo)識等等，通過優(yōu)化工作環(huán)境來提高事業(yè)單位檔案管理的效率與質(zhì)量[3]。

2.5 應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式

當(dāng)前，我們已經(jīng)全面步入了信息化時代，各種信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在生產(chǎn)與生活中，而要想提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，還需要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的需求不斷創(chuàng)新管理的模式。為此，首先需要應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)加強檔案的開發(fā)與利用，即事業(yè)單位在檔案管理過程中，要根據(jù)檔案目錄積極構(gòu)建檔案管理體系，及時整合分散的檔案信息，在信息技術(shù)的輔助下積極開發(fā)和利用檔案資源。再對檔案信息進行整合過程中，應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)的管理體系，采用分級管理對檔案資源信息進行管理，從而將檔案的作用充分的發(fā)揮出來，更好地為事業(yè)單位服務(wù);其次，要進一步加強檔案的保密工作，作為從事檔案管理工作的人員除了要高度重視檔案信息的安全，還應(yīng)該借助信息技術(shù)來保證檔案信息的安全，例如：可以安裝防護軟件、安全密匙等來提升檔案信息的安全等級[4]。

3 小結(jié)

綜上所述，檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，同時也是事業(yè)單位不斷前進的推動力，做好檔案管理不但可以提高事業(yè)單位的管理水平，而且還能促進其各項工作的順利開展與發(fā)展，當(dāng)前我們已經(jīng)全面步入了信息化時代，要求不斷創(chuàng)新檔案管理的理念與方式，因此要堅持人性化理念作為指導(dǎo)，實現(xiàn)檔案的人性化管理，如此才能將檔案在事業(yè)單位中的作用充分發(fā)揮出來。

參考文獻

[1]鐘姍，蘇怡心.簡述事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（05）：116-117.

[2]鞏春玲.事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理[J].中外企業(yè)家，2019（27）：106.

[3]丁莉.事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16（17）：165-166.

[4]姜慶紅.淺析事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法[J].人才資源開發(fā)，2018（24）：19-20.