淺析事業(yè)單位檔案管理制度

何彩杰

摘 要：近些年，在社會發(fā)展的影響下，我國的城市化進程不斷加快，對于事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理形成系統(tǒng)化管理模式能夠起到鋪墊和基礎(chǔ)性作用。結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的制度和模式，以科技化信息收集和整理手段進行新檔案管理工作，不僅能夠加快管理效率，而且能夠提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。因此，建立符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理的規(guī)范化制度十分重要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化制度

事業(yè)單位的檔案資料包括單位的人員記錄及單位的發(fā)展歷程等寶貴的資料，做好檔案管理工作，能夠促進事業(yè)單位的健康蓬勃發(fā)展。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作還存在著諸多的問題，所以需要工作人員提高檔案管理意識，找到正確的方式，提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范化管理，構(gòu)建相應(yīng)的檔案文件資料的借閱程序，保證檔案工作的有序開展。在日常檔案管理過程中，工作人員應(yīng)該做好各項工作記錄，不斷豐富事業(yè)單位檔案信息資料。

1 淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題

1.1 檔案管理混亂，相關(guān)工作人員沒有工作經(jīng)驗

就是集中于檔案管理的工作人員，對于檔案管理的工作職責(zé)不熟悉，造成了檔案管理混亂的現(xiàn)象。根據(jù)調(diào)查。很多的事業(yè)單位對于檔案管理工作過于輕視，導(dǎo)致在信息收集和整理的時候非常凌亂，招聘的檔案管理人員一般沒有工作經(jīng)驗，也沒有對崗位的工作有系統(tǒng)的培訓(xùn)經(jīng)驗。對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，不是僅僅的書籍文件的整理排放，在檔案整理過程中，也同樣需要建立包括保管，編制，歸檔，借檔等具體流程。在管理人員上崗之前，需要在檔案室對以上工作的職責(zé)內(nèi)容完全熟悉。另外，現(xiàn)如今，很多的事業(yè)單位已經(jīng)開始形成電子的檔案信息管理模式，因此，在檔案管理人員選擇時，也需要多吸收新鮮血液，以年輕人為領(lǐng)頭的檔案管理團隊的意識形成需要被更多人發(fā)現(xiàn)和重視。另外，因為崗位的管理壓力不大，部分檔案管理人員工作不認(rèn)真，相關(guān)活動內(nèi)容以病假，事假等理由推脫，也給事業(yè)單位的工作推進造成了一定的壓力。

1.2 不夠重視檔案管理

很多事業(yè)單位沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。考慮到因單位不夠重視對檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，未對檔案管理進行明確的規(guī)劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應(yīng)有的獨立性。因事業(yè)單位普遍不夠重視對檔案的專業(yè)管理工作，檔案管理沒有配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，影響到管理工作的有效進行，從而導(dǎo)致檔案收集內(nèi)容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

1.3 檔案管理制度不完善

當(dāng)前檔案管理制度不完善，缺乏具體明確的工作責(zé)任劃分，相關(guān)工作人員之間時常會出現(xiàn)工作糾紛。事業(yè)單位檔案資料編制體系不健全，檔案資料紙張使用不符合檔案的歸檔與修建標(biāo)準(zhǔn)，不僅加重檔案工作管理人員的工作負(fù)擔(dān)，還造成了檔案管理工作效率不高。還有部分檔案管理部門的相關(guān)程序不健全，重要檔案資料的借閱和查閱流程過于簡單，可能會導(dǎo)致機密文件的丟失。事業(yè)單位檔案管理的編排、劃分、整理比較混亂，不能嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)章制度。另外，事業(yè)單位檔案管理的監(jiān)督體系不完善，相關(guān)監(jiān)督管理部門受到單位內(nèi)部環(huán)境和人為因素的影響，無法實現(xiàn)檔案管理工作每一環(huán)節(jié)的嚴(yán)格監(jiān)督把控。

2 根據(jù)現(xiàn)狀問題形成的事業(yè)單位檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)

