新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化

何彩杰

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，提高各行各業(yè)工作效率和工作質(zhì)量是十分重要的課題。事業(yè)單位中的檔案管理是重要管理工作，關(guān)乎事業(yè)單位人事部門的工作質(zhì)量和工作效率。本文對(duì)創(chuàng)新、優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作的方式及策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;創(chuàng)新及優(yōu)化

社會(huì)發(fā)展帶動(dòng)科技進(jìn)步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開(kāi)始取代紙質(zhì)檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的需求，從而導(dǎo)致管理中出現(xiàn)多種問(wèn)題。為確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行，單位需要針對(duì)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新和管理人員的培養(yǎng)。

1 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不強(qiáng)

有些事業(yè)單位缺乏較強(qiáng)的檔案管理工作意識(shí)，也不重視國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)在事業(yè)單位工作實(shí)踐中的真正落實(shí)，不利于提升檔案管理工作效率和工作水平。有些事業(yè)單位自身缺乏較強(qiáng)的檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，出現(xiàn)管理混亂的情況?；A(chǔ)工作質(zhì)量關(guān)乎到檔案管理工作效率。就現(xiàn)階段的情況來(lái)講，我國(guó)很多事業(yè)單位自身都尚未建立和健全檔案管理工作制度，也沒(méi)有一套科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。很多事業(yè)單位盡管建立檔案管理機(jī)制，但是由于多方面的原因而不能將其在工作中落實(shí)到位。檔案管理工作缺乏專門的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，這樣容易導(dǎo)致檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和合理化，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息的價(jià)值不能充分發(fā)揮出來(lái)。

1.2 人員觀念意識(shí)淡薄

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨使得處理大量的數(shù)據(jù)集成為可能，而很多企業(yè)和個(gè)人也看中了大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)始利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理檔案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事業(yè)單位由于長(zhǎng)期受國(guó)家的管理，其內(nèi)部人員在進(jìn)行工作時(shí)普遍以穩(wěn)定性優(yōu)先，因此并不傾向于頻繁的使用先進(jìn)的技術(shù)，因此我國(guó)很多事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時(shí)代依舊在使用傳統(tǒng)的方式管理檔案數(shù)據(jù)。但隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，這種傳統(tǒng)的管理方式將逐漸難以適應(yīng)大量檔案的管理工作。此外，事業(yè)單位的性質(zhì)使得在其中應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)顯得非常困難，特別是對(duì)于部分保密性質(zhì)較強(qiáng)的單位來(lái)說(shuō)，出于保密需求，這些單位往往會(huì)較為抗拒使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理。

1.3 管理制度不完善及信息化設(shè)備水平落后

在科技水平日新月異的背景下，不進(jìn)則退的危機(jī)感在各行各業(yè)悄然而生，也激勵(lì)著事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的方式變革，值得注意的是，不應(yīng)只注重管理形式的創(chuàng)新，而忽視內(nèi)容與制度的完善，這將會(huì)導(dǎo)致檔案管理的工作效率低下。在信息革新時(shí)代，更多新的管理手段與方式在我國(guó)各個(gè)層面的工作領(lǐng)域推廣開(kāi)來(lái)，其中不乏有新的檔案管理方式，比如使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。一方面，在我們?nèi)粘９芾砉ぷ髦?，雖然很多部門已經(jīng)引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，但是其使用范圍并沒(méi)有理想中的廣泛，更多工作人員依舊運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式，拘泥守舊。另一方面，只更新部分設(shè)備，將會(huì)導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備不配套或不能共享的狀況，甚至在檔案管理與其他單位的聯(lián)通中，因其調(diào)取手段落后，導(dǎo)致一些不必要的麻煩。舊的設(shè)備安全性能差，與新設(shè)備一起使用對(duì)事業(yè)單位檔案的整體安全也構(gòu)成了相當(dāng)大的威脅，所以從宏觀層面看，事業(yè)單位的檔案管理模式與設(shè)備均處在較低的信息化層面，對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的使用也非常有限，我們應(yīng)當(dāng)從軟件和硬件兩方面入手，不僅要改善設(shè)備，還應(yīng)當(dāng)對(duì)管理制度進(jìn)行革新，設(shè)置新機(jī)制以配合新設(shè)備的使用，兩相融合，同步發(fā)展，才能達(dá)到對(duì)檔案的高效管理和高水平

