數(shù)字信息化背景下檔案數(shù)字化的有效策略

摘 要：檔案管理作為企業(yè)信息資源管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于企業(yè)各項工作過具有重要的憑證價值和參考價值。進入網(wǎng)絡(luò)時代后，豐富的數(shù)字化信息技術(shù)成為企業(yè)革新檔案管理模式、內(nèi)容和方法的有力抓手，企業(yè)檔案管理也由紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。在這種背景下，如何立足于數(shù)字信息化背景，創(chuàng)新檔案管理的模式，提升檔案管理實效，發(fā)揮檔案資源的各種價值，已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理人員需要關(guān)注和思考的問題。文章分析了數(shù)字信息化背景下檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義，并闡述當前檔案數(shù)字化中存在的常見問題，提出自己的觀點，旨在進一步發(fā)揮數(shù)字化信息技術(shù)在檔案管理中的作用。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;對策;問題;現(xiàn)實意義;實效

1 數(shù)字信息化背景下檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義

1）實現(xiàn)長期保存，減少檔案管理成本。檔案數(shù)字化不局限于對實踐工作中產(chǎn)生的電子文件進行管理，也強調(diào)對既往的紙質(zhì)檔案資源進行數(shù)字化處理，并通過檔案管理系統(tǒng)以及其他軟件對二者進行共同管理[1]。做好檔案數(shù)字化工作，可以打造“一體化”的檔案管理模式，減少對人、財、物的依賴度。除此之外，檔案資源被數(shù)字化之后將會以數(shù)字化、電子化的格式呈現(xiàn)出來，能夠更好地存放于檔案管理系統(tǒng)、云終端、硬盤以及其他電子介質(zhì)當中，進而實現(xiàn)長期保存和成本減少的目標。

2）提升檔案管理實效，增強檔案服務(wù)水平。傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案檢索、利用、傳輸對檔案管理人員的依賴度較高，且難以提升工作效率。與此相反，檔案數(shù)字化則能夠突破時間和空間的局限性，提升檔案管理實效，增強檔案服務(wù)水平。首先，從檔案檢索的角度來看，檔案管理人員可以設(shè)置相應(yīng)的檢索條件，快速地在數(shù)據(jù)庫中查找相關(guān)的檔案資源，滿足檔案需求主體的需求[2]。其次，從檔案開發(fā)利用的角度來看，檔案數(shù)字化為檔案共享、數(shù)據(jù)庫建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。最后，從檔案傳輸?shù)慕嵌葋砜?，?shù)字化的檔案資源能夠在互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)終端傳播，提升檔案傳輸效率。

2 數(shù)字信息化背景下檔案數(shù)字化中存在的常見問題

1）檔案數(shù)字化程度低。當下，部分企業(yè)檔案數(shù)字化水平不高，大多停留在通過檔案管理系統(tǒng)對檔案資源進行管理的階段，沒有充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、云共享技術(shù)進行創(chuàng)新。同時，部分企業(yè)檔案管理系統(tǒng)操作復(fù)雜，難以滿足檔案管理人員需求，不利于提升檔案管理質(zhì)量。第一，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案數(shù)字化建設(shè)中的應(yīng)用度不高，影響企業(yè)檔案檢索能力以及檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。第二，部分企業(yè)與檔案系統(tǒng)供應(yīng)商的聯(lián)系度不高，忽視從企業(yè)實際刪減不必要的功能，尚未對檔案管理系統(tǒng)的功能進行優(yōu)化。

2）檔案資源安全管理不被重視。當下，部分企業(yè)過于強調(diào)數(shù)字化技術(shù)的工具價值，忽視從安全管理的角度思考問題，容易產(chǎn)生泄密問題。一方面，尚未構(gòu)建嚴密和完善的檔案安全防控體系，檔案資源在互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)終端傳輸過程中被非法病毒加密，篡改、竊取，影響檔案資源的完整性、真實性和準確性，給企業(yè)帶來負面影響。另一方面，尚未充分借助云存儲技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)以及其他數(shù)字化技術(shù)對檔案資源進行加密和備份，無法最大限度地保障檔案資源安全。

3）檔案數(shù)字化制度不完善。檔案數(shù)字化要遵循一定的標準，才能確保檔案資源的真實性、準確性、安全性和規(guī)范性。當下，部分企業(yè)檔案數(shù)字化制度不完善，檔案數(shù)字化的流程、分工以及績效考核不明確，難以實現(xiàn)精細化管理的目標。例如，紙質(zhì)檔案資源與電子文件資源應(yīng)當經(jīng)過何種處理程序;檔案數(shù)字化過程中業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的職責分工;檔案數(shù)字化績效考核的標準等問題都沒有通過制度加以明確[3]。

