論AOS流程管理思想在經濟合同管理中的應用

紀建強/中國航空工業(yè)集團公司西安飛機設計研究所

陳慧香 劉宸希/中國航空工業(yè)發(fā)展研究中心

隨著經濟的發(fā)展，合同管理在單位經營中的角色越來越重要。當前很多單位規(guī)定1 萬元以上的財務支出必須簽訂合同，合同管理貫穿于單位各項經濟活動的始終。由于合同管理幾乎涉及單位所有的部門及崗位，業(yè)務內容復雜、種類繁多，而且規(guī)范的是單位與外部的交易往來，因此合同管理也是當前單位存在問題較多的領域。為提升單位合同管理能力，防范合同管理風險，本文以問題為導向，引入AOS （AVIC Operation System，以下簡稱AOS）流程管理思想，在合同管理優(yōu)化方面進行了大量有益的探索。

一、經濟合同管理中存在的主要問題

為充分挖掘合同管理中存在的問題，以便針對性優(yōu)化改善，本文對近3 年航空工業(yè)所屬各單位審計、檢查中發(fā)現的合同管理問題進行了認真地梳理和剖析，發(fā)現各單位在經濟合同管理方面普遍存在以下問題：

1.合同管理制度不健全，流程不規(guī)范。（1）缺少經濟合同管理制度，或是相關制度老舊，長期不修訂；（2）單位缺少固化的標準合同管理流程，業(yè)務人員根據自己的經驗和理解辦理業(yè)務，辦理過程隨意、主觀性強，人員流動時相關業(yè)務的質量和效率受到較大影響。

2.合同管理崗位分工不明確，職責不清晰。具體表現有：（1）合同管理業(yè)務相關責任未細化到具體崗位，責任不清；（2）部分合同管理環(huán)節(jié)大家互相推諉，誰都不愿承擔責任；（3）多頭參與合同相關活動，部門間溝通不到位，信息傳遞不暢，相互扯皮；（4）大量集體決策，頻繁采用會議評審或多部門聯簽，大家都負責，實際無人負責。

3.合同簽訂不規(guī)范。具體表現有：（1）先干活，后簽合同，一方面會使合同內容邊界無保障，另一方面使合同價款及權益獲取處于被動；（2）合同生效條件不明確，雙方出現爭議，有時出現執(zhí)行分歧，處理被動；（3）合同文本不規(guī)范，有的合同要件不齊全，影響合同執(zhí)行效果；（4）供應商評價體系不健全，合同乙方選擇不規(guī)范，容易出現合同乙方因實力不夠、能力不足導致質量、進度不能滿足業(yè)務要求，從而影響整個任務工作等風險，甚至為偽造、變造虛假合同提供了溫床。

4.合同執(zhí)行監(jiān)督不到位。具體表現有：（1）缺少經濟合同運行分析及報警機制，合同執(zhí)行過程跟蹤、反饋不及時，導致相關問題不能及時解決，合同拖期嚴重；（2）定期合同執(zhí)行通報模板不規(guī)范，未能反映公司全部合同情況，往往忽視以前年度簽訂未結束合同的執(zhí)行及收付款情況，不利于合同的閉環(huán)管理，容易形成“兩金”管理（存貨和應收款項管理）的薄弱環(huán)節(jié)；（3）合同變更、終止頻繁，相關流程不明確。

5.合同管理信息系統功能銜接不暢。（1）缺少合同管理系統；（2）合同管理系統與其它系統如辦公系統、財務系統等不兼容；（3）合同管理系統設計粗放，界面不友好，相關功能開發(fā)人性化不足，操作使用不方便。

6.其他相關問題。如部分合同不執(zhí)行網上審批流程，合同約定的業(yè)務活動結束后較長時間不發(fā)起合同結算申請，合同歸檔不閉環(huán)等。

為解決上述問題，提升單位經濟合同管理水平，本文引入了AOS流程管理思想。

二、航空工業(yè)AOS流程管理的核心理念

航空工業(yè)AOS流程體系以業(yè)務流程為主線，融合相關管理體系，將績效、質量、風險等各種管理要素與業(yè)務流程有機集成［1］，旨在增強單位的管理協同，提升單位的管理質量和效率，以促進單位持續(xù)、健康發(fā)展。其管理思想可歸納為以下幾點：

