芻議機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理

蔣姬

摘 要：文書檔案管理屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，對(duì)其整體運(yùn)行有明顯影響，因此需加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的重視程度，強(qiáng)化檔案管理和其他環(huán)節(jié)之間的銜接性，提升管理質(zhì)量和效率，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展提供有效保證。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;文書檔案管理;質(zhì)量和效率

一、引言

文書檔案是在行政管理、黨建工作等活動(dòng)當(dāng)中形成，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位不同部門工作人員和不同部門發(fā)展歷史的記錄。但是在實(shí)際文書檔案管理中存在較多問題，管理過程差強(qiáng)人意，文書檔案的作用和價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮[1]。

二、文書檔案管理的重要作用

首先，促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展。對(duì)國家檔案的集中管理和統(tǒng)一管理能夠使檔案更具安全性、完整性，為各項(xiàng)工作的平穩(wěn)進(jìn)行提供保證。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在國家發(fā)展和建設(shè)過程中發(fā)揮著十分重要的作用，文書檔案中對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展歷程和基本概況都有所記錄，屬于國家檔案的重要組成，也是和國家發(fā)展相關(guān)的重要?dú)v史材料。對(duì)于文書檔案的管理能夠在較大程度上推進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展[2]。其次，文書檔案能夠作為法律憑證和法律依據(jù)。文書檔案記錄了多項(xiàng)活動(dòng)的變更、記錄以及注銷，單位登記管理基本情況和基本狀態(tài)都能通過文書反映出來。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)將文書檔案視為原始材料，當(dāng)訴訟案件發(fā)生時(shí)可以將文書檔案作為憑證。最后，便利了信息查詢。在文書資料中，記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的住所、法人代表、業(yè)務(wù)范圍、住所等多項(xiàng)內(nèi)容，文書檔案的運(yùn)用能夠?yàn)椴樵兎?wù)的實(shí)施提供更多便利，促進(jìn)查詢工作整體質(zhì)量和效率的提高。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理存在的主要問題

（一）對(duì)文書檔案管理重視程度不夠

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的重視程度不夠，尤其一些人數(shù)比較少的機(jī)關(guān)事業(yè)單位更加明顯，情況比較嚴(yán)重。出現(xiàn)這一問題的主要原因有3個(gè)方面，具體如下。首先，文書檔案管理的實(shí)施不能直接盈利或者產(chǎn)生財(cái)富，單位不能獲得效益或者是收入[3]。其次，上級(jí)部門對(duì)單位或者是負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核時(shí)，文書檔案管理往往在考核內(nèi)容中只占據(jù)微末的比例。最后，文書檔案管理的實(shí)施是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，時(shí)間越久意義才會(huì)越發(fā)凸顯，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)并不愿意投入大量的時(shí)間和精力在文書檔案管理工作上，因此文書檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中難以得到充分重視，管理工作中存在的問題也比較突出。

（二）管理工作缺乏科學(xué)性和規(guī)范性

在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、管理人員能力不足的情況下，文書檔案在管理過程中存在工作科學(xué)性、規(guī)范性相對(duì)缺乏的問題。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有針對(duì)管理工作形成相應(yīng)制度，或者是形成的制度只是用于擺設(shè)。在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)僅限于整理、收集、上架、裝盒等方面，沒有對(duì)檔案進(jìn)行分類和鑒別，同時(shí)也沒有進(jìn)行編目和編號(hào)，甚至還存在管理人員頻繁更換的問題，以致于文書檔案存在缺失嚴(yán)重或者是丟失嚴(yán)重的問題。

（三）信息化程度較低

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有獨(dú)立的檔案室，只是在科室中放置了檔案柜用于存檔，這對(duì)于檔案保管工作的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生不利影響，同時(shí)檔案在使用時(shí)也存在損壞和丟失的危險(xiǎn)[4]。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)將信息技術(shù)充分運(yùn)用在檔案管理中，這并不是指二者簡(jiǎn)單相加，而是使檔案管理由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)轉(zhuǎn)型。信息化在檔案管理中的運(yùn)用，能夠使人力資源得到節(jié)約，也能使檔案管理更精細(xì)化和規(guī)范化，同時(shí)促進(jìn)管理工作效率的提升。但是就目前檔案情況來講，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)信息化的使用情況并不樂觀，開展程度比較低，文書管理工作也在實(shí)施時(shí)難以達(dá)到信息化的具體要求。

（四）管理人員專業(yè)能力、服務(wù)意識(shí)欠缺

在進(jìn)行文書檔案管理過程中，部分管理人員存在業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的問題，部分檔案管理人員并沒有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，也沒有受到過和檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)。在進(jìn)行文書檔案管理過程中，部分管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案和人事檔案比較重視，對(duì)文書檔案的重視程度不高，在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)僅停留在將文件保存好的認(rèn)識(shí)層面，甚至部分管理人員在服務(wù)意識(shí)方面比較淡薄，這些問題的出現(xiàn)都會(huì)對(duì)文書檔案管理的有效實(shí)施產(chǎn)生不利影響。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)施的有效策略

