試析檔案管理歸檔整理分類技巧

莫嘉良

摘 要：隨著近年來我國(guó)信息技術(shù)的健康可持續(xù)發(fā)展，我國(guó)檔案管理歸檔整理分類也得到了飛速的發(fā)展。人們開始追求效率更高的信息整理手段，因此對(duì)檔案管理歸檔整理分類的質(zhì)量也提出了新的要求。本文主要分析了檔案管理歸檔整理分類的技巧，期望能夠推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔;整理;分類

隨著近年來我國(guó)檔案管理技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理系統(tǒng)也有了巨大的進(jìn)步。如何提升檔案管理的質(zhì)量已經(jīng)成為現(xiàn)階段的我們必須重視的問題。檔案管理工作具有內(nèi)容豐富、體系完善、檔案價(jià)值高的特點(diǎn)，因此，檔案管理機(jī)制也變得越來越完善。但隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，以往的檔案管理體制已經(jīng) 無法滿足現(xiàn)階段發(fā)展的需求，因此要重視檔案管理工作。本文主要分析了檔案管理的歸檔整理分類技巧，期望能夠推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

1 檔案管理歸檔分析

1）相關(guān)概念。檔案管理的歸檔指的是對(duì)檔案中的內(nèi)容，將其以件為單位，從文轉(zhuǎn)換成檔案的一種過程，稱為歸檔[1]。歸檔是檔案管理的源頭，也是檔案管理工作開展的第一步。其對(duì)于整個(gè)檔案管理工作有著重要的意義，只有確保歸檔工作的效率，才能確保后去檔案管理工作的順利開展。在歸檔環(huán)節(jié)，我們要降低錯(cuò)誤率，提升檔案管理的效率。因此，要合理的安排歸檔，幫助后續(xù)工作使用。歸檔工作時(shí)檔案管理后續(xù)工作細(xì)節(jié)化的重要保障。

2）基本原則。歸檔工作作為檔案管理工作的開端，有著更加嚴(yán)格的基本原則。為了方便后續(xù)檔案管理工作更加順利地開展，要注重歸檔環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性，確保分類的準(zhǔn)確才能確保檔案歸檔以后能夠方便地開展后續(xù)檔案管理工作。確保準(zhǔn)確性才能確保后續(xù)工作的便捷性。其次，是要確保整理分類的規(guī)范性，歸檔工作要注重規(guī)范性，才能確保后續(xù)檔案管理時(shí)更加方便進(jìn)行數(shù)據(jù)與行的分析工作。最后，要重視歸檔工作的嚴(yán)肅性。許多工作人員在開展檔案管理工作時(shí)，都認(rèn)為檔案管理的工作內(nèi)容重復(fù)性高、較為無聊，因此對(duì)檔案管理工作不夠重視。其實(shí)歸檔管理工作相當(dāng)嚴(yán)肅，每一份檔案都有著重要的意義?？赡芄ぷ魅藛T隨手處理的每一份檔案，都有可能對(duì)整個(gè)行業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生巨大的影響。因此要求工作人員重視自身的檔案管理工作，做到準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)肅，方便后續(xù)的檔案管理工作。如果無法確?；A(chǔ)的檔案管理工作質(zhì)量，那么與未進(jìn)行歸檔本質(zhì)上并沒有什么區(qū)別[2]。

3）注意事項(xiàng)。對(duì)檔案管理系統(tǒng)而言，歸檔是整個(gè)系統(tǒng)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，有著非常重要的意義。如何將歸檔環(huán)節(jié)系統(tǒng)化操作，是我們現(xiàn)階段所應(yīng)該重視的問題。工作人員在進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)該意識(shí)到，歸檔環(huán)節(jié)本質(zhì)上并不是重復(fù)單一的工作，而是一個(gè)在歸檔過程中進(jìn)步與創(chuàng)新的環(huán)節(jié)。工作人員在歸檔過程中應(yīng)該調(diào)查與研究歸檔的高效化與精簡(jiǎn)化，是檔案系統(tǒng)的資源利用率得到顯著提升，使資源管理的使用變得更加高效。

2 檔案管理歸檔工作的流程

現(xiàn)階段在處理檔案管理工作時(shí)，往往會(huì)經(jīng)歷幾個(gè)重要的環(huán)節(jié)。工作人員首先要收集檔案，對(duì)檔案的分類方向進(jìn)行大致地判斷，將檔案裝訂成冊(cè)。然后再對(duì)檔案進(jìn)行排列與分類，確保檔案無誤以后，將檔案編目、成盒。檔案管理工作會(huì)經(jīng)歷以上幾個(gè)環(huán)節(jié)，才能夠確保檔案管理工作的順利完成。檔案管理工作通常會(huì)根據(jù)檔案的問題或者檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行劃分，這樣做能夠確保檔案能夠整齊有序的被管理，也方便后續(xù)工作中想要應(yīng)用檔案時(shí)，有據(jù)可依。因此，要想做好檔案管理工作，也必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度開展工作。尤其是檔案歸檔的第一層分類，其作為檔案區(qū)分的重要環(huán)節(jié)，必須引起重視。現(xiàn)階段檔案管理工作中普遍存在著不同類型檔案與檔案之間沒有合理的進(jìn)行區(qū)分，出現(xiàn)檔案混淆的現(xiàn)象。這樣做會(huì)對(duì)后續(xù)的檔案管理工作造成巨大的影響。因此，要在檔案管理工作中重視檔案文件的屬性，正確的對(duì)檔案進(jìn)行分類。

