貫徹《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》努力提升工作水平

摘 要：《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），是機(jī)關(guān)做好檔案工作的根本遵循。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以往的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。《規(guī)定》的頒布和施行對(duì)推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，豐富國(guó)家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：規(guī)定;機(jī)關(guān);檔案;措施

2018年10月，國(guó)家檔案局發(fā)布了第13號(hào)令，公布《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，自2019年1月1起施行?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），是當(dāng)前機(jī)關(guān)做好檔案工作的根本遵循?！兑?guī)定》緊緊圍繞“變革，轉(zhuǎn)型，創(chuàng)新，發(fā)展”的主題，提出了新形勢(shì)下做好機(jī)關(guān)檔案工作的新思路和新要求。機(jī)關(guān)的檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，是檔案工作的基礎(chǔ)，是機(jī)關(guān)不可或缺的工作，也是維護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、真實(shí)反映機(jī)關(guān)發(fā)展歷史的重要工作。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，原來(lái)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。機(jī)關(guān)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性以及檔案在單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的作用。目前，機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作已經(jīng)引起了足夠的重視，但總體水平與一些發(fā)達(dá)國(guó)家還存在一些差距。因此，本文就當(dāng)前機(jī)關(guān)單位貫徹執(zhí)行《規(guī)定》的情況進(jìn)行了分析，并結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)如何做好機(jī)關(guān)檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議。

1 《規(guī)定》頒布施行的意義

《規(guī)定》的頒布實(shí)施，適應(yīng)了新形勢(shì)下我國(guó)檔案工作建設(shè)和發(fā)展的客觀需要，對(duì)促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理，進(jìn)一步豐富國(guó)家的檔案資源，規(guī)范當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期機(jī)關(guān)的檔案管理工作，為機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展提供有效服務(wù)，具有極其重要的意義。

隨著我國(guó)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案工作遇到了許多新情況、新問(wèn)題?！兑?guī)定》以中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》為指導(dǎo)，以《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)為依據(jù)制定。對(duì)當(dāng)前如何應(yīng)對(duì)復(fù)雜的國(guó)際形勢(shì)帶來(lái)的安全挑戰(zhàn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，維護(hù)廣大人民群眾的合法權(quán)益，提供了方向性和指導(dǎo)性答案。

《規(guī)定》明確了機(jī)關(guān)檔案工作的地位和作用，指出：“機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分?！睓n案管理工作在機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作中變地越來(lái)越重要，在機(jī)關(guān)單位中具有十分顯著的意義，開(kāi)展各項(xiàng)工作都離不開(kāi)檔案信息。同時(shí)，機(jī)關(guān)的檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)必不可少的基礎(chǔ)工作。

《規(guī)定》的頒布實(shí)施，有效解決了機(jī)關(guān)檔案管理工作無(wú)章可循的情況。《規(guī)定》頒布前，機(jī)關(guān)開(kāi)展檔案工作的主要依據(jù)是《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家檔案局頒布的第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》以及各地檔案管理部門(mén)制定的一系列規(guī)范性文件，內(nèi)容上相對(duì)分散，沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏操作性強(qiáng)的制度和辦法，影響到相應(yīng)法律、法規(guī)及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行?！兑?guī)定》的頒布施行，及時(shí)有效彌補(bǔ)了這一法規(guī)體系的空白，為機(jī)關(guān)檔案管理確定了工作方向，提供了工作遵循。

2 搶抓機(jī)遇，乘勢(shì)而上，努力提升機(jī)關(guān)檔案管理水平

《規(guī)定》的頒布施行，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作提出了新的要求，同時(shí)為機(jī)關(guān)檔案管理提供了可遵循的依據(jù)。機(jī)關(guān)單位應(yīng)抓住機(jī)遇，按照《規(guī)定》采取行之有效的措施，努力提升機(jī)關(guān)檔案管理水平。具體而言，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手，以提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平。

