文書(shū)檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義及基本路徑

摘 要：文書(shū)檔案管理是單位信息管理的中心，其成效直接影響到信息開(kāi)發(fā)利用水平，影響檔案價(jià)值。實(shí)踐工作中，要將這一復(fù)雜而又高度綜合的工作事項(xiàng)做好，十分考量文書(shū)檔案管理人員的智慧。文章就文書(shū)檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義予以闡述，指出當(dāng)前文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的不足，并從科學(xué)化以及精細(xì)化的角度提出建議，旨在進(jìn)一步解決實(shí)踐問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;文書(shū)檔案;基本路徑;現(xiàn)實(shí)意義;問(wèn)題

1 文書(shū)檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

1）提升檔案管理部門服務(wù)效能。作為綜合性較強(qiáng)的管理部門，檔案管理部門具有信息資訊、信息參考、信息查找、信息歸納、信息整理等多項(xiàng)職能，是單位運(yùn)行的核心軸動(dòng)力[1]。新形勢(shì)下，從數(shù)字化的角度開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，不斷細(xì)化崗位職責(zé)、工作內(nèi)容、工作目標(biāo)，進(jìn)一步按照規(guī)章制度管好檔案、用好檔案，能夠提升檔案管理部門整體的服務(wù)效能。一方面，文書(shū)檔案信息資源數(shù)字化之后，其流轉(zhuǎn)速度、傳輸速度和檢索速度都大幅度提升，能夠滿足檔案需求主體的各項(xiàng)需求，進(jìn)而呈現(xiàn)出嶄新的服務(wù)面貌。另一方面，推動(dòng)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，可以充分發(fā)揮文書(shū)檔案資源在各項(xiàng)工作中和社會(huì)中的價(jià)值，為相關(guān)工作提供科學(xué)依據(jù)。

2）減少檔案管理成本，確保單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理模式下，文書(shū)檔案資源主要以紙質(zhì)化的形式呈現(xiàn)，不僅需要占用大量的物理空間，而且管理成本較高。典型表現(xiàn)在，紙質(zhì)檔案資源對(duì)管理環(huán)境的要求高，不但需要檔案管理人員長(zhǎng)期進(jìn)行維護(hù)，而且需要控制好檔案室內(nèi)的溫度、濕度，避免檔案害蟲(chóng)的滋生。與此相反，文書(shū)檔案數(shù)字化能夠?qū)⒓堎|(zhì)類的文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為各種數(shù)字格式，可以解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的檔案管理成本較高等問(wèn)題，減少單位對(duì)人、財(cái)、物的依賴度。檔案管理人員可以直接通過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的電子資源進(jìn)行管理，極大程度上提升了保管的便捷性。除此之外，檔案資源被數(shù)字化之后將會(huì)以數(shù)字化、電子化的格式呈現(xiàn)出來(lái)，能夠傳輸于互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)終端，有助于單位進(jìn)一步推動(dòng)無(wú)紙化辦公，加快辦公自動(dòng)化進(jìn)程。

2 文書(shū)檔案數(shù)字化中存在的主要問(wèn)題

1）文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，尚未實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化。當(dāng)下，許多單位受限于技術(shù)、人力、財(cái)力，難以全方位開(kāi)展文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。一是既存的紙質(zhì)檔案與新增的紙質(zhì)檔案沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)字化格式，無(wú)法錄入檔案管理系統(tǒng)等數(shù)字終端[2]。一方面，部分單位人力資源不足，檔案管理人員無(wú)法集中對(duì)紙質(zhì)類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。另一方面，部分單位沒(méi)有引進(jìn)微縮相機(jī)、數(shù)字掃描儀等硬件設(shè)備，沒(méi)有購(gòu)買文書(shū)檔案格式轉(zhuǎn)化器等軟件，難以高效地開(kāi)展相關(guān)數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。二是文書(shū)檔案的格式不統(tǒng)一，影響后期的編研和專題建設(shè)工作。部分單位沒(méi)有對(duì)聲音、文本、影像、圖紙以及其他不同信息資源的處理格式和轉(zhuǎn)化格式進(jìn)行規(guī)定，影響文書(shū)檔案的規(guī)范性。

2）文書(shū)檔案數(shù)字化管理制度不健全，難以提升管理效率。文書(shū)檔案通常會(huì)涉及一些公文類、政策類、法規(guī)類文件，種類多且雜。當(dāng)下，部分單位文書(shū)檔案數(shù)字化管理制度不健全，許多文件資料沒(méi)有及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，無(wú)法及時(shí)傳遞，無(wú)法對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理[3]。一是文書(shū)檔案數(shù)字化的流程、分工以及績(jī)效考核不明確，文書(shū)檔案管理人員與其他業(yè)務(wù)人員之間的配合度不高，難以最大限度提升文書(shū)檔案管理效率。同時(shí)，部分單位績(jī)效考核指標(biāo)中關(guān)于文書(shū)檔案數(shù)字化的內(nèi)容較少，難以增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和規(guī)范意識(shí)。二是涉密類文書(shū)檔案與普通文書(shū)檔案的管理不科學(xué)，部分涉密文件沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行加密處理，存在一定的安全隱患。同時(shí)，文書(shū)檔案的線上查閱、調(diào)取、轉(zhuǎn)送等記錄沒(méi)有留存，容易產(chǎn)生糾紛。三是制度中沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案的清退、銷毀、更新進(jìn)行規(guī)定，文書(shū)檔案在檔案管理系統(tǒng)中堆積，無(wú)法及時(shí)更新，難以確保文書(shū)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。

