文書檔案管理中存在的問題與應(yīng)對措施分析

摘 要：作為企業(yè)單位管理中最基本的工作之一，文書檔案工作能夠準(zhǔn)確反映單位的活動狀況與管理水平，隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷進(jìn)步，對于文書檔案管理工作的重視程度也在逐漸增加，相關(guān)要求也在進(jìn)一步提高，但是在當(dāng)前的文書檔案管理工作中仍然存在較多問題，不利于完善各個單位的工作?；诖?，本文就文書檔案管理中存在的問題與應(yīng)對措施進(jìn)行分析，首先介紹了文書檔案管理的定義與特點(diǎn)，其次分析了當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題，最后從五大方面詳細(xì)闡述了解決文書檔案管理問題的具體措施。以此來供相關(guān)人士參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;問題;應(yīng)對措施;分析

隨著社會的不斷進(jìn)步與企事業(yè)單位制度改革的深入，文書檔案管理工作也需要進(jìn)行相應(yīng)的改變，文書檔案管理工作的作用也得到了凸顯，是提高各項工作的基礎(chǔ)，但是由于文書檔案管理工作銜接存在問題、各部門之間配合度較差及領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理重視度較低等問題，我國文書檔案管理工作效率較低，難以真正發(fā)揮其作用，因此，這就需要相關(guān)文書檔案管理人員不斷創(chuàng)新理念，推動文書管理工作的改革的創(chuàng)新。

1 文書檔案管理的定義與特點(diǎn)

1）文書檔案管理的含義。一般來說，通用文書的具體表現(xiàn)就是文書檔案，是一種文件的總稱，主要是將社會組織與企業(yè)團(tuán)隊在進(jìn)行管理活動時產(chǎn)生的、具有一定價值的、可以當(dāng)成資料進(jìn)行保存的文件。而文書檔案工作則是指對這些文書檔案進(jìn)行管理與整合的過程，從而為以后從事相關(guān)活動提供參考。

2）文書檔案管理的特點(diǎn)。文書工作是文書檔案管理的基礎(chǔ)，具體來說，文書工作記錄、采集與立卷等過程都是文書檔案管理工作的前提。文書工作的質(zhì)量與文書檔案管理工作有著緊密聯(lián)系。想要提高文書檔案管理工作的效率就需要以認(rèn)真積極的態(tài)度去做好文書工作，從而更好的保證文書檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，文書檔案工作的涉及面較為廣泛，與單位內(nèi)各個層次領(lǐng)域的工作都有著較大聯(lián)系，比如：業(yè)務(wù)、人事、財務(wù)等等，由此可見，文書檔案管理是一項較為復(fù)雜的工作，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑k公，對于工作人員的要求也在逐漸提高[1]。

2 當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

1）文書檔案管理工作銜接存在問題。對于大部分文書檔案管理人員來說，很難真正將文書工作與檔案管理工作相連接，在進(jìn)行工作時總是分開處理，最后就會導(dǎo)致兩者的分離，不利于文書檔案管理工作銜接的緊密性，在一定程度會使二者脫節(jié)。

2）各部門之間配合度較差。文書檔案工作涉及的范圍較廣，需要各個部門的配合與協(xié)作，但是在當(dāng)前文書檔案管理過程中，部分單位部門不能夠積極配合，拒絕提供相關(guān)文書材料，文書檔案管理部門不能較為及時的進(jìn)行收集，最后都會導(dǎo)致部分具有價值的文件丟失，不能為企業(yè)未來發(fā)展提供參考。

3）領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理重視度較低。對于企業(yè)來說，文書檔案管理工作，不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員在文書檔案管理工作中投入的力度較小。一般來說，只要保證文書檔案的完整性，在需要的時候能夠作為參考資料即可，這樣一來就很難提高文書檔案管理人員的工作熱情，在進(jìn)行工作時也不能投入全部精力。

3 解決文書檔案管理問題的具體措施

1）加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量。文案檔案管理人員的素質(zhì)對于工作質(zhì)量的提高有著最直接的關(guān)系，因此，想要進(jìn)一步提高我國文書檔案管理水平，提高人員素質(zhì)則為一條有效途徑。首先在聘請文書檔案管理員時，要選擇一些綜合素質(zhì)、文化水平較高的人才，最好是選取一些學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的年輕人，盡管其缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗，但是可塑性較強(qiáng)，能夠通過企業(yè)的培訓(xùn)而快速適應(yīng)工作要求。其次可以提高工作人員的思想道德素質(zhì)，文書檔案管理工作涉及范圍較廣，與單位各個方面都有著緊密聯(lián)系，其中部分文件甚至對于公司發(fā)展有著重大影響。因此，只有不斷提高工作人員的思想道德修養(yǎng)才能夠讓文書檔案得到更好的保護(hù)，避免相關(guān)重要文書檔案丟失。在此過程中也可以設(shè)立獎懲制度，對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予獎勵，激勵其工作斗志，而對于一些因私人原因而造成單位文書檔案損壞、丟失的員工，則要給予警告甚至是金錢賠償，從而更好地約束員工的工作規(guī)范。最后對于企業(yè)內(nèi)的原有員工，為了讓其適應(yīng)新時代的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)設(shè)立定期的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。通過培訓(xùn)來加強(qiáng)對新知識的學(xué)習(xí)與新技能的掌握，從而推動文書檔案工作的變革[2]。