2.1 以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

就是信息網(wǎng)絡(luò)平臺和相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫的新型管理手段的出現(xiàn)，增加其在事業(yè)單位的利用率，事業(yè)單位很多的檔案管理老員工不理解也沒有辦法快速學(xué)習(xí)新型網(wǎng)絡(luò)管理模式。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)秀的年輕檔案管理人員可以給老員工灌輸新型網(wǎng)絡(luò)管理思想，以效率和質(zhì)量的提升為保障，形成一體化全面建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫。另外，新型科技技術(shù)，如云計算，大數(shù)據(jù)等管理方式的引入，逐漸代替人工化的管理途徑。數(shù)字化管理也是全面更新事業(yè)單位檔案庫的有力方式，以市場為研究對象，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的新模式。信息化時代提倡線上線下共同進行的事業(yè)單位檔案管理工作，能夠引起更多的事業(yè)單位重視科技手段的檔案管理工作。另外，以遞進式的檔案管理數(shù)據(jù)庫能夠從時間年限，檔案形式和資料類別進行區(qū)分放置，也為后續(xù)的檔案查找和確定減少了很多的負(fù)擔(dān)和問題。

2.2 認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

檔案管理工作水平會對事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠來看仍然會產(chǎn)生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現(xiàn)在表面，使得大量事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式。對檔案工作的創(chuàng)新，必須首先想方設(shè)法改變領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識，使其能夠深刻認(rèn)識到加強檔案管理工作的重要性，并使其能夠?qū)n案管理工作從行政管理部門中分割出來，成立獨立工作部門，為單位配備專業(yè)的管理人員，并對獎懲措施進行落實，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予獎勵，進而激發(fā)工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運行。

2.3 強化制度建設(shè)，推進科學(xué)管理

根據(jù)檔案法及檔案管理條例等相關(guān)法律法規(guī)，大力完善檔案管理的各項規(guī)章制度，使檔案管理工作每個環(huán)節(jié)都要有章可循，都有制度的約束及明確的要求，杜絕不完整、不規(guī)范以及虛假材料歸檔，務(wù)必要做到權(quán)責(zé)清晰，收集有范圍，鑒定有標(biāo)準(zhǔn)，案卷有統(tǒng)計，查檔有目錄，借閱有手續(xù)，銷毀有登記。同時，要盡量分類收集整理各種有價值的信息、圖像、文字資源，并及時進行整理歸檔、登記等，充實完善檔案，同時采取定期和不定期自檢，做好有關(guān)材料的查漏補缺工作，加強日常規(guī)范檔案查閱、復(fù)印以及借閱程序。同時在檔案管理工作中，需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。

2.4 加強法律宣傳搞好保密工作

檔案涉及事業(yè)單位工作人員的各種隱私信息，因此，在檔案管理過程中，應(yīng)充分重視檔案的管理，避免因管理不當(dāng)，導(dǎo)致私人信息外泄。首先，要加強法制宣傳，使檔案管理人員能夠認(rèn)識到檔案管理的重要性，提高檔案管理的規(guī)范程度。在檔案保密工作中，所屬檔案人員要制定出有效的檔案保密條款，嚴(yán)格控制檔案的取閱和檔案信息的公開，減少檔案信息的泄露情況。最后，檔案人員要對檔案進行檢查，在一人以上的監(jiān)督下，保證銷毀過程的徹底性，進行粉碎或焚燒銷毀，杜絕檔案信息可能外流的機會。

3 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理工作重要且必要，不僅影響事業(yè)單位的發(fā)展，而且從社會的實際需要上，事業(yè)單位的檔案建設(shè)也有實際意義。從傳統(tǒng)的檔案管理模式進行借鑒優(yōu)勢，刨除劣勢，以科技信息手段形成網(wǎng)絡(luò)檔案管理庫，形成線上線下同步更新的新時代事業(yè)單位檔案管理模式，能夠為未來的事業(yè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性建議和意見。

參考文獻

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