淺析智慧檔案館建設(shè)的實踐與探索

全陽

摘 要：隨著近些年智慧檔案館的建設(shè)成為企業(yè)檔案管理的一種潮流，越來越多的人開始認(rèn)識和了解智慧檔案館建設(shè)。本文的研究中，筆者介紹了自身對智慧檔案館的認(rèn)識和實際工作中取得的建設(shè)成效，概述了智慧檔案館的總體架構(gòu)和關(guān)鍵技術(shù)，并對建設(shè)智慧檔案館過程中存在的困難與阻力進(jìn)行闡述，以期能夠更好地促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部智慧檔案館建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：智慧;檔案館;實踐;探索

隨著近些年科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和其在檔案管理方面的運用，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注智慧檔案館建設(shè)的問題。特別是一些發(fā)達(dá)地區(qū)和大型企業(yè)，已經(jīng)將智慧檔案館建設(shè)擺在重要的位置。

1 對智慧檔案館的認(rèn)識

本文中，筆者結(jié)合自身石油企業(yè)的工作經(jīng)驗，探索了智慧檔案館建設(shè)的認(rèn)識和效果，介紹了總體結(jié)構(gòu)和關(guān)鍵技術(shù)，并對發(fā)展過程中遇到的阻礙和問題進(jìn)行概述，以期能夠更好地促進(jìn)智慧檔案館在企業(yè)內(nèi)部檔案館建設(shè)中的作用發(fā)揮。

智慧檔案館基于智慧管理技術(shù)和信息技術(shù)，借助物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)等一系列技術(shù)共同作用，各類技術(shù)綜合運用到檔案管理過程中，從而實現(xiàn)智慧化的響應(yīng)。從人與人、物與人到物與物的互聯(lián)、互通、互動實現(xiàn)成為檔案智能化、智慧化管理的基礎(chǔ)，為檔案管理工作的開展創(chuàng)造了條件。智慧檔案館區(qū)別于傳統(tǒng)檔案館的主要特性是虛擬性。廣義上講智慧檔案館不僅包含實體檔案館的智慧化，更包括了檔案館信息資源、行政管理等一系列檔案的收集、管理、存儲、利用、監(jiān)督和培訓(xùn)等內(nèi)容。本文的研究重點從狹義上智慧檔案館即實體館藏檔案信息化、智慧化管理問題進(jìn)行分析。

2 智慧檔案館建設(shè)實踐成效

結(jié)合當(dāng)前廣泛運用的云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等基礎(chǔ)，智慧檔案館的建設(shè)能夠在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上獲得很大的提升和改善，是檔案管理現(xiàn)代化的重要實踐之一。通過有線和無線數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)的綜合應(yīng)用，能夠在實體檔案館內(nèi)搭載統(tǒng)一物聯(lián)網(wǎng)平臺，將檔案館內(nèi)的人、物之間互相聯(lián)系起來，實現(xiàn)實時信息傳遞的目的，通過對實體檔案信息的動態(tài)管理、感知和整合檔案信息內(nèi)容，最終實現(xiàn)檔案館信息的智能分析，智慧獲取與反饋功能，提升檔案館的服務(wù)能力。相對于傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案館，主要有以下幾個方面的特點：一是定位檔案實體，通過無線射頻技術(shù)的運用，將多級標(biāo)簽管理法中的標(biāo)簽與實體檔案一一對應(yīng)，在庫房、樓道、柜格等不同區(qū)域安裝射頻定位傳感器，通過逐級登記標(biāo)記保證實體檔案有跡可循，快速精確定位到檔案位置，避免檔案錯亂和缺失情況的出現(xiàn);二是保管檔案實體，實時反饋檔案實體的進(jìn)出狀態(tài)，通過無線射頻技術(shù)標(biāo)記檔案的進(jìn)出通道與路徑等重要區(qū)域，對未經(jīng)授權(quán)的非正常動作自動報警和提示到管理平臺，自動通知有關(guān)人員快速處理，實時監(jiān)測實體檔案保管環(huán)境的安全情況，對溫度、濕度、煙霧、水浸、安防等內(nèi)容分設(shè)傳感器設(shè)備，自動調(diào)控部分環(huán)境參數(shù)，出現(xiàn)異常情況及時反饋，通過安防監(jiān)控和人臉識別等系統(tǒng)對參與檔案管理的人員進(jìn)行分類管理，實時預(yù)判和報警;三是對檔案實體增加了生命體征，一改傳統(tǒng)的文件特征，通過各類傳感器智能感知周圍環(huán)境，將參數(shù)實時反饋到管理平臺，為管理平臺提供環(huán)境調(diào)控依據(jù)，符合要求時進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)智能選擇檔案內(nèi)容推送，對檔案實體的出入庫、利用率、保管等內(nèi)容重點監(jiān)控，定期向管理者推送，改變檔案管理被動的局面;四是優(yōu)化檔案館綠色節(jié)能，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案館進(jìn)行優(yōu)化和改造，重塑業(yè)務(wù)流程，提高檔案館安全管理效能。

3 智慧檔案館的總體架構(gòu)

