電子檔案開發(fā)管理探究

劉小保

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，各行各業(yè)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛了，檔案管理的工作在信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用下也發(fā)生了變革，電子檔案的產(chǎn)生和應(yīng)用尤其明顯。但是，電子檔案在檔案管理工作中不僅是便利和快捷，同樣也帶來了新的挑戰(zhàn)，對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案的區(qū)別研究，這樣可以使檔案管理工作進(jìn)一步的提高和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理模式

科技在發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，人們的生產(chǎn)和生活也日益豐富，隨之產(chǎn)生的和需求的信息量也在不斷增加，大量的信息需要整理和保存，這就對(duì)檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案管理部門積極創(chuàng)新檔案管理方法，開拓檔案管理的各項(xiàng)功能已迫在眉睫。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為檔案管理的信息化處理提供了可能。新時(shí)代要求我們用發(fā)展的眼光去認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，用創(chuàng)新的思維方式來拓展檔案的功能領(lǐng)域，使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來提升對(duì)檔案的管理能力，使檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮。

1 電子檔案管理模式的特點(diǎn)分析

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理模式主要是對(duì)電子化文件進(jìn)行管理，這些電子文件不具備紙質(zhì)文件的直接可讀性，而是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特的方式存儲(chǔ)在介質(zhì)如磁盤、磁帶或光盤上，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備來閱讀利用。其主要特點(diǎn)為：信息的查詢和檢索可以脫離人工操作，可以用更小的空間存儲(chǔ)更大量的信息，信息內(nèi)容可以與承載體進(jìn)行分離，信息內(nèi)容可以同時(shí)在不同媒體共享查閱，必須依靠系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)管理。這些特點(diǎn)決定了電子檔案存儲(chǔ)模式相比于傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式具有更加節(jié)約存儲(chǔ)空間，存儲(chǔ)量更大，處理與傳遞信息的效率更快以及更加節(jié)省人力的優(yōu)勢(shì)，但由于其材質(zhì)的限制，電子文件存檔對(duì)于環(huán)境溫濕度和電磁干擾等要求很高。在當(dāng)前的云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用的是云存儲(chǔ)方式，這樣，電子檔案文件除了存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中之外，還可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，不僅大大拓展了存儲(chǔ)空間而且使得數(shù)據(jù)更加方便存儲(chǔ)和隨時(shí)

讀取。

傳統(tǒng)的檔案管理，主要是對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，由各個(gè)部門分別對(duì)本部門的檔案進(jìn)行管理，這種管理相對(duì)封閉，雖然一定程度上保護(hù)了檔案的機(jī)密和安全性，但是卻限制了檔案信息的即時(shí)傳遞和共享，無法良好地發(fā)揮檔案在生產(chǎn)管理過程中的積極作用，因而，無法滿足現(xiàn)代管理的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，由于內(nèi)容多，信息量大，翻閱查找信息難度很大，浪費(fèi)時(shí)間和人力，而使用電子存檔可以快速對(duì)有價(jià)值的信息進(jìn)行檢索，節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率。

2 電子檔案信息資源開發(fā)利用

1）使用權(quán)限的審核。首先，要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使月未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予警告提示。其次，在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來決定對(duì)他的

授權(quán)。

2）利用中的安全措施。一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效的管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)。五是系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

3）拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時(shí)間與利用地點(diǎn)的分散，如果管理不好，將會(huì)造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理。應(yīng)依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術(shù)手段防止所提供拷貝的再復(fù)制。除公開發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類型、數(shù)量、使用時(shí)同、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來的拷貝，應(yīng)做信息內(nèi)容的消除處理。

3 信息時(shí)代背景下電子檔案管理的有效措施

1）完善電子檔案管理體系。在信息時(shí)代，企業(yè)想要加強(qiáng)電子檔案管理工作，就必須先完善電子檔案管理體系，完善電子檔案管理體系是企業(yè)有序開展電子檔案管理工作的重要保障。因此，企業(yè)必須要重視電子檔案管理工作，對(duì)管理人員進(jìn)行電子檔案管理方面的教育和培訓(xùn)，使其了解電子檔案管理工作的重要性，樹立起正確的管理理念，強(qiáng)化管理意識(shí)，從而促進(jìn)電子檔案管理工作有效開展。一個(gè)完善的電子檔案管理工作流程中，完善的管理制度是必不可少的，因此，企業(yè)必須要建立完善的電子檔案管理制度，有效規(guī)范電子檔案管理工作的流程以及管理人員的操作行為，使企業(yè)有序開展電子檔案管理工作。此外，企業(yè)還需要建立與其相配套的獎(jiǎng)懲制度，使工作人員在工作過程中重視檔案管理質(zhì)量，規(guī)范自身行為，防止檔案管理工作出現(xiàn)失誤，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

2）提高電子檔案的真實(shí)性。在電子檔案管理工作中，提高電子檔案的真實(shí)性也是管理工作的重要內(nèi)容，是保證電子檔案發(fā)揮作用和提升服務(wù)水平的重要途徑，因此，企業(yè)在開展電子檔案管理工作時(shí)，必須要加強(qiáng)檔案真實(shí)性管理。在收集檔案信息數(shù)據(jù)前，必須要利用信息技術(shù)擴(kuò)大信息數(shù)據(jù)來源，并認(rèn)真甄別信息，提高信息的真實(shí)性;此外，在管理工作的過程中，工作人員必須要嚴(yán)格遵循電子檔案管理的相關(guān)流程和操作規(guī)范要求，加強(qiáng)對(duì)檔案的細(xì)節(jié)管理，規(guī)范檔案信息格式，提高檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

3）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)。專業(yè)的檔案管理人員是開展電子檔案管理工作的必然要求，因此，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)，必須要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)化水平和技能操作水平，尤其要增強(qiáng)管理人員的電子檔案管理系統(tǒng)操作能力。企業(yè)想要提高電子檔案管理人員的素質(zhì)，可以在招聘階段錄取一些網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的專業(yè)人才，或者對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提高他們的信息技術(shù)操作水平。

4）加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。在信息時(shí)代，企事業(yè)單位想要開展電子檔案管理工作，就必須要應(yīng)用信息技術(shù)，尤其是在建立電子檔案時(shí)，需要收集和整理大量的信息資料。同時(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)信息技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用，加強(qiáng)信息技術(shù)和系統(tǒng)的有效應(yīng)用，將這些先進(jìn)信息技術(shù)利用在電子檔案管理中，以此提高工作人員的工作積極性。

4 結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及檔案信息需求的多樣性，電子檔案管理模式逐漸進(jìn)入人們的視野，并以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)迅速得以普及應(yīng)用。電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力，擴(kuò)大檔案資源的收集范圍和存儲(chǔ)空間，方便檔案的動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)和全面快速服務(wù)功能地實(shí)現(xiàn)，很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求以及社會(huì)發(fā)展的需求，已經(jīng)成為檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理的主要方式，在檔案的存儲(chǔ)管理中發(fā)揮著重要作用。

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