城建檔案集約化管理的必要性及策略

韓秋娟

摘 要：隨著城市建設的加速，城市建設的信息呈現急速擴張的趨勢，城建檔案管理工作更顯重要性，城建檔案管理面臨挑戰(zhàn)?；诖?，檔案集約化管理理念得以提出，是新型檔案管理模式，與城建行業(yè)檔案管理機制相匹配，更顯科學性與有效性，實現對行業(yè)信息的全面整合，增強部門之間的聯(lián)動性，切實提升城建檔案管理效率與質量。本文結合城建檔案管理實踐，深入剖析集約化管理模式應用的必要性及策略，以期為城建檔案價值的發(fā)揮奠定堅實的基礎。

關鍵詞：城建檔案;集約化管理;必要性;策略

在經濟推動下，城市建設穩(wěn)步向前，城建檔案管理工作成為城市化建設的重要前提，能夠實現對城市發(fā)展規(guī)劃、決策的有效指導，也是珍貴的財富。面對各行各業(yè)改革的深入，檔案管理也進入新的發(fā)展時期，發(fā)揮集約式檔案管理手段的作用，強調管理機制的完善以及服務的提升，實現信息資源的綜合共享，成為推動城建行業(yè)長遠與穩(wěn)定發(fā)展的關鍵。

1 城建檔案集約化管理的必要性

1.1 集約化管理是降低管理成本的重要途徑

對于城市發(fā)展，其與社會經濟、政治等多方面關系緊密，涉及城市建設、管理等多領域的信息，而諸多信息的匯總就構成了城建檔案，類型多樣，規(guī)模較大，能夠為行業(yè)發(fā)展提供重要信息支撐。但是，城建檔案信息極具復雜性，囊括技術、工程、財務等多部門，同時面對差異化的管理水平，管理制度也是各自為政，凸顯管理的分散性，威脅檔案的完整性與系統(tǒng)性。依托集約化檔案管理方式，實現檔案信息的匯總，由專門的檔案管理部門負責，實施統(tǒng)一管理，有利于最大限度發(fā)揮檔案資源的價值。另外，鑒于分散管理對檔案安全性的不良影響，集約化管理能夠實現對信息的科學分類，及時進行信息整合，有利于及時發(fā)現管理中的問題，降低檔案信息中知識損耗比例。除此之外，集約化管理能夠最大化發(fā)揮行業(yè)資金優(yōu)勢，提高資金利用率，確保檔案管理滿足城建行業(yè)發(fā)展對信息的需求，在根本上減少資源投入，是降低管理成本的重要手段。

1.2 集約化管理是提高城建檔案利用率的根本保障

依托集約化檔案管理方式，城建檔案管理更顯規(guī)范性。在城建行業(yè)的各個部門，其在信息管理方面尚未統(tǒng)一，同時，其涉獵范圍較為廣泛，一旦管理人員不專業(yè)，管理手段不科學，勢必影響檔案管理效率。依托檔案集約化管理，能夠將源自多部門的信息進行匯總，由專業(yè)人員進行整理歸檔，能夠結合各個部門的實際，綜合分析，多角度進行探究，強化信息的互補，達到檔案管理水平的真正提升，促使檔案管理部門的信息支持功能得以肯定與強化，為檔案資源的使用提供便捷。

1.3 集約化管理是優(yōu)化檔案管理體系、加強信息高度整合的手段

在集約化檔案管理模式的應用下，城建檔案收集范圍得以擴展，這對于維護檔案的完整性具有重要意義。檔案集約化有效地避免了檔案收集的重復性，保證信息的準確性與原始性。在集約化的影響下，檔案管理體系更顯動態(tài)化的特點;在傳統(tǒng)的檔案管理中，分級管理是主要方式，不利于信息的整合，檔案查詢使用比較復雜，存在檔案重復性收集的現象。依托集約化管理，檔案庫發(fā)揮資源庫的作用，能夠有效剔除重復性檔案，管理更加高效，有利于數據使用的精準性。另外，在集約化管理的影響下，數字化檔案建設加速，強化信息的高度共享。

