檔案現(xiàn)代化管理的思路和對(duì)策

江林

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)的不斷好轉(zhuǎn)，在當(dāng)前的社會(huì)中，檔案管理工作逐漸開(kāi)始受到各行業(yè)從業(yè)人員的關(guān)注，并且各行業(yè)的管理者紛紛開(kāi)始意識(shí)到這一工作的重要性，委派專業(yè)的人員開(kāi)展相對(duì)應(yīng)的工作。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代化的工作形式能夠更好地提升檔案管理的效率，并且能夠有效強(qiáng)化檔案信息的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，對(duì)其形成安全保障?；诖?，對(duì)如何在檔案管理現(xiàn)代化的環(huán)境中開(kāi)展檔案管理工作進(jìn)行分析，對(duì)檔案管理的作用以及理念進(jìn)行簡(jiǎn)單概述，并對(duì)具體應(yīng)用進(jìn)行深入研究。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)栴};現(xiàn)代化;檔案;管理

1 檔案現(xiàn)代化管理的必要性

1.1 適應(yīng)信息時(shí)代的必然要求

檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與發(fā)展才能夠適應(yīng)信息時(shí)代新時(shí)期的社會(huì)需求。信息技術(shù)更新升級(jí)不斷加快，社會(huì)信息化不斷增強(qiáng)，從而單位檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展十分關(guān)鍵。社會(huì)信息化帶來(lái)了信息收集處理的需求[1]。人們對(duì)于時(shí)效性強(qiáng)、具有較高價(jià)值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，單位只有做好檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，才能夠滿足信息化發(fā)展帶來(lái)的實(shí)際需求。

1.2 提升檔案資源利用率的內(nèi)在要求

現(xiàn)如今，檔案管理工作在社會(huì)中的不斷發(fā)展中已經(jīng)成為一種重要的戰(zhàn)略資源，它作為各行各業(yè)不斷成長(zhǎng)的載體，對(duì)于信息的合理使用和開(kāi)發(fā)具有重要作用。檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能有助于提升檔案資源利用率。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)化已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展和計(jì)算機(jī)科技發(fā)展的必然趨勢(shì)[2]。因此，為適應(yīng)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的需求，充分開(kāi)發(fā)檔案管理的信息資源，提高檔案管理工作的效率，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)已成必然。

2 檔案現(xiàn)代化管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 未將檔案現(xiàn)代化管理納入工作規(guī)劃

多數(shù)單位未將檔案現(xiàn)代化管理工作納入單位發(fā)展規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)年度工作目標(biāo)責(zé)任制，沒(méi)有檔案現(xiàn)代化管理工作規(guī)劃和目標(biāo)。沒(méi)有建立健全檔案工作制度和管理規(guī)范，沒(méi)能建立起符合現(xiàn)代信息社會(huì)需要的檔案管理模式[3]。

2.2 檔案現(xiàn)代化管理設(shè)施參差不齊

單位檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施配置不盡合理，在硬件設(shè)施方面主要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器等及其他必備的組件。多數(shù)單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊，有的軟硬件都購(gòu)置了，有的僅有硬件或者軟件。有的在配置硬件時(shí)，不管是否實(shí)際需要盲目購(gòu)置，造成

浪費(fèi)。

2.3 檔案管理軟件應(yīng)用混亂

多數(shù)單位未配置檔案管理軟件，包括檔案信息處理系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及相關(guān)軟件和程序等。一些單位使用的是上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的辦公軟件管理檔案;極少數(shù)單位使用的是專門檔案管理軟件。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不兼容，數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行在線歸檔。

2.4 檔案人員的專業(yè)技能較低

多數(shù)單位的檔案人員年齡偏大，身兼多職，沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)和鉆研檔案業(yè)務(wù)，對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備操作能力較差。單位因?yàn)槿藛T編制等因素的限制，很難選擇專業(yè)人才從事這項(xiàng)工作，尤其缺乏年輕的綜合性人才，限制了檔案現(xiàn)代化管理工作的良性發(fā)展。