3 歸檔整理分類技巧

1）檔案管理建立在整理程序的基礎(chǔ)上。檔案管理過程中會(huì)涉及內(nèi)容繁多的大量檔案信息，因此要想做好檔案的歸檔整理分類工作，就應(yīng)該重視相應(yīng)的整理程序。這個(gè)整理程序在應(yīng)用前，必須由工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)試和實(shí)驗(yàn)，確保其能夠滿足檔案管理的工作需求以后才能投入使用。檔案管理程序要能夠?qū)崿F(xiàn)信息檔案的分類與劃分工作，在劃分時(shí)要以相應(yīng)的特征為基礎(chǔ)進(jìn)行劃分。例如檔案的種類、檔案的性質(zhì)、檔案的所屬部門、檔案的類型等，也能夠根據(jù)檔案的構(gòu)成要素、所屬要素進(jìn)行劃分，幫助檔案工作更好的整理與分析。在檔案管理過程中會(huì)處理到大量的信息，因此也要利用整理程序，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)化，減少后續(xù)工作的壓力[3]。

2）紙質(zhì)檔案與電子檔案的整理與分類。在進(jìn)行檔案管理的過程中，會(huì)處理大量不同類型的檔案，既有紙質(zhì)檔案，也有電子檔案。隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，如何合理的對(duì)這些文檔進(jìn)行整理與分類，也是檔案管理工作中應(yīng)該重視的。信息技術(shù)的發(fā)展使得電子檔案也得到了很大程度的發(fā)展，而很多單位在處理電子檔案還采用的是紙質(zhì)等級(jí)的形式進(jìn)行操作，這種管理模式的工作效率極為低下。還浪費(fèi)了大量的資源，因此檔案管理方面，我們能夠借助新的技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化。電子化檔案管理系統(tǒng)以及檔案自動(dòng)升降柜，能夠使管理變得更加規(guī)范化。事實(shí)上，隨著科技的發(fā)展，檔案的電子化管理和歸檔已經(jīng)成為檔案管理工作中的一個(gè)常態(tài)，這樣更加符合檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢(shì)。這樣做能夠顯著降低檔案管理工作中人力的投入，因此要更新相關(guān)的檔案管理技術(shù)。如果在新時(shí)期仍然堅(jiān)持使用傳統(tǒng)的模式進(jìn)行歸檔，那么就無法保證歸檔的質(zhì)量。紙質(zhì)檔案優(yōu)化僅限于對(duì)操作方式等環(huán)節(jié)進(jìn)行簡(jiǎn)化。而電子化歸檔能夠顯著提升相應(yīng)的歸檔效率。但要注意的是，隨著近年來電子化歸檔工作的飛速發(fā)展，工作人員為了跟上軟件進(jìn)步的節(jié)奏，也應(yīng)該定期組織技術(shù)培訓(xùn)，避免出現(xiàn)落后等現(xiàn)象。

3）細(xì)分技巧。事實(shí)上，在檔案管理歸檔工作開展的過程中，也存在著許多技巧。首先要做到的就是按照級(jí)別的輕重進(jìn)行劃分，根據(jù)類別對(duì)檔案進(jìn)行分類與整理。檔案的管理也存在著上級(jí)與下級(jí)，重要性的高低也存在不同。因此在進(jìn)行檔案管理歸檔工作時(shí)，首先應(yīng)該根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行劃分。不同級(jí)別的檔案要明確地進(jìn)行劃分，避免后續(xù)工作過程中出現(xiàn)重復(fù)工作的現(xiàn)象。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要始終以檔案管理制度為基準(zhǔn)進(jìn)行檔案劃分，如果在處理檔案時(shí)，檔案的內(nèi)容難以有效分類，就應(yīng)該根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行劃分。在處理檔案工作時(shí)，也應(yīng)該始終堅(jiān)持先重后輕，優(yōu)先處理重要的檔案。避免出現(xiàn)檔案管理工作雜亂無章的現(xiàn)象，提升相應(yīng)的工作效率。合理的分類能夠顯著提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，對(duì)于檔案應(yīng)該先進(jìn)性大分類，再進(jìn)行小分類，如果分類還是過于復(fù)雜化，就應(yīng)該進(jìn)行更深層次的劃分，使歸檔工作變得更加便捷和細(xì)致。

4）分類與保管年限的優(yōu)化。檔案與檔案根據(jù)其性質(zhì)的不同，也有著不同的保管年限。因此，文書檔案若是在保管年限上存在著不同，也不能放在同一個(gè)區(qū)域內(nèi)進(jìn)行保管。有些文件需要永久性保管，而有些文件只需要30年或者10年的保管。因此，在合理的劃分好保管年限以后，應(yīng)該根據(jù)年限的不同進(jìn)行相應(yīng)的分類。還要考慮到檔案內(nèi)容對(duì)檔案分類的影響，例如工作報(bào)表的檔案、會(huì)議記錄的檔案、計(jì)劃總結(jié)的檔案等，都應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致的劃分，提升檔案整理工作的效率。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著近年來我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化，要想做好檔案管理工作，我們就必須重視檔案管理的歸檔整理分類技巧。本文分析了現(xiàn)階段檔案管理歸檔整理分類的一些技巧，期望能夠推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

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