香港推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目的績效審計(jì)案例分析

張伯宇

摘 要：香港司法機(jī)構(gòu)廣泛使用資訊科技，為進(jìn)一步改善對法庭使用者和整體市民的服務(wù)，香港司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處分兩期推行資訊科技策略計(jì)劃。該策略計(jì)劃分為兩期進(jìn)行，其中第一期分為兩個(gè)階段，兩階段預(yù)計(jì)完成日期分別為2016年6月及2019年12月。2019年5月起，香港審計(jì)署就司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行策略計(jì)劃項(xiàng)目的工作及其他相關(guān)事宜進(jìn)行績效審計(jì)，并做出評價(jià)，提出改進(jìn)建議，以期促進(jìn)策略計(jì)劃項(xiàng)目的后續(xù)調(diào)整和推進(jìn)。通過分析香港審計(jì)署對司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略的審計(jì)，總結(jié)對評價(jià)政府部門策略推行效果和加強(qiáng)對政府部門的績效審計(jì)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：資訊科技策略;績效審計(jì);案例分析

中圖分類號：F127? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）18-0105-02

一、資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目背景及項(xiàng)目介紹

1.項(xiàng)目背景。司法機(jī)構(gòu)由終審法院首席法官統(tǒng)領(lǐng)，司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處在法庭執(zhí)行司法工作和運(yùn)作方面提供支援，由司法機(jī)構(gòu)政務(wù)長統(tǒng)領(lǐng)，司法機(jī)構(gòu)政務(wù)長協(xié)助終審法院首席法官處理司法機(jī)構(gòu)整體行政事務(wù)。為加強(qiáng)司法工作流程自動化、提高運(yùn)作效率，改善提供于法庭使用者和整體市民的服務(wù)，香港司法機(jī)構(gòu)廣泛使用資訊科技，并于2011—2012年期間制訂資訊科技策略計(jì)劃，支援未來10年和之后的運(yùn)作。

2.項(xiàng)目計(jì)劃簡介。按照資訊科技策略計(jì)劃，司法機(jī)構(gòu)致力分期推行綜合法院案件管理系統(tǒng)，以便按情況整合、精簡和劃一規(guī)范各級法院和審裁處的程序，并推行多個(gè)法院以外的其他系統(tǒng)，以配合司法機(jī)構(gòu)的運(yùn)作需要。根據(jù)計(jì)劃，推行資訊科技策略計(jì)劃分為兩期進(jìn)行。

司法機(jī)構(gòu)就第一期制訂“六年工作計(jì)劃”，其中第一期分為兩個(gè)階段：第一階段，主要涵蓋建立資訊科技基礎(chǔ)設(shè)施，并于區(qū)域法院、裁判法院的傳票法庭和相關(guān)的法院辦事處推展綜合法院案件管理系統(tǒng);第二階段，主要涵蓋終審法院、高等法院、競爭事務(wù)審裁處、裁判法院的非傳票法庭和小額錢債審裁處推展綜合法院案件管理系統(tǒng)。第一階段和第二階段的預(yù)計(jì)完成日期分別為2016年6月和2019年12月，第二期策略計(jì)劃涵蓋在余下法院和審裁處推展綜合法院案件管理系統(tǒng)的工作。

資訊科技策略計(jì)劃的重點(diǎn)主要在于以下七方面：一是推行綜合法院案件管理系統(tǒng)，用以支援法院及審裁處的訴訟程序;二是檢視和統(tǒng)一規(guī)范運(yùn)作程序;三是精簡運(yùn)作流程，提升整體運(yùn)作效率;四是設(shè)立綜合數(shù)據(jù)體系;五是支援和鼓勵(lì)電子服務(wù);六是支援電子法院記錄，推進(jìn)“減用紙張”的環(huán)境;七是加強(qiáng)法庭科技設(shè)施。

二、審計(jì)工作的開展

2011年，香港審計(jì)署完成對“司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處的行政及法庭支援工作”進(jìn)行審查，有關(guān)結(jié)果載于2011年3月《審計(jì)署署長第五十六號報(bào)告書》第二章。2019年5月，香港審計(jì)署就司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行策略計(jì)劃項(xiàng)目及其他相關(guān)事宜工作展開審查。