智慧檔案館的建設(shè)主要分為四層架構(gòu)，分別為“用”、“知”、“傳”、“感”，自下而上依次為感知層、通信層、分析處置層和服務(wù)層。

1）感知層。感知層主要功能是感知環(huán)境事件變化，將模擬信號轉(zhuǎn)化后向通訊層發(fā)送，感知終端由傳感器和輸入終端組成，包括溫濕度傳感器、空氣質(zhì)量傳感器、煙霧傳感器、火焰?zhèn)鞲衅?、紅外人體傳感器、水浸傳感器、指紋識別、人臉識別、生物識別等一系列設(shè)備。2）通訊層。通信層主要功能是將得到的數(shù)據(jù)傳輸?shù)椒治鎏幹脤?，通過有線傳輸、無線傳輸、互聯(lián)網(wǎng)傳輸和移動空中網(wǎng)傳輸?shù)炔煌绞絹韺崿F(xiàn)，不同的應(yīng)用環(huán)境適用于不同的通訊方式，綜合運用各類信息交互方式能夠達(dá)到較好的應(yīng)用效果。3）分析處置層。分析處置層主要功能是對信息進(jìn)行判斷和處理并發(fā)出相應(yīng)的操作指令，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)的事件模型和業(yè)務(wù)模型，對接收到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和判斷，及時做出合理響應(yīng)。分析處置層是智慧檔案館的核心部分，能夠?qū)崿F(xiàn)各類觸發(fā)模型的定制，各類事件預(yù)案的管控，各類數(shù)據(jù)挖掘模型構(gòu)建結(jié)果的推送。4）服務(wù)層。服務(wù)層的主要功能是結(jié)合具體需求提供相應(yīng)服務(wù)，需求內(nèi)容不僅包含檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理，也包括外部各類檢索與咨詢需要，接收到服務(wù)請求之后能夠?qū)⒏黝愋畔l(fā)給分析處置層，從數(shù)據(jù)庫獲取相應(yīng)信息后返回需要的內(nèi)容并給用戶進(jìn)行推送。

4 關(guān)鍵技術(shù)實現(xiàn)

智慧檔案館建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)主要包括環(huán)境管理和檔案資料管理兩個具體方面。

1）庫房溫濕度控制。合理的溫濕度環(huán)境是庫房各類紙質(zhì)檔案保存的必要條件，一般應(yīng)當(dāng)調(diào)節(jié)環(huán)境溫度至14-24攝氏度，濕度45%-60%之間，通過精密空調(diào)或普通空調(diào)與加濕器、除濕器共同作用，保證庫房溫濕度條件合理，發(fā)生異常及時、自動通知管理員。2）燈光控制。庫房內(nèi)的燈光要進(jìn)行自動監(jiān)測和控制，通過與紅外人體感應(yīng)傳感器的信息傳遞，實現(xiàn)來人開燈、人走關(guān)燈，也可通過網(wǎng)絡(luò)終端對其進(jìn)行遠(yuǎn)程控制。3）漏水監(jiān)測。對于庫房內(nèi)空調(diào)冷凝水可能出現(xiàn)的漏水情況或房屋墻壁與房頂產(chǎn)生的漏水問題都要給予特別的重視，可以沿庫房墻壁下方容易產(chǎn)生漏水的區(qū)域安裝監(jiān)測設(shè)備，一旦有水觸碰監(jiān)測傳感器，自動向管理平臺發(fā)送預(yù)警信息，并通知管理人員。4）檔案定位與盤點。通過無線射頻識別技術(shù)和多級標(biāo)簽管理法實現(xiàn)對檔案的定位，并將此功能推廣應(yīng)用到檔案清點、檔案追溯等一系列管理工作中，盤點過程中通過批量處理和自跟隨盤庫車的運用實現(xiàn)智能化檔案位置掃描和整理，自動記錄盤點結(jié)果。5）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。對部分使用頻繁、重要度較高的檔案文件進(jìn)行OCR文字識別處理，將文字信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，并在檔案管理中給予全文檢索權(quán)限，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實現(xiàn)檔案內(nèi)容的檢索，自動進(jìn)行檔案的分類和篩選，結(jié)合摘要與相似度，將用戶需要的信息檢索并推送。

5 智慧檔案館建設(shè)實踐探索中的困難與阻力

受到各方面原因的影響智慧檔案館的建設(shè)會遇到多重的阻力，如：人才、資金、思想、技術(shù)、習(xí)慣等等。智慧檔案館對很多人來說都是新生事物，在思想上完全接受有一定的難度，企業(yè)在資金投入和項目落實方面也會受到層層的壓力。一些檔案館的操作人員工作中存在敷衍和不配合的情況，影響檔案館朝著智慧的方向發(fā)展。智慧檔案館建成后需要常態(tài)化完成軟硬件的一系列維護(hù)工作，各類傳感器和通訊網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使得檔案館的技術(shù)精度較高，對后期維護(hù)力量有較高要求。這些因素的存在都給智慧檔案館的建設(shè)帶來了一定的阻礙。

6 結(jié)語

綜上所述，智慧檔案館是未來檔案管理行業(yè)的重要發(fā)展方向，對企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化具有重要的參考價值和實踐意義，不僅能夠更好地優(yōu)化實體檔案管理，而且能夠帶來許多新的管理效果，通過高科技手段的應(yīng)用為企業(yè)經(jīng)營決策提供更多的依據(jù)。雖然在智慧檔案館建設(shè)中會遇到層層阻力，但是我們必須從思想上、執(zhí)行上、培訓(xùn)上、資金支持上等多方面不斷努力，持續(xù)推進(jìn)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)，開創(chuàng)檔案管理新局面。

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