（一）給予文書檔案管理充分重視

首先，對(duì)文書檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳，認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的重視程度，使管理的重要性得到工作人員的認(rèn)可[5]。其次，領(lǐng)導(dǎo)干部需給予文書檔案管理工作充分重視，將文書檔案管理納入到工作體系中，定期對(duì)存在的問題進(jìn)行分析，并且針對(duì)問題給予及時(shí)指導(dǎo)和幫助，在人員配備、辦公條件等方面進(jìn)行適當(dāng)傾斜，進(jìn)而使文書檔案管理的實(shí)施獲得較好外部環(huán)境。最后，認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的全局性和基礎(chǔ)性。文書檔案管理不僅是管理人員的個(gè)人工作，也是整個(gè)單位的工作，每個(gè)人都有責(zé)任，也都需遵守相應(yīng)法律法規(guī)，進(jìn)而使各個(gè)部門、崗位的工作人員共同努力，將文書檔案管理工作的實(shí)施充分落到實(shí)處。

（二）提升管理人員個(gè)人專業(yè)能力

文書檔案管理的實(shí)施，需管理人員個(gè)人專業(yè)水平的不斷提升作為支撐，管理人員需在檔案收集中和管理中運(yùn)用溝通和協(xié)調(diào)的方式提升工作質(zhì)量與效率[6]。在進(jìn)行分類存放時(shí)，需滿足文書檔案查詢時(shí)的基本需要，保證文書檔案在管理時(shí)的完整性，并且編制比較完善的信息目錄，促進(jìn)信息在查閱時(shí)準(zhǔn)確性和效率性的提高，注重對(duì)文書檔案當(dāng)前片面管理的現(xiàn)狀進(jìn)行改善，秉承以人為本的基本原則，使整個(gè)分類過程能夠滿足管理的要求，促進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行。為了使管理人員個(gè)人專業(yè)能力獲得提升，需注重對(duì)管理人員的管理與培訓(xùn)，使工作人員專業(yè)能力滿足當(dāng)前實(shí)際需要，緊跟時(shí)代發(fā)展腳步。同時(shí)，也需向管理人員講授正確的協(xié)調(diào)方式和溝通方式，為管理工作的有效開展創(chuàng)造良好條件。

（三）加強(qiáng)信息技術(shù)在文書檔案管理中的運(yùn)用

文書檔案管理工作在時(shí)代快速發(fā)展過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用。依托信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)運(yùn)用電子管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠使文書檔案在儲(chǔ)存和取出時(shí)的質(zhì)量、效率得到比較充分的保證[7]。電子檔案在存儲(chǔ)時(shí)占據(jù)的空間比較小，主要是將設(shè)備技術(shù)作為支撐，并且利用網(wǎng)絡(luò)化的形式進(jìn)行管理，能夠在使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的狀態(tài)下實(shí)現(xiàn)公開管理，內(nèi)部人員在調(diào)取檔案時(shí)變的更加便利，也會(huì)突破時(shí)間和空間的限制。電子材料能夠保證紙質(zhì)檔案獲得備用材料，使檔案在管理時(shí)更具安全性和科學(xué)性。在使用電子檔案進(jìn)行管理過程中，需根據(jù)實(shí)際情況運(yùn)用有效方式進(jìn)行分級(jí)管理，不同級(jí)別機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員在調(diào)取檔案時(shí)有不同權(quán)限，在這種情況下，能夠避免一些重要信息出現(xiàn)泄漏問題。同時(shí)，在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，需聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員到內(nèi)部組建信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，使電子檔案管理平臺(tái)更具專業(yè)性，并注重日常管理和維護(hù)工作的實(shí)施，避免由于系統(tǒng)障礙出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。

（四）注重文書檔案管理和其他環(huán)節(jié)的銜接

文書檔案管理在實(shí)施過程中應(yīng)該與其他崗位工作針對(duì)存檔環(huán)節(jié)進(jìn)行銜接和協(xié)調(diào)，彼此之間都能掌握基本流程，使文書資料和其他資料在形成初期和檔案的實(shí)際入檔要求相符，檔案管理工作在具體實(shí)施時(shí)更具效率。尤其要注重管理人員和文書人員之間的銜接。在此過程中，可以對(duì)管理人員及文書人員進(jìn)行培訓(xùn)，使管理人員及文書人員對(duì)文書管理的具體流程有充分認(rèn)識(shí)和了解，這樣才能盡量避免在工作中產(chǎn)生摩擦，提升文書檔案的歸類水平和歸檔水平。

（五）增加管理設(shè)施投入

為了使文書檔案管理工作得以有效進(jìn)行，需增加管理設(shè)施方面的投入?？杉皶r(shí)購買復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、辦公軟件、掃描儀等，促進(jìn)檔案管理設(shè)備與其他辦公使用設(shè)備同步改善，保證檔案管理的順利進(jìn)行。

五、結(jié)語

針對(duì)文書檔案管理中存在的問題，應(yīng)運(yùn)用針對(duì)性解決策略，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)、創(chuàng)新管理技術(shù)、改善管理硬件等。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需避免在工作中出現(xiàn)重視公務(wù)、輕視檔案的問題，促進(jìn)二者之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，使文書檔案管理發(fā)揮推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的積極作用。

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