電子文件對檔案管理的影響及對策

劉曉慧

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時(shí)代的全面到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理過程中，極大地提升了檔案管理效率和質(zhì)量，減少人力資源的消耗，降低了檔案管理的成本，對于檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。本文主要針對電子文件對檔案管理工作的影響以及相關(guān)對策進(jìn)行探究，希望能為檔案管理信息化進(jìn)程提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理;影響;對策

1 前言

電子檔案目前已經(jīng)成為檔案信息的重要組成部分，能夠提高檔案管理工作效率，減少檔案管理過程中的失誤問題。但與此同時(shí)，電子信息在檔案管理過程中的應(yīng)用也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的要求，如何針對電子信息檔案進(jìn)行有效存儲、維護(hù)及管理，并保證電子信息檔案的安全性和可靠性，是當(dāng)前檔案管理工作需要重視和解決的問題。

2 電子文件概述

2.1 電子文件定義

電子文件指的是以各種計(jì)算機(jī)光盤、磁盤以及盤片等化學(xué)磁性材料為載體的需要借助現(xiàn)代電子設(shè)備才能夠完成數(shù)據(jù)讀取、傳輸、利用的材料。電子文件的使用不會受到時(shí)間、空間的限制，主要包括各種電子文書、電子信件、電子報(bào)表以及電子圖紙等。

2.2 電子文件的特點(diǎn)

電子文件具有載體非制度性、可分離性以及依賴性的特征，電子文件的信息數(shù)據(jù)主要存儲在各種電子載體之上，可以在計(jì)算機(jī)中輸入一些可識別的文字、圖形以及符號，并通過二進(jìn)制代碼轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可以處理和識別的文字。由于電子文件虛擬性的特征，因此可以在計(jì)算機(jī)載體當(dāng)中容納海量的電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)也都是非實(shí)體的，難以直觀看到。工作人員可以結(jié)合實(shí)際工作需求選擇不同輸出電子文件，由此可見，電子文件具有載體非制度性的特征。其次，電子文件和載體之間可以相互分離，電子文件的載體關(guān)系與紙質(zhì)檔案存在很大區(qū)別，紙質(zhì)檔案與文字是密不可分的整體，而電子文件可以在不同進(jìn)制之間實(shí)現(xiàn)有效轉(zhuǎn)化，在不固定的介質(zhì)當(dāng)中存在，不會因?yàn)檩d體的變化而產(chǎn)生具體內(nèi)容的變化。另外，電子文件對于計(jì)算機(jī)設(shè)備和系統(tǒng)具有很大的依賴性，需要使用電子信息設(shè)備完成文件信息的形成、存儲以及使用傳輸。所以，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與電子文件之間存在密不可分的關(guān)系，電子文件需要依托于相關(guān)電子設(shè)備才能夠承載，如果這部分電子設(shè)備發(fā)生問題或者故障，將難以及時(shí)讀取出電子文件。同時(shí)，若系統(tǒng)更新不及時(shí)，無法有效轉(zhuǎn)換格式，也難以讀取數(shù)據(jù)[1]。

2.3 電子文件對檔案管理工作的影響

隨著計(jì)算機(jī)的普及，電子文件逐漸取代了傳統(tǒng)的文字資料，在各行各業(yè)有著十分廣泛的應(yīng)用。電子文件可以直接寫在磁盤上，工作人員通過直接修改磁盤內(nèi)容并進(jìn)行存儲，能夠快速準(zhǔn)確的完成文件的修訂。在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中應(yīng)用電子文件，使得檔案與文件之間不再有明顯的界限，紙質(zhì)檔案管理工作經(jīng)過長期的發(fā)展和實(shí)踐已經(jīng)形成了一套行之有效的管理原則、管理方法，具有健全的制度支撐和約束。但關(guān)于電子檔案目前尚未有統(tǒng)一系統(tǒng)的制度約束，導(dǎo)致電子檔案在實(shí)際應(yīng)用的過程中存在很多安全隱患，影響電子檔案的使用價(jià)值和使用安全性[2]。