3）文書(shū)檔案安全管理滯后，難以保證文書(shū)檔案安全?，F(xiàn)階段，部分單位過(guò)于強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)的工具價(jià)值，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的弊端，存在一定的安全隱患[4]。一方面，尚未充分借助數(shù)字加密技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、云備份技術(shù)、訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)以及文書(shū)檔案進(jìn)行加密處理，難以最大限度地保障文書(shū)檔案的安全。另一方面，忽視從安全管理角度對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

3 文書(shū)檔案數(shù)字化的基本路徑

1）加快文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程，重視規(guī)范化建設(shè)。為了更好地將信息技術(shù)融入文書(shū)檔案管理領(lǐng)域，必須要加快文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程，對(duì)相關(guān)的紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化。首先，單位可以探索文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化業(yè)務(wù)外包的模式，將本單位文書(shū)檔案的格式轉(zhuǎn)化工作外包于專門的企業(yè)和單位，著力解決本單位人力資源不足的問(wèn)題。其次，應(yīng)結(jié)合本單位文書(shū)檔案的數(shù)量、種類，引進(jìn)微縮相機(jī)、數(shù)字掃描儀等硬件設(shè)備，購(gòu)置文書(shū)檔案格式轉(zhuǎn)化器等軟件。最后，單位要對(duì)不同種類的文書(shū)檔案進(jìn)行區(qū)別化管理，確保聲音、文本、影像、圖紙以及其他不同信息資源能夠按照既定的標(biāo)準(zhǔn)處理，重視規(guī)范化建設(shè)。

2）完善文書(shū)檔案數(shù)字化管理制度，提升管理實(shí)效。為了更好地發(fā)揮文書(shū)檔案作用，推動(dòng)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新化、規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化，必須要完善文書(shū)檔案數(shù)字化管理制度。一是對(duì)文書(shū)檔案數(shù)字化的流程、分工以及績(jī)效考核進(jìn)行明確，確保文書(shū)檔案全過(guò)程管理，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理人員與其他業(yè)務(wù)人員之間的聯(lián)系。二是要對(duì)涉密類文書(shū)檔案和普通類文書(shū)檔案進(jìn)行區(qū)別化管理。涉密類文書(shū)檔案和普通類文書(shū)檔案具有本質(zhì)的差別，二者的管理要求也有所差異。為此，必須要制定嚴(yán)格的文書(shū)檔案查閱機(jī)制，理清查閱權(quán)限和管理權(quán)限，在充分保障不泄密的前提下，提升涉密文件的傳閱效率以及質(zhì)量。同時(shí)，要保留互聯(lián)網(wǎng)終端產(chǎn)生的線上查閱、調(diào)取、轉(zhuǎn)送等記錄。三是要遵守“嚴(yán)格程序，靈活處理”的基本原則，對(duì)文書(shū)檔案的清退、銷毀、更新等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，確保文書(shū)檔案能夠及時(shí)錄入系統(tǒng)并更新，全面提升文書(shū)檔案的管理質(zhì)量。

3）構(gòu)建嚴(yán)密的檔案安全防控網(wǎng)絡(luò)，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。單位文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程中，不僅要充分利用各種信息技術(shù)，也要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的弊端，做好安全防控工作，避免文書(shū)檔案被非法加密、非法竊取。一方面，單位可以利用數(shù)字加密技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密，提升文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險(xiǎn)度。同時(shí)，可以利用云備份技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行自動(dòng)備份，并設(shè)置相關(guān)的訪問(wèn)權(quán)限，從事后的角度做好安全防控工作。另一方面，單位要從安全培訓(xùn)的角度設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容，確保安全管理理念貫穿文書(shū)檔案管理與服務(wù)的全過(guò)程。

4 結(jié)束語(yǔ)

做好文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)工作是提升檔案管理部門服務(wù)效能的內(nèi)在要求，更是減少檔案管理成本，確保單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然要求。通過(guò)本研究可以發(fā)現(xiàn)，文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)工作涉及內(nèi)容多、范圍廣，十分考驗(yàn)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為此，文書(shū)檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，明確管理目標(biāo)，從創(chuàng)新的角度開(kāi)展該項(xiàng)工作。具體而言，一是要加快文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程，重視規(guī)范化建設(shè);二是要完善文書(shū)檔案數(shù)字化管理制度，提升管理實(shí)效;三是要構(gòu)建嚴(yán)密的檔案安全防控網(wǎng)絡(luò)，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3]黨景麗.文書(shū)檔案數(shù)字化歸檔管理模式的探討[J].甘肅科技，2019，35（23）：73-74+54.

[4]趙國(guó)偉，胡愛(ài)真，劉襄軍.淺談文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護(hù)[J].高原地震，2019，31（02）：71-74.

作者簡(jiǎn)介

高策（1991-），男，內(nèi)蒙古赤峰市，碩士研究生，畢業(yè)于東北師范大學(xué)，研究方向：文書(shū)檔案信息化。