2.5 檔案信息查詢利用方式落后

多數(shù)單位檔案現(xiàn)代化管理方式落后，各科室之間沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)連接，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢，利用者只能到檔案室查閱檔案，致使檢索速度慢，查準(zhǔn)率、查全率低。雖然一些單位檔案室配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但有的沒(méi)有配備檔案管理軟件，有檔案管理軟件的單位，只是錄入了文件目錄，沒(méi)有錄入檔案全文數(shù)據(jù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)很難查到需要的檔案信息。

3 做好單位檔案現(xiàn)代化管理工作的思路

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

第一，納入單位發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃。單位檔案現(xiàn)代化管理工作成效如何，關(guān)鍵在于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)的提高。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視和支持這項(xiàng)工作，將其納入單位發(fā)展規(guī)劃，在財(cái)力、人力和組織協(xié)調(diào)上給予充分的重視，把檔案管理現(xiàn)代化作為單位發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，早安排、訂措施、抓落實(shí)。第二，列入相關(guān)部門及人員崗位責(zé)任制。把檔案現(xiàn)代化管理作為的一項(xiàng)重要工作，納入單位有關(guān)部門和人員崗位責(zé)任制，納入績(jī)效考核內(nèi)容，逐步構(gòu)建起檔案現(xiàn)代化管理體系。充分調(diào)動(dòng)有關(guān)工作人員積極性，努力把檔案現(xiàn)代化建設(shè)作為服務(wù)單位中心工作的一個(gè)重要內(nèi)容，提高工作水平、效率和服務(wù)質(zhì)量。第三，加大檔案現(xiàn)代化建設(shè)投入。單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理工作的資金支持，科學(xué)有效地購(gòu)買和配置檔案現(xiàn)代化管理所需要的硬件設(shè)施設(shè)備和軟件，保障檔案現(xiàn)代化管理工作的順利開(kāi)展。

3.2 建立檔案現(xiàn)代化管理體系

單位檔案現(xiàn)代化管理工作，是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，因此，必須建立一整套的檔案現(xiàn)代化管理體系。第一，推進(jìn)檔案管理內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。在推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程中，以往以傳統(tǒng)載體管理為主線進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調(diào)整，由此形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長(zhǎng)久保存管理、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，都體現(xiàn)出強(qiáng)烈的現(xiàn)代化特點(diǎn)。這些業(yè)務(wù)都應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。第二，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作流程現(xiàn)代化。隨著檔案信息化的逐步推進(jìn)和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境。在文件歸檔、目錄編制、統(tǒng)計(jì)、編研、檔案信息開(kāi)發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行全文的存貯與檢索、自動(dòng)標(biāo)引、借閱、庫(kù)房管理等，實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)單位的各種檔案。在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔存入計(jì)算機(jī)，都應(yīng)做到條理清晰、目的明確，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無(wú)誤地記錄、存檔，保證檔案齊全完整、保存有序。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)化

充分利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)資源的有效積累，有計(jì)劃、分步驟地開(kāi)展各類載體檔案的數(shù)字化工作，建設(shè)起可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。逐步推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，把檔案的目錄及全文上傳到這個(gè)平臺(tái)上，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化共享;廣大利用者能夠及時(shí)查找閱讀檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接。

3.4 開(kāi)展多種形式的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

通過(guò)各種形式的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，如座談會(huì)、沙龍、現(xiàn)場(chǎng)演練等;也可以聘請(qǐng)檔案現(xiàn)代化方面的專家進(jìn)行專題講座，進(jìn)行檔案現(xiàn)代化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動(dòng)化辦公系統(tǒng)培訓(xùn);還可通過(guò)開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽、技能競(jìng)賽等活動(dòng)，營(yíng)造良好的檔案文化氛圍。

4 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前的社會(huì)中，針對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，結(jié)合科學(xué)的檔案管理理念開(kāi)展工作能夠有效提升工作的效率以及價(jià)值，同時(shí)也能夠有效地緩解檔案管理人員的工作難度。此外，就當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)而言，將現(xiàn)代化的管理手段融合進(jìn)檔案管理工作中，也是當(dāng)代檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是其提升自身工作效果的關(guān)鍵性對(duì)策之一。因此，作為一名新時(shí)代中的工作者，其必須要掌握現(xiàn)代化的檔案管理思維以及技術(shù)，以此有效提升整體的工作效率。

參考文獻(xiàn)

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