1）認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，提高對(duì)檔案工作的重視力度?！兑?guī)定》的頒布充分體現(xiàn)了檔案管理在機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作中的重要性。因此，各機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹落實(shí)《規(guī)定》，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理與單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的關(guān)系，更新理念，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，真正重視單位檔案的現(xiàn)代化管理，加大檔案管理的研究力度。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)與其它部門(mén)之間的聯(lián)系，有關(guān)人員應(yīng)積極協(xié)助、配合檔案管理人員做好文檔的移交工作，及時(shí)向檔案室移交需要?dú)w檔的文件、資料及實(shí)物檔案，防止造成檔案丟失及損壞。

2）以《規(guī)定》為工作遵循，進(jìn)一步完善檔案管理制度體系。要做好檔案管理工作，科學(xué)化、制度化、規(guī)范化是前提保障。因此，在檔案管理過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行《規(guī)定》，聯(lián)系本單位的實(shí)際情況，進(jìn)一步修改完善機(jī)關(guān)檔案管理制度，制定符合實(shí)際、操作性及實(shí)用性強(qiáng)的制度和規(guī)章。同時(shí)，應(yīng)聽(tīng)取檔案管理人員提出的建議，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限及范圍，做到有章可循，規(guī)范操作。

3）加大資金投入，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化是檔案工作提升服務(wù)能力、實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能有效促進(jìn)單位檔案管理現(xiàn)代化。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)，將檔案信息化工作納入年度目標(biāo)責(zé)任考核，爭(zhēng)取財(cái)政部門(mén)的支持，加大資金投入，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)的規(guī)定和要求，結(jié)合單位的實(shí)際情況，設(shè)置符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，并購(gòu)買(mǎi)符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件，配備掃描儀、計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，建立完整的機(jī)讀目錄，實(shí)現(xiàn)全文掃描數(shù)據(jù)化，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率和檔案的利用率。

4）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案管理工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。應(yīng)選派政治素質(zhì)高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、敢于堅(jiān)持原則的人員，并且要能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理軟件。檔案管理部門(mén)應(yīng)經(jīng)常開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理人員能力和素質(zhì)，只有掌握了相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備較高的職業(yè)道德和綜合素質(zhì)，才能切實(shí)做好檔案管理工作。同時(shí)，各級(jí)檔案管理部門(mén)應(yīng)經(jīng)常開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，聘請(qǐng)專(zhuān)家講課，答疑釋惑，組織檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)參觀考察，做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，探索創(chuàng)新管理模式，進(jìn)一步拓寬檔案管理人員的視野，做到工作上精益求精，一絲不茍，提高工作效率和檔案管理質(zhì)量。

5）樹(shù)立安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)。檔案信息的安全保護(hù)是機(jī)關(guān)檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的基礎(chǔ)和條件，是維護(hù)檔案安全的重要保障。應(yīng)增強(qiáng)檔案安全防護(hù)意識(shí)，重視檔案庫(kù)房建設(shè)，完善設(shè)施設(shè)備，安裝防盜、消防報(bào)警系統(tǒng)，定期進(jìn)行檢查，確保機(jī)關(guān)檔案室的安全，杜絕隱患。同時(shí)，檔案管理人員要加強(qiáng)紙質(zhì)、電子檔案的保密、保護(hù)工作，加強(qiáng)對(duì)涉密檔案信息的管理，杜絕機(jī)關(guān)檔案信息的失、泄密

現(xiàn)象。

檔案管理在機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作中占有非常重要的地位，隨著時(shí)代進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的方式也在不斷發(fā)展和變化。面對(duì)這種情況，必須認(rèn)真貫徹落實(shí)《規(guī)定》，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，搶抓機(jī)遇，乘勢(shì)而上，充分認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性，結(jié)合單位實(shí)際情況，完善檔案管理體系和制度，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

歐全勝（1968-），男，湖南寧遠(yuǎn)人，中共天水市委黨校檔案管理館員，研究方向：檔案管理。