淺論企業(yè)檔案信息化建設(shè)

趙中林

摘 要：在信息化不斷發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要投入諸多精力和時(shí)間，同時(shí)資源也存在較大的浪費(fèi)。企業(yè)檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化的目標(biāo)，將檔案信息化建設(shè)切實(shí)做好，能夠提高企業(yè)整體管理水平，支持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)此，本文主要對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;信息化建設(shè)

所謂企業(yè)檔案即企業(yè)形成于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)中的各種材料，包括文件、圖紙、報(bào)表等，不論是從保存，還是利用上來(lái)說(shuō)均具有重要價(jià)值[1]。企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程均客觀記錄其中，可以說(shuō)是企業(yè)非常重要的一項(xiàng)知識(shí)資源，具有非常強(qiáng)的權(quán)威性，如同企業(yè)的血液一般不可或缺?？焖侔l(fā)展的信息技術(shù)，使得以往主要為紙質(zhì)保存形式的各種檔案和企業(yè)當(dāng)前生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)要求不相符，因此急需運(yùn)用以信息、數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)為載體的保存形式，如此必然能夠讓檔案工作的開(kāi)展更加便利，也更為有序。

1 深刻認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 企業(yè)信息化發(fā)展的要求

現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化等信息系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，使得大部分電子文件在企業(yè)生產(chǎn)管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中出現(xiàn)，其充分體現(xiàn)了企業(yè)的運(yùn)行情況，為企業(yè)決策提供了重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這對(duì)企業(yè)的優(yōu)化生產(chǎn)以及生產(chǎn)效益的提升極為有利，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，具有永久保存價(jià)值。

1.2 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的需要

如今，企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)和企業(yè)檔案需求明顯不符，換言之，檔案信息化為各項(xiàng)檔案工作提供了十分重要的技術(shù)支持，同時(shí)其也是新形勢(shì)下檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵。企業(yè)檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作之一，企業(yè)檔案工作一定要將傳統(tǒng)的管理模式改變，積極構(gòu)建信息一體化管理模式，但必須滿(mǎn)足與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要相符以及適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求兩個(gè)條件。

1.3 深度開(kāi)發(fā)利用檔案價(jià)值的要求

開(kāi)發(fā)、處理、傳遞和利用檔案信息是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的必經(jīng)之路。作為信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，檔案部門(mén)要想讓檔案的作用得到最大化發(fā)揮，就必須將檔案處理自動(dòng)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)數(shù)字化以及采集實(shí)時(shí)化的目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體路徑

2.1 加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案信息化工作的重視

檔案信息化建設(shè)不僅是現(xiàn)階段檔案部門(mén)各項(xiàng)工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是當(dāng)前企業(yè)管理架構(gòu)中不可缺少的內(nèi)容[2]。企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的地位受到信息完整性、準(zhǔn)確性以及及時(shí)性的直接影響。所以，企業(yè)應(yīng)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中納入日常事務(wù)，同時(shí)把企業(yè)檔案信息化管理納入企業(yè)考核范圍以及工作計(jì)劃之中。與此同時(shí)，企業(yè)管理層也要對(duì)檔案資源信息化建設(shè)工作提高重視程度。樹(shù)立新型的檔案資源信息化理念，形成同時(shí)代發(fā)展保持同步且開(kāi)拓創(chuàng)新的管理思路，投入更多的經(jīng)費(fèi)與人力，進(jìn)而更好地開(kāi)展企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)。

2.2 努力向標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)資料采集制度邁進(jìn)

企業(yè)檔案管理工作涵蓋范圍非常廣，涉及的內(nèi)容也十分繁雜，若缺乏嚴(yán)密、標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，則就會(huì)丟失部分重要文件，使一些企業(yè)本可以避免的損失發(fā)生[3]。所以，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)將數(shù)據(jù)采集與保管工作做好，確保可以及時(shí)把相關(guān)文件資料提供給企業(yè)，也能夠讓檔案管理人員將已經(jīng)損壞或與要求不符的文件找出，并立即將其更換。標(biāo)準(zhǔn)化工作不僅要根據(jù)國(guó)家相關(guān)法規(guī)和規(guī)定進(jìn)行運(yùn)作，還需將企業(yè)實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，對(duì)自身資源予以最大化利用，根據(jù)國(guó)內(nèi)外信息管理方式把適合企業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定出來(lái)。除此之外，當(dāng)企業(yè)不斷發(fā)展，社會(huì)不斷變化，需第一時(shí)間進(jìn)行修改，但需注意的是制定標(biāo)準(zhǔn)化并非就是說(shuō)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)即為絕對(duì)的，除了對(duì)檔案信息的真實(shí)性、有效性予以保證，且還應(yīng)在技術(shù)革新、制度革新方面做進(jìn)一步加強(qiáng)，及時(shí)學(xué)習(xí)新的經(jīng)驗(yàn)，在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候更新標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。