3 數(shù)字信息化背景下檔案數(shù)字化的有效策略

1）綜合挖掘數(shù)字化信息技術(shù)的優(yōu)勢，打造“互聯(lián)網(wǎng)+”工作模式。為了進一步提升檔案資源整合、利用、檢索能力，企業(yè)要借助數(shù)字化信息技術(shù)進行創(chuàng)新。第一，企業(yè)可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息檢索、信息挖掘、信息分析領(lǐng)域的優(yōu)勢，打造特色檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理人員可以設(shè)置相關(guān)的信息檢索條件，集中對某一類檔案資源進行檢索并調(diào)取，最終形成特色檔案數(shù)據(jù)庫。例如，通過對政策文書類檔案資源進行集中檢索，建設(shè)政策文書類的檔案數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮檔案資源在決策咨詢和決策參考領(lǐng)域的作用。有條件的企業(yè)還可以通過自動算法實現(xiàn)智能化管理，減少人力資源成本。第二，企業(yè)可以從技術(shù)層面入手，打破檔案管理系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)以及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，便于合同類、財務(wù)類、人事類檔案資源直接錄入檔案管理系統(tǒng)，縮減中間環(huán)節(jié)。同時，要做好需求調(diào)查工作，強化與供應(yīng)商的聯(lián)系，及時立足于企業(yè)實際對功能進行優(yōu)化。

2）重視檔案資源安全管理工作，構(gòu)建嚴密的檔案安全防控網(wǎng)絡(luò)。無論是贊成還是否定，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為當前檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢。企業(yè)在利用數(shù)字化信息技術(shù)過程中，不能僅僅著眼于檔案日常管理，更需要注重檔案安全管理，確保檔案資源的憑證價值、參考價值以及決策咨詢價值。第一，企業(yè)要建嚴密和完善的檔案安全防控體系，從事前和事后的角度對檔案資源進行安全管理，減少漏洞。一方面，要從安全培訓(xùn)的角度提升檔案管理人員安全意識和能力，將檔案安全理念貫穿檔案管理、檔案服務(wù)的全過程。另一方面，要制定相關(guān)的安全管理制度，及時做好檔案安全檢查，修復(fù)計算機漏洞，實現(xiàn)檔案安全管理無死角的目標，第二，企業(yè)可以充分借助云存儲技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)對檔案資源進行加密和備份，確保檔案資源可以反復(fù)利用。從加密的角度來看，要對科技檔案等重點涉密檔案進行集中加密，保護企業(yè)利益。從備份的角度來看，可以選擇阿里云、騰訊以及其他云服務(wù)商進行自動備份，避免被非法病毒和非法程序所勒索。

3）重視標準化建設(shè)，完善檔案數(shù)字化制度。為了更好地指導(dǎo)檔案數(shù)字化工作，避免檔案數(shù)字化無序化，企業(yè)必須要推動標準化建設(shè)工作，從制度上明確檔案數(shù)字化的各項工作。一是要明確檔案數(shù)字化的流程，規(guī)定聲像、文件、影像、圖紙以及其他不同信息資源的處理格式和轉(zhuǎn)化格式。同時，對于紙質(zhì)檔案和電子文件資源的錄入程序也需要分別加以規(guī)定。二是要明確檔案數(shù)字化的分工，理清檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門的職責，形成互相配合的機制。具體而言，可以由業(yè)務(wù)部門專責進行初步處理，再交由檔案管理人員進行檢查和歸檔。三是要明確檔案數(shù)字化的績效考核，提升檔案管理人員履職意識和能力，全面推動檔案管理工作邁上新臺階[4]。

4 結(jié)束語

數(shù)字化信息技術(shù)的進步以及檔案研究的深入，逐漸形成了以檔案服務(wù)、檔案創(chuàng)新、檔案共享為軸心的檔案管理體系。企業(yè)檔案管理部門作為信息資源的集散中心和管理中心，需要進一步憑借專業(yè)的人才保障、多元的信息技術(shù)、前沿的檔案管理對檔案資源進行數(shù)字化處理，提升檔案管理實效，充分體現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的價值。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，檔案數(shù)字化工作必須要緊密貼合各種數(shù)字化信息技術(shù)的特點，堅持“管理與利用并行”的基本原則。具體而言，一是要綜合挖掘數(shù)字化信息技術(shù)的優(yōu)勢，打造“互聯(lián)網(wǎng)+”工作模式;二是要重視檔案資源安全管理工作，構(gòu)建嚴密的檔案安全防控網(wǎng)絡(luò);三是要重視標準化建設(shè)，完善檔案數(shù)字化制度

參考文獻

[1]曹艷萍.如何做好檔案數(shù)字化工作[J].中外企業(yè)家，2020（15）：138.

[2]葉先敏.基于數(shù)字化產(chǎn)品定義制造數(shù)據(jù)的檔案質(zhì)量控制[J].檔案管理，2020（03）：51+53.

[3]公維華.數(shù)字化檔案管理工作的實踐與探討[J].商訊，2020（14）：142-143.

[4]白云麗.數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用[J].科技風，2020（13）：123-124.

作者簡介

許蓉（1974-），女，漢，云南省大理市，本科，畢業(yè)于西南科技大學，中級館員，研究方向：檔案管理。