1.審計(jì)內(nèi)容和目標(biāo)。香港審計(jì)署對司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)關(guān)注于是否按時(shí)按期推行計(jì)劃，并深入分析了影響計(jì)劃推行進(jìn)度的原因;推行過程中是否通過合理高效的管治架構(gòu)對項(xiàng)目進(jìn)行全程把控;香港審計(jì)署還關(guān)注其他與推行資訊科技策略計(jì)劃相關(guān)的項(xiàng)目，并提出促進(jìn)該計(jì)劃推行的建議。本次審計(jì)的目標(biāo)是通過對香港司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目第一期推行成效進(jìn)行評價(jià)，并提出相應(yīng)建議，促進(jìn)該項(xiàng)目發(fā)現(xiàn)整改問題，提高質(zhì)效，吸取第一期推進(jìn)計(jì)劃的經(jīng)驗(yàn)以便進(jìn)行調(diào)整，推動第二期計(jì)劃的進(jìn)行。

2.審計(jì)評價(jià)指標(biāo)和方法。香港審計(jì)署以司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃的記錄和與推行計(jì)劃相關(guān)的文件規(guī)定作為主要的評價(jià)指標(biāo)，相關(guān)文件主要有管治架構(gòu)相關(guān)的《政府資訊科技總監(jiān)辦公室通告第2/2011號》，人力資源相關(guān)的《政府資訊科技總監(jiān)辦公室通告第4/2010號》，提交報(bào)告相關(guān)規(guī)定的《財(cái)務(wù)通告第2/2017號》。此次審計(jì)使用了調(diào)查法、訪談法、資料審閱法、對比分析法等審計(jì)方法。

三、審計(jì)結(jié)果

1.項(xiàng)目進(jìn)度全面出現(xiàn)延遲。根據(jù)資訊科技策略研究，策略計(jì)劃的推行分為兩期。根據(jù)2013年財(cái)委會文件，推行第一期策略計(jì)劃包括的四項(xiàng)工作，截至2019年6月均出現(xiàn)6—57個(gè)月不等的延遲。香港審計(jì)署就推行計(jì)劃出現(xiàn)的延遲情況，深入分析了原因，主要包括四個(gè)方面。一是更改交付模式，由外判改為運(yùn)用內(nèi)部資源于外判相結(jié)合，后續(xù)又進(jìn)行了外判比例的調(diào)整，反復(fù)更改影響了人力資源安排，造成人手短缺;二是對通過招標(biāo)方式采購資訊科技基礎(chǔ)設(shè)施的籌備過程預(yù)計(jì)過于樂觀，該項(xiàng)籌備工作需要和其他政府部門配合，實(shí)際耗時(shí)比預(yù)計(jì)要長;三是開發(fā)第一階段的法院系統(tǒng)需進(jìn)行收集用戶要求、系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)、推行和用戶驗(yàn)收測試等工作，需時(shí)比預(yù)計(jì)甚長;四是司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處協(xié)調(diào)檢控部門及機(jī)構(gòu)參與有關(guān)綜合法院案件管理系統(tǒng)啟用的準(zhǔn)備工作中，存在缺少介紹使用流程的簡介會造成使用不熟、效率低和仍未商定使用界面設(shè)計(jì)等問題。

2.管治架構(gòu)。通過審查司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處的記錄，發(fā)現(xiàn)存在未經(jīng)有關(guān)部門，如資科委審批的情況下修改管治架構(gòu)的情況，管治架構(gòu)修改后，相應(yīng)的職責(zé)存在未轉(zhuǎn)授的情況。需要注意的是，與司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處溝通后，他們認(rèn)為無須尋求有關(guān)部門審批，但審計(jì)人員認(rèn)為應(yīng)有審批程序來明確權(quán)責(zé)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目監(jiān)管方面的問題，根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃管理，應(yīng)設(shè)立正式的溝通框架，需要定期舉行會議和及時(shí)提交報(bào)告來跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。通過審查司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處的記錄，2013—2019年會議次數(shù)減少，會議間隔時(shí)間延長。報(bào)告進(jìn)度更新的次數(shù)也減少，報(bào)告的提交存在不按時(shí)、不及時(shí)的情況，報(bào)告對項(xiàng)目進(jìn)度的估計(jì)過分樂觀，以及報(bào)告中均未呈報(bào)項(xiàng)目情況問題和整改要求。

3.對其他相關(guān)事宜提出建議。此次審計(jì)并未僅局限于資訊科技策略本身，審計(jì)人員還對與該策略推行相關(guān)的其他事宜進(jìn)行分析，并向司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處提出改進(jìn)建議，主要包括三方面：首先，審計(jì)認(rèn)為司法機(jī)構(gòu)網(wǎng)站作為與公眾溝通最常使用的渠道之一，需要根據(jù)具體的用戶使用需求和偏好進(jìn)行優(yōu)化，使該網(wǎng)站更好地服務(wù)公眾;其次，司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處需要加快更換已過時(shí)或殘舊的影音器材，并對使用和維護(hù)進(jìn)行記錄，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管;最后，應(yīng)進(jìn)一步推廣使用電子文件。