2.3 加強(qiáng)檔案部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

如今，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有諸多優(yōu)勢(shì)，包括運(yùn)算速度快、精確度高、邏輯判斷能力強(qiáng)等。在管理文件方面，可借助計(jì)算機(jī)接收、查找、借閱、歸還文件，同時(shí)到時(shí)間辨認(rèn)應(yīng)銷(xiāo)毀的文件。在檔案管理方面，不僅可收集、整理檔案，且在庫(kù)房管理上也能夠起到積極作用。所以應(yīng)在硬件上將電子計(jì)算機(jī)配備好，以有效加大企業(yè)檔案室網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用力度，逐漸提升檔案信息化水平。同時(shí)，還需把局域網(wǎng)建立健全，讓各項(xiàng)工作均能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)利用檔案，有效共享資源。

2.4 企業(yè)檔案信息化過(guò)程中的安全建設(shè)

隨著檔案管理信息化的成功實(shí)現(xiàn)，相應(yīng)的也突顯出了信息保密性、安全性等問(wèn)題。因?yàn)殡娮游募旧砭捅容^特殊，即可復(fù)制、易刪除，能修改，加之信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在的一些問(wèn)題和諸多人為因素的影響，所以均在一定程度上影響了檔案信息化后的利用和保管。所以，為了讓數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性得到保證，就需對(duì)企業(yè)檔案信息使用制度以及保管制度予以完善;同時(shí)，在管理方面，應(yīng)采取有效手段預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒，制定一系列有效措施，針對(duì)企業(yè)員工（尤其是檔案工作人員）需要充分認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)病毒，嚴(yán)禁對(duì)病毒進(jìn)行制造或傳播。另外，利用各種技術(shù)手段保護(hù)屏障來(lái)有效保護(hù)檔案信息，使安全風(fēng)險(xiǎn)降低。檔案人員應(yīng)提高自身安全意識(shí)，建立完善的安全管理制度，切實(shí)將安全防范工作做好。

2.5 加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理工作人員直接影響著企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，其承擔(dān)著檔案管理、開(kāi)發(fā)與服務(wù)的重要職責(zé)?，F(xiàn)階段，決定檔案事業(yè)能否獲得持續(xù)健康發(fā)展的一項(xiàng)重要條件就是是否擁有充足的高素質(zhì)檔案管理人才。對(duì)此，就需要適當(dāng)將檔案管理專(zhuān)職人員數(shù)量增多，對(duì)其崗位職責(zé)與工作要求做出明確規(guī)定，使之能夠全身心投入到檔案管理工作中。同時(shí)應(yīng)針對(duì)檔案管理人員，加大其專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)力度，同時(shí)注重提升其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理、服務(wù)、開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)化水平顯著提高。并且，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)注重自身知識(shí)的更新，不斷提高自身各方面能力。

2.6 企業(yè)檔案信息化應(yīng)與企業(yè)本身信息化相結(jié)合

企業(yè)檔案信息化可以促進(jìn)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力增強(qiáng)，所以，務(wù)必要在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中納入企業(yè)的總體規(guī)劃，按照階段的不同，一批一批的落實(shí)、部署，使得企業(yè)檔案管理工作中的各種問(wèn)題均能得到有效解決，促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展。其實(shí)，企業(yè)檔案信息化為企業(yè)信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)提供了重要?jiǎng)恿?，二者之間并沒(méi)有矛盾關(guān)系存在，反而是相輔相成的，互為支撐。檔案管理工作的深度和高度和企業(yè)整體的信息化水平息息相關(guān)，所以只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化，才能促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展。因此只有有機(jī)結(jié)合二者，方可有效進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，信息化已在社會(huì)的諸多方面充分滲透，其中自然也包括檔案。新時(shí)期，檔案工作面臨著管理模式與利用模式的重大變革，企業(yè)要想發(fā)展，社會(huì)要想發(fā)展均依賴(lài)于檔案信息化建設(shè)。所以，現(xiàn)階段，擺在檔案工作者面前的一項(xiàng)重大課題就是將檔案信息化管理的節(jié)奏加快，對(duì)此，還需要在今后的實(shí)踐中展開(kāi)深入探究與探討。

參考文獻(xiàn)

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