管理。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

2.1 創(chuàng)新檔案管理方法，提高現(xiàn)代化水平

在新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)是檔案管理方法的創(chuàng)新，信息化檔案管理已經(jīng)逐漸成為檔案管理的主要發(fā)展，還是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的前提條件。伴隨著電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展，出現(xiàn)越來(lái)越多的檔案管理軟件，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)知識(shí)的廣泛普及，這些在一定程度上都為實(shí)現(xiàn)信息化的事業(yè)單位檔案管理數(shù)據(jù)資源打下良好的基礎(chǔ)。在該過(guò)程中，作為事業(yè)單位的檔案管理者，必須要在軟件上構(gòu)建與本單位相符的系統(tǒng)，分層次完成檔案梳理工作。掃描上傳歷史檔案原件，對(duì)將來(lái)的檔案信息采用兩種保存方法，除了需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行留存，還要運(yùn)用軟件系統(tǒng)做好電子版存檔，將其在預(yù)定的系統(tǒng)內(nèi)保存，也可以將其上傳在云端上。同時(shí)，必須要引起注意的是，事業(yè)單位必須要結(jié)合自身的檔案性質(zhì)，選擇適合的軟件系統(tǒng)，在整理以及上傳保密材料時(shí)，必須要設(shè)置有關(guān)的保密環(huán)節(jié)，不能泄露信息。在檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，這是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的主流發(fā)展趨勢(shì)，而且是新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的重點(diǎn)。

2.2 優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

由于檔案管理工作的性質(zhì)，這一工作在大多數(shù)事業(yè)單位中屬于重要性不高的“閑職”，也并非具有專業(yè)技術(shù)的人才的首選，因此目前我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位中檔案管理人員老齡化程度較為嚴(yán)重，而老年人的思維和技能的顯著不如年輕人，因此當(dāng)未來(lái)事業(yè)單位進(jìn)行檔案電子化后，現(xiàn)有的檔案管理人才將無(wú)法支撐電子檔案的管理和維護(hù)工作。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重優(yōu)化檔案管理人才的結(jié)構(gòu)，通過(guò)吸納具有相關(guān)技術(shù)和技能的年輕人進(jìn)入的方式確保檔案管理人才能夠支撐單位檔案信息的轉(zhuǎn)化，在檔案管理部門形成“年輕人為主、老年人為輔”的局面，讓有專業(yè)知識(shí)和技能的年輕人充分發(fā)揮其作用。

2.3 對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行完善

為確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要根據(jù)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的合理性和科學(xué)性。檔案管理的規(guī)章制度需要具備良好的可操作性、實(shí)用性與可行性，才能更好的引導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。針對(duì)檔案管理制定科學(xué)的規(guī)章制度，不僅要對(duì)管理工作者進(jìn)行約束，還要對(duì)機(jī)制主導(dǎo)人員進(jìn)行約束，并確保制度體系的嚴(yán)肅性和公正性，從而實(shí)現(xiàn)管理工作的高效性、靈活性和科

學(xué)性。

2.4 提升人事檔案管理隊(duì)伍素養(yǎng)

隨著事業(yè)單位管理制度改革的不斷推進(jìn)，相應(yīng)的干部職工的獎(jiǎng)懲材料越來(lái)越多，為事業(yè)單位的人事檔案管理工作增加了難度。與此同時(shí)，人事檔案管理工作有著一定的保密性和服務(wù)性特點(diǎn)，需要從業(yè)人員具備職業(yè)素養(yǎng)和思想政治覺(jué)悟。因此，事業(yè)單位需要打造一批高素質(zhì)專業(yè)化的人事檔案管理人才隊(duì)伍，提高他們的工作能力和水平。一方面，嚴(yán)把選人用人關(guān)口是組織建設(shè)的重中之重。單位在選聘優(yōu)秀人才時(shí)不僅需要考慮他們的能力與素質(zhì)，還應(yīng)當(dāng)把責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和大局意識(shí)等標(biāo)準(zhǔn)考慮在內(nèi);另一方面，事業(yè)單位可以對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)專家講座、優(yōu)秀人才的經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)、播放科教影片等形式讓他們了解先進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)，以提高人事檔案管理人員的工作技能，讓他們能夠更好地勝任這份

工作。

3 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期下事業(yè)單位在發(fā)展中必須要清楚明確檔案管理工作的要求，而且加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新。只有創(chuàng)新檔案管理方法，提高現(xiàn)代化水平，加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的意識(shí)，建立和健全檔案管理工作體制，才可以對(duì)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行更好地改善，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位所有資源的科學(xué)配置

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