四、思考與啟示

1.建立績效審計(jì)評價(jià)指標(biāo)體系?？茖W(xué)的績效審計(jì)評價(jià)指標(biāo)體系，是績效審計(jì)能夠科學(xué)合理評價(jià)被審計(jì)項(xiàng)目的重要條件之一。在制定績效審計(jì)評價(jià)指標(biāo)體系時(shí)，可以多角度進(jìn)行考慮，比如參照行業(yè)平均水平、部門績效管理指標(biāo)、社會權(quán)威機(jī)構(gòu)評判標(biāo)準(zhǔn)、與項(xiàng)目相關(guān)的文件規(guī)定等，以往的審計(jì)經(jīng)驗(yàn)、審計(jì)資料等也可以作為擬定績效審計(jì)評價(jià)指標(biāo)體系的內(nèi)容之一。綜合考慮下的績效審計(jì)評價(jià)指標(biāo)體系能對被審計(jì)單位做出更全面的評價(jià)，降低偏頗的可能性，使得評價(jià)結(jié)果更科學(xué)，更具有說服力和證明力。

2.對被審計(jì)單位要從多角度考量。香港審計(jì)署對司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目的績效審計(jì)，不僅從項(xiàng)目的本身進(jìn)行考慮，審計(jì)發(fā)現(xiàn)了推行進(jìn)度和項(xiàng)目管治方面的問題，同時(shí)也對項(xiàng)目之外的其他相關(guān)的事項(xiàng)進(jìn)行了關(guān)注，根本目的還是促進(jìn)策略計(jì)劃的順利推行。績效審計(jì)需要拓寬視野，在審計(jì)目標(biāo)的指導(dǎo)下，不僅關(guān)注于被審計(jì)項(xiàng)目本身，還應(yīng)關(guān)注與之相關(guān)的、對其造成較多影響的其他事項(xiàng)。權(quán)衡效率的情況下，多個(gè)角度切入進(jìn)行績效審計(jì)，可以使績效審計(jì)提供更全面的評價(jià)和建議。

3.發(fā)揮績效審計(jì)的服務(wù)作用。香港審計(jì)署對司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處推行資訊科技策略計(jì)劃項(xiàng)目的績效審計(jì)中，在推行進(jìn)度方面，審計(jì)人員不僅局限于發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目推行反映出的推行進(jìn)度與計(jì)劃不符、推行進(jìn)度慢等問題，更進(jìn)一步分析了其產(chǎn)生原因，使司法機(jī)構(gòu)政務(wù)處能夠在后續(xù)項(xiàng)目整改和推行有的放矢，有針對性地從根源思考和解決問題?？冃徲?jì)應(yīng)以真實(shí)性、合法性審計(jì)為基礎(chǔ)，堅(jiān)持服務(wù)性、建設(shè)性、增值性原則?？冃徲?jì)可以通過對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題深入分析其原因等方式，幫助被審計(jì)單位尋找到問題根源，對被審計(jì)單位來說可以體現(xiàn)績效審計(jì)的服務(wù)功能，使績效審計(jì)不單是查找和發(fā)現(xiàn)問題，更能提出解決問題的思路。

4.加強(qiáng)與被審計(jì)單位溝通。良好的溝通是績效審計(jì)不可或缺的要素，通過溝通可以加深了解被審計(jì)單位以及被審計(jì)的事項(xiàng)。溝通也是績效審計(jì)運(yùn)用的審計(jì)方法之一，通過有效的溝通來獲得被審計(jì)單位的配合，獲取審計(jì)資料、審計(jì)證據(jù)，高效的溝通可以提高審計(jì)質(zhì)量。另外，當(dāng)出現(xiàn)審計(jì)單位與本審計(jì)單位雙方對同一事項(xiàng)意見不一致的情況時(shí)，往往可能由于審計(jì)單位和被審計(jì)單位處于不同位置，對問題考慮的出發(fā)點(diǎn)不同而出現(xiàn)不同考量。認(rèn)真聽取被審計(jì)單位意見，可以使部分與績效審計(jì)評價(jià)指標(biāo)不符的事項(xiàng)得到合理解釋，使績效審計(jì)更加周全。

參考文獻(xiàn)：

[1]? 香港審計(jì)署.審計(jì)署署長第七十三號報(bào)告書[EB/OL].香港審計(jì)署網(wǎng)站，2019.

[責(zé)任編輯 文 峰]