1.AOS流程管理體系主要由體系架構和流程建模兩大部分構成。

2.以業(yè)務為主體，以流程為主線，分層、分類架構業(yè)務管理體系，繪制流程地圖，體系架構設計打破了傳統的行政職能界限。所謂分類是指根據業(yè)務性質進行橫向分類，所謂分層是指按照業(yè)務域、流程組、流程（復雜的流程繼續(xù)細分子流程）、步驟和活動進行層層分解。

3.在體系架構的第三層即流程（或子流程）這一層級開展流程建模，繪制流程圖，描述詳細的操作過程。建模流程的上層架構通過業(yè)務場景展示與內外部利益相關者及不同業(yè)務之間的邏輯關系（如上下游關系、輸入輸出關系、支撐與影響關系等）。

4.流程建模充分融合相關管理工具，集成相關崗位配置、關聯制度、關鍵控制點、風險提示、經驗傳承、上下游接口、模板表單等建模要素，顯性化和規(guī)范化相關業(yè)務流程，細化相關管理過程，規(guī)范相關人員的行為，以提高業(yè)務工作的質量和效率。

5.流程建模過程也是構建多維業(yè)務流程數據庫的過程，如果把基本流程建模視作基本積木單位構建的話，復雜流程建模即是根據管理需要對基本流程進行串接創(chuàng)造的過程。

三、AOS 流程管理思想在經濟合同管理中的具體應用

AOS流程管理思想在經濟合同管理的應用過程中，首先將經濟合同管理業(yè)務按照AOS流程體系管理架構設計的思路進行系統化和顯性化梳理，建立合同管理體系架構，固化合同管理業(yè)務的具體內容（類別）［2］，然后按照AOS 流程體系管理的建模思路，對合同管理體系內各具體合同管理流程進行開發(fā)建模，將風險和合規(guī)管理等政策要求、相關管理制度、崗位職責、模板表單、上下游業(yè)務接口等融入合同管理流程，以細化合同管理過程、規(guī)范合同管理行為。

（一）以AOS 架構理論為指導，系統化梳理合同管理業(yè)務，搭建合同管理體系

借鑒航空工業(yè)AOS架構理論，結合單位的業(yè)務特點，按照經濟合同管理的業(yè)務性質或管理特點進行系統分類和邏輯分層，搭建合同管理體系，該體系的主要作用是系統化和顯性化公司的合同管理業(yè)務，明確合同管理主體。如某科研院所在認真梳理及專項剖析單位歷年完成的經濟業(yè)務合同后，按照部門維度和業(yè)務維度，建立了2 層、7 類42 個具體業(yè)務流程的合同管理體系。具體如圖1所示。

合同管理基本流程包括經濟合同談判管理流程、合同招標管理流程、合同簽訂管理流程、合同驗收管理流程、合同變更/終止/中止管理流程、合同結算管理流程和合同歸檔管理流程等7個一級流程。由于所有合同的閉環(huán)管理幾乎都涉及相關的合同談判、簽訂、驗收、結算及歸檔等環(huán)節(jié)，招標和變更/中止/終止合同管理流程也在多種合同中可能會涉及，因此將基本流程作為流程管理的基本單元進行管理。該7個通用基本流程主要是支撐各專項合同管理流程和通用合同管理業(yè)務流程的管理，其他流程相關步驟可借鑒通用基本流程。該部分流程的責任主體是合同歸口管理部門，流程所有者是其主管領導。

圖1 某科研院所經濟合同管理體系架構

專項合同管理流程是根據該單位的業(yè)務類型和管理特點設計的，具有突出的個性業(yè)務特征。專項合同管理流程涉及收入業(yè)務合同管理流程、外協業(yè)務合同管理流程、基建技改業(yè)務合同管理流程、采購業(yè)務合同管理流程和服務業(yè)務合同管理流程等5類一級流程，每類一級流程又細分子流程，如外協業(yè)務合同管理流程包括型號外協合同管理子流程、科研外協合同管理子流程、產品外協合同管理子流程等。5類業(yè)務共設計了31個具體業(yè)務子流程。各類具體合同根據業(yè)務的主管部門明確責任主體，相關部門的主管領導是流程所有者。

通用合同管理流程主要針對單位各部門都有可能涉及的業(yè)務進行設計，如委托合同管理流程、無定額合同管理流程等，共涉及4 個業(yè)務流程。由于各個部門都可能用到該類業(yè)務流程，因此該類合同管理流程也由合同歸口管理部門的主管領導作為流程所有者，其責任主體按照“誰申請、誰負責”的機制進行管理，實際合同申請使用部門為具體合同的責任主體。