3 電子文件檔案管理的相關(guān)策略

3.1 加強(qiáng)新的管理技術(shù)和管理方案的應(yīng)用

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展使得電子檔案已經(jīng)成為現(xiàn)代化進(jìn)程的必然產(chǎn)物，相關(guān)檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，以科學(xué)發(fā)展觀的思想做好檔案管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，不能一刀切地摒棄傳統(tǒng)的管理方式。同時(shí)，也需要充分引入新時(shí)期、新技術(shù)以及新方案進(jìn)行檔案管理，比如可以引入一系列的解碼技術(shù)、加密技術(shù)、視頻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案管理工作的效率，減少檔案管理所需要耗費(fèi)的時(shí)間，保證檔案管理的安全性和可靠性。從實(shí)際情況來看，與電子檔案安全保密工作關(guān)系最大的是電子文件的還原技術(shù)和加密技術(shù)，哈希算法為檔案管理工作提供了一項(xiàng)快速數(shù)據(jù)存取方法，可以有效開展檢測數(shù)據(jù)對象的修改，是目前應(yīng)用最為廣泛的加密技術(shù)之一。但是由于現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境與電子文件保管需求存在一定的差異，這也影響了電子信息的真實(shí)再現(xiàn)程度，所以還需要引入還原技術(shù)，以保證電子信息還原時(shí)各種格式和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。其次，電子文件相對來說容易刪改和破壞，這也影響電子檔案管理的原始性保障，因此，檔案管理工作人員還需要充分將加密技術(shù)引入到電子檔案管理過程中，保護(hù)電子檔案的信息安全[3]。

3.2 做好檔案歸檔的技術(shù)處理工作

電子文件的歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔形式差別較大，檔案管理工作人員需要充分結(jié)合電子文件的類別特征以及應(yīng)用情況，深入到電子文件工作領(lǐng)域，加強(qiáng)對電子文件工作流程的優(yōu)化和完善，制定行之有效的文件管理和歸檔制度，對產(chǎn)生的大量電子文件嚴(yán)格按照規(guī)章流程完成接收處置以及存儲，做好電子文件原始信息的保護(hù)，明確文件信息重新組合的具體方案。通過科學(xué)的技術(shù)處理使得已經(jīng)歸檔的電子文件改為只讀性的文件，這部分文件只能讀取而不能寫入，從而能夠保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的安全性和可靠性[4]。

3.3 加強(qiáng)電子文件的全過程管理

電子文件從形成到最后存儲使用需要經(jīng)歷一系列的過程，中間會涉及多種環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)或者流程的失誤將會影響電子文件的完整性和準(zhǔn)確性，破壞信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性。因此，需要建立健全電子文件全過程管理制度，通過制度對各個(gè)流程進(jìn)行優(yōu)化和約束，明確檔案管理工作人員的職責(zé)，要求檔案管理工作人員在形成文件檔案之后，及時(shí)積累和收集相關(guān)信息，避免電子文件分散狀態(tài)下的信息丟失，為電子檔案全過程管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 加大對檔案管理人員的培訓(xùn)

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展以及電子檔案管理機(jī)制的落實(shí)，對于檔案管理工作人員的專業(yè)技能和技術(shù)能力有著更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方案以及管理策略已經(jīng)無法滿足當(dāng)前電子文件的管理需要。因此，為了使得檔案管理人員能夠更好的適應(yīng)電子檔案的發(fā)展需求，需要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息意識，并加強(qiáng)檔案管理新技術(shù)和新設(shè)備的落實(shí)，優(yōu)化原有的管理體系和管理機(jī)制，集中組織管理培訓(xùn)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，同時(shí)還需要進(jìn)一步落實(shí)人才培養(yǎng)機(jī)制，引入高水平的專業(yè)人才參與到檔案管理過程中來，整體提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平，有效應(yīng)對檔案管理工作電子化和信息化的客觀需要。其次，檔案管理人員還需要對保存電子檔案的存儲介質(zhì)進(jìn)行充分的掌握，并做好相關(guān)設(shè)備的登記工作，一旦出現(xiàn)設(shè)備更新?lián)Q代，需要利用中間時(shí)間過渡做好電子文件的存儲工作和轉(zhuǎn)換工作。對于需要長期保存的電子文件，要進(jìn)行備份和復(fù)制，防止信息丟失。另外，檔案管理人員還需要抓緊制定適合電子文件技術(shù)環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范保管和存儲電子文件流程，明確電子檔案以及電子文件收集、整理、積累、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、保管以及移交等一系列的規(guī)章制度。

4 結(jié)束語

綜上所述，電子文件檔案管理工作已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理活動(dòng)的重要組成部分，對檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。因此，需要加強(qiáng)對電子文件檔案管理工作的重視，明確電子檔案管理工作對傳統(tǒng)檔案管理活動(dòng)帶來的影響，并采取針對性的措施優(yōu)化電子文件檔案管理流程和管理方案，保證電子檔案管理的有效性和科學(xué)性，促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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