2）做好文書檔案管理銜接工作。文書檔案管理工作中。不可或缺的一環(huán)就是文書檔案管理工作的銜接工作，因此對于文書檔案管理工作的前期工作與后期工作都要進(jìn)行了解，對于文書檔案管理工作來說，其前提就是優(yōu)秀的文件的提供，只有文件工作者提供叫較為優(yōu)質(zhì)的文件材料，才能夠省略相關(guān)文書部門處理文件這一環(huán)節(jié)，大大提高文書管理工作的效率。其次，文書檔案管理工作之后就是對文書的分類與保存，因此要設(shè)立專門的人員，明確其職責(zé)與任務(wù)，讓相應(yīng)的文書材料能夠準(zhǔn)確歸檔[3]。

3）加強(qiáng)各單位的配合。文書檔案的歸檔是由各個部門共同合力完成的，一般來說，文書檔案的收集主要來源于各個部門單位，只有準(zhǔn)確掌握各部門之間的聯(lián)系，發(fā)揮檔案管理部門的樞紐地位，才能更加準(zhǔn)確的獲得有價值的文書材料。在工作中檔案管理工作人員要對各單位的新情況進(jìn)行及時了解，根據(jù)情況去準(zhǔn)備收集資料工作的方法，除此之外，文書檔案管理人員要加強(qiáng)各部門的聯(lián)系能夠在第一時間收集一些信息，并且進(jìn)行歸檔整理。

4）規(guī)范文書檔案管理工作。想要進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作，首先，可以對一些文書材料進(jìn)行統(tǒng)一命題，防止在計算機(jī)掃描管理過程中難以識別一些命題模糊的文書材料，更好的提高檢索準(zhǔn)確率。其次，重新組合一些檔案卷宗。在文書檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容混亂且組卷較厚的卷宗，在規(guī)范文書檔案管理工作時，可以重新填寫不規(guī)范檔案，如一些無標(biāo)題、無目錄、無頁碼的檔案文件，通過重新編排來達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。最后，在當(dāng)前文書檔案管理工作中，主要采用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，但是計算機(jī)難以排除一些過時的卷宗，因此在掃描前就要對檔案材料進(jìn)行相關(guān)檢查，將一些無效、無用卷宗提前去除，節(jié)省計算機(jī)歸檔管理的時間，讓文件檔案管理工作的效率大大提高。

5）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度。想要從根本上提高文書檔案管理工作的水平。就需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到文書檔案管理工作對于其他工作的重要性。想要提高領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作的重視程度，首先可以通過開展宣傳工作來展現(xiàn)出文書檔案的重要性及加強(qiáng)管理的必要性，從而更好地落實文書檔案管理人員的招聘工作，同時也能夠更好地對文書檔案管理部門進(jìn)行整改，并且能夠頒布相關(guān)規(guī)定文件，比如《檔案法實施辦法》等，從而更好地規(guī)范文書檔案管理工作，提高管理水平與效率[4]。

4 結(jié)束語

各事業(yè)單位在開展活動時最重要的參考指標(biāo)就是文書檔案，因此，只有做好文書檔案的管理工作才能更好地為活動的開展提供依據(jù)，而通過加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量、做好文書檔案管理銜接工作、加強(qiáng)各單位的配合、規(guī)范文書檔案管理工作與加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度等具體措施從而進(jìn)一步解決當(dāng)前文件檔案管理工作中存在的問題，讓文書檔案管理工作質(zhì)量與水平得到進(jìn)一步提高，從而推動各事業(yè)單位活動的可持續(xù)開展。

參考文獻(xiàn)

[1]毛英女.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].傳播力研究，2018，000（018）：P.220-220.

[2]劉春燕.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].山西青年，2018，000（004）：155.

[3]周禮麗.文書檔案管理中存在的問題及對策分析[J].企業(yè)文化旬刊，2018，000（003）：129，154.

[4]李娜.電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策解析[J].中外企業(yè)家，2018，605（15）：76.

作者簡介

吳倩（1987-），女，漢，武漢江岸區(qū)，本科，中級，研究方向：檔案管理。