工程建設單位檔案管理工作的問題分析

肖妙婷

摘 要：隨著社會科技的不斷進步，城市的快速發(fā)展各種類型的工程建設隨之興起，人們對工程建設的質(zhì)量提出了更高的要求。在工程建設的過程當中，工程檔案是對建設過程的詳情進行記錄的重要手段，也是幫助人們積累建設經(jīng)驗和總結建設結果的重要方式。因此在具體的工作過程中，工程建設單位對檔案進行妥善管理具有重要的意義。但是在實際的管理工作過程中，受到各方面因素的影響，管理工作還存在著一定的問題，會對管理的效果產(chǎn)生不良的影響。鑒于此，文章結合筆者多年工作經(jīng)驗，對工程建設單位檔案管理工作的問題分析提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：工程建設單位;檔案管理工作;問題分析;解決對策

工程建設單位中，檔案管理具有重要的意義，檔案能夠?qū)ㄔO過程中的重要數(shù)據(jù)和關鍵信息進行詳細的記錄，幫助建設工作人員對檔案進行更好的參考，從而進一步完善工程建設的工作。在本文的研究中發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中還存在不少問題，需要采用適當?shù)姆椒▽芾砉ぷ鬟M行完善，才能達到更好的檔案管理效果。

1 工程檔案的內(nèi)容以及含義

在工程建設的活動當中，對具有實際價值的相關材料和內(nèi)容采用文字、影響或者是圖表的方法進行記錄保存，便于后續(xù)的工作者能夠利用檔案進行參考，吸取有價值的經(jīng)驗，進一步完善工程建設的工作。檔案產(chǎn)生于工程建設的整個過程當中，能夠被人們進行研究和利用的一種信息資源，對工程建設活動當中的具體過程以及達到的成果能夠進行直接的反應。工程檔案具有一般性，因為其主要是對原始的信息進行具體的記錄，能夠作為一種追蹤建設過程的憑證;但是工程檔案又具備特殊性，不同的工程建設所記錄的工程信息不同，因此所能進行參考的經(jīng)驗也有所不同。由此可見工程檔案是對工程建設項目進行管理的過程中的一個重要部分。

2 工程建設單位檔案管理工作中所存在的問題

1）缺乏規(guī)劃。隨著改革的不斷深化和發(fā)展，對于一個企業(yè)來說，在開發(fā)項目工程的過程中，如何才能統(tǒng)一地完成工程驗收，更加高速和穩(wěn)定地開展工作是十分值得關注的問題。項目最開始的數(shù)據(jù)分散于不同的部門，因為信息技術不同，數(shù)據(jù)格式不夠統(tǒng)一，個別數(shù)據(jù)存在缺陷，信息組織過于復雜。因此，必須應用科學的方法統(tǒng)一管理并整合這類信息。在一個企業(yè)內(nèi)部，管理信息系統(tǒng)的差異對信息的分離和利用是十分不利的，因而加快信息整合，提高文件的有效性是十分必要的。

2）內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)零散、孤立，不能滿足需求。部分城市建設檔案館早期依據(jù)自身需求自行組織技術力量完成開發(fā)系統(tǒng)，各子系統(tǒng)解決的業(yè)務需求相對獨立，沒有進行整體信息化規(guī)劃考慮，館內(nèi)存在各系統(tǒng)使用各自獨立的數(shù)據(jù)資源、各系統(tǒng)之間不能數(shù)據(jù)共享的情況。比如檔案管理方面，結構化數(shù)據(jù)庫+文件系統(tǒng)的存儲方式和大量手工操作的模式難以適應檔案業(yè)務量增加需要;系統(tǒng)的業(yè)務覆蓋度、實用性落后于業(yè)務需求，檢索手段單一且性能逐漸降低，各系統(tǒng)建設由于缺失頂層設計導致現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)缺乏綜合力和整體性;未形成完整的業(yè)務體系，檔案接收、入庫、檢索、借閱、統(tǒng)計等檔案管理過程中需要跳轉(zhuǎn)多個系統(tǒng)完成業(yè)務操作;缺乏統(tǒng)一的查詢檢索渠道，沒有針對電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的設計考慮，難以支撐跨部門和跨系統(tǒng)的檔案信息資源管理和利用需求，不能滿足長期發(fā)展需要。