1.4 優(yōu)化人才使用與布局的支撐

城建檔案管理工作極具專業(yè)性，是重要的信息管理工作。但是，鑒于城建檔案類型的復雜性，尤其是差異化的工作流程以及工作方式，加大了管理難度，引發(fā)技術管理人才匱乏，不利于整體管理水平的提高。在檔案集約化管理中，能夠結合城建檔案管理規(guī)劃，充分考慮管理要求，對人才進行合理布局，優(yōu)化資源配置，最大化發(fā)揮人才優(yōu)勢。

2 如何加強城建檔案集約化管理

2.1 積極構建科學的城建檔案集約化管理制度，發(fā)揮聯(lián)動效應

首先，要結合城市發(fā)展規(guī)劃，綜合分析城建檔案管理現狀，積極成立城建集中檔案管理中心，實現對各個相關部門的檔案管理工作的統(tǒng)籌管理。同時，要對城建檔案集中管理中心的地位給予明確與肯定，以便為后續(xù)工作的開展奠定基礎。其次，為了增強城建檔案集中管理手段的實效性，要結合城建發(fā)展要求，綜合分析信息需求，對城建檔案管理制度進行優(yōu)化與健全，尤其是掌握不同部門檔案管理現狀，梳理其存在的缺陷與問題，完善工作機制，保證檔案集中管理的實效性。再次，要發(fā)揮集中管理的監(jiān)督作用，保持與各個部門之間的密切溝通與配合，發(fā)揮聯(lián)動機制，以便能夠更為及時地投入各個部門檔案管理實踐，實現管理的優(yōu)化。除此之外，要制定規(guī)范與合理的管理流程，明確各個環(huán)節(jié)的要求，保證各個管理環(huán)節(jié)能夠實現有序銜接，滿足城建檔案集約化管理的根本要求。

2.2 建立城建檔案集約化管理信息平臺，發(fā)揮數據庫價值

對于城建檔案集約化管理，工作量繁重，存在觀念不統(tǒng)一的現象，整個推進過程困難重重。為了使加快實現集約化管理目標，需要重視建立城建檔案管理信息化系統(tǒng)，加強技術管理與投入，進行平臺化與系統(tǒng)化的融合。城建檔案管理部門結合實際，構建更具針對性的系統(tǒng)平臺，滿足檔案集約化管理要求。具體講，整個平臺要支持檔案資料的收集、登記、存儲、管理、檢索查詢以及利用的需求，支持自動備份功能;從功能角度分析，各個部門結合檔案管理需求，對信息內容進行針對性修改;對于集約化管理平臺的檢索查詢功能，主要是在權限支持的情況下，借助系統(tǒng)進行數據庫內容的搜索，發(fā)揮平臺的實際使用價值;集約化管理系統(tǒng)支持計算功能，能夠對系統(tǒng)內部城建信息進行搜集，發(fā)揮云計算以及大數據的作用，在根本上支持行業(yè)以及社會對城建信息的需求。

2.3 重視檔案管理人員培訓，強化專業(yè)技能以及綜合素質的提升

從本質上分析，城建檔案集約化管理的目的是提升城建檔案管理水平，更好服務于檔案價值的實現。而這一目標的實現離不開檔案管理人員的作用。因此，要重視全面提升檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質。一方面，要重視組織專業(yè)化培訓與教育，以集約化管理模式相關知識為內容，促使檔案管理人員能夠優(yōu)化知識結構，豐富知識儲備，提高專業(yè)技能，尤其是對信息素養(yǎng)進行增強，掌握多種信息操作技術，尤其不能忽視網絡安全防護措施等內容的培訓。另外，思想教育也不容忽視，促使檔案管理人員能夠積極轉變思想，緊跟行業(yè)發(fā)展實際，積極學習先進的管理經驗與模式，正視集約化管理的優(yōu)勢，與城建檔案管理實踐相結合，為城建檔案整體管理水平的提升奠定智力基礎。

3 結束語

綜上，在城市建設穩(wěn)步推進的過程中，城建檔案管理工作也成為焦點。面對城建檔案管理實踐，要重視推廣與應用集約化檔案管理模式，滿足檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的要求，掌握發(fā)展策略，依托完善的集約化管理平臺與體系，遵循科學的管理制度，在專業(yè)人才的支持下，切實提高城建檔案管理質量，為行業(yè)以及社會的發(fā)展提供更加有力的信息支撐。

參考文獻

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