（二）融合多種管理要素，靈活建模

1.引入AOS 流程建模思路，開展具體業(yè)務流程建模

吸收AOS流程管理建模理念，在合同管理體系架構設計的基礎上，按照“輸入—業(yè)務執(zhí)行—輸出”的邏輯主線，對經濟合同管理的各個具體業(yè)務流程進行了精細化和標準化的建模處理，明確各項合同管理業(yè)務的具體操作步驟、流程，及對應的責任主體，固化落實相關的治理依據和風險管控要點，系統化和顯性化端到端的業(yè)務管控過程。具體建模示意如圖2所示。

圖2展示了每個基本業(yè)務模塊的流程建模思路，適用于基本合同管理模塊、通用合同管理模塊和專項合同管理模塊的具體業(yè)務流程建模。其中，通用合同管理流程和專項合同管理流程建模時在相應的步驟和環(huán)節(jié)，可根據需要直接調用合同基本流程模型（可根據業(yè)務特點進行微調），快速完成該流程建模。

2.合同基本流程模塊化，隨取隨用

根據合同管理業(yè)務及體系架構的特點，在流程建模時可根據各層業(yè)務合同的具體定位，開展積木搭建式流程建模［3］。即首先按照AOS 流程積木建模思想，融合多種管理要素，進行合同基本流程建模（基礎積木單元開發(fā)），任意合同基本流程模塊均可直接調用，融入通用合同管理流程和專項合同管理流程模塊的相關步驟（按需進行積木組合，搭建心儀產品）?；玖鞒棠K如圖3所示。

3.編寫流程作業(yè)指導書，明確操作指南

綜合前述2 個步驟的相關成果，針對每個具體合同管理流程，結合合同管理容易出現的問題細化合同管理過程，優(yōu)化合同管理責任主體、文本模板、分析報警及通報管理等管控要素，將其固化到相關管控流程或模板和表單中，優(yōu)化合同管理流程，編寫合同管理業(yè)務作業(yè)指導書，作為每項業(yè)務的操作指南。通過合同管理作業(yè)指導書，一方面精細化合同管理的各個業(yè)務環(huán)節(jié)，另一方面規(guī)范化相關責任人員的操作行為，同時為優(yōu)化合同管理信息系統奠定基礎。流程作業(yè)指導書的成果如圖4所示。

圖2 基本流程模塊化示意圖

圖3 基本流程模塊化示意圖

圖4 XX合同管理業(yè)務流程作業(yè)指導書示例圖

四、AOS 流程思想在經濟合同管理中的應用評價及未來展望

AOS流程管理思想在合同管理中的應用，提升了單位的合同管理水平和綜合管理能力，某研究所通過在合同管理過程中引入AOS流程管理思想，在以下方面得到了明顯改善：

1.通過大量合同管理治理制度的梳理和優(yōu)化，公司進一步修訂和完善了合同管理制度，優(yōu)化了制度設計，同時將優(yōu)化后的制度通過作業(yè)指導書固化到流程之中，不僅解決了制度設計問題，同時為制度的貫徹執(zhí)行提供了載體，有利于制度的落地。

2.經過大量溝通和研討，明確了合同管理相關崗位的分工及具體職責，對于解決前述合同管理因責任不清而互相推諉、多頭參與等扯皮問題起到了積極的推動作用。

3.通過優(yōu)化模板、表單，明確了合同的文本要件及管控要素，為規(guī)范合同管理人員的行為、解決合同管理問題提供了指導，降低了合同風險。

4.作業(yè)指導書明確了相關合同管理業(yè)務的具體步驟、上下游接口和操作指南，使單位員工對具體合同管理業(yè)務的使用和理解更加有效，不僅提高了工作效率，而且提高了工作質量，同時進一步明確了合同管理信息系統的開發(fā)和優(yōu)化需求，為下一步優(yōu)化合同管理信息系統提供了支撐。

實踐證明，合同管理中引入AOS 流程管理思想，通過合同管理體系搭建及流程建模，使合同管理更加系統、規(guī)范，對于解決合同管理中普遍存在的問題、細化合同管理過程和優(yōu)化合同管理信息系統、提升單位的合同管理和綜合管理能力具有借鑒意義，AOS流程管理思想在合同管理能力提升等專項管理領域將大有所為。