3）管理制度不夠健全、完善。工程會受社會規(guī)劃、施工行為以及后期使用等多方面影響，這些因素是引發(fā)工程變動性的重要原因，因此管理制度的健全和完整對工程來講左右就十分重要。但是當前多數(shù)工程檔案完整性相對不足，出現(xiàn)這一問題的主要原因是由于管理制度滯后造成，同時在監(jiān)督和執(zhí)行方面也存在不足問題。

3 工程建設單位檔案管理工作的解決措施

1）建立健全檔案管理的機制。在進行檔案管理工作的過程當中，需要完善相關的管理機制。在進行檔案記錄的過程中要對檔案記錄人員提出明確具體的要求，讓其根據(jù)工程建設的進度對檔案進行實時的記錄，特別是對重要的信息進行及時的整理和收集，并進行歸納和總結，根據(jù)管理機制的要求對檔案記錄的內(nèi)容進行具體的完善，保證建設進度和檔案管理的進度能夠同時進行，確保檔案管理的質(zhì)量。

2）對相關工作人員進行培訓。培訓的方式能夠促進相關人員檔案管理意識的提升，深入了解檔案歸檔的主要要求、目的，培訓工作需在檔案管理工作實施之前開展，這樣才能使工作人員了解檔案管理的要求和主要目的，進而使其規(guī)范性、完整性得到保證。但是多數(shù)單位對于檔案管理相關培訓有所忽視。因此工程單位需聘用檔案管理的專業(yè)人員，從根源上使檔案管理過程中專業(yè)工作人員緊缺的問題。

3）源頭上開展工程檔案管理。為了使工程檔案的規(guī)范性、完整性得到充分保證，管理工作在實施時需從源頭開始，編制規(guī)范性、完整性較強檔案，并且將其系統(tǒng)體現(xiàn)在合同當中，使工程在施工時將具體責任充分明確。從檔案來講，施工企業(yè)的主要工作內(nèi)容是負責管理，在進行檔案管理時需將責任落到工程源頭，即在招標階段和簽訂合同這一期間便需開展針對性建設，在具體實施時，制定管理條款對數(shù)量問題、質(zhì)量問題、責任問題等進一步明確。

4）檔案信息資源共建共享。在過去，信息在不同部門之間的傳遞速度過慢，一個部門想要獲取另外一個部門的信息，難度很大，而檔案信息資源共享就能有效解決這些問題。加大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)系，利用相應的大數(shù)據(jù)技術，共享和整合各類以往的信息和資源，允許更多的數(shù)據(jù)可以同時運行，這樣一來，信息在不同部門之間的流通速度就會更快，使用者可以更加及時地獲取精準、有效的信息，極大提升工作效率。

5）開發(fā)利用檔案信息。就當前來看，國內(nèi)的檔案管理基本已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡化和自動化，很多企業(yè)的文件管理部門可以利用相應的平臺和技術生成、瀏覽或使用海量的數(shù)據(jù)，精準地提取有價值的信息，為企業(yè)的決策提供依據(jù)。信息的集成極大地提高了檔案服務的質(zhì)量和效率，但是應為技術不足使得大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理仍未實現(xiàn)。隨著數(shù)據(jù)深挖技術的不斷成熟，人們可以更好地對數(shù)據(jù)進行發(fā)現(xiàn)、分類和關聯(lián)。

6）推動單軌制發(fā)展，完善文檔一體化管理。互聯(lián)網(wǎng)+工程項目檔案管理以前端控制為發(fā)展理念，將工程建設準備籌劃期的文件納入檔案建設全過程管理之中，進一步繼承與發(fā)展了文檔一體化管理模式，推動了信息收集的完整、系統(tǒng)和準確。“互聯(lián)網(wǎng)+”工程項目檔案管理以技術驅(qū)動單軌制發(fā)展，一定程度上解決紙質(zhì)檔案和電子文件審核、歸檔不同步的問題，降低傳統(tǒng)工程檔案建設下繁重且大量的紙質(zhì)檔案管理所帶來的效率、人力和物力的耗費壓力與成本。

4 結束語

總之，工程建設單位檔案要想實現(xiàn)規(guī)范性、完整性得到保證，就需對管理中的不足形成正確認識，制定比較明確的標準，并且認識到管理工作在實施時的復雜性、系統(tǒng)性，將檔案管控貫穿在工程的整個過程，使工程檔案充分發(fā)揮其在工程中的價值和作用。

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